Intranet dla pracowników – 10 pomysłów na treści

Co to jest intranet i po co go wdrażać?

Intranet firmowy to system, który umożliwia pracownikom wewnętrzny dostęp do różnego rodzaju informacji i zasobów, takich jak dokumenty, narzędzia, aplikacje. Pozwala też na komunikację z innymi pracownikami firmy. Intranet umożliwia szybkie i łatwe dzielenie się informacjami, upraszcza dostęp do wiedzy i wspiera koordynację pracy w ramach organizacji.

Istnieje bardzo wiele modeli tworzenia intranetu, dlatego nie ma jednego przepisu na to, czym jest dobry firmowy intranet. Wszystko zależy od tego, jakie funkcje ma pełnić dany system w organizacji.

Najczęstsze cele wdrażania intranetu w firmie to:

• Umożliwienie przepływu informacji „z góry do dołu”. czyli przekazywania pracownikom aktualności, informacji o firmie.
• Stworzenie wewnętrznego repozytorium (bazy wiedzy), która dostarcza pracownikom niezbędnych informacji zarówno na ogólne tematy związane z ich funkcjonowaniem w firmie (np. zasady pracy, udzielania urlopów itd) jak i sprawy dotyczące ich działów (wewnętrzna baza wiedzy dla działu sprzedaży, marketingu z instrukcjami, dokumentami, zasadami itd.).
• Zbieranie pomysłów od pracowników – np. na usprawnienia firmowe.
• Budowanie zaangażowania u pracowników.
• Redukcja lęku w przypadku zmian czy nowych decyzji zarówno na poziomie strategicznym jak i lokalnym.
• W przypadku pracy zdalnej lub w zespołach rozproszonych, w firmach o wielu oddziałach, jest to również sposób na budowę poczucia przynależności do firmy.

W nieco szerszym ujęciu intranet to również puls check. Po tym, czy pracownicy czytają proponowane im treści, komentują je, czy sami podsyłają propozycję, można oceniać poziom ich zaangażowania.

10 typów treści, które zainspirują intranet w twojej firmie!

To czy intranet dla pracowników będzie martwym skryptem zajmującym miejsce na serwerze czy żywym organizmem, który faktycznie służy komunikacji, zależy od tego, czy będzie zawierać ważne dla pracowników informacje. Jakie rodzaje treści pracownicy cenią najbardziej? Co absolutnie musisz dodać w intranecie, jeśli ma być użyteczny?

1. Dokumenty firmowe, wzory

Regulamin pracy, warunki wynagradzania, wzór wniosków urlopowych (choć lepiej założyć elektroniczny obieg wniosków urlopowych). Do tego wzory dokumentów firmowych, umów, dokumentacji.

Dostęp do dokumentów oczywiście powinny być dopasowany do struktury / działu. Jeśli archiwum znajduje się w innym repozytorium warto by w intranecie można było znaleźć odnośniki bądź instrukcję jak się do tych dokumentów dostać.
Warto dodać tu również wszelkie informacje związane z kulturą organizacyjną, takie jak misja, wizja i wartości firmy.

2. Firmowa baza wiedzy

Forma czy też struktura bazy wiedzy, zależy od profilu firmy. Warto jednak, by pracownicy mieli miejsce, w którym:

• Zawsze mogą odnaleźć potrzebne im informacje dotyczące ich pracy – np. różnego rodzaju bazy, zestawienia, instrukcje, procedury
• Mogą dzielić się wiedzą z innymi pracownikami – np. użytecznymi linkami, e-bookami, prezentacjami itd.

W zakresie dzielenia się wiedzą, bardzo często taką formę pełni np. kanał na Slacku czy nawet współdzielony dokument. W większych organizacjach stosuje się rozwiązania oparte o mechanizmy znane z sieci społecznościowych (tzw. sieć ESN – enterprise social network).

Wiedza musi być zawsze prezentowana w sposób zorganizowany i poukładany. Łatwy do przeszukania.

3. Wydarzenia firmowe

Imprezy integracyjne, spotkania, konferencje – to jedne z tych typów treści, które najmocniej interesują i angażują pracowników. Intranet może być nie tylko miejscem, w którym informujemy pracowników o tym, że szykuje się impreza, ale również:

• Prosimy o opinię (np. na temat daty, miejsca, tematy)
• Tworzymy ankiety badające zainteresowanie samym spotkaniem czy jego formą
• Zbieramy zapisy na wydarzenie
• Tworzymy listy uczestników

Dobrze, jeśli Intranet pozwala na przesłanie powiadomienia o wydarzeniu bezpośrednio do pracowników, wybór grup do których trafia informacja (np. informacja o integracji oddziału warszawskiego kierowana jest do pracowników z Warszawy, a o integracji we Wrocławiu, do wrocławian) i potwierdzanie obecności.

4. Komunikaty od zarządu i kierownictwa dotyczące aktualnych wydarzeń i strategii

Tego typu informacje zazwyczaj są publikowane dla całej firmy. Mają na celu zapoznanie pracowników z najbliższymi planami firmy. Warto wykorzystywać je również do:

• Redukowania lęku w sytuacjach kryzysowych (np. w obliczu globalnych zmian lub zagrożeń typu pandemia)
• Zapobiegania plotkom (np. duże zwolnienia w jednym z oddziałów mogą niepokoić pracowników innego oddziału)

Przy publikowaniu komunikatów od zarządu warto pamiętać o tym, by ich treść i forma były interesujące dla pracowników i tworzone „ich językiem”.
Szczegółowe dane statystyczne na temat sprzedaży czy wartości indeksów giełdowych nie będą ciekawe i mogą nie być jasne dla pracowników produkcji, których zakład znajduje się na drugim końcu świata niż centrala.

5. Aktualizacje dotyczące działań firmy, realizowanych projektów

W mniejszych firmach komunikaty od zarządu i aktualizacje dotyczące działań firmy będą się przenikać. Jeśli jednak firma jest już większa, ma więcej oddziałów czy nawet jest międzynarodowa warto rozważyć segmentowanie informacji i podział ich na określone sekcje, które będą interesujące dla określonej grupy pracowników.

Zmiana biura w Krakowie będzie niezwykle interesująca dla pracowników z tego miasta. Inni pracownicy z Polski mogą chcieć przeczytać krótką wzmiankę, ale dla pracowników z innych krajów, informacja ta będzie bez znaczenia.

Poza kwestiami biznesowymi dodać można tu również wszelkie inicjatywy społeczne i charytatywne, w które firma się angażuje (np. akcje CSR , wolontariat pracowniczy).

6. Aktualności i podsumowania pracownicze

Powinny zawierać krótkie opisy tego, co się w firmie wydarzyło. Pisane luźnym, niekoniecznie korporacyjnym językiem i dotyczące tego, co dla firmy i jej pracowników jest ważne.

Celem podsumowań jest:

• Dystrybucja wiedzy na temat tego, co się dzieje w firmie („Nadal szukamy nowego programisty. Jeśli macie kogoś do polecenia, to podeślijcie nasze ogłoszenie, które znajdziecie tu”)
• Chwalenie i docenianie pracowników („Krzysiek z działu marketingu ukończył górski zimowy Runmaggedon! Szacun!”, „Rozwijamy się! Dział sprzedaży pozyskał nam 5 nowych klientów.”)
• Wspomaganie procesów onboardingu („Mamy nowego administratora Sebastiana. Każdy kto jeszcze się nie przywitał, może wysłać mu maila na ten adres. Więcej informacji o Sebastianie znajdziecie w naszej zakładce dotyczącej zespołu”)
• Na bieżąco przypominanie o ważnych kwestiach dotyczących pracowników („Przypominamy, że trwa okres ustalania planu urlopów. Jeśli jeszcze nie zaplanowałeś wakacji, warto przegadać pomysł z rodziną / partnerem lub kotem i wypełnić wniosek urlopowy – do pobrania tu”. Inaczej będziecie spędzać urlop w listopadzie…”)
• Budowanie wewnętrznego employer brandingu („O naszym produkcie pisze na swoim blogu Kasia Celebrytka. Zachęcamy do polubienia”)

Zdobywanie treści do podsumowań bywa procesem dość trudnym (zwłaszcza w większych organizacjach), bo zajęci pracownicy nie mają czasu na to, by informować HR o nowościach w ich działach. Z czasem jednak, jeśli podsumowania będą czytane i lubiane, pracownicy sami zaczynają zgłaszać swoje pomysły. Za ich dostarczanie można też pracowników nagradzać.

7. Nowości związane z branżą w jakiej działa firma

Garść aktualizacji na temat tego, co w branży piszczy, od czasu do czasu nie zaszkodzi. Docenia to zwłaszcza te osoby, które mocno angażują się w pracę i firmę.

To również doskonała okazja, by pokazać własną przewagę konkurencyjną lub odwołać się do dobrych praktyk w innych firmach.

8. Informacje o prowadzonych naborach i rekrutacjach

Każdy Twój pracownik to osoba, która może polecić pracę w twojej firmie. Warto o to dbać, bo pracownicy z polecenia to najbardziej efektywna forma rekrutacji.

Nie zapominaj też o rekrutacjach wewnętrznych. Intranet to doskonałe miejsce na opisanie prowadzonego naboru i warunków jakie należy spełnić.

9. Baza pracowników

Możliwość natychmiastowego znalezienia osoby odpowiedzialnej za konkretne działania oraz jasność struktury w firmie to podstawa komunikacji wewnętrznej. Pracownicy powinni mieć zatem dostęp do bazy pracowników. Najlepiej takiej, która pozwala na znalezienie maila, numeru telefonu, zawiera zdjęcie, by pracownika można było rozpoznać oraz krótki opis zadań i przynależność działową.

Bazę pracowników warto uzupełnić o kilka nieformalnych informacji (np. co pracownik lubi, jak spędza wolny czas. Przygotowanie takiej notki „o sobie” można zlecić w ramach onboardingu). Dzięki temu intranet dla pracowników może stać się pierwszym źródłem informacji o zespole, nowych osobach w firmie, a nawet miejscem poprzez które pracownicy się poznają.

10. Pomysły pracownicze

Twoi pracownicy to Twoje największe źródło usprawnień. I to nie tylko wtedy, kiedy organizacji przyświeca duch Kaizen. Istnieje wiele metod zarządzania pomysłami pracowników – od idea boxów w biurach, przez platformy do zarządzania pomysłami, narzędzia społecznościowe czy specjalne sesje brainstormingowe organizowane z pracownikami.

Do zbierania pomysłów można też wykorzystać intranet – zwłaszcza, jeśli posiada odpowiednią funkcjonalność, umożliwiającą ich ocenę oraz informowanie pracowników o tym, co dzieje się ze zgłoszonymi przez nich uwagami.

Jak wzbudzać zainteresowanie pracowników intranetem?

Przede wszystkim aby aktualności i firmowe newsy były czytane, powinny dotyczyć pracowników („a może napisali coś o mnie”) i powinny być dla nich ważne (mieć związek z ich pracą, zadaniami, atmosferą w firmie).

Pisz dla ludzi

Używaj ich języka, nie sil się na korpomowę, jeśli się jej w firmie nie używa. I odwrotnie – jeśli wszyscy czellendżują i robią wszystko ASAP to pisz w taki właśnie sposób.

Zaangażuj ich w dyskusję

Komunikacja wewnętrzna, aby faktycznie była komunikacją, musi być dwustronna. Jeśli pracownicy są tylko biernymi odbiorcami treści (jak czytelnicy gazety) to nie uzyskasz zaangażowania. Pozwól im jednak komentować newsy firmowe i wyrażać swoje zainteresowanie np. poprzez możliwość polubienia ulubionych tematów a zobaczysz, jak rośnie zainteresowanie treściami!

Segmentuj treści w intranecie

To, co ważne dla Działu Zakupów niekoniecznie jest ważne dla działu IT. Czy naprawdę kogoś w biurze w Gdańsku interesuje to, że w Krakowie pracownik zgubił łańcuszek i prosi znalazcę o jego przekazanie?Podział aktualności i informacji na segmenty kierowane do konkretnych grup pracowników pozwala:

• Wysyłać tylko te informacje, które są dla nich interesujące
• Zwiększać zaangażowanie czytelników
• Redukować czas, jaki pracownicy spędzają na czytaniu nieistotnych dla nich newsów
• Zmniejszać spowodowaną tym frustrację („zmarnowałem czas”)
• Przygotowywać bardziej personalizowane wiadomości, pisane językiem grupy docelowej

Personalizuj informacje

Badania (state of the Sector 2023) wskazują, że hiper-personalizacja jest wg 55% pracowników HR jednym z najważniejszych trendów w komunikacji wewnętrznej na najbliższe 5 lat.

Aby dotrzeć do pracowników, trzeba traktować ich indywidualnie, a nie jako „zasób ludzki”.

Jakich możliwości personalizacji bywają dostępne w systemach do Intranetu? Respondenci raportu State of the Sector 2023 wskazują na:

• Wysyłanie określonych komunikatów (automatycznie) przy zmianie na ścieżce pracownika (np. przy zakończeniu onboardingu, awansie, odejściu na emeryturę).
• Wybór kanału komunikacji (np. mail, slack, SMS).
• Sugestie treści bazujące na zaangażowaniu pracownika w treści.
• Umożliwienie wyboru treści, jakie pracownik chce otrzymywać.

Czy wiesz, że w tomHRM możesz przygotować ankietę, która pozwoli Ci sprawdzić, które treści interesują Twoich użytkowników?

Wykorzystuj grywalizację

Możliwość wykorzystania gamifikacji w komunikacji wewnętrznej to trend, który popiera 32% pracowników HR.
Wykorzystać można zarówno quizzy, ankiety, czy konkursy jak i nagradzać zaangażowanie w dyskusjach w Intranecie, zgłaszanie pomysłów czy zwykłe zapoznawanie się z newsami. Jeśli masz możliwość analizy tego, jak aktualności są czytane, to jest to banalnie proste we wdrożeniu!

Daj przestrzeń na własne pomysły

Zarówno, jeśli chodzi o pomysły firmowe, jak i nawet pomysły na artykuły lub newsy. Wystarczy założyć skrzynkę zgłoszeń lub umożliwić wybranym pracownikom publikację. Możesz też oddać głos pracownikom i każdego tygodnia wyznaczać inny dział do zaopiekowania się intranetem i przygotowania wpisu na dowolny temat.

Sprawdzaj, co interesuje pracowników i mierz co czytają

Twórz newsy i aktualności na tematy, które są dla nich ciekawe. Jak to rozpoznać? Stosuj dane analityczne!

Czy wiesz, że tylko:

• 63% firm mierzy zasięg komunikacji wewnętrznej,
• 55% zadowolenie pracowników z tej komunikacji?

Jeśli nie korzystasz z tomHRM podepnij do strony, której używasz Google Analytics i sprawdź ile czasu były czytane twoje treści oraz jak użytkownicy z nich korzystali. (Jeśli Google Analytics nie jest Ci znany, to możesz też założyć u nas konto demo 😉)

fot.:Designed by Freepik