5 błędów spotkań 1:1
Wpadki przy spotkaniach z pracownikiem
Spotkania 1:1 stanowią najważniejsze narzędzie zarządzania dla managera. Przy ich prowadzeniu, często pojawia się kilka poniższych błędów. Sprawdź, czy ich nie popełniasz.
1. Brak agendy spotkania 1:1 z pracownikiem
Plan spotkania oraz określenie jego kluczowych punktów to najważniejsza część przygotowania się do spotkania. Pozwala usystematyzować tematy, skupić się na najważniejszych i nie dopuszcza (już w trakcie rozmowy) do nadmiernego schodzenia w dygresje. Agenda pokazuje też cel spotkania. Jeśli nie masz czego umieścić w agendzie, nie spotykaj się, bo i ty i twój pracownik, zmarnujecie czas.
Brak agendy tworzy chaos komunikacyjny i sprawia, że manager o połowie tematów, które chciał poruszyć, zapomina.
Agenda powinna być udostępniona pracownikowi przed spotkaniem, by on również wiedział o czym będzie rozmowa i mógł się przygotować. Udostępnienie agendy spotkania 1:1 pracownikowi redukuje lęk przed spotkaniem, pozwala mu zapanować nad emocjami, przemyśleć tematy. Sprawia, że spotkanie przebiega sprawniej, szybciej i w przyjemniejszej atmosferze.
2. Jednostronna komunikacja
Brak możliwości dodania przez pracownika swoich punktów do agendy spotkania oraz brak udostępnienia wniosków ze spotkania pracownikowi tworzy sytuację jednostronnej komunikacji. W takim spotkaniu manager po prostu „odpytuje” pracownika z postępów i nie dopuszcza do sytuacji dialogu.
Pracownikowi, w takiej sytuacji, trudno jest poruszyć ważne dla siebie tematy, jeśli nie zmieściły się w agendzie przełożonego. A jeśli już mu się to uda, może to stworzyć niekomfortową sytuację dla managera, który nie bez przygotowania i tak nie będzie umieć pracownikowi pomóc.
Aplikacja do organizacji spotkań 1 na 1
Zrewolucjonizuj swoje spotkania.
Zbuduj głębszą relację menedżera z pracownikiem poprzez regularną rozmowę.
3. Skupianie się jedynie na błędach / minusach / negatywnych aspektach zachowania pracownika
Celem spotkania 1:1 z pracownikiem jest poprawa jego efektywności i rozwiązanie jego problemów. Można to osiągnąć na wiele sposobów, ale zdecydowanym błędem jest skupianie rozmowy jedynie na minusach, błędach i trudnościach. Oczywiście, to ważne elementy spotkania. Dzięki diagnozie trudności, można znaleźć ich rozwiązania. Podstawą jest jednak rozmowa o całości tego, co dzieje się w życiu zawodowym pracownika.
4. Brak zapewnienia pracownikowi poczucia bezpieczeństwa
Aby spotkania 1:1 procentowały, pracownicy muszą móc mówić otwarcie i szczerze o swoich problemach. Nie da się tego osiągnąć, jeśli pracownik będzie czuł się przesłuchiwany, oceniany bądź w inny sposób zagrożony. Pamiętaj, że podczas takiego spotkania łatwo wyprowadzić go, ze strefy komfortu. A to do managera należy zadbanie o poczucie bezpieczeństwa pracownika.
5. Brak notatek w trakcie i po spotkaniu 1:1
W czasie spotkania manager (oraz pracownik) powinni mieć możliwość tworzenia notatek. Ich brak sprawia, że niektóre tematy mogą zostać pominięte, a stworzone rozwiązania zapomniane.
Po spotkaniu notatki warto przekuć we wnioski, a te włączyć w zadania bądź cele. Dzięki temu, wnioski ze spotkania 1:1 mają szansę włączyć się w proces pracy i realnie wesprzeć efektywność pracownika.
Dobrą praktyką jest podzielenie się wnioskami ze spotkania obu uczestniczących w nim osób.
W teorii wydaje się, że wszystkie powyższe błędy są łatwe do uniknięcia i w zasadzie oczywiste. Jednak popełnia je bardzo wielu managerów. Przed przynajmniej częścią z nich może ustrzec cię odpowiednie narzędzie, które pozwoli stworzyć agendę spotkania i notatki. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działa moduł 1:1 tomHRM, zapytaj nas o demo.
