Zdalny onboarding. Jak wdrożyć pracownika online?

Bardzo wiele mówi się o onboardingu w kontekście budowania candidate experience, a także employer brandingu. Jego przebieg w dużej mierze wpływa na oba te procesy. Prawidłowe zaplanowanie i przeprowadzenie wdrożenia nowego pracownika ma zatem ogromne znaczenie dla całej firmy. Niemniej istotny jest jednak dla samego zatrudnionego. To właśnie od tych pierwszych dni w pracy zależy, jak będzie się w niej czuł. Dobrze przeprowadzony onboarding skutecznie obniża poziom stresu nowego pracownika, a także dodaje mu pewności siebie w trakcie wykonywania swoich zadań lub kontaktowania się z zespołem. Jak uzyskać wszystkie te efekty przy pracy zdalnej?

Z tego artykułu dowiesz się jak zaprojektować zdalny onboarding, który będzie skuteczny.

Czym jest zdalny onboarding?

Onboarding online to zespół działań podejmowanych przez pracodawcę, dział HR i współpracowników, dzięki którym nowozatrudniony szybko staje się częścią zespołu i nabywa kompetencje potrzebne do wykonywania obowiązków. Cały proces odbywa się przez internet, co stanowi dodatkowe wyzwanie organizacyjne dla wszystkich stron.

Jak przeprowadzić onboarding online?

Kluczowym narzędziem usprawniającym zdalne wdrożenie jest profesjonalny system HRM. Ułatwia on komunikację, zarządzanie zadaniami i czasem pracy, a także organizację całego procesu.

System tomHRM to platforma onboardingowa, która automatyzuje powtarzalne czynności podczas wdrożenia nowego pracownika w firmie, takie jak przydzielanie zadań, udostępnianie dokumentów czy sprawdzanie poziomu wiedzy. Pozwala też na monitorowanie postępów i wysyłanie automatycznych powiadomień do osób zaangażowanych w proces.

Zdalny onboarding a odpowiednie warunki pracy

Podstawowym problemem ze zdalnym onboardingiem, z którym musi mierzyć się zarówno zespół wdrażający (np. bezpośredni kierownik, manager, buddy, trener), jak i nowy pracownik, są warunki pracy. W części przypadków wdrożeniowcy mogą znajdować się w biurze, ale nowozatrudniony zawsze jest w domu – w końcu na tym polega home office. Przed rozpoczęciem wdrożenia (podczas tak zwanego pre-onboardingu) trzeba zatem ustalić z pracownikiem  kwestie techniczne:

• Zorganizuj zespołowi wdrożeniowemu spokojne miejsce do pracy – gdy onboarding będzie prowadzony w biurze, trzeba znaleźć wolną salę, w której nikt nie będzie przeszkadzał w spotkaniach. Z kolei w przypadku prywatnego mieszkania, zadbaj o to, by dany pracownik profesjonalnie przygotował swoje stanowisko home office.
• Wyposaż zespół onboardingowy w odpowiedni sprzęt – stabilne łącze, komputer, kamera internetowa, mikrofon i aplikacja do wideokonferencji to absolutne podstawy. Szkoleniowcom może przydać się również tablet graficzny, który ułatwi tworzenie materiałów szkoleniowych w taki sposób, jak na flipcharcie.

Zdalny onboarding – podstawy planowania

Sam zarys zdalnego onboardingu planuje się w taki sam sposób, jak zwykłego onboardingu pracownika realizowanego stacjonarnie. Różnica polega na:

• tym, jakich narzędzi użyje się do realizacji poszczególnych zadań,
• uwzględnieniu różnic w specyfice wdrażanych zdalnie pracowników (sprawdź → najczęstsze błędy przy zdalnym onboardingu nowych pracowników).

Więcej informacji znajdziecie w naszym artykule, w którym wskazaliśmy przykład planu wdrożenia nowego pracownika. Możecie również skorzystać z przykładowego planu zamieszczonego poniżej.

Projektowanie onboardingu zdalnego zgodnie z zasadą „4 C”:

1. C jak compliance, czyli procedury – dobry onboarding zdalny należy zacząć od podjęcia wszystkich działań formalno-technicznych, a więc udostępnienia podstawowej dokumentacji, wskazania lokalizacji wniosków pracowniczych (bazy wiedzy online), nauczenia pracownika obsługi wszystkich systemów pracowniczych (w tym HRM-u czy Outlooka) podczas szkolenia ze współdzielonym ekranem czy przeprowadzenia wirtualnego szkolenia BHP.
2. C jak clarification, czyli wyjaśnienie – ta grupa działań dotyczy dokładnego objaśnienia pracownikowi, na czym będą polegały jego obowiązki, a także określenie ich znaczenia dla całej firmy oraz klientów. Dzięki temu zatrudniony będzie dostrzegał sens swojej pracy i rozumiał, jak wpływa na pracę innych osób. To też krok, w którym przydziela się pierwsze zlecenia, a pracownik wykonuje je pod opieką trenera, mentora czy buddiego – np. podczas udostępniania pulpitu w trakcie wideokonferencji.
3. C jak culture, czyli kultura firmy – do tej kategorii działań onboardingowych zalicza się wszystko, co jest związane z przybliżeniem pracownikowi celów firmy i wartości, którymi kieruje się cała organizacja. Obejmuje również przedstawienie mu zasad współżycia zawodowego czy relacji pracowniczych, a także rodzaju i częstotliwości wewnętrznych imprez, spotkań integracyjnych bądź akcji charytatywnych, w które angażuje się cała firma. Można zrobić to w formie opowieści czy prezentacji lub wyświetlając pracownikowi na wideokonferencji film o kulturze firmy.
4. C jak connection, czyli relacje – tak jak trzecie C można nazwać teorią na temat relacji pracowniczych, tak czwarte C jest w tym zakresie praktyką. W jego ramach przedstawia się nowozatrudnionego jego zespołowi i odwrotnie. Przy zwykłym onboardingu są to zwykle spotkania i wyjazdy integracyjne. W przypadku zdalnego wdrożenia pozostaje zapoznanie w postaci wideokonferencji czy zabaw integracyjnych online (np. gry scenariuszowe, wirtualny escape room etc.). Warto pamiętać, by w powitaniu nowego pracownika brały również udział osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach lub bezpośredni przełożony przynajmniej nakreślił strukturę organizacyjną. Można zatem przeprowadzić prezentację działów wraz z informacjami, z kim z danego zespołu należy się kontaktować, by coś uzgodnić.

Dobry zdalny onboarding – ile trwa?

Dobry zdalny onboarding powinien trwać tyle samo, co ten klasyczny (odbywający się na żywo). Przyjmuje się, że absolutnym minimum jest kilka tygodni wdrożenia. Szacuje się, że w ciągu 3 miesięcy pracownik wdrażany online:

• Nauczy się sprawnie korzystać z firmowych systemów
• Oswoi się z zespołem i przełamie barierę w komunikacji
• Przejdzie wymagane szkolenia i zdobędzie praktykę zawodową
• Otrzyma wsparcie i informację zwrotną pozwalającą na eliminację potencjalnych błędów

Wdrożenie nowego pracownika online – niezbędne elementy

Skuteczny onboarding nowo zatrudnionej osoby to taki, w którego efekcie pracownik potrafi samodzielnie wykonywać przydzielone mu obowiązki i wyszukiwać potrzebne mu informacje, a także wie, do kogo udać się po ewentualną pomoc.

Aby to osiągnąć, proces adaptacyjny powinien uwzględniać następujące kwestie:

Preonboarding online

W tym:

• skonfigurowanie dostępów do systemów
• dostarczenie sprzętu i materiałów
• przygotowanie pracownika na pierwsze dni pracy

Intuicyjna baza wiedzy

Aby skutecznie wdrożyć pracownika online potrzebne jest przygotowanie całego zestawu informacji i wskazówek, które powinien sobie przyswoić.

W stworzeniu idealnej bazy informacji, która pomoże we włączaniu pracownika do organizacji, pomoże ustalenie, z jakimi trudnościami może spotkać się nowy pracownik. Przeprowadź burzę mózgów w zespole, podczas której każda osoba powie, jakie myśli i pytania pojawiły się w jej głowie przed rozpoczęciem pracy oraz w pierwszych tygodniach. Ustalcie, które elementy mogą wymagać dokładnego objaśnienia (np. instrukcji krok po kroku obsługi systemu, wraz ze screenami).

W bazie wiedzy z pewnością powinny znaleźć się takie zakładki czy działy, jak:

W bazie wiedzy z pewnością powinny znaleźć się takie zakładki czy działy, jak:

• opis struktury organizacyjnej firmy – wraz ze zdjęciami osób, z którymi pracownik na pewno będzie miał styczność,
• dane kontaktowe kierowników poszczególnych działów,
• dane kontaktowe buddiego,
• regulaminy,
• materiały szkoleniowe,
• pytania i odpowiedzi dotyczące branżowych zagadnień – np. najbardziej nietypowe pytania lub problemy klientów i ich potencjalne rozwiązania,
• wnioski pracownicze – np. urlopowy,
• odniesienie do help desku,
• odniesienie do intranetu,
• a także takie opcjonalne elementy, jak wirtualny tour po biurze czy możliwość dopisania się do listy urodzinowej – i wiele innych.

Rozdzielanie i monitorowanie zadań w zdalnym onboardingu

Efektywne rozdzielanie zadań nowemu pracownikowi oraz osobom odpowiedzialnym za jego onboarding, a także monitorowanie postępów może wydawać się sporym wyzwaniem, gdy całość odbywa się online. Wystarczy jednak skorzystanie z odpowiednich narzędzi, by te procesy były nie tylko proste, ale jeszcze bardziej wydajne niż odbywające się w realu.

W systemie tomHRM możesz tworzyć  ścieżki onboardingowe dla określonych stanowisk, a rozpisane w nich kroki przypisywać do odpowiednich osób: nowozatrudnionego, jego przełożonego czy buddiego. Ustawisz również własne reguły automatycznego przydzielania zadań do poszczególnych osób, co usprawni cały proces.

Stosując dedykowane narzędzie takie jak tomHRM podczas procesu wdrożenia zyskujesz również wygodny wgląd w postęp realizacji ścieżki. Znajdziesz w nim zestawienia zarówno dla przełożonego osoby wdrażanej, jak i całego działu HR. Nowozatrudniony także będzie mógł podglądać swój postęp, jednym kliknięciem sprawdzając, co jeszcze zostało mu do zrobienia – i na kiedy. Wystarczy, że zajrzy w swój indywidualny kalendarz pracownika.

Feedback w onboardingu online

Sprawna informacja zwrotna stanowi niezwykle ważny element onboardingu – i zdalnego, i standardowego. W przypadku wdrożenia online, feedback można przekazywać na kilka wygodnych sposobów:

• podczas wspólnej pracy z wykorzystaniem wideokonferencji i współdzielonych pulpitów – osoba opiekująca się w danym momencie pracownikiem może na bieżąco mu podpowiadać, co powinien teraz zrobić i komentować samodzielną pracę,
  dodając komentarze do zrealizowanych kroków w ścieżce onboardingowej w systemie tomHRM,
• omawiając dzień pracy podczas rozmowy telefonicznej lub na wideokonferencji,
• e-mailowo.

Zdalny onboarding pracownika – najczęstsze błędy

Efektywne zdalne wdrożenie nowego pracownika stawia przed firmami specyficzne wyzwania, które różnią się od typowych błędów popełnianych podczas onboardingu stacjonarnego.

Niewystarczające przygotowanie techniczne

Jednym z najczęstszych i najbardziej demotywujących nowego członka zespołu błędów popełnianych przez HR jest niedopilnowanie aspektów technicznych przed rozpoczęciem zdalnego onboardingu.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której nowy pracownik z entuzjazmem loguje się pierwszego dnia pracy, by odkryć, że nie ma dostępu do firmowego emaila, kluczowych systemów lub aplikacji niezbędnych do wykonywania obowiązków.

Błąd ten obejmuje:

• Brak wcześniejszej weryfikacji możliwości technicznych pracownika (jakość internetu, sprzęt)
• Niedostarczenie niezbędnego wyposażenia z odpowiednim wyprzedzeniem
• Opóźnienia w przyznawaniu loginów i haseł do kluczowych systemów
• Brak przeszkolenia z obsługi używanych w firmie narzędzi do komunikacji zdalnej

Skutki są poważne: pierwszy dzień pracy zamiast być pozytywnym doświadczeniem, staje się frustrującą walką z problemami technicznymi. Nowo zatrudniony pracownik może czuć się niepotrzebny, a nawet rozważać trafność swojej decyzji o dołączeniu do firmy. Jego employee experience spada.

Przeciążenie informacyjne

“Bombardowanie” nowego pracownika zbyt dużą ilością informacji w krótkim czasie jest szczególnie problematyczne podczas onboardingu online. W przeciwieństwie do środowiska biurowego, gdzie można stopniowo wdrażać się w kulturę organizacyjną i procesy, w środowisku zdalnym często próbuje się przekazać wszystko na raz.

Typowe przejawy tego błędu to:

• Wielogodzinne sesje szkoleniowe bez odpowiednich przerw
• Przekazywanie informacji o wszystkich procesach i procedurach jednocześnie
• Brak hierarchii ważności przekazywanych treści (wszystko wydaje się równie istotne)
• Nieuwzględnienie krzywej uczenia się i naturalnych limitów koncentracji

Nowy pracownik szybko czuje się przytłoczony, co prowadzi do stresu i paradoksalnie – gorszego przyswajania wiedzy. Z nadmiaru informacji zapamiętuje mniej, niż gdyby proces był rozłożony w czasie.

Niedostateczna komunikacja

W środowisku zdalnym brak proaktywnej komunikacji szybko prowadzi do poczucia izolacji nowego pracownika w organizacji. Bez przypadkowych spotkań przy kawie czy rozmów korytarzowych, nowozatrudniony może mieć wrażenie, że został “wrzucony na głęboką wodę” bez odpowiedniego wsparcia.

Główne błędy w obszarze komunikacji to:

• Sporadyczny kontakt ograniczony do formalnych spotkań
• Brak jasno określonej osoby kontaktowej (buddiego) dostępnej “na zawołanie”
• Niejasne oczekiwania dotyczące celów i zadań
• Komunikacja jednostronna, bez zachęcania do zadawania pytań
• Brak regularnych, zaplanowanych check-inów

Konsekwencją jest niepewność pracownika co do swoich obowiązków, niższa efektywność i wydłużony czas osiągania pełnej produktywności. W skrajnych przypadkach prowadzi to do szybkiej rezygnacji z pracy.

Zaniedbanie aspektu integracyjnego

Jednym z największych wyzwań zdalnego onboardingu jest budowanie poczucia przynależności do zespołu i firmy oraz integracja z pozostałymi osobami w firmie Wiele firm skupia się wyłącznie na technicznych aspektach wdrożenia, zapominając, że nowy pracownik potrzebuje również poznać swoich współpracowników i kulturę organizacyjną.

Do typowych zaniedbań należą:

• Brak nieformalnych spotkań integracyjnych online
• Pomijanie prezentacji zespołu i jego członków
• Niewystarczające wyjaśnienie kultury organizacyjnej i wartości firmy
• Brak możliwości poznania współpracowników w mniej formalnym kontekście
• Nieorganizowanie aktywności budujących relacje między pracownikami

Skutkiem jest dłuższy proces adaptacji, trudności w nawiązywaniu współpracy i słabsze zaangażowanie nowozatrudnionego. Pracownik może czuć się wyobcowany i mieć problem z identyfikacją z firmą.

Improwizacja zamiast ustrukturowanego onboardigu pracownika

Chaotyczne podejście do onboardingu online, bez jasno określonego planu i struktury, to prosta droga do niepowodzenia. W środowisku zdalnym uporządkowana struktura jest jeszcze ważniejsza niż w biurze, ponieważ nowy pracownik ma mniejszą możliwość “podpatrzenia” procesów czy zapytania kolegów.

Najczęstsze błędy to:

• Brak szczegółowego planu onboardingu z jasno określonymi etapami
• Improwizowanie kolejnych kroków “na bieżąco”
• Niespójność przekazywanych informacji przez różne osoby
• Brak systematyczności w przydzielaniu i weryfikacji zadań
• Niedostosowanie procesu do specyfiki pracy zdalnej

W rezultacie pracownik nie wie, czego się spodziewać, nie rozumie procesów firmowych i dłużej osiąga samodzielność. Zwiększa to również obciążenie menedżerów, którzy muszą ciągle odpowiadać na pytania, które powinny być wyjaśnione w ramach ustrukturyzowanego procesu.

Nieefektywne zarządzanie czasem podczas wdrożenia

Specyfika pracy zdalnej wymaga innego podejścia do organizacji czasu szkoleniowego. Wielogodzinne wideokonferencje są znacznie bardziej wyczerpujące niż spotkania twarzą w twarz, a jednak wiele firm przenosi po prostu dotychczasowy harmonogram szkoleń do środowiska online.

Do typowych błędów należą:

• Planowanie zbyt długich sesji szkoleniowych bez odpowiednich przerw
• Brak uwzględnienia “zmęczenia Zoomem” (Zoom fatigue)
• Nierespektowanie ustalonych ram czasowych spotkań
• Nieelastyczne podejście do harmonogramu, nieuwzględniające indywidualnego tempa przyswajania wiedzy
• Organizowanie spotkań bez jasno określonego celu i agendy

Konsekwencje obejmują spadek koncentracji, gorsze przyswajanie wiedzy, zmęczenie i frustację. Nowy pracownik czuje się przeciążony informacjami, które nie są efektywnie przekazywane.

Scedowanie całej odpowiedzialności za nowego pracownika i program onboardingowy na jedną osobę

Powierzenie całego procesu wdrożenia nowego pracownika jednej osobie to recepta na problemy, szczególnie w środowisku zdalnym. Buddy czy mentor szybko staje się wąskim gardłem, gdyż musi godzić swoje codzienne obowiązki z kompleksowym wsparciem nowego pracownika.

Główne problemy to:

• Przeciążenie mentora lub buddiego
• Uzależnienie całego procesu od dostępności jednej osoby
• Brak zaangażowania innych członków zespołu w proces wdrożenia
• Nieangażowanie bezpośredniego przełożonego w kluczowe etapy onboardingu
• Jednowymiarowa perspektywa prezentowana nowemu pracownikowi

Skutki są wielowymiarowe: mentor jest sfrustrowany nadmiarem obowiązków, nowy pracownik nie otrzymuje wystarczającego wsparcia, a cały proces trwa dłużej niż powinien. Dodatkowo, nowozatrudniony nie ma okazji poznać różnych perspektyw i budować relacji z szerszym gronem współpracowników.

Zaniedbanie aspektu psychologicznego

Rozpoczęcie nowej pracy to zawsze stres, ale w środowisku zdalnym ten aspekt jest dodatkowo spotęgowany. Brak bezpośredniego kontaktu, niepewność co do oczekiwań i brak nieformalnych interakcji mogą prowadzić do zwiększonego niepokoju i poczucia wyobcowania.

Typowe zaniedbania to:

• Nieuwzględnienie emocjonalnych wyzwań związanych z nową pracą w trybie zdalnym
• Brak wsparcia w budowaniu pewności siebie w nowej roli
• Ignorowanie kwestii work-life balance, które w pracy zdalnej bywają szczególnie problematyczne
• Nierozpoznawanie sygnałów stresu czy przytłoczenia u nowego pracownika
• Brak rozmów o samopoczuciu i adaptacji do nowego środowiska pracy

Konsekwencje obejmują: wyższy poziom stresu, szybsze wypalenie, trudności w integracji z zespołem i niższe zaangażowanie. W skrajnych przypadkach może to prowadzić do szybkiej rezygnacji z pracy.

Onboarding online a pierwszy dzień pracy

Jednym z największych wyzwań zdalnego onboardingu zdaje się być pierwszy dzień pracy. I rzeczywiście – będzie on najtrudniejszy zarówno dla pracownika, jak i jego „opiekunów”. Nowozatrudniony nie wie jeszcze do końca, czego się spodziewać, jest więc zestresowany. Z kolei zespół onboardingowy musi zadbać o to, by pracownik szybko poczuł się swobodnie i sprawnie zredukować jego stres. Aby wszystko przebiegło w jak najlepszej atmosferze, a nowozatrudniony zaadaptował się w teamie, warto pamiętać o realizacji poniższych kroków:

• Bezpieczne podpisanie umów zdalnie.
• Zorganizowanie pracownikowi wszystkich dostępów i potrzebnego sprzętu przed pierwszym dniem pracy, tak by wszystko było gotowe, a zatrudniony mógł bez problemów zalogować się o wyznaczonej porze.
• Wysłanie kurierem welcome packa.
• Wysłanie wiadomości powitalnej.
• Rozpoczęcie pierwszego dnia pracy od wideokonferencji z zespołem – przywitanie, przedstawienie, luźne rozmowy; można wykonać grupowe zdjęcie (czyli screenshota) na pamiątkę!
• Indywidualna rozmowa nowozatrudnionego z pracownikiem IT – pomoże nowej osobie prawidłowo skonfigurować sprzęt czy wszystkie dostępy.
• Zapoznanie nowej osoby z buddym podczas rozmowy we troje (z udziałem bezpośredniego przełożonego).
• Opowiedzenie o tym, co będzie się działo w kolejnych dniach – zaproszenie na szkolenie.
• Organizacja wspólnych kaw o wyznaczonych godzinach – otwarty pokój wideokonferencyjny będzie pełnił rolę kuchni, w której pracownicy mogą się zbierać na wspólną kawę czy śniadanie i kilka minut luźnych rozmów.
• Podsumowanie pierwszego dnia wraz z zapytaniem o samopoczucie, napotkane trudności etc.