10 sprawdzonych sposobów na motywowanie pracowników

Niska motywacja pracowników do pracy to:

• wysoka rotacja i niska retencja,
• problemy komunikacyjne,
• spadek produktywności.

W szerszej perspektywie firma traci przewage konkurencyjną.

Motywacja do pracy a wynagrodzenie

Podstawowe teorie motywacji (np. Maslow) mówią o tym, że podstawą jest zaspokojenie podstawowych potrzeb (fizjologicznych). Z perspektywy firmy rolę tą pełni wynagrodzenie. To ono pozwala pracownikowi zaspokoić potrzeby niższego rzędu. przy bardzo niskim, niekonkurencyjnym wynagrodzeniu czy złych warunkach pracy, nawet najbardziej skuteczne motywatory pozapłacowe nie wpłyną na wyższy poziom motywacji.

Jednocześnie, jak wynika z badania Sodexo „Bez zadyszki. Jak zadbać o zdrowie pracowników i finanse w organizacji?” (2022), aż 9 na 10 respondentów zadeklarowało konieczność ograniczania swoich wydatków.

Sytuacja jest trudna również dla firm. Borykają się ze spadkiem rentowności i rosnącymi kosztami. W efekcie motywowanie za pomocą wzrostu wynagrodzenia nie zawsze jest możliwe (a jak mówią badania, paradoksalnie również nie zawsze jest skuteczne).

Jak w takiej sytuacji motywować pracowników do pracy? Jakie potrzeby mają zatrudnieni? Na co zwrócic uwagę? Z jakich skutecznych sposobów korzystają inne firmy?  Przedstawiamy 10 najlepszych technik by skutecznie motywować pracowników do efektywnej pracy oraz pozostawania w organizacji.

Dofinansowanie posiłków

Większość metod motywowania pracowników, które przedstawimy, to całkowicie pozapłacowe czynniki motywacyjne. Zestawienie otwiera jednak motywator finansowy, ponieważ w obecnej, trudnej dla wszystkich sytuacji, „wsparcie portfela” pracowników będzie miało dla nich szczególne znaczenie.

We wspomnianym badaniu przeprowadzonym przez firmę Sodexo, aż 4 na 10 respondentów wskazało, że byliby gotowi zrezygnować z innych form wsparcia oferowanych przez pracodawcę na rzecz dofinansowania posiłków. Wśród zalet tego rozwiązania, które zauważyli badani, wymienili między innymi poczucie, że pracodawca o nich dba (32 proc.), poczucie bycia docenionym przez pracodawcę (21 proc.) czy większą motywację do pracy (15 proc.).

Co istotne dla firm, które przecież też borykają się z kłopotami finansowymi w związku z obecną sytuacją gospodarczą, dofinansowanie posiłków pracowników wiąże się z ulgami podatkowymi. W marcu 2022 roku nastąpiła waloryzacja kwoty wolnej od oskładkowania benefitów żywieniowych – do 300 zł miesięcznie na każdego zatrudnionego. To zatem sposób motywowania pracowników, który przynosi korzyści również samej firmie.

Integracja podczas lunchu – również online

Kolejnym kłopotem, z którym mierzą się współcześni pracownicy, jest ograniczenie kontaktu z drugim człowiekiem. Po pandemii wzrosła popularność pracy zdalnej, która w wielu firmach weszła na stałe – w formie hybrydowej, okolicznościowej albo „full”, z przeniesieniem części stanowisk na stałe do domu. Wszystko to sprawia, że pracownicy coraz rzadziej widzą się twarzą w twarz, coraz więcej nazwisk znają tylko ze stopek mailowych, a atmosfera zwyczajnie się ochładza. Ciężko zaprzyjaźnić się z członkami swojego zespołu, gdy widzi się ich tylko na spotkaniach omawiających projekty. A to wszystko znajduje przełożenie w obniżeniu nastroju zatrudnionych.

Zatem ważną odpowiedzią na pytanie, jak zmotywować pracownika, jest: zachęcać go do krótkich codziennych spotkań integracyjnych. Idealnie sprawdzają się w tej roli przerwy na lunch. W pracy stacjonarnej wspólne jedzenie posiłku, picie kawy czy palenie papierosa jest standardem – tak budują się najsilniejsze więzi między współpracownikami. Tworząc zatem np. specjalny pokój do wideospotkań w porze lunchu czy kawy, dajesz pracownikom możliwość luźnego porozmawiania o życiu i pracy czy zwykłego ponarzekania na szefa. Takie małe czynniki motywujące do pracy potrafią mieć ogromną moc; chwila integracji z zespołem pomaga się zrelaksować i poczuć częścią firmy.

Dobra atmosfera, czyli zadbaj o przyjazne środowisko pracy

O tym, jak ważna pod względem motywowania pracowników jest dobra atmosfera w pracy, wspomnieliśmy już trochę przy okazji omówienia zdalnej codziennej integracji. Warto jednak przyjrzeć jej się jeszcze bliżej.

Raport „Barometr rynku pracy” (2021) Gi Group wskazuje, że 18,7 proc. respondentów zamierza zmienić obecną pracę ze względu na złą atmosferę. Co więcej, aż 70,3 proc. badanych zadeklarowało, że poprawienie atmosfery miałoby istotny wpływ na chęć kontynuowania przez nich zatrudnienia w obecnej firmie.

Aby zatem poprawić motywację pracowników do pracy, warto zadbać o przyjazne środowisko pracy. Dobry lider powinien na bieżąco reagować na wszelkiego rodzaju konflikty czy nawet najmniejsze oznaki wykluczenia.

Warto zachęcać zespół do integrowania się – zarówno podczas krótkich przerw albo tych obiadowych, jak i po godzinach pracy lub w trakcie oficjalnych firmowych imprez i wyjazdów integracyjnych.

Budowanie poczucia przynależności nie może jednocześnie być sztuczne i bazować na zmuszaniu do niego pracowników. Jeśl pracownicy niechętnie uczestniczą w imprezach integracyjnych czy teambuidingowych po pracy, trzeba włączać je w plan dnia a propozycje powinny być zróżnicowane by zaspokoić różnerodne potrzeby pracowników.

Elastyczne warunki pracy

Obecne trudne czasy wprowadziły w wielu domach spore zmiany. Lepiej zarabiający członkowie rodzin muszą pracować więcej, żeby więcej zarobić, inni mniej, by zająć się dziećmi. Pogodzenie potrzeby zwiększenia domowego budżetu z codziennymi obowiązkami sprawiło, że elastyczne warunki świadczenia pracy są dziś wyjątkowo mile widziane. Bardzo dobrym motywatorem pracowników jest zatem możliwość hybrydowej lub okazjonalnej pracy zdalnej.

Na potrzeby tych, którzy muszą odwozić maluchy do przedszkoli czy poświęcać się innym zadaniom, odpowie z kolei ich wpływ na budowanie grafiku. Coraz więcej firm umożliwia pracę w elastycznych godzinach, byle tylko pracownik wyrobił ich tyle, ile ma w umowie. Może zatem raz przyjąć na 6 rano, innym razem na 10 – grunt, by przepracował 8 godzin w ciągu dnia.

Work-life balance – zdrowie w głowie

Motywacja pracowników wzrasta, gdy zachowują odpowiednią równowagę między życiem prywatnym a zawodowym. Ta niestety w ostatnich latach mocno się zaciera, szczególnie wśród osób, które wykonują swoją pracę zdalnie. Rolą lidera jest zadbanie o to, by pracownik nie musiał odbierać telefonów po godzinach pracy czy rezygnować z prywatnych planów na rzecz dokończenia projektu. OK, nadgodziny są często potrzebne obu stronom – ale wtedy, gdy zostały wcześniej zaplanowane.

Warto więc edukować swoich pracowników w zakresie work-life balance. Pracodawca może ustalić konkretne godziny bez telefonu czy maili lub po prostu nauczyć zespół sprawdzania, czy osoba, z którą dany pracownik chce się skontaktować, nie jest już „po godzinach”. Dobrym rozwiązaniem jest również oferowanie stacjonarnych albo zdalnych szkoleń dotyczących przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu czy radzeniu sobie ze stresem.

Chwal swoich pracowników

Jak jeszcze motywować pracowników? Przykładem silnego motywatora są regularne pochwały. Zwykłe „świetna robota!”, „ten projekt zdobył nam nowego klienta!” czy samo podziękowanie za wykonanie pracy dodaje zatrudnionym skrzydeł. Świadomość, że to, co robią, zostaje zauważone i ma dla pracodawcy realne znaczenie, skutecznie zwiększa zaangażowanie pracowników. Warto zatem wprowadzić regularne spotkania indywidualne, podczas których omówisz z każdym zatrudnionym jego postępy – oraz wyrobić sobie nawyk „małego doceniania”.

Wiele firm stawia również na rozwiązania, które pomagają pracownikom poczuć się wyróżnionymi na tle grupy oraz wspólnie świętować wszystkie duże i małe osiągnięcia. To np. zapisywanie dobrych wyników na ogólnodostępnej tablicy, dzwonienie dzwoneczkiem na open-space po podpisaniu nowej umowy z klientem, opisanie sukcesu w intranecie czy program pracownika miesiąca/tygodnia. Popularnym modelem wyróżniania zatrudnionych jest również oferowanie nagród – np. karty przedpłaconej dla osoby, która w danym miesiącu osiągnęła najlepsze wyniki.

Wpływ na zmiany, czyli system sugestii kaizen

Ważnym czynnikiem motywującym do pracy jest również świadomość tego, że zdanie pracownika na temat funkcjonowania firmy ma znaczenie. Rosnącą popularnością cieszy się Lean Management, japoński system zarządzania, którego ważnym elementem jest program sugestii pracowniczych kaizen. W dużym skrócie polega on na zbieraniu propozycji usprawnienia miejsca pracy danej osoby albo innych obszarów działania organizacji. Pracownik, który widzi, że któryś z procesów wymaga wykonywania zbędnych czynności, coś można zrobić lepiej lub szybciej, ma możliwość poinformowania o tym pracodawcy oficjalną drogą. Najczęściej firma udostępnia zatrudnionym formularz zgłoszeń kaizen.

Wdrożenie czyjegoś pomysłu będzie dla niego silnym motywatorem. Pracownik może odczuwać silną satysfakcję wynikającą z tego, że dzięki niemu jego zespołowi będzie się pracowało wygodniej – lub szybciej, dzięki czemu wszyscy osiągną lepsze premie. Wiele firm nie poprzestaje na samym zakomunikowaniu zmiany i wskazaniu jej autora, ale dodatkowo oferują atrakcyjne nagrody dla osób, które zgłoszą najwięcej wdrożonych usprawnień – lub tych mających największe znaczenie, np. pod względem oszczędności czasu.

Wsparcie w trudnych momentach życiowych

Jak zmotywować pracownika w czasach, w których firma nie może sobie pozwolić na podwyżki, a koszty utrzymania rosną? Z całą pewnością warto oferować zatrudnionym wsparcie we wszelkich trudnych chwilach. Lider musi zatem poświęcać swojemu zespołowi jak najwięcej uwagi i troski, a także komunikować swoją otwartość na rozmowy. Czasami wystarczy 10 minut w ciągu całego dnia pracy, by podnieść na duchu pracownika, którego przytłoczyły problemy życia codziennego.

Już sama świadomość tego, że zatrudniony może porozmawiać ze swoim szefem, gdy dzieje się coś złego w jego życiu prywatnym i bez strachu poprosić kierownika o dzień wolny, szybsze wyjście do domu czy przeniesienie pracy na home office, poprawia jego samopoczucie. Gdy ma wspierającego lidera, to wie też, że nie musi się obawiać przyznania do błędu popełnionego w pracy, z którym nie umie sobie poradzić i może bez wahania poprosić przełożonego o pomoc w jego rozwiązaniu. Jedna i druga sytuacja znacznie redukuje potencjalny stres, a tym samym pozytywnie wpływa na motywację do pracy.

Benefity, czyli wsparcie w wydatkach

Finansowe czynniki motywujące do pracy również mają dla pracowników duże znaczenie. Raport firmy Sodexo „Dwa światy – oczekiwania i potrzeby pracowników biurowych oraz fizycznych” z 2021 roku wskazuje, że pracownicy wśród swoich najważniejszych potrzeb wskazywali:

• dodatkowy płatny urlop (42 proc. pracowników fizycznych, 33 proc. pracowników biurowych),
• dofinansowanie wypoczynku (40 proc. pracowników fizycznych, 38 proc. pracowników biurowych),
• zaawansowane pakiety medyczne (29 proc. pracowników biurowych),
• dofinansowanie dojazdu do pracy (26 proc. pracowników fizycznych),
• podstawowe pakiety medyczne (26 proc. pracowników biurowych),
• karty przedpłacone/bony (24 proc. pracowników fizycznych).

Badani wskazali również, że największym wyzwaniem dla ich budżetu domowego są wydatki związane z wakacjami letnimi (67 proc. pracowników biurowych, 65 proc. pracowników fizycznych) oraz z Bożym Narodzeniem (55 proc. pracowników fizycznych, 53 proc. pracowników biurowych). Zaoferowanie zatrudnionym wsparcia w tego typu wydatkach, czy to z pomocą paczek świątecznych, bonów towarowych czy dofinansowania, może być dla nich ogromnym motywatorem i benefitem.

Regularne badanie potrzeb pracowników

Jednak największą wiedzę na temat tego, jak motywować swoich pracowników, daje zapytanie ich o to, jakie mają potrzeby. Po prostu. Co więcej, regularne przeprowadzanie badania potrzeb już samo w sobie pozytywnie wpływa na motywację pracowników. Jest dla nich bowiem sygnałem, że mają znaczenie dla organizacji, a ich głos jest ważny.

Warto zatem nie tylko rozmawiać z zatrudnionymi i poznawać ich oraz ich oczekiwania podczas rozmów indywidualnych, ale również wprowadzić powtarzane np. co rok oficjalne badanie potrzeb w formie anonimowej ankiety. Formularz, w którym nie trzeba podać swoich danych, za to można wprost napisać, czego się oczekuje od firmy, pozwala pracownikowi na większą szczerość i otwartość, niż w trakcie rozmowy z przełożonym.