Powitanie nowego pracownika w firmie – przykładowy mail

Po trudnym procesie rekrutacyjnym udało się w końcu wyłonić idealnego nowego pracownika (lub pracowników). Pora go wdrożyć! Osoby odpowiedzialne za onboarding będą miały ręce pełne roboty; trzeba przekazać „świeżakom” mnóstwo istotnych informacji. Przedstawić zespół, wyjaśnić, do kogo zwracać się o pomoc, wytłumaczyć, gdzie szukać wzorów firmowych pism wewnętrznych takich jak wnioski urlopowe, podpowiedzieć, jak podpisać mleko, by nie ginęło w tajemniczych okolicznościach… i tak dalej. To nie tylko wiele pracy dla zespołu onboardingowego, ale też ogrom informacji do zapamiętania dla zatrudnionego. Aby wszystkim ułatwić ten proces, powitanie nowego pracownika w firmie powinno odbyć się również mailowo. Podpowiadamy, jak napisać taką wiadomość!

Wiadomość powitalna dla nowego pracownika – dlaczego jest ważna?

Mailowe powitanie nowego pracownika w firmie jest ważne z kilku powodów. Pierwszy to fakt, że wiadomość powitalna staje się swoistą wizytówką firmy i w dużej mierze przykłada się do budowania pierwszego wrażenia o pracodawcy, a tym samym – employer brandingu. Nieciekawa, niedająca żadnych przydatnych informacji czy wyglądająca jak Oda Do Wspaniałości Firmy sprawi, że nowy zatrudniony wyniesie z niej prawdopodobnie tylko wywrócenie oczami; o ile w ogóle ją przeczyta do końca. I dalej będzie zadawał mnóstwo pytań.

Druga kwestia – wiadomość powitalna dla nowego pracownika może zredukować jego stres. Dobrze napisany mail poinformuje go, jak będzie wyglądał proces onboardingu, zatem zatrudniony będzie wiedział, czego się spodziewać w najbliższych dniach. Co więcej, osoba poczuje się doceniona i zauważona; zrozumie, że pracodawca cieszy się z jej przybycia i chce, by pracowało jej się u niego jak najlepiej. Przy okazji taki mail odciąża niego zespół onboardingowy, bo może przekazywać część istotnych informacji, takich jak dane i numery kontaktowe menadżerów czy lokalizację dokumentów lub instrukcję logowania do systemów wewnętrznych.

Powitanie nowego pracownika w firmie – wzór maila

Wiesz już, że onboarding pracownika nie może się obejść bez dobrze skonstruowanego maila powitalnego. Pora poznać elementy, które powinno zawierać mailowe powitanie nowego pracownika w firmie:

• Personalizacja – czytający nie może czuć, że jest jedną z setek osób, do których była kierowana ta wiadomość. To w końcu przywitanie konkretnie jego!
• Przedstawienie zespołu – warto nagrać krótki filmik, w którym zespół przedstawi się nowemu pracownikowi i powie dwa słowa o sobie.
• Opis procesu onboardingu – opowiedz pokrótce, co czeka pracownika w kolejnych dniach.
• Memy, gify – nie bój się używania memów w pracy. Redukują napięcie, przełamują lody i świadczą o dobrej atmosferze w zespole.
• Niech mail nie będzie za długi – chcesz dać pracownikowi wsparcie, a nie go zanudzić lub zamęczyć. Około 500 wyrazów będzie w porządku!

Wzór maila na powitanie nowego pracownika: