Anonimowe ankiety dla pracowników
- Jakie wątpliwości mogą mieć pracownicy, kiedy otrzymują link do anonimowej ankiety badania satysfakcji?
- W jaki sposób wyjaśnić pracownikom, że ankieta jest rzeczywiście anonimowa?
- Jak w tomHRM dbamy o prywatność odpowiedzi pracowników i co oznacza to, że ankieta w tomHRM jest anonimowa?
Odpowiadamy!
Wielu pracowników HR, którzy próbowali przeprowadzić anonimowe badanie pracowników, spotkało się z nieufnością, podejrzliwością i powątpiewaniem. Pracownicy nie chcą wypełniać ankiet, a jednym z powodów jest lęk przed tym, że pracodawca dowie się, kto jak odpowiadał i wyciągnie negatywne konsekwencje wobec pracownika.
Dla HR to problem. Przy jawnych ankietach nie można spodziewać się szczerych odpowiedzi. Zwłaszcza jeśli w firmie nie dzieje się dobrze. Przy anonimowych pracownicy również się boją, bo często nie wierzą w to, że są one rzeczywiście anonimowe.
Zebraliśmy dla Was najczęstsze zarzuty, jakie mają pracownicy wobec anonimowych ankiet oraz porady, jak je wyjaśniać.
- Anonimowa ankieta z logowaniem do systemu – jak to działa?
- Czy administrator na pewno nie widzi, jak kto głosował?
- Dlaczego nie mogę drugi raz wypełnić ankiety, która miała być niby anonimowa!
- Jak to możliwe że dostaję przypomnienie o wypełnieniu ankiety. Skąd wiadomo, że to JA jej nie wypełniłem?
- Jak wyjaśnić pracownikom to, że ankieta faktycznie jest anonimowa?
Anonimowe ankiety w tomHRM – jak to działa?
W systemie tomHRM administrator tworząc ankietę może zadecydować, czy będzie ona udostępniana anonimowo czy z możliwością identyfikacji pracowników.
Ankieta anonimowa oznacza, że pracownik, który wypełnił ankietę, nie będzie powiązany z jej wynikami, czyli nie będzie możliwe sprawdzenie, kto jak odpowiedział.
Jak to możliwe, że ankieta jest anonimowa, skoro dostaję link do ankiety i wypełniam ją zalogowany do systemu?
Aby zapewnić realną anonimowość każdemu pracownikowi, który wypełnia ankietę, system do ankiet HR tomHRM używa kodowania.
System ankietowy tomHRM umożliwia twórcy ankiety wybór grupy docelowej ankiety (działu pracowników, konkretnych stanowisk, a nawet osób). Do tych osób może zostać wysłane powiadomienie e-mail z zaproszeniem do wypełnienia ankiety. W momencie, w którym pracownik wejdzie z linku do ankiety i ją wypełni, system nadaje mu unikalny i losowy numer ID, dzięki czemu pracownik wypełnia ankietę jako osoba oznaczona numerem (a nie nazwiskiem). Ten specjalny numer ID jest używany przez system do przetwarzania i zapisywania wyników i sprawia on, użytkownik staje się anonimowy, bo administrator ankiety nie może sprawdzić, do kogo należy który numer.
Czy naprawdę wyniki są anonimowe? A może administrator ankiety jednak widzi nazwiska lub maile?
ID pozostają ukryte w systemie i ani HR manager, ani żadna inna osoba mająca uprawnienia do tworzenia ankiet nie jest w stanie powiązać wyników ankiety, z osobami, które ją wypełniły.
Dla osoby analizującej wyniki ankiet wygląda to tak:
Ankieta miała być anonimowa, a okazuje się, że nie mogę jej drugi raz wypełnić. Dlaczego nie mogę, skoro jeśli miała być anonimowa, to nie powinno być wiadomo, czy ją wypełniłem, czy nie!
Dzięki nadawaniu unikalnego numeru ID, system wie, że użytkownik już wypełnił ankietę i jeśli ankietę można wypełnić tylko raz, nie pozwala mu na wypełnienie ankiety ponownie.
Przypomnienie? A skąd system wie, że to właśnie ja nie wypełniłem jeszcze ankiety?
Osoba zarządzająca ankietą może w każdej chwili wysłać powiadomienie do osób, które nie wypełniły ankiety, przy czym nie wie ona, kto konkretnie ankiety nie wypełnił. Wie jedynie, że jakaś część osób nie wypełniła ankiety i może wysłać przypomnienie. To system odkodowuje całość informacji i wysyła przypomnienia do właściwych osób.
Jak widać, administrator ankiety nie ma informacji, kto jeszcze nie wypełnił ankiety, ale system to wie i dlatego może wysłać mail z przypomnieniem.
Jak przekonać zespół, że pracownicze ankiety, do których zaproszenia otrzymują, są naprawdę anonimowe?
- Umieść informację na temat tego, jak działa zbieranie i anonimizowanie danych w widocznym miejscu – np. w intranecie. Możesz do stworzenia tej informacji wykorzystać ten artykuł.
- Tworząc treść powiadomienia email z linkiem do ankiety, które otrzymują pracownicy umieść link do artykułu wyjaśniającego kwestie anonimowości ankiety, tak, by pracownik miał te informacje pod ręką i bez szukania. Możesz też umieścić wyjaśnienie małą czcionką na dole maila.
Treść może brzmieć np. tak:
Ta ankieta jest anonimowa. Kiedy klikniesz link, system nada ci unikalny, losowy numer ID, który nie będzie powiązany z Twoimi danymi. Dzięki temu ani dział HR, ani twój przełożony nie będą mogli powiązać wyników ankiety z odpowiedziami konkretnych pracowników.
- Przekazuj pracownikom informacje zwrotne z ankiety – jej wyniki, wnioski. To wprawdzie nie ma bezpośredniego przełożenia na kwestie anonimowości ankiety, ale wzbudza zaufanie pracowników do całego procesu.
Wypróbuj nasze ankiety dla pracowników
