MBO — zalety i ograniczenia systemu zarządzania przez cele

Zarządzanie przez cele (MBO) to system zarządzania, który umożliwia organizacjom wyznaczanie celów i mierzenie postępów w ich realizacji. Menedżerowie i pracownicy współpracują przy tworzeniu celów, a następnie wykorzystują pętle informacji zwrotnej do oceny postępów. Kilkadziesiąt lat praktyki wykazało wartość systemu MBO, ale przed decyzją o wprowadzeniu zarządzania przez cele koniecznie poznaj też jego ograniczenia.

Co to jest MBO?

MBO (ang. management by objectives, czyli zarządzanie przez cele) jest techniką zarządzania polegającą na ustaleniu celów organizacji i dostarczeniu pracownikom wsparcia potrzebnego do ich osiągnięcia. W klasycznej postaci proces MBO składa się z pięciu etapów:

1. Określenie celów organizacji.
2. Określenie celów pracowników.
3. Monitorowanie postępów.
4. Ewaluacja.
5. Nagradzanie.

Celem MBO jest zwiększenie efektywności organizacji. System zarządzania przez cele udowodnił swoją skuteczność na tym polu. Stosuje się go w końcu do dziś, choć powstał 70 lat temu. Spopularyzowany został przez Petera Druckera w wydanej w 1954 roku książce “Praktyka zarządzania”. Mimo iż stanowi połączenie wielu wcześniejszych pomysłów, to właśnie ojciec współczesnego zarządzania zbudował wokół nich cały system.

Wprowadzeniu systemu zarządzania przez cele sukces swojej firmy przypisywali przedstawiciele Hewlett-Packard, Xerox czy Intela. Na przestrzeni kilkudziesięciu lat powstała niezliczona liczba publikacji oraz książek poświęconych MBO, a sam modelu ewoluował do postaci takich jak OKR. Warto więc przekonać się, co stoi za jego powodzeniem.

Co daje wprowadzenie systemu zarządzania przez cele?

Wprowadzenie systemu zarządzania przez cele pozwala na lepsze określenie i realizację celów organizacji, a także na wyraźne ustalenie priorytetów i odpowiedzialności. System MBO wspiera wysokie standardy jakości, efektywność operacyjną i poprawia świadomość strategiczną. Dzięki klarownemu wyznaczeniu zamierzeń kadra zarządzająca może przekazywać je bez niedomówień menedżerom, którzy kaskadowo informują o nich pracowników. W ten sposób wszyscy pracujący na sukces firmy wiedzą dokładnie, do czego dążą.

Roztaczanie strategicznych wizji oraz przekazywanie jej w dół struktury organizacyjnej nie jest jednak niczym przełomowym. Znacznie istotniejszy element MBO stanowi wypracowywanie osobistych celów przez pracowników. Czynią to w porozumieniu z przełożonymi, którzy mają dokładniejszą wiedzę co do strategii organizacji, ale nadal powinni mieć duży wpływ na wyznaczone zadania. Dzięki temu indywidualne priorytety, zgodne z ambicjami oraz wizją rozwoju osobistego pracownika, zaczynają współgrać z celami organizacji. To przekłada się zaś w dużym stopniu na motywację.

Ostatnim z argumentów przemawiających za wprowadzeniem systemu MBO jest ocena działań pracownika. Jeżeli bierze się pod uwagę indywidualnie wypracowane cele, znacznie łatwiej można zmierzyć stopień ich realizacji oraz dokładność wykonywania zadań. Oceniany nie ma ponadto poczucia, że ewaluacji podlegają kwestie zupełnie niezależne od niego, na które kompletnie nie ma wpływu.

Podsumowując, największe zalety wprowadzenia MBO to:

• większa świadomość strategiczna organizacji,
• klarowne przekazywanie celów drogą kaskadową,
• pełniejsza komunikacja między menedżerami a pracownikami,
• synergia celów osobistych z celami organizacji,
• większe zaangażowanie i motywacja pracowników,
• skuteczniejsza ocena działań i zaangażowania.

Jak wyznaczyć cele w MBO?

Nieodłączną częścią MBO jest wyznaczanie celów, których realizacja powinna być łatwa do monitorowania oraz optymalizacji. Zazwyczaj wykorzystuje się do tego metodę SMART, co stanowi akronim pięciu angielskich cech idealnego celu. Powinien on być:

• Specific – określony w sposób precyzyjny, dotyczący konkretnych działań.
• Measurable – mierzalny, czyli możliwy do łatwego przełożenia na liczby określające stopień realizacji.
• Achievable – możliwy do osiągnięcia.
• Relevant – odpowiadający misji i celom organizacji.
• Time-bound – ograniczony czasowo, mający ustalony czas realizacji.

Od metodologii wyznaczania celów znacznie ważniejszy jest jednak tryb tego działania. O ile wyzwania stające przed całą organizacją wyznaczane są przez decyzje o charakterze strategicznym, tak w przypadku pracowników określenie punktu docelowego ich pracy musi być w MBO dwustronne. Tylko w ten sposób możliwe jest dostosowanie ich do osobistych ambicji, co stanowi podstawę większego zaangażowania w pracę.

Ograniczenia systemu MBO

Przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu systemu MBO warto poznać jednak wszystkie ograniczenia, które ukazała kilkudziesięcioletnia praktyka stosowania go w organizacjach z całego świata. Przede wszystkim jego wprowadzenie pochłania wiele zasobów, szczególnie jeśli kadra zarządzająca oraz menedżerska przyzwyczajone są do innych metod zarządzania. To inwestycja, która wymagała będzie dogłębnych analiz strategicznych oraz poszerzenia konkretnych kompetencji interpersonalnych.

Czasochłonny charakter zmian oraz konieczność wypracowania nowych zasad kontaktu menedżerów z pracownikami sprawia, że w początkowym okresie korzystania z MBO nie będzie możliwe wykorzystanie pełni możliwości tego systemu. Stare przyzwyczajenia mogą wziąć górę. Zamiast wspólnego wyznaczania celów będziemy mieć do czynienia z próbą przekonania zatrudnionych, że plany i zamysły przełożonego to właśnie te cele, które powinny być osobiście istotne dla każdego członka zespołu. Jest to klarowne zaprzeczenie idei MBO, które fatalnie przełoży się na motywację oraz zaangażowanie.

Kontrowersyjne bywa również wiązanie wynagrodzenia z celami indywidualnymi. Przez to trudniej dostrzec i docenić perspektywę całej organizacji. Nawet jeżeli cele osobiste i firmowe w teorii współgrają ze sobą perfekcyjnie, sytuacja rynkowa może zmieniać się bardzo dynamicznie. W nowych warunkach naturalna chęć wypracowania pełnej premii weźmie górę nad potrzebami organizacji. Trudno spodziewać się, aby pracownik wykazywał takie samo zaangażowanie w wykonywaniu zadań, które oddalą go od gratyfikacji za ciężką pracę.