Jak w 8 krokach zbudować proces obsługi zgłoszeń sygnalistów?

Sygnalista to dowolna  osoba z otoczenia firmy, która zgłasza naruszenie prawa, o którym dowiedziała się w związku z pracą. Wprowadzenie ochrony sygnalistów to nie tylko zapewnienie zgodności z przepisami, ale również kluczowy krok w budowaniu przejrzystości i odpowiedzialności w organizacji.

Poniżej przedstawiamy 8 kroków, które pomogą w skutecznym wdrożeniu procesu obsługi sygnalistów w Twojej firmie. 

Krok 1: Wyznacz jednostkę odpowiedzialną

Pierwszym krokiem jest wyznaczenie w firmie osoby lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń sygnalistów. Może to być dział HR, dział prawny, administracja lub zewnętrzna jednostka (tj. kancelaria prawna). Ważne jest, aby ta jednostka zapewniała poufność zgłoszeń i tożsamości sygnalistów. 

Krok 2: Opracuj procedurę zgłoszeń wewnętrznych

Każda firma powinna opracować własną procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Przepisy regulują do pewnego stopnia, co jest koniecznym jej elementem, ale zostawiają pewne kwestie do decyzji danej organizacji.

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o wymogach dotyczących procedury zapoznaj się z naszym poradnikiem “Ochrona sygnalistów z tomHRM: Jak stworzyć zgodną z przepisami procedurę zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów i usprawnić jej obsługę z modułem Sygnaliści tomHRM” lub bezpośrednio z ustawą nr 928 z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów. 

Krok 3: Wykorzystaj narzędzia do obsługi sygnalistów

Wykorzystanie oprogramowania dla sygnalistów, takiego jak moduł Sygnaliści tomHRM, ułatwia cały proces przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Narzędzie:

• pomoże zapewnić zgodność z przepisami,
• zautomatyzuje powtarzalne działania
• zagwarantuje wysokie standardy bezpieczeństwa.

Zwróć uwagę na możliwości konfiguracji, które pozwolą dostosować kanał zgłoszeń do swoich potrzeb w dostępnym zakresie, jednocześnie spełniając uregulowane wymagania. 

Krok 4: Skonsultuj procedurę z pracownikami

Przed wprowadzeniem procedury zgłoszeń wewnętrznych, konieczne jest skonsultowanie jej z przedstawicielami pracowników. Konsultacje powinny trwać od 5 do 10 dni. Dzięki temu pracownicy będą mieli możliwość zapoznania się z procedurą i zgłoszenia ewentualnych uwag. 

Krok 5: Uruchom dostępny kanał zgłoszeń dla sygnalistów

Po zatwierdzeniu procedury należy uruchomić dostępny kanał zgłoszeń. Musisz zapewnić przynajmniej ustną lub pisemną (papierową bądź elektroniczną) formę zgłoszeń. Może to być specjalna strona internetowa, formularz online lub dedykowana linia telefoniczna z opcją nagrywania.

Kanałów zgłaszania może być kilka, ale wystarczy jeden. Ważne jest, aby był łatwo dostępny oraz aby do korzystania z niego, nie były potrzebne dodatkowe uprawnienia.

Możesz, ale nie musisz, zapewnić opcję zgłoszeń anonimowych. Wówczas warto by kanał zgłoszeń zapewniał ciągłość kontaktu z sygnalistą, np. poprzez dedykowany klucz lub hasło.

Choć przepisy o ochronie sygnalistów nie wymagają udostępnienia opcji zgłoszeń anonimowych warto ją wprowadzić, ponieważ sygnalista chcący zachować anonimowość, może pominąć zgłoszenie wewnętrzne i zwrócić się ze swoim zgłoszeniem bezpośrednio do organów publicznych. 

Krok 6: Poinformuj osoby z otoczenia firmy o procedurach wewnętrznych i zewnętrznych

Każdy pracownik powinien zostać poinformowany o istnieniu i działaniu systemu zgłaszania nieprawidłowości. Procedura obsługi wewnętrznych zgłoszeń powinna być opisana w dostępnych dla pracowników materiałach, takich jak polityka firmy, wewnętrzne procedury oraz instrukcje zgłaszania naruszeń. Nowi pracownicy powinni być informowani o procedurze jeszcze podczas procesu rekrutacji.

Dla budowy poczucia bezpieczeństwa, podkreśl sposoby ochrony osób zgłaszających stosowane w Twojej organizacji. Aby zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów było skuteczne, musza oni wiedzieć, że nie spotkaja ich żadne działania odwetowe.

Masz również obowiązek poinformować pracowników o możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych organów publicznych. Sygnalista nie ma obowiązku zgłaszania nadużyć w pierwszej kolejności danej firmie, ale warto ich do tego zachęcać, żeby mieć możliwość wewnętrznej weryfikacji. 

Krok 7: Sprawnie obsługuj zgłoszenia i buduj pozytywny wizerunek pracodawcy

Profesjonalna obsługa zgłoszeń jest kluczowa dla budowania zaufania w organizacji. Wykorzystując system dla sygnalistów, można zapewnić szybkie i efektywne reagowanie na zgłoszenia. Ważne jest, aby podmiot zgłaszający otrzymywał informacje zwrotne na każdym etapie procesu – nie tylko w czasie przyjmowania zgłoszeń, ale również wtedy, kiedy będą prowadzone działania następcze. Transparentne i sprawiedliwe traktowanie zgłoszeń buduje pozytywny wizerunek organizacji. 

Krok 8: Automatyzuj zadania i prowadź skutecznie działania wyjaśniające

Automatyzacja procesów zgłaszania i obsługi zgłoszeń znacząco ułatwia zarządzanie systemem ochrony sygnalistów. Dzięki wykorzystaniu dedykowanych narzędzi możesz:

• automatycznie monitorować terminy,
• potwierdzać otrzymanie zgłoszeń
• zarządzać okresem przechowywania danych.

Automatyzacje pozwolą Ci oszczędzić czas, zredukować możliwość błędów i zwiększyć efektywność swoich działań. Dzięki temu można skupić się na najważniejszych aspektach – rozwiązaniu zgłoszonych problemów i poprawie funkcjonowania organizacji.

 Podsumowanie

Przemyślane wdrożenie procesu obsługi zgłoszeń sygnalistów to inwestycja w transparentność i odpowiedzialność Twojej organizacji. Z modułem Sygnaliści tomHRM oferujemy zgodność z przepisami, zabezpieczenie danych oraz automatyzację procesów. Dzięki temu możesz skutecznie chronić sygnalistów, jednocześnie dbając o pozytywny wizerunek swojej firmy.

Skontaktuj się z nami, aby poznać szczegóły i dopasować rozwiązanie do indywidualnych potrzeb Twojej organizacji. Razem zbudujemy bezpieczne i wspierające środowisko dla sygnalistów.