Obieg dokumentów w firmie. Tradycyjny czy elektroniczny?

Formalności są nieuniknionym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Gdy firma zatrudnia pracowników, liczba dokumentów prowadzi często do konieczności przeznaczenia osobnego pomieszczenia na archiwum. Kłopot stanowi nie tylko przechowywanie obowiązkowej dokumentacji, ale również jej obieg – tym dłuższy, z im większej liczby poziomów składa się struktura organizacyjna firmy. Zgodnie z prawem wszystkie dokumenty firmowe można przechowywać w formie elektronicznej; od faktur, przez inne papiery księgowe, aż po teczki pracownicze. Która opcja jest wygodniejsza i zapewnia sprawniejszy obieg dokumentów w firmie – tradycyjna czy elektroniczna? Sprawdzamy zalety i wady obu rozwiązań.

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – zalety

Wiele firm wciąż pozostaje wyłącznie przy tradycyjnym obiegu dokumentów, czyli przechowywaniu ich i przekazywaniu w formie papierowej. Szukając zalet takiego systemu pracy, przychodzą nam na myśl w zasadzie tylko dwie.

Pierwszą jest brak konieczności szkolenia załogi z obsługi nowych systemów do przechowywania, wysyłania czy elektronicznego podpisywania dokumentów. Przyzwyczajenie do drukowania wszystkich papierów, zanoszenia ich zainteresowanemu czy wysyłka pocztą sprawia, że część osób może sceptycznie podchodzić do przestawienia się na zupełnie nowy sposób obiegu papierów.

Drugą kwestią, którą można zaliczyć do zalet tradycyjnego przechowywania dokumentacji firmowej, jest brak konieczności digitalizowania dotychczasowego archiwum i dokumentów bieżących. Co prawda można postawić na system pół na pół, czyli archiwalne papiery trzymać tylko w formie fizycznej, a do obiegu elektronicznego wprowadzić wyłącznie te, którą są obecnie używane – i wszystkie pojawiające się później. Stare dokumenty zostaną zniszczone po upływie obowiązkowego czasu ich przechowywania, aż w końcu firma zostanie pod tym względem całkowicie zdigitalizowana. Jednak w dużych firmach skanowanie nawet samej dokumentacji bieżącej może wymagać poświęcenia dużej ilości czasu i zaangażowania wielu pracowników działu HR.

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – wady

Obieg firmowych dokumentów w formie papierowej ma zdecydowanie więcej wad niż zalet. Do najważniejszych należą:

• tradycyjne przechowywanie dokumentów firmowych wymaga poświęcenia na nie sporo miejsca,
• przeszukiwanie dokumentów papierowych zajmuje dużo czasu,
• przekazywanie dokumentów papierowych między oddziałami wymaga zaangażowania kuriera i oczekiwania na dostarczenie,
• istnieje wysokie ryzyko zagubienia lub przypadkowego zniszczenia (np. oblania kawą) papierowych dokumentów,
• na skutek pożaru, zalania firmy lub wystąpienia innych zdarzeń losowych cała dokumentacja może zostać nieodwracalnie zniszczona,
• firma musi nieustannie inwestować w obsługę kurierską, kupno kopert, papieru oraz części do drukarki takich jak tusze czy tonery,
• przekazanie dokumentów do podpisu wewnątrz oddziału wymaga przechodzenia między pokojami czy biurkami – tracenia czasu na szukanie odbiorcy,
• ważne dokumenty firmowe są narażone na kradzież w wyniku włamania,
• tradycyjny obieg dokumentów w firmie jest rozwiązaniem nieekologicznym,
• zapoznanie wszystkich pracowników z ważną dokumentacją (np. zmianami w regulaminach czy wytycznych) wymaga ręcznego rozdania jej każdej osobie lub dopilnowania, by wszyscy zwrócili uwagę na papier przypięty do tablicy ogłoszeń,
• wszystko wskazuje na to, że od 2023 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, zatem każda firma będzie musiała wystawiać i przechowywać faktury w formie elektronicznej.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – zalety

Przechowywanie, wysyłka, a nawet podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej przynosi firmie ogrom korzyści. Zalety związane z digitalizacją formalności można dostrzec zarówno w przypadku wymiany papierów wśród pracowników, jak i dostarczania ich kontrahentom lub klientom (albo odbierania od nich). Zalet elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest naprawdę sporo; wymienimy zatem te najważniejsze:

• oszczędność miejsca w firmie w związku z rezygnacją z prowadzenia fizycznego archiwum,
• oszczędność pieniędzy: na usługach kurierskich, papierze, kopertach, teczkach, segregatorach, kartonach czy wyposażeniu drukarek i artykułach biurowych,
• zdecydowanie sprawniejszy obieg dokumentów – faktury, formularze, wnioski i wszystkie inne papiery przesyłane online trafiają do odbiorcy w kilka sekund,
• kierownik może otrzymać powiadomienie o tym, że pracownik zapoznał się z wymaganą dokumentacją – to jedna z wielu funkcji dostępnych w systemie tomHRM,
• łatwe i szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów,
• bezproblemowe udostępnianie dokumentów wszystkim zainteresowanym kilkoma kliknięciami,
• możliwość gromadzenia dokumentów, z którymi musi zapoznać się każdy nowy pracownik, pod jednym linkiem czy w jednej zakładce systemu HRM,
• sprawne podpisywanie dokumentów bez konieczności ich drukowania – np. przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• łatwiejsze wyciąganie wniosków z przechowywanej dokumentacji – przykładem jest sprawne przeglądanie danych z KPiR,
  wysokie bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji – dużo trudniej ją wykraść, szczególnie w przypadku tak dobrze zabezpieczonych systemów jak tomHRM, a w razie przypadkowego usunięcia możliwe jest awaryjne odzyskanie danych,
• szerokie możliwości automatyzacji obiegu dokumentów firmowych,
• niskie ryzyko wystąpienia pomyłki w przypadku uzupełniania dużej liczby formularzy i innych dokumentów – a przy okazji mniejszy poziom zmęczenia.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – wady

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie ma jednak swoje wady. Choć nie jest ich dużo, to nie można przejść obok nich obojętnie:

• stosunkowo wysokie ryzyko przypadkowego udostępnienia dokumentów osobom nieupoważnionym,
• brak dostępu do dokumentacji w razie awarii sieci internetowej lub energetycznej,
• konieczność zdigitalizowania bieżącej dokumentacji – w przypadku przechodzenia z tradycyjnego obiegu na elektroniczny,
• konieczność przeszkolenia pracowników z zasad bezpieczeństwa podczas obsługi dokumentacji elektronicznej,
• konieczność przeszkolenia pracowników z obsługi systemu do elektronicznego przechowywania i obiegu dokumentacji – choć w przypadku tomHRM nasi specjaliści oferują pełne przeszkolenie firmy, zatem pracodawca nie musi robić tego sam.

Automatyzacja obiegu dokumentów firmowych z tomHRM

TomHRM to system, który może składać się z przeróżnych narzędzi wykorzystywanych przez HR oraz innych pracowników firmy. Oferujemy szeroki wybór przydatnych aplikacji; w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów sprawdzą się między innymi takie narzędzia, jak:

• Kartoteka pracownika – umożliwia przechowywanie w jednym miejscu wszystkich dokumentów pracowniczych z przypisaniem ich do profilu konkretnej osoby. Można do niego podpiąć np. badania, certyfikaty, umowy czy elektroniczne paski płac, a także otrzymywać automatyczne powiadomienia mejlowe o wygasających badaniach i umowach.
• Wnioski pracownicze – aplikacja, która usprawnia obieg wniosków wewnątrz firmy. Jest wyposażona w intuicyjny kreator wniosków pozwalający na bezproblemowe stworzenie formularza nawet bez posiadania technicznej wiedzy. Pracodawca może też stworzyć własną ścieżkę elektronicznej akceptacji wniosków, np. przez bezpośredniego przełożonego, a następnie kierownika zespołu i managera działu. Wnioski mogą być udostępniane konkretnym osobom, wybranym grupom lub wszystkim pracownikom jednocześnie kilkoma kliknięciami – a to zaledwie część funkcji dostępnych w narzędziu Wnioski pracownicze.
• Ankiety i testy – narzędzie Ankiety dla pracowników ułatwia badanie zaangażowania i satysfakcji pracowników oraz kandydatów do pracy, a także regularne sprawdzanie ich wiedzy. Daje możliwość tworzenia dowolnych ankiet oraz testów i pozwala na podglądanie wyników w czasie rzeczywistym. Dokumenty mogą być wysyłane do określonych pracowników, wybranych grup lub wszystkich osób naraz, a odpowiedzi są zapisywane; można je później wygodnie filtrować oraz łatwo analizować, a także sprawnie udostępniać innym osobom.
• Ewidencja Czasu Pracy – czyli aplikacja, która przechowuje w formie elektronicznej wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem Ewidencji Czasu Pracy: listy obecności czy grafiki pracy. Umożliwia ich tworzenie, a także automatyczną rejestrację czasu pracy oraz przerw zatrudnionych po uruchomieniu przez nich licznika online. Dane z licznika na bieżąco przenoszą się na aktualną listę obecności, a przepracowane godziny czy nieobecności z danego okresu automatycznie się sumują. Przełożeni mają zatem wygodny wgląd we wszystkie informacje o obecnościach, mogą do tego sprawnie generować potrzebne im raporty czasu pracy.
• Urlopy i delegacje – narzędzie obejmuje między innymi obieg wniosków urlopowych oraz delegacyjnych, w tym ich akceptację online i tworzenie własnych ścieżek akceptacji. Pracownicy mogą planować swój urlop w aplikacji, a przełożeni wyrażać zgodę na wskazane nieobecności lub je odrzucać. W systemie tworzy się przejrzysty grafik urlopów, a bieżąca dostępność pracowników jest automatycznie sprawdzana. Co więcej, wszyscy zainteresowani otrzymują automatyczne powiadomienia mejlowe o pojawieniu się nowego wniosku lub zmianach w statusie obecnych.

Każde z powyższych narzędzi możesz przetestować za darmo i bez zobowiązań, zakładając bezpłatne konto testowe na 30 dni!