Zaległy urlop – do kiedy należy go wykorzystać?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę zyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar jest uzależniony od stażu pracy; pracujący poniżej 10 lat otrzymują 20 dni urlopu do wykorzystania, a zatrudnieni więcej niż 10 lat (lub dokładnie 10) – 26 dni. Może się zdarzyć, że w którymś roku pracownik nie wykorzysta całości swojego urlopu.

Taki urlop nie przepada. Zamiast tego staje się urlopem zaległym, który należy wykorzystać. Do kiedy trzeba to zrobić? Czy urlop wypoczynkowy przepada? Sprawdź!

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop z poprzednich lat?

Odpowiedzi na pytanie, do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop, należy szukać wśród przepisów Kodeksu pracy. Wskazuje je art. 168. [Ostateczny termin udzielenia urlopu].

Warto dodać, że pojęcie zaległego urlopu nie dotyczy urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 (czyli urlopu na żądanie). Wynika to z tego, że urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem, a jedynie trybem, w jakim pracownik może złożyć wniosek o urlop. W każdym roku kalendarzowym pracownik może zgłosić urlop wypoczynkowy w trybie “na żądanie” 4 razy. Jeśli zatem w poprzednim roku wziął tylko 2 dni na żądanie, w kolejnym będzie mógł tym trybem zgłosić urlop wypoczynkowy również 4 razy.

Ile dni urlopu można przenieść na kolejny rok?

Co istotne, prawo nie ogranicza liczby dni urlopowych, które mogą przejść na kolejny rok – jeśli zatem pracownik z jakiegoś powodu nie wykorzysta całości swojego urlopu, to na kolejny rok może mu przejść nawet 20 czy 26 dni.

Do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop z poprzedniej pracy?

Po rozwiązaniu umowy o pracę u jednego pracodawcy i podpisaniu nowej umowy w innej firmie, pracownik może:

• otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop zaległy,
• wykorzystać zaległy urlop przed ustaniem stosunku pracy.

Nie można przenieść zaległego urlopu z poprzedniego roku do nowego pracodawcy, o czym mówi o tym art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Po jakim czasie przepada zaległy urlop?

Urlop zaległy, patrząc od strony prawnej, nie przepada nigdy! Przepisy Kodeksu Pracy przewidują jednak przedawnienie roszczeń pracowniczych, co dotyczy również zaległego urlopu.

Roszczenia przedawniają się po 3 latach od kiedy stały się wymagalne (art. 291 Kodeksu pracy). W praktyce oznacza to, że kiedy mija termin, w którym pracodawca powinien udzielić pracownikowi zaległego urlopu (czyli 30 września kolejnego roku), zaczyna się bieg przedawnienia. Pracownik ma kolejne 3 lata na to, by zaległy urlop uzyskać (czyli może o niego wnioskować) lub otrzymać za niego ekwiwalent. Dopiero po tym okresie, roszczenie pracownika się przedawni (czyli w praktyce, z perspektywy pracownika urlop faktycznie przepadnie, bo pracownik nie może już o niego wnioskować).

Zobacz również:
https://tomhrm.com/obieg-wniosku-urlopowego-wygladac/

Kara dla pracodawcy za niewykorzystanie zaległego urlopu  przez pracownika

Prawo pracy mówi również o konsekwencjach braku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnego obniżenia jego wymiaru (skrócenia liczby przysługujących dni w danym roku). Zapis ten dotyczy także urlopu zaległego. Jeśli któraś z tych dwóch sytuacji będzie miała miejsce, pracodawca może zostać ukarany karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Należy jednak rozróżniać nieudzielenie bądź skrócenie urlopu oraz urlop zaległy. O tym drugim mówimy w przypadku, w którym urlop wypoczynkowy nie zostanie wykorzystany w danym roku z przyczyny leżącej po stronie pracownika. Wówczas pracodawca nie musi obawiać się żadnych konsekwencji.

Co zrobić, kiedy pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu?

W systemie tomHRM możesz w bardzo prosty sposób zarządzić taką sytuacją. Dzięki możliwości dodawania notatek i komentarzy do wniosków, możesz przechowywać informację na temat tego, że pracownikowi zaproponowano realizację zaległego urlopu, ale sam, świadomie odmówił. Nie możesz zmusić pracownika do wykorzystania urlopu, ale z systemem do urlopów tomHRM możesz uniknąć przykrych konsekwencji prawnych, jeśli pracownik nie zechce urlopu wykorzystać.

Sprawdź cenę systemu Urlopy lub załóż bezpłatne konto testowe!

Przeczytaj również:

Jak poprawnie prowadzić dokumentację urlopową w 2024?

Kolejnym częstym dylematem kadrowców jest to, czy w planie urlopów należy uwzględnić urlop zaległy. Odpowiedź brzmi: tak, roczny plan urlopów powinien obejmować zarówno urlop za dany rok kalendarzowy (bieżący), jak i urlop zaległy. Podstawą prawną jest tutaj odpowiedź podsekretarza stanu Aliny Nowak w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na interpelację nr 8918 w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego z dnia 6 sierpnia 2020 roku:

Jak wykorzystać zaległy urlop po powrocie z macierzyńskiego i rodzicielskiego?

Gdy pracownik wykorzystuje urlop macierzyński i/lub rodzicielski, nie traci prawa do urlopu wypoczynkowego. Urlopy związane z rodzicielstwem mogą trwać łącznie 13 miesięcy, czyli ponad rok. Jeśli zatem zatrudniona przejdzie na urlop macierzyński w połowie jednego roku i zakończy urlop rodzicielski w połowie kolejnego, to może mieć zaległy nawet cały urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku.

Zgodnie z art. 163. § 3. Kodeksu pracy, na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu [wypoczynkowego] bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko lub pracownika-innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 1751. pkt 3., który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Przeczytaj również:

Czy plan urlopów jest wiążący dla pracownika?

Jak wykorzystać zaległy urlop po zwolnieniu lekarskim?

Skierowanie pracownika na zaległy urlop może zostać przerwane zwolnieniem lekarskim. Jeśli zostanie wręczone pracodawcy przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego, to ten powinien zostać przesunięty minimum o liczbę dni, podczas których zatrudniony będzie przebywał na zwolnieniu lekarskim. Jeśli zostanie ono wydłużone, to urlop należy ponownie przełożyć.

Jeżeli z kolei zwolnienie lekarskie zostanie przyznane podczas urlopu wypoczynkowego, to przerywa ono bieg trwania tego urlopu. Nie ma tu znaczenia, czy pracownik realizuje urlop wypoczynkowy z bieżącego roku, czy niewykorzystany urlop z roku poprzedniego. Po powrocie ze zwolnienia lekarskiego pracownik nie może sam zdecydować o tym, że “dokańcza urlop”. Musi złożyć nowy wniosek o urlop,  Niewykorzystane przez pracownika dni urlopu wracają do limitu dni urlopowych pracownika, które ma do wykorzystania. Jednocześnie urlop zostaje skrócony o liczbę dni, które zatrudniony wykorzystał przed zachorowaniem.