Urlop na żądanie – zasady, kodeks pracy, wzór wniosku
Co warto wyjaśnić pracownikom na temat urlopu na żądanie?
Urlop na żądanie funkcjonuje w polskim prawie pracy od 2004 roku. Wydawałoby się, że po ponad 20 latach wiemy już wszystko na jego temat. Okazuje się jednak, że pracownicy nadal miewają trudności z rozumieniem jego mechanizmu.
Sprawdź:
- Wymiar urlopu na żądanie i zasady jego udzielania
- 5 błędnych przekonań na temat urlopu na żądanie:
Czym jest urlop na żądanie?
Urlop na żądanie jest urlopem wypoczynkowym. Nie jest to żaden dodatkowy urlop, a jedynie specjalny tryb urlopu. Chodzi po prostu o to, że 4 razy w roku, pracownik ma prawo do tego, by skorzystać z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego nagle i może to zgłosić tuż przed rozpoczęciem pracy.
W przypadku urlopu na żądanie pracownik nie musi wcześniej tego urlopu planować ani martwić się o zastępstwo. Z uwagi to, że nagła potrzeba wolnego wiąże się najczęściej z sytuacjami trudnymi do przewidzenia, typu choroba czy nagły wypadek, przez dłuższy czas mówiło się na ten tryb urlopu “kacowe’ podkreślając jedną z częstszych sytuacji, w której pracownicy z tego trybu korzystają. Obecnie nazwa ta nie jest już stosowana, ze względu na jej pejoratywne konotacje.
Oczywiście pracownik nie musi korzystać z przysługującego mu prawa do zgłaszania urlopu wypoczynkowego w trybie na żądanie. Może całość swojego urlopu wypoczynkowego zgłosić w trybie tradycyjnym, z wyprzedzeniem zgodnym z obowiązującą w firmie polityka urlopową.
Jaki jest wymiar urlopu na żądanie przysługujący pracownikowi?
Urlop ten przysługuje pracownikowi w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym i jest on identyczny dla każdego zatrudnionego na umowę o pracę, niezależnie, czy przysługuje mu limit 20 czy 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie.
Bardzo ważne jest tu zrozumienie tego, że pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie w skali roku kalendarzowego. Jeśli zatem wykorzysta on u jednego pracodawcy dwa dni na żądanie, a potem zmieni pracę, to u kolejnego pracodawcy, u którego podejmie pracę w tym samym roku, będzie miał dostępny urlop na żądanie w wymiarze 2 dni. Wraz z nowym rokiem kalendarzowym 4 dni wrócą do puli i znów pracownik będzie mógł wziąć 4 dni na żądanie do końca roku kalendarzowego.
Skąd nowy pracodawca wie, jaka liczba dni urlop na żądanie została pracownikowi do wykorzystania? Otóż informacje te znajduje na świadectwie pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia.
Przepadek urlopu na żądanie
Jak wskazaliśmy wyżej, pracownikowi przysługuje możliwość wzięcia do 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym w trybie “na żądanie” i w terminie przez niego wskazanym.
Jeśli pracownik nie skorzysta z tej możliwości, bo po prostu nie będzie miał potrzeby proszenia o urlop w ostatniej chwili, to nadal ma do dyspozycji w skali roku 20 lub 26 dni urlop wypoczynkowego (w zależności od przysługującego mu wymiaru). Jeśli tego urlopu nie wykorzysta to przejdzie on na kolejny rok, ale nadal w trybie na żądanie bedzie można wykorzystać jedynie 4 dni.
Krystyna wykorzystała w 2025 roku 16 dni urlopu z przysługujących jej 20 dni. 2 dni wzięła w trybie “na żądanie”. W 2026 roku będzie mieć do dyspozycji 24 dni (4 zaległe + 20 dni nowego limitu) z czego 4 razy będzie mogła złożyć wniosek o urlop na żądanie.
Komu przysługuje urlop na żądanie?
Prawo do zgłoszenia urlopu w tym trybie ma każda osoba mająca prawo do urlopu wypoczynkowego, czyli urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę. Poza tym urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi tymczasowemu, który wykonuje pracę na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez przynajmniej 6 miesięcy.
Wynagrodzenie za urlop na żądanie
Kodeks Pracy jasno precyzuje to, że jest to część urlopu wypoczynkowego, zatem pracownik otrzymuje takie samo wynagrodzenie jak za urlop wypoczynkowy.
Najczęstsze błędne interpretacje tego, jak korzystać z urlopów na żądanie przedstawiamy poniżej.
Czy urlop na żądanie można zgłosić przez cały dzień pracy?
Co do zasady Kodeks Pracy w art 167 mówi, że pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Choć przepisy Kodeksu Pracy nie są tu precyzyjne przyjmuje się, że oznacza to, że powinno się zgłosić go przed rozpoczęciem dnia pracy, a nie np. w ostatniej minucie zaplanowanego czasu pracy.
Katarzyna miała zaplanowaną zmianę od 06:00 do 14:00. O zamiarze skorzystania z urlopu na żądanie poinformowała swojego pracodawcę o 13:30. Pracodawca uznał nieobecność w pracy za nieusprawiedliwioną.
Z kwestią tego, kiedy zgłosić urlop na żądanie wiąże się również pytanie czy urlop zgłoszony dzień wcześniej będzie urlopem na żądanie. To de facto zależy od polityki urlopowej firmy. Organizacja powinna mieć określone procedury opisane w regulaminie pracy, które umożliwiają zgłoszenie urlopu np. w określonych formach i precyzują termin, w którym pracownik może złożyć wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego, a kiedy będzie to musiał być urlop na żądanie.
Dlatego każdemu pracownikowi zaczynającemu pracę formę i czas zgłaszania urlopu na żądanie warto wyjaśnić w ramach onboardingu oraz umieścić informacje na ten temat w intranecie dla pracowników.
W module wniosków urlopowych tomHRM możesz umieścić również politykę urlopową, w której doprecyzujesz kwestie tego, jak pracownik twojej firmy może skorzystać z urlopu na żądanie.
Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?
Wiele osób uważa, że pracodawca nie może odmówić urlopu na żądanie. To błąd.
Urlop na żądanie nie może działać na szkodę pracodawcy (art. 8 Kodeksu Pracy) oraz nie może zostać udzielony wtedy, kiedy pracownik wie od dawna o tym, że w danym dniu chciałby mieć wolne. Nie można zatem wykorzystywać urlopu na żądanie do tego, by mieć wolne w dniu, w którym pracodawca nie udzielił urlopu w normalnym trybie. Urlop na żądanie nie może być wykorzystany również np. do prowadzenia strajku.
Zatem, choć z reguły pracodawca zgodzi się na udzielenie urlopu na żądanie, to przywilej jego otrzymania nie oznacza tego, że pracodawca zawsze będzie zmuszony go udzielić.
Czy urlop na żądanie to dodatkowe wolne?
Pracownikom po raz pierwszy podejmującym pracę, często wydaje się, że urlop na żądanie to dodatkowe dni wolne od pracy, które, jeśli nie zostaną wykorzystane, to pracownikowi przepadną.
Jak wspomnieliśmy na początku artykułu, nie jest to prawdą. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, który od standardowych dni urlopu różni się tym, że:
- pracownik nie musi planować go z wyprzedzeniem (tak jak w przypadku pozostałych dni urlopu wypoczynkowego)
- pracodawca jest obowiązany udzielić tego urlopu (czyli aby mógł pracownikowi go odmówić, muszą zaistnieć specjalne okoliczności)
Pamiętaj, by młodym stażem pracownikom, które dopiero po raz pierwszy będą korzystać z urlopów pracowniczych wyjaśnić to, jak działają wszystkie rodzaje urlopów i kiedy mogą z nich korzystać. Możesz wykorzystać do tego onboarding, intranet, politykę urlopów.
Urlop na żądanie a wolne od pracy z powodu siły wyższej
W 2023 roku pojawił się nowy typ nieobecności pracowniczej, czyli urlop z powodu siły wyższej. Jest to dodatkowe wolne, które wynika z nadzwyczajnych okoliczności, które wydarzyły się nagle i były od pracownika niezależne, a które wymagają jego obecności. Ten rodzaj wolnego jest niezależny od urlopu wypoczynkowego i niewykorzystany przepada. Jest też płatny tylko w 50%. Z urlopem na żądanie łączy go to, że można z niego skorzystać “w ostatniej chwili”.
Krzysztof wrócił do domu z wakacji. Kiedy wszedł do domu zorientował się, że w czasie jego nieobecności dokonano włamania do mieszkania. Krzysztof musi stawić się na policji i wymienić zniszczone drzwi. Chciałby uzyskać wolne z pracy. W obecnej sytuacji może:
- zgłosić żądanie urlopu – pod warunkiem, że ma jeszcze wolne dni urlopu wypoczynkowego i nie wykorzystał wszystkich dni urlopu na żądanie. Otrzyma wtedy 100% wynagrodzenia za ten dzień. Krzysztof nie musi pisać we wniosku dlaczego potrzebuje wolne.
- zgłosić urlop związany z wystąpieniem siły wyższej – pod warunkiem, że nie wykorzystał jeszcze obu przysługujących mu dni. Otrzyma wtedy 50% wynagrodzenia za urlop. Krzysztof musi napisać we wniosku dlaczego potrzebuje wolnego i wykazać, że tą potrzebą jest siła wyższa.
W obu przypadkach potrzebuje zgody na urlop od pracodawcy. Sam nie może podjąć decyzji o niestawieniu się w zakładzie pracy.
Czy branie urlopu na żądanie to przejaw niesubordynacji
Pracownicy obawiają się, że biorąc urlop na żądanie wykażą się brakiem zaangażowania i lojalności, co zostanie źle ocenione przez menadżerów. Myślą, że jeśli wezmą urlop na żadanie, czekają ich przykre konsekwencje. Wynika to z dwóch powodów:
- panującej w firmie kultury (w której faktycznie na takie sytuacje patrzy się niechętnym okiem),
- z niezrozumienia powodów umieszczania informacji o ilości dni urlopu na żądanie na świadectwie pracy. Pracownikom wydaje się, że skoro taką informację trzeba umieścić w świadectwie pracy to oznacza to, że pracownik zrobił coś nieodpowiedniego. Warto zatem wyjaśniać pracownikom powody informowania w świadectwie pracy o ilości dni urlopu pobranych w formie żądania.
Czy aby wziąć urlop na żądanie, trzeba mieć dobry powód?
To prawda, że wielu pracowników zgłasza urlop na żądanie w naprawę wyjątkowych sytuacjach – nagłej choroby i złego samopoczucia, problemu z dzieckiem czy domowym zwierzęciem. Taka nagła i niespodziewana sytuacja była zresztą przyczyną ustanowienia przez ministerstwo możliwości wzięcia urlopu na żądanie.
Prawda jest jednak taka, że nie trzeba mieć solidnego powodu, by wziąć urlop na żądanie. Można go zgłosić nawet wtedy, kiedy po prostu nie chce się iść do pracy. Nie trzeba też uzasadniać powodów brania urlopu na żądanie. Po prostu chcemy mieć wolne i tyle. Kodeks Pracy nie nakłada na pracownika obowiązku tłumaczenia się z tego, dlaczego chce mieć urlop, a pracodawca nie jest upoważniony, by o to pytać.
Wzory wniosków o urlop wypoczynkowy na żądanie do pobrania
Pobierz, wypełnij i wyślij do kadr!
Pobierz wzór wniosku o urlop na żądanie w .doc
Pobierz wzór wniosku o urlop na żądanie w .pdf
Sprawna akceptacja wniosku o urlop na żądanie z systemem tomHRM
Korzystając z systemu elektronicznych wniosków o urlop pracownik w każdej chwili widzi, ile jeszcze dni w trybie “na żądanie” mu zostało. Kiedy wykorzysta wszystkie dni, nie będzie miał dostępnej opcji urlopu na żądanie. Ani on ani kadry nie muszą zatem pamiętać o liczbie już wykorzystanych dni urlopu.
Urlop na żądanie w systemie tomHRM stanowi, zgodnie z Kodeksem pracy, część urlopu wypoczynkowego, dlatego też po wykorzystaniu całego limitu urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi, nie będzie on mógł złożyć wniosku o urlop w trybie na żądanie.
Zautomatyzuj proces i zarządzanie urlopami w swojej firmie
