Podziękowanie za udział w rekrutacji. Dlaczego warto to robić?

Podziękowanie za udział w rekrutacji nie jest jej obowiązkowym elementem. To jednak ważna część całego procesu. Co istotne, podziękowanie powinno zostać przekazane wraz z feedbackiem – zarówno osobie (lub osobom), z którymi przedsiębiorstwo chce nawiązać współpracę, jak i tymi odrzuconymi. O ile przedstawienie dobrych wieści dla większości rekruterów nie będzie stanowiło większego kłopotu, tak odmowa przyjęcia do pracy budzi pewne obawy. Jak napisać podziękowanie za udział w rekrutacji, by nikogo nie urazić? Po drugiej stronie medalu mamy również kandydata, który może się zastanawiać, czy powinien podziękować za zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną albo jak grzecznie odrzucić ofertę pracy. Podpowiadamy, jak sformułować różnego rodzaju wiadomości po rekrutacji!

Dlaczego podziękowanie za udział w rekrutacji jest ważne?

„Odezwiemy się do pana/i” – zdanie, które stało się wręcz internetowym memem; i to na całym świecie. Wiele osób uśmiecha się z przekąsem na jego widok, czując, że między wierszami oznacza: nikt się nie odezwie. Gdy rzeczywiście tak się dzieje, kandydat pozostaje w stanie zawieszenia. Nie ma pewności, w jakim czasie rekruter miał się odezwać, bo przecież ta lakoniczna informacja nie zawierała konkretnego terminu. Tym samym nie wie, czy powinien już zacząć wysyłać kolejne aplikacje, czy może jednak za kilka dni ktoś do niego zadzwoni i np. zaprosi na dzień próbny.

Telefon lub mail z podziękowaniem za udział w rekrutacji daje zatem kandydatowi pewność tego, na czym stoi. To jednak niejedyny powód, dla którego warto dawać informację zwrotną po całym procesie. Feedback (co istotne – sprawnie dostarczony!) jest ważnym elementem budowania employer brandingu, jako jedna z podstawowych składowych candidate experience. Pozostawia po pracodawcy wrażenie profesjonalnego, godnego zaufania i niemarnującego czasu kandydatów, a zatem mającego szacunek do ludzi.

Jak wynika z 6. Edycji raportu „Candidate Experience w Polsce 2021” będącego wynikiem badania przeprowadzonego przez Great Digital i eRecruitment Solutions, aż 74% specjalistów oczekuje przekazania informacji o powodach niezakwalifikowania kandydata do kolejnego etapu. Otrzymuje ją zaledwie 14%! Z kolei 63% oczekuje przekazania informacji o zakończeniu rekrutacji, nawet jeśli osoba nie brała udziału w spotkaniach, a doświadcza tego tylko 25%. Co więcej, 45% badanych potwierdziło, że negatywne wrażenia wyniesione z procesu rekrutacji zmieniają ich nastawienie do produktów lub usług firmy.

Jak podziękować za udział w rekrutacji? Elementy obowiązkowe

Pierwszą metodą stworzenia wiadomości do kandydata jest skorzystanie z gotowego szablonu podziękowania za udział w rekrutacji dostępnego w naszym systemie ATS. Drugą opcją będzie samodzielne napisanie mejla lub kontakt telefoniczny. W przypadku tego ostatniego warto wziąć pod uwagę, że aż 75% specjalistów badanych w ramach „Candidate Experience w Polsce 2021”, w przypadku odrzucenia ich kandydatury, wolałoby otrzymać odpowiedź mejlową.

Jeśli zdecydujesz się na wiadomość, to bez względu na to, czy zechcesz napisać ją sam, czy użyć szablonu, przy pomocy programu do rekrutacji tomHRM możesz uruchomić automatyczną wysyłkę mejla po tym, gdy kandydat zostanie odrzucony. Będzie działała na każdym etapie – czy to odrzucenia po selekcji CV, czy rozmowie kwalifikacyjnej. Rekruter może ustawić natychmiastowe wysłanie wiadomości lub wysyłkę z określonym opóźnieniem, by mejl wyglądał jak jego naturalna odpowiedź.

Jeżeli planujesz napisać własne szablony wiadomości do kandydatów, to przeczytaj, co powinny zawierać:

Podziękowanie za przesłanie CV – jak je napisać?

Podziękowanie za przesłanie CV nie tylko buduje w kandydacie poczucie, że ma do czynienia z rzetelną firmą, ale także stanowi potwierdzenie wpłynięcia aplikacji. By wiadomość była profesjonalna, warto zawrzeć w niej:

• powitanie ze wskazaniem imienia lub imienia i nazwiska kandydata – odbiorca powinien czuć, że otrzymuje mejla skierowanego konkretnie do niego, a nie „masówkę”,
• podziękowanie za zainteresowanie ofertą – ze wskazaniem stanowiska,
• podziękowanie za przesłanie dokumentów/wypełnienie formularza,
• poinformowanie, że w razie pozytywnego rozpatrzenia aplikacji kandydat zostanie zaproszony do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej,
• poinformowanie, że w razie negatywnego rozpatrzenia aplikacji kandydat otrzyma informację o zakończeniu rekrutacji,
• wskazanie szacunkowego terminu ponownego kontaktu,
• zwrot grzecznościowy i podpis rekrutera.

Jak poinformować o odrzuceniu CV?

W wielu ogłoszeniach o pracę pojawia się klauzula informująca o tym, że rekruterzy zastrzegają sobie „prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami”. Nie jest ona oczywiście zabroniona, ale już na wstępie może zniechęcać do aplikowania. Po co osoba szukająca zatrudnienia ma poświęcać swój czas na przygotowanie CV (a często i listu motywacyjnego) czy wypełnienie formularza rekrutacyjnego, skoro druga strona z góry informuje, że może go zignorować? Przypomnijmy wskazane wyżej statystyki: 3/4 badanych oczekuje informacji o niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu. Warto zatem wysłać dodatkową wiadomość już po przeprowadzeniu selekcji aplikacji. Co powinna zawierać?

• powitanie ze wskazaniem imienia lub imienia i nazwiska kandydata,
• podziękowanie za zainteresowanie ofertą,
• podziękowanie za poświęcenie czasu na udział w rekrutacji,
• informację o braku możliwości zaoferowania kandydatowi pracy na danym stanowisku – w tym momencie,
• zachętę do wzięcia udziału w kolejnych rekrutacjach – lub poinformowanie, że CV zostanie wzięte pod uwagę przy kolejnych rekrutacjach, jeśli kandydat wyraził na to zgodę w swojej aplikacji,
• zwrot grzecznościowy i podpis rekrutera.

W dalszej części artykułu znajdziesz wzór negatywnego feedbacku w rekrutacji.

Jak podziękować za udział w rozmowie kwalifikacyjnej?

Podziękowanie za udział w rozmowie kwalifikacyjnej powinno mieć miejsce podczas jej zakończenia. Warto przede wszystkim zrezygnować ze wspomnianego wcześniej „odezwiemy się”, które stało się obiektem żartów i zamienić je na bardziej konkretną informację. Powinna zawierać nie tylko podziękowanie, ale również wskazanie, kiedy kandydat może się spodziewać decyzji lub w przypadku rekrutacji wieloetapowej, ewentualnego zaproszenia do kolejnego etapu.
Przykład: „bardzo dziękuję za rozmowę, do końca przyszłego tygodnia otrzyma pan/i wiadomość podsumowującą dzisiejsze spotkanie wraz z informacją o dalszych krokach”.

Co powinno zawierać podziękowanie za zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną?

Niewielu kandydatów myśli o tym, by wystosować do rekrutera podziękowanie za zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Zazwyczaj czekają po prostu na odpowiedź ze strony firmy dotyczącą oceny ich kandydatury. Warto jednak poświęcić kilka minut na przesłanie takiej wiadomości, ta może bowiem zwiększyć jego szanse w procesie rekrutacji. Jej uczestnik – ze względu na niską popularność takiego działania – wyróżni się tym samym na tle konkurentów, wyrazi swoje uznanie dla zespołu rekrutacyjnego oraz zaangażowanie w cały proces. Co więcej, to również doskonała okazja, by przypomnieć rekruterowi swoje największe atuty. Z jakich elementów powinno zatem składać się podziękowanie za zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną?

• Powitanie rekrutera – ze wskazaniem jego imienia („dzień dobry, panie Janie”) lub imienia i nazwiska („dzień dobry, pani Anno Kowalska”).
• Podziękowanie za rozmowę – ze wskazaniem nazwy stanowiska, daty i miejsca przeprowadzenia rozmowy („Bardzo dziękuję za możliwość wzięcia udziału w procesie rekrutacji na stanowisko X, a także profesjonalne przeprowadzenie naszego spotkania rekrutacyjnego, które odbyło się X w X”).
• Nawiązanie do części rozmowy kwalifikacyjnej – to okazja do przypomnienia rekruterowi umiejętności lub doświadczenia kandydata, które najbardziej przydadzą się w firmie („Jak poinformowałem podczas naszej rozmowy, wierzę, że moja umiejętność X przyczyni się do X w Państwa firmie”).
• Pożegnanie ze zwrotem grzecznościowym i podpisem – warto ponownie podziękować za poświęcony czas i wyrazić swoje zaangażowanie w cały proces („Serdecznie dziękuję za poświęcony mi czas i z niecierpliwością oczekuję na wyniki rekrutacji. Z życzeniami miłego dnia, Marcin Nowak”).

Jak uprzejmie odrzucić ofertę pracy?

Informacje nabyte podczas rozmowy kwalifikacyjnej są istotne nie tylko dla rekrutera, ale również samego kandydata. Po bliższym poznaniu warunków zatrudnienia, czasu dojazdu do firmy, kultury organizacji czy zakresu obowiązków, ma on prawo do zrezygnowania z procesu rekrutacji – może to zresztą zrobić na każdym jej etapie. Jakie elementy powinny się znaleźć we wiadomości dotyczącej odrzucenia oferty pracy, by kandydat pozostawił po sobie dobre wrażenie?

• Powitanie rekrutera ze wskazaniem jego imienia i nazwiska.
• Podziękowanie za możliwość wzięcia udziału w procesie rekrutacji.
• Wskazanie przyczyny odrzucenia oferty – warto pamiętać, że nie trzeba się nadmiernie rozpisywać czy tłumaczyć. Wystarczy zwięzłe przedstawienie powodu, który może pomóc firmie np. poprawić oferowane warunki zatrudnienia. Przykład: „Chciałbym poinformować, że zaproponowana stawka nie spełnia moich oczekiwań, w związku z czym muszę zrezygnować z dalszego udziału w procesie rekrutacji”.
• Pożegnanie ze zwrotem grzecznościowym i podpisem.

Wzory wiadomości do kandydatów na etapie selekcji

Przygotowując własną wiadomość do kandydata o zaproszeniu go na rozmowę kwalifikacyjną lub odrzuceniu jego kandydatury, możesz skorzystać z naszych gotowych wzorów:

Wzór zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną

Wzór „negatywnego” feedbacku w rekrutacji

Pozytywny feedback powinien zostać przekazany kandydatowi telefonicznie. Wymaga on ustalenia z potencjalnym pracownikiem czy w dalszym ciągu jest zainteresowany współpracą, a jeśli tak, to przekazania wielu informacji na temat warunków zatrudnienia. Rekruter (lub menedżer) uprzedza między innymi o konieczności uzupełnienia kwestionariusza osobowego do przygotowania umowy czy przejściu badań wstępnych. Feedback „negatywny” można natomiast przekazać mejlowo, wykorzystując poniższy wzór:

Raport „Candidate Experience w Polsce 2021” wskazał, które zagadnienia poruszane w feedbacku dotyczącym odrzucenia kandydatury osób badanych są dla nich wartościowe. To kolejno:

• ocena ich doświadczenia i kompetencji – ważna dla 84% badanych,
• informacja o subiektywnych odczuciach menedżera – ważna dla 54% badanych,
• ocena dopasowania do organizacji pod względem wartości firmy – ważna dla 54% badanych,
• wynik próbki wykonanej pracy lub zadania rekrutacyjnego – ważny dla 42% badanych.

Dobrą praktyką jest również udostępnienie kandydatowi możliwości podzielenia się jego wrażeniami na temat procesu rekrutacyjnego. Warto zatem przygotować ankietę Candidate Experience i przesłać ją wraz z informacją zwrotną, uwzględniając w mejlu prośbę o jej uzupełnienie.