Planowanie sukcesji w HR

Osoby, które pracowały na najważniejszych stanowiskach w firmie przez lata, lub stosunkowo krótko, ale wyjątkowo efektywnie, wydają się być nie do zastąpienia. Gdy zatem ktoś szczególnie istotny dla organizacji odchodzi albo zmienia stanowisko, pojawia się lęk o to, co dalej stanie się z firmą. Jak ta strata wpłynie na jej działanie? Czy zmieni się jej pozycja na rynku, a może jakość towarów lub usług? Jaką strategię biznesową wprowadzi następca? To poważny problem, który ma jednak solidne rozwiązanie – jest nim sukcesja HR.

Czym jest sukcesja w organizacji?

O sukcesji w biznesie najwięcej mówi się w kontekście śmierci właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej i przekazania biznesu spadkobiercy (sukcesorowi). To bowiem termin występujący w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Jak wskazuje art. 1., reguluje ona „zasady tymczasowego zarządzania przedsiębiorstwem po śmierci przedsiębiorcy, który we własnym imieniu wykonywał działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIGD oraz kontynuowania działalności gospodarczej wykonywanej z wykorzystaniem tego przedsiębiorstwa”. Owo tymczasowe zarządzanie ustawa definiuje jako zarząd sukcesyjny.

Współczesny HR poniekąd „przejął” jednak to określenie.

Doskonałym przykładem jest sukcesja w firmie Apple. Steve Jobs przekazał dowództwo nad korporacją Timowi Cookowi (ówczesnemu dyrektorowi do spraw operacji) dużo wcześniej, niż wynikałoby z oficjalnego awansowania go na zastępcę Jobsa. Dzięki temu Cook był w pełni przygotowany do prowadzenia firmy tak, jak robił to jego poprzednik, a tym samym do utrzymania jej sukcesu.

Jaką rolę odgrywa planowanie sukcesji?

Szczególnie istotnym elementem omawianego procesu jest planowanie sukcesji pracowników. Wybór następcy „na szybko”, a także spontaniczne wdrażanie go w swoje obowiązki będzie nie tylko dalekie od profesjonalizmu, ale przede wszystkim nieefektywne. Przekazanie kluczowych stanowisk w firmie innym osobom ma ogromny wpływ na utrzymanie przez nią obecnej pozycji rynkowej, nie mówiąc już o dalszym rozwoju organizacji. Wyłącznie odpowiednie zaplanowanie sukcesji w firmie sprawi, że cały proces przebiegnie w sposób efektywny i da w przyszłości oczekiwane owoce.

A jakie znaczenie dla organizacji ma sama sukcesja HR? Przede wszystkim pozwala ona na zachowanie ciągłości funkcjonowania firmy, utrzymania jej stabilności na rynku pomimo istotnych zmian wśród kluczowych pracowników oraz na niezakłóconą realizację dotychczasowych celów strategicznych. Co więcej, sukcesja w biznesie przygotowuje zespół na potencjalną zmianę. Umożliwia też obserwowanie reakcji podwładnych na propozycję zastępcy, a tym samym upewnienie się, czy wybrany sukcesor będzie dobrym wyborem. Dodatkowo pozytywnie wpływa na employer branding, świadczy bowiem o tym, że firma jest dobrze przygotowana na każdą sytuację.

Planowanie sukcesji pracowników – jak powinno wyglądać?

Plan sukcesji w firmie musi przede wszystkim uwzględniać stopniowe przekazywanie obowiązków sukcesorowi. Nie powinien być wdrażany na miesiąc przed odejściem osoby zajmującej obecnie kluczowe stanowisko; by cały proces był maksymalnie efektywny, wymaga dokładnego poznania przez następcę wszystkich jego nowych obowiązków. A z jakich konkretnych kroków powinno się składać planowanie sukcesji w organizacji?

Wyznaczenie kluczowych stanowisk

Myśląc o kluczowych stanowiskach, widzi się zwykle kadrę zarządzającą: prezesów, kierowników, menedżerów czy kadrowców. Planowanie sukcesji w firmie powinno jednak sięgać jeszcze dalej i uwzględnić wszystkie stanowiska, które mają istotne znaczenie dla płynnego działania organizacji. Szczególnie gdy są one zajmowane przez niewielką liczbę osób – albo jedną. Może być to np. osoba odpowiedzialna za obsługę specjalistycznej aplikacji firmowej, bez której dalsza sprzedaż czy kontakt z klientami nie byłyby możliwe.

Przygotowanie listy oczekiwanych kompetencji

Równie istotnym elementem planowania sukcesji pracowników jest określenie cech oraz kompetencji, które powinien mieć idealny kandydat na sukcesora dla każdego kluczowego stanowiska. Taka lista pozwoli uniknąć sytuacji, w której ze względu na sympatię do któregoś z pracowników czy wyraz szacunku do jego wieloletniej pracy, następcą zostanie osoba, która nie sprawdzi się w nowych obowiązkach.

Wyznaczenie sukcesorów

Skuteczne planowanie sukcesji w organizacji to przede wszystkim przygotowanie listy potencjalnych następców na wszystkie kluczowe stanowiska w firmie. Nim jeszcze obecni pracownicy będą w ogóle myśleli o zakończeniu współpracy, powinni wskazać osoby, które ich zdaniem najlepiej przejmą ich obowiązki. Liczy się jednak nie tylko ich intuicja, ale przede wszystkim dopasowanie kandydatów do ustalonej wcześniej listy oczekiwanych kompetencji.

Tak przyszłościowe myślenie zabezpiecza organizację nie tylko na odejście danej osoby, ale również wszelkie nagłe sytuacje, takie jak jej poważne zachorowanie, śmierć czy nie do końca spodziewany awans. Co istotne, lista powinna być regularnie weryfikowana i ewentualnie uaktualniana, w razie, gdyby np. wśród zatrudnionych odkryto nowy, dotychczas ukryty talent.

Planowanie szkoleń

Następnym krokiem w planowaniu sukcesji w korporacji czy firmie jest zaprojektowanie działań mających na celu podniesienie kwalifikacji sukcesorów. Ich dokładne zaplanowanie, w tym określenie niezbędnego budżetu, pozwoli uniknąć sytuacji, w której organizacji nie będzie stać na właściwe wdrożenie następcy albo okaże się, że firma nie ma odpowiednich narzędzi czy materiałów.

Program szkoleniowy powinien obejmować klasyczne warsztaty merytoryczne, webinary, seminaria, konferencje czy e-learningi, które rozszerzą wiedzę teoretyczną potrzebną do wykonywania nowych obowiązków. Należy też znaleźć w nim miejsce na wspólną pracę, czyli okres (np. miesiąc), w którym obecny pracownik i jego sukcesor będą wspólnie realizowali zadania podległe pod dane stanowisko – brali udział w spotkaniach z klientami, prowadzili rekrutację, tworzyli razem projekt i tak dalej.

Niezwykle istotnym elementem dobrego planowania sukcesji jest również przygotowanie do niego wszystkich osób, które zajmują obecnie kluczowe stanowiska. Każdy pracownik powinien mieć świadomość przyczyny, dla której zostaje wdrożony cały ten proces, a on w niego zaangażowany. Pozwoli to uniknąć poczucia zagrożenia wśród obecnie zatrudnionych.