Powitanie nowego pracownika w firmie – przykładowy mail
Po procesie rekrutacyjnym udało się w końcu wyłonić idealnego nowego pracownika (lub pracowników). Pora go wdrożyć! Osoby odpowiedzialne za onboarding pracownika będą miały ręce pełne roboty. Trzeba przekazać „świeżakom” mnóstwo istotnych informacji. Przedstawić zespół, wyjaśnić, do kogo zwracać się o pomoc, wytłumaczyć, gdzie szukać wzorów firmowych pism wewnętrznych takich jak wnioski urlopowe, podpowiedzieć, jak podpisać mleko, by nie ginęło w tajemniczych okolicznościach…
Przede wszystkim jednak trzeba oficjalnie powitać pracownika w nowej pracy oraz przedstawić go reszcie zespołu. Nowa osoba będzie też chciała przedstawić się sama. Najczęściej takie powitanie nowego pracownika wykonujemy mailowo lub za pomocą komunikatora firmowego.
W tym artykule znajdziesz:
Wiadomość powitalna dla nowego pracownika – dlaczego jest ważna?
Mailowe powitanie nowego pracownika w firmie jest ważne z kilku powodów:
- Wiadomość powitalna staje się swoistą wizytówką firmy i w dużej mierze przykłada się do budowania pierwszego wrażenia o pracodawcy, a tym samym –employee experience. Nieciekawa, niedająca żadnych przydatnych informacji czy wyglądająca jak Oda Do Wspaniałości Firmy sprawi, że nowy zatrudniony wyniesie z niej prawdopodobnie tylko wywrócenie oczami; o ile w ogóle ją przeczyta do końca. I dalej będzie zadawał mnóstwo pytań.
- Wiadomość powitalna dla nowego pracownika może zredukować jego stres. Dobrze napisany mail poinformuje go, jak będzie wyglądał proces wdrożenia, zatem zatrudniony będzie wiedział, czego się spodziewać w najbliższych dniach. Co więcej, osoba poczuje się doceniona i zauważona; zrozumie, że pracodawca cieszy się z jej przybycia i chce, by pracowało jej się u niego jak najlepiej. Przy okazji taki mail odciąża niego zespół onboardingowy, bo może przekazywać część istotnych informacji, takich jak dane i numery kontaktowe menadżerów czy lokalizację dokumentów lub instrukcję logowania do systemów wewnętrznych.
Typy wiadomości powitalnych do nowych pracowników
Tak naprawdę istnieje kilka różnych typów wiadomości, które trzeba przygotować:
- Mail powitalny w firmie – wysyłany jeszcze w ramach preonboardingu. Zawiera podsumowanie ustaleń związanych z warunkami pracy oraz wstępne informacje o przebiegu wdrożenia.
- Mail powitalny w pracy wysyłany pierwszego dnia pracy. Zawiera oficjalne powitanie w zespole. Może być skierowany jednocześnie do wiadomości pozostałych członków zespołu.
- Przywitanie nowego pracownika w zespole. Zawiera zarówno informacje kierowane do samego pracownika jak i do całego zespołu (o pracowniku). Jest wstępną informacją przekazywaną jeszcze przed poznaniem pracownika z resztą osób w firmie.
W zależności od kultury organizacji maile powitalne nowego pracownika będą różne i nie ma jednego obowiązującego wzoru. Wszystko zależy też od tego, czy pracujemy stacjonarnie, hybrydowo czy w pełni zdalnie oraz czy medium komunikacji będzie faktycznie mail czy może np. wiadomość na firmowym komunikatorze.
Powitanie nowego pracownika w firmie – wzory maili
Wiesz już, że pierwszy kontakt pracownika z firmą nie może się obejść bez dobrze skonstruowanego maila powitalnego. Mmailowe powitanie nowego pracownika w firmie może zawierać:
- Personalizacja – czytający nie może czuć, że jest jedną z setek osób, do których była kierowana ta wiadomość. To w końcu przywitanie konkretnie jego osoby!
- Przedstawienie zespołu – warto nagrać krótki filmik, w którym zespół przedstawi się nowemu pracownikowi i powie dwa słowa o sobie.
- Opis wdrożenia – opowiedz pokrótce, co czeka pracownika w kolejnych dniach lub przekaż link do aplikacji do onboardingu w której cały proces będzie prowadzony.
- Memy, gify – nie bój się używania memów w pracy. Redukują napięcie, przełamują lody i świadczą o dobrej atmosferze w zespole. Oczywiście jeśli Twoja kultura organizacji jest dość luźna.
- Niech mail nie będzie za długi – chcesz dać pracownikowi wsparcie, a nie go zanudzić lub zamęczyć. Około 500 wyrazów będzie w porządku!
Mail powitalny od HR do pracownika (styl formalny) – wzór
Stonowany i skoncentrowany na przekazaniu najważniejszych informacji. Jeśli korzystasz z systemów ułatwiających wdrażanie pracowników (takich jak tomHRM) możesz wykorzystać różnego rodzaju shortcody, które pozwolą ci spersonalizować wiadomość a jednocześnie zachowac spójność komunikacji.
Temat: Witamy w zespole [Nazwa firmy]!
Szanowny Panie/Szanowna Pani [Nazwisko pracownika],
W imieniu całego zespołu HR pragnę oficjalnie powitać Pana/Panią w naszej firmie. Cieszymy się, że dołączył/a Pan/Pani do nas jako [Stanowisko].
Dla usprawnienia procesu adaptacyjnego, przygotowaliśmy dla Pana/Pani konto w systemie tomHRM. Znajdzie tam Pan/Pani wszystkie niezbędne informacje dotyczące dalszych dni pracy oraz struktury zespołu, z którym będzie Pan/Pani współpracować.
Dane dostępowe do systemu:
Nazwa konta: [Nazwa konta tomHRM]
Link do systemu: [Link do tomHRM]
Bezpośredni link do sekcji onboardingowej: [Link do odpowiedniej zakładki w profilu pracownika]
Pana/Pani bezpośrednim przełożonym będzie [Imię przełożonego] [Nazwisko przełożonego], a wsparciem w pierwszych dniach służyć będzie wyznaczony opiekun – [Buddy].
W razie jakichkolwiek pytań, proszę o kontakt z działem HR.
Z wyrazami szacunku,
[Imię i nazwisko przedstawiciela HR]
Dział HR
Mail powitalny nowego pracownika od HR (styl nieformalny) – wzór
Dla firm o nieco mniej formalnej kulturze organizacji.
Temat: Witaj na pokładzie! 🚀
Cześć [Imię pracownika]!
Super, że dołączasz do naszej ekipy jako [Stanowisko]! 🎉Przygotowaliśmy dla Ciebie konto w naszym systemie tomHRM, gdzie znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz na start – informacje o onboardingu, Twoim zespole i pierwszych zadaniach.
Oto Twoje dane:Nazwa konta: [Nazwa konta tomHRM]
Link do systemu: [Link do tomHRM]
Szybki dostęp:: [Link do odpowiedniej zakładki w profilu pracownika]Twoim szefem będzie [Imię przełożonego] (super osoba!), a [Buddy] pomoże Ci odnaleźć się w nowym miejscu jako Twój buddy.
Masz pytania? Śmiało pisz lub dzwoń! Jesteśmy tu, żeby Ci pomóc.Trzymaj się i do zobaczenia niebawem!
[Imię przedstawiciela HR]
Team HR
Mail na powitanie nowego pracownika (styl luźny) – wzór
Z wykorzaniem memów / gifów
Cześć [imię]!
Super, że dołączyłeś do naszego grona. Chcemy, żeby pierwsze (i wszystkie pozostałe!) dni w naszym zespole minęły Ci jak najprzyjemniej, dlatego jeśli będziesz miał jakiekolwiek pytania, śmiało je zadawaj. Uprzedzam to najważniejsze: kawa stoi [lokalizacja] – częstuj się 😊
Możesz już sprawdzić swoje dostępy do firmowych systemów. Potrzebne Ci loginy znajdziesz tutaj: [lokalizacja]. Przy okazji zapisz sobie w zakładkach przeglądarki [link] – to e-teczka dokumentów, które pomogą Ci np. zaklepać termin na urlop.
Otacza Cię sporo nowych twarzy, prawda? Zanim będziesz miał/a okazję porozmawiać z właścicielem każdej z nich, obejrzyj nasze krótkie wideo (to tylko [liczba] sekund!), w którym Twój nowy zespół mówi Ci zdalne „siema”:
[link]
A oto plan działania na najbliższe dni:
- Luźne spotkanie z Twoim buddym, [nazwisko] [godzina] – czyli osobą, która przez pierwszy [okres] będzie Cię wspierać. O nic się nie martw, nie musisz go szukać; przyjdzie po Ciebie o [godzina]. Przy okazji oprowadzi Cię po naszym [magazynie, biurze, przychodni etc.).
- Szkolenie [termin] – [nazwisko szkoleniowca] przedstawi Ci najważniejsze informacje dotyczące naszej pracy. Nauczysz się np., jak rozmawiać z klientami, żeby chcieli słuchać.
- [pozostałe kroki wdrożenia z krótkim komentarzem]
P.S. Nasz zespół zwykle spotyka się na lunch o 12:00 we wspólnej kuchni. Byłoby super, gdybyś do nas dołączył/a!
[imię i nazwisko, stanowisko]
Powitanie nowego pracownika w zespole – wzór maila (styl formalny)
Temat: Nowy członek zespołu – powitajmy [Imię pracownika] [Nazwisko pracownika]
Szanowni Państwo,
Z przyjemnością informuję, że z dniem [Data] do naszego zespołu dołącza [Imię pracownika] [Nazwisko pracownika] na stanowisko [Stanowisko].
[Imię pracownika] posiada bogate doświadczenie zdobyte w [poprzednia firma]. Specjalizuje się w [obszar specjalizacji] i ma znaczące osiągnięcia w zakresie [krótki opis osiągnięć]. Prywatnie interesuje się [zainteresowanie], co z pewnością wniesie nową perspektywę do naszego zespołu.
Zachęcam wszystkich do ciepłego powitania i krótkiej prezentacji podczas najbliższego spotkania zespołu, które odbędzie się [Data] o godzinie [godzina] w [Miejsce]/online.
[Imię pracownika], może zechciałby/zechciałaby Pan/Pani powiedzieć kilka słów o sobie podczas tego spotkania?
Z poważaniem,
[Imię i nazwisko przedstawiciela HR]
Dział HR
Powitanie nowego pracownika w zespole – wzór maila (styl nieformalny)
Temat: Nowa twarz w naszej ekipie! Poznajcie [Imię pracownika]! 😊
Hej Team!
Mam super wieści – [Imię pracownika] dołącza do nas jako [Stanowisko]! 🎉
Kilka słów o [Imię pracownika]: wcześniej rozwijał/a swoje umiejętności w [poprzednia firma], gdzie zajmował/a się [obszar działalności]. W wolnym czasie [Imię pracownika] jest zapalonym/ą [zainteresowanie], a także uwielbia [hobby]. Jestem pewien/pewna, że wniesie do naszego zespołu mnóstwo pozytywnej energii!
Może zrobimy szybką rundkę zapoznawczą na jutrzejszym stand-upie? Każdy mógłby powiedzieć coś o sobie – co lubicie, czego nie, może jakieś zabawne fakty? [Imię pracownika], co Ty na to? Bez stresu, jesteśmy zgraną paczką! 😉
Do zobaczenia!
[Imię przedstawiciela HR]
Team HR
Przywitanie pracownika przez managera – wzór maila (styl formalny)
Temat: Powitanie w zespole – następne kroki
Szanowny Panie/Szanowna Pani [Nazwisko pracownika],
W imieniu całego zespołu chciałbym/chciałabym oficjalnie powitać Pana/Panią w naszej firmie. Cieszę się, że będziemy współpracować.
Pozwolę sobie przedstawić plan pierwszych dni:W dniu [Data] o godzinie [godzina] zapraszam na spotkanie wprowadzające w [Miejsce]/poprzez platformę [nazwa platformy]. Podczas tego spotkania omówimy zakres obowiązków oraz odpowiemy na Pana/Pani pytania.
Następnie o godzinie [godzina] odbędzie się spotkanie z całym zespołem, podczas którego będzie okazja do wzajemnego poznania się.
W dniu [Data] zaplanowaliśmy wspólny lunch zespołowy o godzinie 13:00 w [Miejsce].
Proszę o potwierdzenie otrzymania tej wiadomości oraz gotowości uczestniczenia w zaplanowanych spotkaniach.
Z poważaniem,
[Imię przełożonego] [Nazwisko przełożonego]
[Stanowisko przełożonego]
Przywitanie pracownika przez managera – wzór maila (styl nieformalny)
Temat: Witaj w ekipie! Co dalej? 🚀
Cześć [Imię pracownika]!
Mega się cieszę, że dołączasz do naszego zespołu! 🎉
Chcę Ci szybko przedstawić plan na najbliższe dni:Jutro ([Data]) o [godzina] mamy krótkie wprowadzenie 1:1 – pogadamy o Twoich zadaniach, odpowiem na pytania i w ogóle zapoznamy się. Link do spotkania: [link]
Potem o [godzina] poznasz resztę zespołu – super ekipa, zobaczysz! Będzie luźno, każdy powie kilka słów o sobie.
W [dzień tygodnia] ([Data]) idziemy razem na lunch o 13:00 do [Miejsce] – świetna okazja, żeby pogadać w mniej formalnej atmosferze. Mają tam pyszne [nazwa dania]!
Daj znać, czy termin lunchu Ci pasuje, ewentualnie możemy go przesunąć. Jakby coś było niejasne – śmiało pisz lub dzwoń na mój numer: [numer telefonu].
[Imię przełożonego]
[Emoji pasujące do branży/osobowości]
Jak przedstawić się zespołowi w nowej pracy z klasą i profesjonalizmem?
Co warto zawrzeć w pierwszej wiadomości do zespołu?
- Podstawowe informacje zawodowe
Krótko przedstaw swoje doświadczenie zawodowe i stanowisko, które obejmujesz. Wystarczy kilka zdań o tym, gdzie pracowałeś wcześniej i jakie kompetencje wnosisz do zespołu. - Zakres obowiązków
Wyjaśnij, za co będziesz odpowiedzialny w firmie. Pomaga to współpracownikom zrozumieć, w jakich kwestiach mogą się do Ciebie zwracać. - Dostępność i preferowane kanały komunikacji
Szczególnie ważne w środowisku zdalnym i hybrydowym – poinformuj, w jakich godzinach pracujesz i jak najlepiej się z Tobą kontaktować. - Wybrane zainteresowania zawodowe
Wspomnienie o profesjonalnych pasjach pomaga budować autentyczne relacje z zespołem. - Jedno lub dwa ciekawe fakty z życia prywatnego
Drobna wzmianka o hobby czy nietypowej umiejętności może być świetnym pretekstem do nawiązania rozmowy.
Czego lepiej unikać pisząc mail powitalny do współpracowników?
- Zbyt wielu szczegółów z życia prywatnego
Zachowaj granicę między życiem zawodowym a prywatnym – nie opowiadaj o rodzinie czy zdrowiu. - Kontrowersyjnych opinii i tematów
Polityka, religia czy inne potencjalnie polaryzujące tematy nie są odpowiednie na pierwszy kontakt. - Zbyt rozbudowanych wiadomości
Szanuj czas innych – pierwszy mail powinien być zwięzły i konkretny. - Nadmiernego eksponowania swoich osiągnięć
Skromność jest ceniona – unikaj przechwałek i pozwól, by Twoja praca mówiła sama za siebie.
Jak dopasować styl komunikacji do kultury firmy pisząc mail powitalny w nowej pracy?
Jak dostosować swoją komunikację, gdy jeszcze nie znasz dobrze kultury organizacyjnej? Oto kilka wskazówek:
- Obserwuj istniejące wzorce
Przejrzyj wcześniejsze wiadomości w komunikatorze firmowym lub poproś HR o przykładowe e-maile powitalne. - Zastosuj bezpieczny, profesjonalny ton
Na początku lepiej być nieco bardziej formalnym – łatwiej później przejść na luźniejszy styl niż odwrotnie. - Dostosuj się do tempa komunikacji
Zwróć uwagę, czy w firmie komunikacja jest szybka i zwięzła, czy raczej rozbudowana i szczegółowa. - Pytaj otwarcie o feedback
Nie bój się zapytać przełożonego lub zespołu HR o wskazówki dotyczące komunikacji wewnętrznej. - Bądź autentyczny/a
Najważniejsze to pozostać sobą, nawet dostosowując się do nowego środowiska.
Mail powitalny od nowego pracownika – wzór
Jak napisać e-mail powitalny w nowej pracy do zespołu, kiedy dopiero rozpoczynasz pracę? Skorzystaj z naszych przykładów:
Mail powitalny od nowego pracownika – wzór (styl formalny)
Temat: Podziękowanie za powitanie
Szanowni Państwo,
Chciałbym/Chciałabym serdecznie podziękować za ciepłe przyjęcie do zespołu oraz poświęcony czas na wprowadzenie mnie w obowiązki.
Jestem niezmiernie zadowolony/a z możliwości dołączenia do Państwa zespołu i firmy [Nazwa firmy]. Dotychczasowe doświadczenie zdobyte w branży, szczególnie w obszarze [obszar specjalizacji], mam nadzieję efektywnie wykorzystać w naszej wspólnej pracy.
Liczę na owocną współpracę przy nadchodzących projektach oraz na budowanie profesjonalnych relacji opartych na otwartej i skutecznej komunikacji. Jestem przekonany/a, że wspólnie będziemy w stanie realizować ambitne cele i sprostać nowym wyzwaniom.
Jestem otwarty/a na Państwa sugestie i wskazówki, które z pewnością pomogą mi szybciej zaadaptować się w nowym środowisku. Jednocześnie deklaruję pełne zaangażowanie i profesjonalizm w wykonywaniu powierzonych mi zadań.
W razie jakichkolwiek pytań, jestem dostępny/a pod numerem telefonu [numer telefonu] oraz adresem email [adres email].
Z wyrazami szacunku,
[Imię pracownika] [Nazwisko pracownika]
[Stanowisko]
Mail powitalny od nowego pracownika – wzór (styl luźny)
Temat: Hej zespole – dzięki za powitanie! 🙌
Cześć Wszystkim!
Wow, wielkie dzięki za tak super przyjęcie! 🎉 Pierwsze dni w nowym miejscu zawsze są trochę stresujące, ale Wy sprawiliście, że czuję się tu jak u siebie!
Jestem mega podekscytowany/a, że dołączyłem/am do Waszej ekipy! Już po pierwszych rozmowach widzę, że trafił mi się zespół pełen kreatywnych i pozytywnych osób.
Nie mogę się doczekać, żeby lepiej Was poznać – zarówno podczas pracy, jak i przy kawie czy lunchu! ☕
Mam nadzieję, że moje doświadczenie w [obszar doświadczenia] i zapał do nauki nowych rzeczy przydadzą się w naszych wspólnych projektach. Jestem otwarty/a na wszystkie pomysły i liczę na szczerą komunikację – zarówno, gdy coś robię dobrze, jak i gdy mogę coś zrobić lepiej!
A poza pracą lubię [hobby/zainteresowanie], więc jeśli ktoś z Was też – to koniecznie dajcie znać!
Mój numer to [numer telefonu], a maila już znacie – piszcie/dzwońcie o każdej porze (no, może nie o 3 w nocy 😄).
Do zobaczenia w biurze/na kolejnym callu!
[Imię pracownika] 🚀
