Obieg wniosku urlopowego – jak zaprojektować?

Przejrzysty obieg wniosku urlopowego, to ułatwienie dla pracownika i pracodawcy. Jego zaprojektowanie jest dość proste i wymaga przemyślenia sposobu organizacji pracy w danej firmie czy zakładzie.

Podział obiegu wniosków urlopowych ze względu na liczbę etapów akceptacji

Ścieżka akceptacji wniosków urlopowych może być:
• Jednoetapowa
• Wieloetapowa

Jednoetapowy obieg wniosku urlopowego zakłada tylko jedna osobę decyzyjną, która decyduje o tym, czy pracownik może uzyskać urlop. Zazwyczaj ta sama osoba odpowiedzialna jest za cały plan urlopów w podległym mu dziale.

Tego typu obiegi dokumentów spotykamy najczęściej w firmach o liniowej, sztabowo – liniowej oraz dywizjonalnej strukturze.

Wieloetapowy obieg wniosku urlopowego zakłada kilka osób na drzewku decyzyjnym – np. najpierw urlop pracownika musi zaakceptować jest bezpośredni przełożony, a później kierownik projektu, do którego pracownik ów jest obecnie przydzielony lub manager działu nadrzędnego. Etapów może być kilka, ale im ich więcej, tym dłużej może trwać proces akceptacji.

Tego typu rozwiązania znajdziemy w strukturach macierzowych lub bardziej rozbudowanych strukturach liniowych.

Dowiedz się więcej o typach struktur organizacyjnych

Elektroniczne wnioski urlopowe i delegacje

Usprawniaj obieg wniosków w firmie

Poznaj szczegóły

Kto może akceptować wnioski urlopowe w firmie?

Prawo pracy nie wyznacza konkretnej osoby odpowiedzialnej za akceptacje wniosków, dlatego każda firma może zorganizować sobie nieco inaczej proces obiegu wniosków o urlop i związanych z nimi zasad akceptacji.

Najczęściej osobą odpowiedzialną za akceptację wniosku jest bezpośredni przełożony pracownika. W systemach wieloetapowych osobami odpowiedzialnymi za akceptację wniosków są managerowie liniowi, a na kolejnym etapie menadżerowie działu.

W firmach, w których pracuje się projektowo i pracownicy łączeni są interdyscyplinarne zespoły, osobą odpowiedzialną za akceptację wniosków o wolne powinien być kierownik projektu, on bowiem odpowiada za to, by dany projekt dostarczyć na czas. W takich sytuacjach stosuje się też najczęściej wieloetapowy obieg wniosków, gdzie kolejnym poziomem akceptacji jest przełożony pracownika.

Chodzi wtedy o to, by zarówno kierownik projektu, jak i osoba faktycznie w strukturze firmy sprawująca pieczę nad pracownikiem mieli jasność co do statusu obecności pracownika w firmie.

Przykład dwuetapowej ścieżki akceptacji wniosku o urlop szkoleniowy dla pracowników pracujących projektowo.

Na powyższym przykładzie mamy sytuację projektu obiegu wniosku o urlop szkoleniowy, dla pracownika, który pracując w dziale X, jest przydzielany do określonych zespołów projektowych. Najpierw decyzję o tym, czy pracownik powinien otrzymać urlop szkoleniowy (np. czy dane szkolenie jest mu potrzebne) podejmuje jeden z przełożonych (np. bezpośredni kierownik lub kierownik działu nadrzędnego). Aby przejść ten etap, wystarczy zgoda jedynie jednej z wybranych osób. Kiedy pracownik uzyska zgodę przełożonego, musi jeszcze uzyskać zgodę kierownika projektu, przy którym pracuje (który np. musi ocenić czy mimo urlopu projekt ma szanse zostać zakończony).

Jak wybrać odpowiednie osoby akceptujące przy projektowaniu obiegu wniosku urlopowego?

1. Przeanalizuj cel wniosku (sytuacja, w jakiej będzie składany) oraz na co wpłynie dana nieobecność pracownika (a co za tym idzie, kto powinien o niej wiedzieć)
2. Ustal, kto powinien decydować o danym typie wniosku (np. niektórych typów nieobecności, takich jak wezwanie pracownika przez sąd czy policję, pracodawca nie może odmówić).

Co wziąć pod uwagę projektując poszczególne ścieżki obiegu wniosków urlopowych i wniosków o nieobecność?

• Potencjalna długość nieobecności (urlop wypoczynkowy może trwać długo – nawet kilka tygodni. Urlop okolicznościowy to zaś maksymalnie dwa dni – wpływ obu typów urlopów na przepływ pracy, grafiki pracy czy realizacje zadań jest inny).
• Wpływ nieobecności na realizację zadań (np. okazjonalna praca zdalna może wpłynąć na możliwość zorganizowania spotkania twarzą w twarz w firmie, ale nie wpłynie na realizacje bieżących zadań, bo pracownik pracuje).
• Strukturę własnej organizacji – kto powinien wiedzieć i decydować o danym typie urlopu dla danej grupy pracowników.
• Typ pracownika – czy każdy traktowany jest tak samo i jego wnioski przechodzą identyczną ścieżkę akceptacji czy też mamy różne grupy pracowników, gdzie potrzebne będą różne rozwiązania? (np. C-level nie wymaga akceptacji, zatem w ich przypadku wnioski urlopowe mają włączoną ścieżkę autoakceptacji).

Jakie typy wniosków urlopowych powinny znaleźć się w elektronicznym systemie wniosków?

W zasadzie wszystkie, które obowiązują w danej firmie.
1. Obejmuje to zarówno urlopy wymagane przez prawo pracy, czyli:

• Urlopy wypoczynkowe,
• Urlopy okolicznościowe,
• Urlopy związane z rodzicielstwem
• Urlopy bezpłatne,
• Wolne od pracy (np. z powodu siły wyższej, wezwania przez urząd).

2. Jak również wszelkie dodatkowe formy urlopów i nieobecności, charakterystyczne dla danej organizacji, np.:

• Wolontariat pracowniczy
• Urlop na szkolenie
• Dodatkowy urlop wypoczynkowy
• Zwolnienie ze świadczenia usług (przy kontraktach B2B)

3. Warto umieścić w elektronicznym systemie również wzory dokumentów wraz z ich obiegiem pozwalających na zgłoszenie:

• Dni wolnych za święta przypadające w dzień wolny od pracy,
• Delegacji ,
• Prywatnych wyjść w godzinach pracy,
• Nadgodzin.

Te ostatnie są o tyle ważne, że stanowić mogą podstawę (wraz z danymi z systemu rozliczenia czasu pracy) do wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny (pracownik, by móc zostać odpłatnie po godzinach pracy i nadal realizować obowiązki zawodowe, musi zrobić to za zgodą przełożonego. Bez takiej zgody pracownik nie może oczekiwać za nie wynagrodzenia).

Praca zdalna i hybrydowa – obieg dokumentów

Kolejnym typem wniosków, które wprawdzie nie są ani urlopem, ani nieobecnością w pracy, ale są nieobecnością w biurze, są wnioski o pracę zdalną. Przydatne zarówno wtedy, kiedy firma umożliwia Okazjonalną Prace Zdalną jak i w pełni pracuje w trybie hybrydowym. Jeśli twoja organizacja przewiduje takie formy pracy, warto wprowadzić wnioskowanie o prace zdalną, bo pozwoli to:

• Monitorować wykorzystanie pracy zdalnej i analizować zainteresowanie nią wśród pracowników,
• Rozliczać ryczałt za pracę zdalną,
• Prowadzić kalendarz nieobecności pracowników w biurze co ułatwi planowanie wydarzeń, na których pracownicy powinni być obecni.

Co jeszcze uwzględnic przy projektowaniu obiegu  wniosków urlopowych?

Projektując obieg wniosków urlopowych i wniosków o nieobecności oraz wybierając odpowiedni system do zarządzania tymi wnioskami, warto uwzględnić także to:

• ile czasu ma pracodawca na rozpatrzenie wniosku urlopowego
• co dzieje się, kiedy nie ma odpowiedzi na wniosek urlopowy

Ile czasu ma pracodawca na akceptację urlopu?

Wprawdzie Kodeks Pracy nie precyzuje dokładnego okresu, jaki pracodawca ma na zaakceptowanie lub odrzucenie wniosku o urlop pracownika, ale w interesie pracodawcy leży to, by nie zwlekać z tym zbyt długo, bo brak akceptacji uniemożliwia pracownikowi skorzystanie z urlopu. Przetrzymywanie wniosków urlopowych prowadzi do:

• Nagromadzenia się zaległości urlopowych (za które odpowiada pracodawca),
• Pojawienia się negatywnej atmosfery w zespole (pracownicy nabierają przekonania, że ich potrzeby nie interesują przełożonych lub że urlopy nie są „mile widziane”).

Brak odpowiedzi na wniosek urlopowy pracownika

Oczywistym jest, że pracownik, który nie uzyska odpowiedzi od managera nie może zrealizować urlopu. W uniknięciu takiej sytuacji pozwala kilka mechanizmów w które elektroniczny obieg wniosków urlopowych może zostać wyposażony. Są to:

• Mechanizm zastępstwa akceptacji wniosku, który pozwala na akceptowanie wniosku wtedy, kiedy osoba bezpośrednio za to odpowiedzialna (np. kierownik liniowy) jest nieobecna.
• System przypomnień, które pozwalają na bieżąco informować kierownika o tym, że czeka na niego wniosek pracownika, który wymaga działania (akceptacji bądź odrzucenia).

Dwa najczęstsze scenariusze obiegu wniosków urlopowych:

1. Pracownik – Kierownik

Najprostszy sposób obiegu dokumentów, który jednocześnie jest najczęściej stosowany w większości typów firm. Pracownik wypełnia wniosek urlopowy i przesyła go do swojego przełożonego. Po akceptacji wniosku pracownik otrzymuje informację o przydzielonym urlopie.

Ten system posiada jednoetapową akceptację wniosków urlopowych (czyli jedynie kierownik musi wyrazić zgodę na urlop).

W tradycyjnych systemach obiegu wniosków urlopowych, po akceptacji kierownika wniosek w formie papierowej musiał trafić do kadr, które go archiwizowały. Przy elektronicznej formie wniosków urlopowych archiwizacja jest prowadzona automatyczne, jednakże dział kadr powinien mieć na bieżąco dostęp do danych urlopowych ze względu na konieczność naliczenia prawidłowo wynagrodzenia za okres urlopu (lub ekwiwalentu za urlop).

2. Pracownik – Menedżer Liniowy (Kierownik Zmiany) – Kierownik Działu

Sposób stosowany w firmach produkcyjnych, FMCG, Retail, gdzie funkcjonuje rozbudowana struktura i konieczne jest zapewnienie płynności pracy w obrębie danej grupy stanowisk bądź zmian.

W takiej strukturze obiegu wniosku urlopowego, Menedżer Liniowy bądź Kierownik Zmiany ma dostęp jedynie do podglądu wniosków urlopowych bezpośrednio podległych sobie pracowników, a Kierownik Działu do wszystkich sekcji w ramach struktury, co pozwala mu w razie potrzeby planować zaszeregowanie poszczególnych pracowników.

Ten system posiada dwuetapową akceptację wniosków urlopowych (czyli zgodę wyraża bezpośredni przełożony oraz szef działu).

Jak zapewnić sprawny obieg wniosków urlopowych?

• Upewnij się, że pracownik zna swoje prawa i obowiązki związane z urlopami i wie skąd pobrać oraz jak wypełnić wniosek (można tego nauczyć pracownika przy okazji onboardingu),
• Pozwól pracownikowi na monitoring swoich nieobecności i podgląd przysługujących mu dni urlopowych,
• Stwórz ścieżkę akceptacji i ustaw maksymalny termin akceptacji wniosku urlopowego (np. 1 tydzień) wraz z przypomnieniem mailowym o konieczności podjęcia decyzji (dzięki temu pracownik zawsze wie jak długo musi czekać na decyzję, a ty nie zapomnisz o jej podjęciu),
• Zintegruj system elektronicznego obiegu wniosków z systemem kadrowym dla redukcji błędów i przyspieszenia procesów.

Jeśli chcesz zobaczyć jak działa nasz elektroniczny system wniosków urlopowych tomHRM – skontaktuj się z nami i wypróbuj nasze demo.