10 najlepszych sposobów na motywowanie pracowników

Niska motywacja pracowników do działania przekłada się na:

• wysoką rotację i niską retencję,
• problemy z komunikacją w zespole,
• spadek produktywności i wyników pracy.

W szerszej perspektywie firma traci przewagę konkurencyjną.

System motywacyjny a wynagrodzenie

Podstawowe teorie motywacji (np. Maslow) wskazują, że fundamentem jest zaspokojenie podstawowych potrzeb fizjologicznych. Z perspektywy firmy rolę tą pełni wynagrodzenie. To ono pozwala pracownikowi zaspokoić potrzeby niższego rzędu. Przy bardzo niskim, niekonkurencyjnym wynagrodzeniu czy złych warunkach pracy, nawet najbardziej skuteczne motywatory pozapłacowe nie zwiększą motywacji wewnętrznej.

Jednocześnie badania pokazują, że aż 9 na 10 respondentów zadeklarowało konieczność ograniczania swoich wydatków (Sodexo „Bez zadyszki. Jak zwiększyć zdrowie pracowników i finanse w organizacji?”, 2022).

Sytuacja jest trudna również dla firm borykających się ze spadkiem rentowności i rosnącymi kosztami. W efekcie motywowanie finansowe nie zawsze jest możliwe (a paradoksalnie również nie zawsze jest skuteczne).

Jak w takiej sytuacji zwiększyć motywację twoich pracowników? Jakie są ich indywidualne potrzeby? Z jakich skutecznych sposobów motywowania pracowników korzystają inne firmy? Przedstawiamy 10 sposobów na efektywne motywowanie do wykonywania obowiązków oraz pozostawania w organizacji.

Czynniki motywujące do pracy – dofinansowanie posiłków

Większość metod przedstawionych w tym artykule to pozapłacowe czynniki motywacyjne. Warto jednak pamiętać, że dla pracowników motywatory finansowe są szczególnie ważne – tym bardziej im niższe wynagrodzenie zasadnicze proponuje firma.

We wspomnianym badaniu przeprowadzonym przez firmę Sodexo, aż 4 na 10 respondentów wskazało, że byliby gotowi zrezygnować z innych form wsparcia oferowanych przez pracodawcę na rzecz dofinansowania posiłków. Wśród zalet tego rozwiązania, które zauważyli badani, wymienili między innymi:

• poczucie, że pracodawca o nich dba (32 proc.),
• poczucie bycia docenionym przez pracodawcę (21 proc.)
• czy większą motywację do pracy (15 proc.).

Co istotne dla firm, które przecież też borykają się z kłopotami finansowymi w związku z obecną sytuacją gospodarczą, dofinansowanie posiłków pracowników wiąże się z ulgami podatkowymi.

Komunikacja podczas lunchu – również online

Kolejnym wyzwaniem w trakcie pracy, zwłaszcza zdalnej czy hybrydowej, jest ograniczenie kontaktu z drugim człowiekiem. Możliwość pracy zdalnej sprawia, że pracownicy coraz rzadziej widzą się twarzą w twarz, coraz więcej nazwisk znają tylko ze stopek mailowych, a relacje w zespole się ochładzają. Ciężko zaprzyjaźnić się z członkami swojego zespołu, gdy widzi się ich tylko na spotkaniach projektowych. To wszystko znajduje przełożenie w obniżeniu nastroju pracowników.

Ważną odpowiedzią na pytanie o sposoby motywowania jest zachęcanie do krótkich codziennych spotkań integracyjnych. Idealnie sprawdzają się w tej roli przerwy na lunch. W pracy stacjonarnej wspólne jedzenie posiłku czy picie kawy jest standardem – tak budują się najsilniejsze więzi między współpracownikami. Tworząc specjalny pokój do wideospotkań w porze lunchu czy kawy, dajesz pracownikom możliwość luźnego porozmawiania o życiu i pracy. Takie małe narzędzia motywowania potrafią mieć ogromną moc; chwila integracji z zespołem pomaga się zrelaksować i poczuć częścią firmy.

Techniki motywacyjne – dbanie o przyjazne środowisko pracy

O tym, jak ważna pod względem motywowania pracowników jest dobra atmosfera w pracy, wspomnieliśmy już trochę przy okazji omówienia zdalnej codziennej integracji. Warto jednak przyjrzeć jej się jeszcze bliżej.

Raport „Barometr rynku pracy” (2021) Gi Group wskazuje, że 18,7 proc. respondentów zamierza zmienić obecną pracę ze względu na złą atmosferę. Co więcej, aż 70,3 proc. badanych zadeklarowało, że poprawienie atmosfery miałoby istotny wpływ na chęć kontynuowania przez nich zatrudnienia w obecnej firmie.

Aby poprawić motywację pracownika do pracy, warto tworzyć przyjazne środowisko pracy. Dobry lider powinien na bieżąco reagować na wszelkiego rodzaju konflikty czy nawet najmniejsze oznaki wykluczenia w ramach zarządzania zespołem.

Warto zachęcać zespół do integrowania się – zarówno podczas krótkich przerw obiadowych, jak i po godzinach pracy lub w trakcie oficjalnych firmowych imprez i wyjazdów integracyjnych.

Budowanie poczucia przynależności nie może być sztuczne i bazować na zmuszaniu do niego pracowników. Jeśli pracownicy niechętnie uczestniczą w imprezach integracyjnych po pracy, trzeba włączać je w plan dnia, a propozycje powinny być zróżnicowane by zaspokoić różnorodne potrzeby pracowników.

Elastyczne warunki pracy jako narzędzia motywacyjne

Ze względu na zmiany społeczno – ekonomiczne, elastyczne godziny pracy są dziś wyjątkowo mile widziane. Bardzo dobrym motywatorem jest zatem możliwość zarządzania momentem rozpoczęcia i zakończenia pracy. Oczywiście tam, gdzie to możliwe.

Na potrzeby tych osób, które muszą odwozić dzieci do przedszkoli czy poświęcać się innym zadaniom, odpowie z kolei ich wpływ na budowanie grafiku pracy. Coraz więcej firm umożliwia pracę w elastycznych godzinach, byle tylko pracownik wyrobił liczbę godzin określoną w umowie. Może zatem raz przyjść na 6 rano, innym razem na 10 – grunt, by przepracował 8 godzin w ciągu dnia. Takie dostosowanie do indywidualnych potrzeb zwiększa u pracowników satysfakcję z pracy.

Work-life balance – zdrowie w głowie

Motywacja pracowników wzrasta, gdy zachowują odpowiednią równowagę między życiem prywatnym a zawodowym. Ta niestety w ostatnich latach mocno się zaciera, szczególnie wśród osób wykonujących swoją pracę zdalnie. Rolą lidera jest dbanie o to, by pracownik nie musiał odbierać telefonów po godzinach pracy czy rezygnować z prywatnych planów na rzecz dokończenia projektu. Nadgodziny są często potrzebne obu stronom – ale wtedy, gdy zostały wcześniej zaplanowane.

Warto edukować swoich pracowników w zakresie work-life balance. Pracodawca może ustalić konkretne godziny bez telefonu czy maili lub nauczyć zespół sprawdzania, czy osoba, z którą dany pracownik chce się skontaktować, nie jest już „po godzinach”. Dobrym rozwiązaniem jest również oferowanie stacjonarnych albo zdalnych szkoleń dotyczących przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu czy radzeniu sobie ze stresem. Takie szkolenie może być cennym elementem polityki firmy w zakresie rozwoju pracowników.

Sposoby motywowania – regularne chwalenie i feedback

Jak jeszcze motywować pracowników? Przykładem silnego motywatora są regularne pochwały i konstruktywny feedback. Zwykłe „świetna robota!”, „ten projekt zdobył nam nowego klienta!” czy samo podziękowanie za wykonanie określonych zadań dodaje pracownikom skrzydeł. Świadomość, że to, co robią, zostaje zauważone i ma dla pracodawcy realne znaczenie, skutecznie zwiększa zaangażowanie i lojalność.

Wiele firm stawia na rozwiązania pomagające pracownikom poczuć się wyróżnionymi na tle grupy oraz wspólnie świętować wszystkie duże i małe osiągnięcia. To np. zapisywanie dobrych wyników na ogólnodostępnej tablicy, dzwonienie dzwoneczkiem na open-space po podpisaniu nowej umowy z klientem, opisanie sukcesu w intranecie czy program pracownika miesiąca/tygodnia. Popularnym modelem wyróżniania jest również oferowanie nagród – np. karty przedpłaconej dla osoby, która w danym miesiącu osiągnęła najlepsze wyniki pracy.

System motywacyjny oparty na wpływie na zmiany – kaizen

Ważnym czynnikiem motywującym do pracy jest świadomość tego, że zdanie pracownika na temat funkcjonowania firmy ma znaczenie. Rosnącą popularnością cieszy się Lean Management, japoński system zarządzania zasobami ludzkimi, którego ważnym elementem jest program sugestii pracowniczych kaizen. W dużym skrócie polega on na zbieraniu propozycji usprawnienia miejsca pracy danej osoby albo innych obszarów działania organizacji. Pracownik, który widzi, że któryś z procesów wymaga wykonywania obowiązków w sposób nieefektywny, ma możliwość poinformowania o tym pracodawcy oficjalną drogą.

Wdrożenie czyjegoś pomysłu będzie dla niego silnym motywatorem. Pracownik może odczuwać silną satysfakcję wynikającą z tego, że dzięki niemu jego zespołowi będzie się pracowało wygodniej – lub szybciej, dzięki czemu wszyscy osiągną lepsze premie. To przykład jak motywacja wewnętrzna łączy się z motywacją zewnętrzną. Wiele firm nie poprzestaje na samym zakomunikowaniu zmiany i wskazaniu jej autora, ale dodatkowo oferują atrakcyjne nagrody dla osób zgłaszających najwięcej wdrożonych usprawnień.

Sposoby na motywowanie w trudnych momentach życiowych

Jak motywować pracownika w czasach, w których firma nie może sobie pozwolić na podwyżki, a koszty utrzymania rosną? Z całą pewnością warto oferować pracownikom wsparcie we wszelkich trudnych chwilach. Lider musi poświęcać swojemu zespołowi jak najwięcej uwagi i troski, a także komunikować swoją otwartość na rozmowy. Komunikacja jest kluczowa – czasami wystarczy 10 minut w ciągu całego dnia pracy, by podnieść na duchu pracownika przytłoczonego problemami życia codziennego.

Już sama świadomość tego, że zatrudniony może porozmawiać ze swoim szefem, gdy dzieje się coś złego w jego życiu prywatnym i bez strachu poprosić kierownika o dzień wolny, szybsze wyjście do domu czy przeniesienie pracy na home office, poprawia jego samopoczucie. Gdy ma wspierającego lidera, wie też, że nie musi się obawiać przyznania do błędu popełnionego w pracy i może bez wahania poprosić przełożonego o pomoc. Jedna i druga sytuacja znacznie redukuje potencjalny stres, a tym samym pozytywnie wpływa na motywację do pracy objawia się większym zaangażowaniem.

Motywacja pracowników poprzez benefity

Finansowe czynniki motywujące do pracy również mają dla pracowników duże znaczenie. Raport firmy Sodexo „Dwa światy – oczekiwania i potrzeby pracowników biurowych oraz fizycznych” z 2021 roku wskazuje, że pracownicy wśród swoich najważniejszych potrzeb wskazywali:

• dodatkowy płatny urlop (42 proc. pracowników fizycznych, 33 proc. pracowników biurowych),
• dofinansowanie wypoczynku (40 proc. pracowników fizycznych, 38 proc. pracowników biurowych),
• prywatna opieka medyczna – pakiety zaawansowane (29 proc. pracowników biurowych),
• dofinansowanie dojazdu do pracy (26 proc. pracowników fizycznych),
• podstawowe pakiety medyczne (26 proc. pracowników biurowych),
• karty przedpłacone/bony (24 proc. pracowników fizycznych).

Badani wskazali również, że największym wyzwaniem dla ich budżetu domowego są wydatki związane z wakacjami letnimi (67 proc. pracowników biurowych, 65 proc. pracowników fizycznych) oraz z Bożym Narodzeniem (55 proc. pracowników fizycznych, 53 proc. pracowników biurowych). Zaoferowanie pracownikom wsparcia w tego typu wydatkach może być ogromnym motywatorem zwiększającym efektywność. Warto badać, które benefity będą dla naszej grupy pracowników atrakcyjne w kontekście rozwoju zawodowego i samorealizacji. Warto badać też to, które benefity będą dla naszej grupy pracowników atrakcyjne. Tu znajdziecie przykład ankiety dla pracowników na temat benefitów pracowniczych.

Efektywny system motywacyjny – badanie potrzeb pracowników

Największą wiedzę na temat tego, jak motywować swoich pracowników, daje zapytanie ich o to, jakie mają potrzeby. Co więcej, regularne przeprowadzanie badania potrzeb już samo w sobie pozytywnie wpływa na motywację pracowników. Jest dla nich bowiem sygnałem, że mają znaczenie dla organizacji, a ich głos jest ważny. Skuteczne motywowanie pracowników nie może zatem tego elementu pominąć.

Warto nie tylko rozmawiać z pracownikami i poznawać ich oczekiwania podczas rozmów indywidualnych, ale również wprowadzić powtarzane np. co rok oficjalne badanie potrzeb w formie anonimowej ankiety. Formularz pozwala pracownikowi na większą szczerość i otwartość niż w trakcie rozmowy z przełożonym. Takie podejście stanowi podstawę do podjęcia określonego działania w kierunku poprawy warunków pracy i jest jedną z najlepszych technik motywowania stosowanych przez nowoczesne organizacje. Systematyczne zbieranie feedbacku pozwala na ciągłe doskonalenie strategii motywacyjnej i przyczynia się do wzrostu efektywności całego zespołu.