7 zasad tworzenia KPI w HR
Jak zaplanować KPI w HR tak, by, służyły ocenie realizacji celów, bez badania artefaktów bądź dostarczania niepotrzebnych informacji? Kierując się poniższymi zasadami, stworzysz listę KPI odpowiednią dla Twojej organizacji.
1. Mierzenie wskaźników, na które dział HR ma wpływ
KPI wspierają procesy doskonalenia pracy i zwiększania efektywności.
Aby mogły to robić, muszą mierzyć coś, na co dział HR może mieć wpływ.
Przykład: Decyzją zarządu, procesy onboardingowe realizowane są przez menadżerów działów bez wsparcia i udziału HR. HR wykonuje pomiar efektywności onboardingu i okazuje się, że jego skutecznosć jest mała, program onboardingu często nie realizowany w całości, a rotacja u nowych pracowników bardzo wysoka. Mimo tych danych, dział HR ma związane ręce – nie partycypując w procesie onboardingu, nie ma niego wpływu.
2. KPI ważne dla firmy
Podstawowa zasada mówi o tym, że wskaźniki muszą być spójne z celami firmy. Mimo tego, iż dotyczą działu HR, nie tworzymy ich w oderwaniu od celów biznesowych całej firmy. Mają mierzyć to, na ile działania HR wspierają te cele.
Przykład: jeśli celem firmy jest szybkie dostarczanie oprogramowania na zamówienie, to konieczne jest posiadanie efektywnego systemu rekrutacji programistów. Wskaźnikiem, który warto monitorować jest np. Czas Znalezienia Wykwalifikowanych Kandydatów. Z jednej strony pozwoli on mierzyć efektywność prowadzonych działań rekrutacyjnych, a z drugiej, daje managerom informacje do przewidywania czasu realizacji poszczególnych zleceń.
3. Ograniczona ilość wskaźników KPI w HR (ok. 10)
Mierzyć można wiele rzeczy, ale zbyt duża ilość wskaźników powoduje skupianie się na samym procesie mierzenia, który przecież nie jest celem samym w sobie.
Dla pomiaru efektywności prowadzonych działań najlepiej wybrać kilka wskaźników z danego obszaru HR – np.:
- wskaźnik efektywności kanałów rekrutacji, koszt zatrudnienia kandydata w rekrutacji, oraz współczynnik rotacji wśród nowo zatrudnionych – dla mierzenia efektywności procesu rekrutacji,
- poziom zadowolenia pracownika po kwartale i roku pracy, efektywność pracy nowo zatrudnionych po kwartale i roku – dla mierzenia efektywności onboardingu.
Mała ilość wskaźników pozwala skupić się wdrażaniu poprawek i zmian, które mogą przynieść lepszą realizację założonych celów.
Platforma HR
<br/ >Nowoczesne i intuicyjne narzędzia HR usprawniające codzienną pracę
działu HR, menadżerów i pracowników
4. Wskaźniki nie mogą ze sobą konkurować ani się kanibalizować
Warto sprawdzić relacje pomiędzy wskaźnikami i upewnić się, że nie wchodzą sobie w paradę, aby nie było sytuacji, w której chęć osiągnięcia wskaźnika #1, spowoduje automatycznie to, że nie będzie możliwe osiągnięcie wskaźnika #2.
5. Wskaźniki KPI w HR powinny dotyczyć klienta wewnętrznego bądź zewnętrznego
Wewnętrzny klient to managerowie i wszyscy pracownicy, a zewnętrzny kandydaci i klienci firmy.
Przykład: jeśli Dział HR wybierze sobie jako KPI – Ilość zrealizowanych godzin szkoleniowych w skali roku, to osiągniecie tego wskaźnika nie powie nic o tym, czy jakiekolwiek cele biznesowe firmy zostały zrealizowane. Wiemy tylko, że HR wyrobiło swoją normę. Czy jednak te szkolenia się komukolwiek na coś przydały? Czy wzrosło zaangażowanie pracowników? Spadła rotacja? Poprawiła się efektywność?
Jeśli jednak KPI będzie Wzrost Poziomu Kompetencji Pracowników (klient wewnętrzny) to na jego podstawie można wnioskować o efektywności prowadzonych przez HR działań w obszarze szkoleń.
6. Wskaźniki muszą być jasne i zrozumiałe oraz łatwe w interpretacji
Wskaźniki trzeba móc komunikować pracownikom HR i zarządowi w prosty sposób. Jasne musi być też to, jak się je mierzy i skąd pozyskuje dane.
7. Koszt pozyskania i gromadzenia KPI w HR powinien być niski
Mówiąc wprost – jeśli trzeba spedzić nad excelem kilka godzin tygodniowo, by przeanalizować wskaźnik, to jest on nieefektywny. Koszt jego przetwarzania będzie wyższy niż ewentualne korzyści z jego analizy.
Przy projektowaniu wskaźników warto odnieść się zatem do posiadanych narzędzi i tego, jak można zautomatyzować proces.
Przykład: wdrażając system ATS warto zwrócić uwagę na wskaźniki jakie system pozwala mierzyć i wybrać ten, który posiada określone możliwości – np. mierzy poziom obłożenia rekruterów pracą, czas rekrutacji, efektywność kanałów rekrutacyjnych itd. Koszt pomiaru i pozyskania danych będzie w takiej sytuacji niemalże zerowy.
Przy projektowaniu wskaźników najlepiej przygotować krótką listę kontrolną obejmującą powyższe punkty i każdy wskaźnik przepuścić przez sito powyższych cech, dopuszczając do użytku jedynie te, które będą spełniać swoje zadania.
fot.: Designed by Freepik
