Opsenio i dobre praktyki wyboru systemu HR dla Software House

Opis firmy

Opsenio, członek grupy Cohesive, to marka specjalizująca się w tworzeniu niestandardowego oprogramowania i aplikacji mobilnych. Główne cele działalności: usprawnianie kluczowych procesów w przedsiębiorstwach oraz zapewnienie jakości dzięki pełnej elastyczności oprogramowania → więcej o firmie.

System HR open source a tomHRM

Przed tomHRM firma korzystała z system HR  typu open source (OrangeHRM). Najpilniejszą potrzebą, która doprowadziła do rozpoczęcia poszukiwań nowego rozwiązania był niski UX aktualnego systemu i jego mała elastyczność.

Firma nie chciała też korzystać z kilku osobnych narzędzi, tylko szukała jednego rozwiązania, które pozwoli skupić w sobie zarówno procesy rekrutacyjne, jak i kwestie pracownicze, a jednocześnie będzie optymalne kosztowo. Najważniejsze procesy obejmowały:

1. Rekrutację.
2. Zarządzanie urlopami przez pracowników (również osoby na kontraktach B2B).
3. Onboarding pracowników.

Proces wyboru narzędzia HR

Ze względu na cel połączenia kilku procesów HR jednym interfejsem firma skupiła się na narzędziach typu all-in-one HR. Wybór obejmował testowanie kilku rozwiązań i porównywanie ich funkcjonalności oraz sposobu pracy z interfejsem.

Dobre praktyki wyboru systemu HR wg. Opsenio

Bartosz Rumian, HR Specialist w Opsenio, który odpowiadał za testowanie narzędzi radzi, by zwrócić uwagę na to, czy:

• narzędzie pozwala na rozbudowę i rozwój również w przyszłości, kiedy w firmie zaczną być potrzebne kolejne procesy HR?
• system jest elastyczny i umożliwia dopasowanie do konkretnych potrzeb organizacji?
• poszczególne części aplikacji są ze sobą połączone i na ile – czy przekazują sobie nawzajem informacje (np. ze zrekrutowanego kandydata w ATS tomHRM można utworzyć pracownika, a część danych ulegnie automatycznemu przeniesieniu do profilu pracownika)?
• aplikacja jest czytelna i łatwa w obsłudze? Czy etykiety, nazwy w aplikacji jasno i klarownie wyjaśniają, o co chodzi a sama aplikacja jest intuicyjna i prezentuje się nowocześnie?
• będzie też łatwa w obsłudze od strony pracowników, którzy będą z niej korzystać?

W dalszej współpracy z dostawcą narzędzia cenię sobie również to, że mogę zgłosić pomysł na usprawnienie, a moje uwagi są analizowane i wdrażane. Tak było m.in. w przypadku dodatkowych pól własnych w profilach pracowników – podkreśla Bartosz.

Wyzwania wdrożenia systemu HR w software house

Wdrożenie systemu HR w firmie, która sama tworzy systemy IT ma dość prosty przebieg, bo pracownicy są przyzwyczajeni do korzystania z aplikacji i rozumieją mechanikę ich działania. W efekcie samo ustawienie systemu oraz nauka korzystania z niego przez pracowników przebiega nieco szybciej niż w standardowej organizacji.

Bartosz: Dzięki temu, że mocno testowałem system, to w momencie zakupu już wiedziałem, gdzie i jakie dane się wprowadza. Szkolenie wprowadzające online od tomHRM było zatem w zupełności wystarczające. Samo ustawianie kilku modułów, by działały tak, jak chcemy, zajęło nam około 2 tygodni. W module Urlopy pozostawiliśmy dużo oryginalnych ustawień. W celu wdrożenia pracowników przygotowałem krótki pdf ze screenami. W ATS przygotowywałem własne szablony, etapy i ustawienia.

Jak Opsenio korzysta z tomHRM?

Pracownicy Opsenio pracują głównie zdalnie, a niekiedy również po stronie klienta. Z systemu korzystają głównie do składania wniosków urlopowych, a z racji tego, że część z nich, pracując po stronie klienta, nie ma dostępu na komputerze do zewnętrznych aplikacji, Opsenio, wykorzystując własne zasoby IT,  dzięki dostępowi API tomHRM stworzyło nakładkę pozwalającą pracownikom na składanie wniosków z poziomu telefonu, bez logowania do systemu.

Znacznie szersze zastosowanie system ma dla managerów oraz dla osoby odpowiedzialnej za proces rekrutacji pracowników i hiring managerów.

Pola własne do zarządzania umiejętnościami pracowników

Opsenio podkreśla, że dużą wartością było wprowadzenie w profilach pracowników tomHRM „pól własnych”. Zostały one wdrożone między innemu, dzięki prośbie Opsenio, a obecnie korzystać z nich mogą wszyscy klienci tomHRM. Pola własne umożliwiają dodanie praktycznie dowolnych informacji do profilu pracownika, a następnie używaniu tych danych do ich filtrowania.

Stworzyliśmy 17 pól własnych w różnych obszarach. Większość dotyczy umiejętności naszych pracowników, takich jak m.in. języki programowania, frameworki,  metodyki projektowe, posiadane certyfikaty i potwierdzenia kompetencji. Skille każdego pracownika są opisane na kilku kategoriach pól, a dzięki temu, że bazę pracowników można filtrować stosując operatory logiczne LUB / ORAZ, manager może łatwo wyszukiwać osoby, które pasują do projektu, bo mają konkretny zestaw oczekiwanych umiejętności.

ATS i efektywność ogłoszeń rekrutacyjnych

Dla firmy Opsenio ważną funkcjonalnością systemu do rekrutacji jest możliwość śledzenia efektywności ogłoszeń rekrutacyjnych. Pozwala na to rozbudowany system monitoringu źródeł pozyskiwania aplikacji.

Rekruter po utworzeniu ogłoszenia rekrutacyjnego, dzięki generowaniu linków referencyjnych, może precyzyjnie śledzić, skąd przychodzą kandydaci.

W przypadku rekrutacji na stanowiska IT, gdzie na każdą ofertę przychodzi dość ograniczona liczba aplikacji, a koszt umieszczania ogłoszenia w serwisach pracy jest wysoki, dbamy o optymalizacje budżetu rekrutacji śledząc to, skąd przychodzą najbardziej wartościowi kandydaci – wyjaśnia Bartosz.

Firma korzysta również z automatyzacji.

O ile przy stanowiskach w IT, gdzie aplikacji jest nieco mniej, każdy mail do kandydata jest osobną komunikacją, o tyle w przypadku bardziej popularnych stanowisk, np. pracownika administracyjnego, kiedy aplikacji przychodzi nawet kilkaset, możliwość personalizacji i automatyzacji odrzuceń kandydatów oszczędza mnóstwo pracy.

Poza rekruterem do platformy mają dostęp również hiring managerowie, którzy mogą oceniać kandydatów i śledzić przebieg procesu.

Tu korzystamy z możliwości systemu w dość zróżnicowany sposób. Głównie bazujemy na notatkach przy kandydatach, ale niektórzy hiring managerowie używają również systemu ocen czy gwiazdek.

Główne korzyści z wdrożenia systemu HR tomHRM:

1. Zmniejszenie liczby narzędzi dzięki wykorzystaniu jednego systemu do kilku procesów HR.
2. Ułatwienie procesu rekrutacji dzięki możliwości prowadzenia całego procesu na jednej platformie z aktywnym udziałem hiring managerów.
3. Optymalizacja kosztów rekrutacji dzięki analizie najbardziej efektywnych źródeł aplikacji,
4. Umożliwienie pracownikom zarządzania urlopami nawet bez dostępu do aplikacji z firmowych komputerów (za pomocą integracji API i własnej aplikacji).
5. Ułatwienie zarządzania umiejętnościami pracowników w bazie pracowników przez managerów dzięki efektywnemu wykorzystaniu pól własnych w profilach pracowników.

Opsenio o sobie:

Oferujemy współpracę z klientami na trzech poziomach zaangażowania jako dostawca: rozwiązania, technologii oraz kompetencji. Wieloletnie doświadczenie w tworzeniu i wdrażaniu rozwiązań klasy Enterprise czyni z nas optymalnego partnera w rozwoju systemów IT. Tworzymy rozwiązania dopasowane do realnych potrzeb, zawsze analizujemy każdy przypadek indywidualnie. Kompleksowe wsparcie poszerzamy o możliwość błyskawicznego tworzenia aplikacji, dzięki wykorzystaniu platformy low-code – Mendix. Znajomość technologii, które sprawdzają się w praktyce, procentuje optymalizacją czasu pracy potrzebnego na realizację projektów. Dzięki temu nasi klienci szybciej otrzymują jakościowy produkt, który może realizować ich cele biznesowe.