Onboarding i jego poziomy – na jakim jest twoja firma?

Jak robić onboarding na najwyższym poziomie?W każdej organizacji istnieje jakaś metoda wprowadzania nowego pracownika do pracy. Może ona być sformalizowanym, przemyślanym działaniem obejmującym wszystkie poziomy funkcjonowania firmy i pracownika, zbiorem luźnych, nieskoordynowanych czynności bądź nieformalnym procesem typu „jakoś to będzie”. Na jakim poziomie jest twoja firma?

Onbarding Procedur

Wszystkie elementy związane z tym, co jest pracownikowi potrzebne do pracy – od karty do drzwi wejściowych, przez dokumenty do pracy, stanowisko pracy, adres mailowy, dostępy do narzędzi i aplikacji. Wszystko to, co pracownik musi mieć, by móc pracować.

Ten rodzaj onboardingu występuje w każdej firmie. W tych, które są dobrze przygotowane do tego procesu, onboarding procedur jest przeprowadzany zanim pracownik przyjdzie do pracy i w ciągu jego pierwszych dni. Pracownik ma poczucie, że wszystko zostało przygotowane na jego przyjście. Wie też, jak ma się posługiwać dostępnymi narzędziami.

W firmach, które nie są przygotowane do procesu oboardingu procedur, każdy nowy pracownik w końcu zyskuje potrzebne dostępy i narzędzia, ale jest to proces frustrujący, długotrwały i powodujący spadek efektywności pracownika. Daje też pracownikowi wrażenie chaosu w firmie i obniża jego zaangażowanie i Employee Experience.

Jeśli firma wprowadza pracownika jedynie na tym poziomie do firmy, mówimy o Onboardingu Pasywnym.

Onboarding Zadań

Wprowadzenie pracownika w zadania, jakie ma wykonywać oraz sposób wykonywania tych zadań. Do tego obszaru należy też przedstawienie pracownikowi celów jego stanowiska. Pracownik po dobrze przeprowadzonym onboardingu wie, czego się od niego oczekuje i jak może swoje cele zawodowe realizować.

Ten rodzaj onboardingu może być przygotowany i oprocedurowany bądź nieformalny (tzw. pracownik rzucony na głęboką wodę). Brak przygotowania pracownika w zadania i zrozumienia przez niego celów stanowiska owocuje mniejszą efektywnością pracownika, większą ilością błędów, które popełnia i w szerszej perspektywie mniejszym zaangażowaniem.

Wprowadzenie pracownika na tym poziomie to High Potential Onboarding.

Onboarding Kultury Organizacji

Wprowadzenie pracownika w funkcjonowanie organizacji i jej kulturę.

Obejmuje takie elementy jak:

• zasady zachowania się pracowników (od dress code po sposób wnioskowania o urlop),
• sposób komunikacji między pracownikami,
• sposób komunikacji pracowników na zewnątrz (np. polityka social media),
• zasady awansów, zdobywania nowych doświadczeń, szkoleń,
• przekonania, wierzenia dotyczące firmy (w tym jej celów, misji).

Pracownik który przejdzie Onboarding Kultury Organizacji wie, jak ma się zachowywać w firmie, jak osiągać w niej cele, jakie panują w niej zasady. Ma tę wiedzę od początku i nie popełnia błędów.

Brak oboardingu na tym poziomie sprawia, że pracownik nie wie co może, czego nie może, uczy się na błędach i wtedy kiedy coś mu jest potrzebne „ad hoc”. Takie działanie powoduje też, że inne osoby, poza pracownikiem tracą czas – np. dział HR musi stale odpowiadać każdemu nowemu pracownikowi na te same pytania.

Wprowadzenie pracownika na tym poziomie (oraz poniższym), to Onboarding Proaktywny.

Onboarding Zaangażowania (relacji)

Wprowadzenie pracownika do zespołu i firmy. Zaznajomienie go z tym „kto jest kim” w organizacji. Ma na celu poprawę komunikacji i sprawienie, by pracownik czuł się w firmie dobrze. Wiedział do kogo zwrócić się z jakimś problemem i kim są otaczający o ludzie. Zyskuje też szerszą perspektywę swojej pracy. Ten poziom onboardingu ma ogromne znaczenie w budowaniu zaangażowania pracownika.

Przy braku wprowadzenia pracownika do firmy w tym obszarze, dochodzi do sytuacji, w której pracownicy nie znają się nawzajem, nie czują zintegrowani i mają poczucie, że atmosfera w firmie jest niezbyt udana.

Nieformalny proces Onboardingu Zaangażowania może prowadzić do powstania klik i grup, alienacji pracownika, braku kontroli nad wizerunkiem wewnętrznym firmy.

Dopasowanie pracownika do firmy, a onboarding

Kiedy firma rekrutuje pracownika, zwraca uwagę na wiele elementów. Jego umiejętności twarde, kompetencje miękkie, motywację do pracy, zgodność celów osobistych z celami firmy i stanowiska, a nawet dopasowanie do kultury organizacji.

Kiedy jednak przychodzi do wdrażania pracownika do pracy, wiele firm koncentruje się jedynie na wprowadzeniu go w zadania bez skupiania się na pozostałych elementach jego pracy i funkcjonowania w firmie. Taki niepełny (pasywny) onboarding nie wystarcza, jeśli chcemy by nowy pracownik był zaangażowany w pracę. Aby zadbać o pracownika w pełni konieczny jest onboarding proaktywny.

Co mówią na ten temat statystyki?

• W firmach, które mają profesjonalny system onboardingu, pełną produktywność w ciągu pierwszego roku osiąga 62% pracowników. W grupie pracowników bez onboardingu – 17%,
• W firmach z onboardingiem, po pierwszym roku pracy w organizacji zostaje 91% pracowników. W firmach bez onboardingu – 30%.

Z badań przeprowadzonych w USA wynika, że aż 68% firm, które prowadzą onboarding na najwyższym poziomie robi to za pomocą systemu online.
Wypróbuj nasz system do onboardingu tomHRM!