Preonboarding, czyli jak budować relację z pracownikiem, nim pojawi się w firmie

Rekrutacja została zakończona sukcesem – najbardziej obiecujący z kandydatów złożył swój podpis pod umową na okres próbny, a jego status oficjalnie zmienił się na: pracownik. Czy na tym etapie rzeczywiście można już mówić o sukcesie procesu rekrutacji oraz jego zakończeniu? Niekoniecznie. Rzeczywiste powodzenie znalezienia nowej osoby ma miejsce, gdy okres próbny skończy się zatrudnieniem na dłuższy czas. Niestety, jak pokazuje raport „Onboarding po polsku” firmy Gamfi, rotacja nowozatrudnionych pracowników sięga nawet 20% w pierwszych 45 dniach pracy – ze względu na ich złe wdrożenie. Należy zatem pamiętać, że elementem rekrutacji jest również onboarding, w tym preonboarding. Co to takiego i dlaczego jest ważny? Jak powinien wyglądać? Wyjaśniamy.

Preonboarding – co to jest?

Preonboarding to pierwszy etap onboardingu, czyli wdrożenia nowego pracownika do firmy – procesu, o którym napisaliśmy więcej w artykule Onboarding pracownika – co to jest? Jak go przeprowadzić?. Z punktu widzenia osoby zatrudnionej preonboarding jest okresem zawieszenia, obejmuje bowiem czas pomiędzy poinformowaniem go o przyjęciu do pracy a pierwszym dniem w nowej firmie. To zatem moment, w którym osoba teoretycznie jest już pracownikiem, ale w praktyce nie podpisała jeszcze umowy, nie poznała swojego zespołu i nie rozpoczęła nawet szkolenia.

Zależnie od zwyczajów panujących w firmie czy czasu do zakończenia obowiązywania umowy z poprzednim pracodawcą nowego pracownika, preonboarding może trwać kilka dni, a może sięgać nawet paru miesięcy. Co jednak istotne, preonboardingiem nie jest ten „okres zawieszenia” sam w sobie, ale czynności, które celem wdrożenia nowego pracownika do firmy podejmuje w tym czasie pracodawca. Jeżeli zatem aż do pierwszego dnia jego pracy ma miejsce głucha cisza i nie dzieje się nic, to nie możemy mówić o preonboardingu – a raczej o pozostawieniu nowej osoby samej sobie.

Preonboarding a onboarding – czym się różnią?

Onboarding jest procesem obejmującym każdy etap wdrożenia nowego pracownika do firmy. Jego celem jest zatem sprawienie, by nowozatrudniony zintegrował się z zespołem, skutecznie przeszedł potrzebne szkolenia merytoryczne czy miękkie, otrzymał wszystkie wymagane dostępy oraz uprawnienia i tak dalej. Proces onboardingu kończy się więc w momencie, w którym nowa osoba potrafi już pracować samodzielnie i można bez wahania nazwać ją pełnoprawnym pracownikiem.

Natomiast preonboarding to, jak wspomnieliśmy, początkowy etap onboardingu. Dotyczy wyłącznie tych czynności wdrożeniowych, które mają miejsce przed pierwszym dniem pracy nowej osoby. W dalszej części artykułu przedstawimy wszystkie najważniejsze elementy preonboardingu, a więc wyjaśnimy, jak powinien wyglądać preonboarding, by można było mówić o jego skutecznym przeprowadzeniu.

Dlaczego preonboarding jest tak istotny?

Choć świadomość pracodawców na temat znaczenia preonboardingu znacznie wzrosła w ostatnich latach, to wciąż można spotkać się z firmami, które zdają się zapominać o nowozatrudnionych, dopóki ci nie pojawią się na swoim pierwszym dniu pracy. To spory błąd mogący skutkować nawet rezygnacją nowego pracownika oraz osłabieniem employer brandingu danego pracodawcy. Ale co sprawia, że preonboarding jest aż tak ważny?

Przede wszystkim wiele osób szukających pracy bierze udział w kilku rekrutacjach jednocześnie. Pracodawca musi mieć na uwadze, że pomimo poinformowania kandydata o chęci jego zatrudnienia i potwierdzenia przez niego, że jest zainteresowany współpracą, ten wciąż może otrzymać lepszą ofertę pracy. Gdy czas między informacją o przyjęciu do pracy, a jej faktycznym rozpoczęciem znacznie się wydłuża i na dodatek firma zdaje się nie interesować nową osobą, to ta może zwyczajnie od niej uciec – do pracodawcy, który od razu się nią zaopiekuje.

Co więcej, cisza ze strony nowego pracodawcy może rodzić liczne wątpliwości. Zmiana pracy lub szukanie pierwszej w życiu to zawsze bardzo stresujący moment. Gdy przez kilka dni, tygodni czy nawet miesięcy wybrany kandydat nie ma praktycznie żadnego kontaktu ze swoją przyszłą firmą, jego początkowy entuzjazm może zamienić się w niepewność, a nawet wręcz negatywne emocje. Czy oni na pewno mnie chcą? Może znaleźli kogoś lepszego? Co się dzieje? Dlaczego nikt się nie odzywa? Czy tak powinno się traktować nowego pracownika? A co, jeśli oni mają takie podejście do wszystkich w firmie?
Wprowadzenie efektywnych działań preonboardingowych nie tylko daje nowej osobie znak, że jest ważna dla przyszłego pracodawcy, ale też przynosi szereg innych korzyści:

• integruje pracownika z kierownikiem jeszcze przed rozpoczęciem pracy,
• umożliwia realizację wszystkich czynności administracyjnych przed pierwszym dniem pracy, dzięki czemu staje się on przyjemniejszy,
• upłynnia wejście pracownika do organizacji,
• sprawia, że pracownik nie jest bombardowany informacjami w pierwszym dniu pracy,
• ułatwia pracownikowi przygotowanie się do pierwszego dnia pracy,
• firma już w pierwszym dniu pracy nowej osoby zyskuje ją w bardziej efektywnej formie – pracownik jest mniej zestresowany,
• pracodawca nie traci czasu już po przybyciu pracownika do firmy na sprawy formalne, takie jak wypełnianie dokumentów czy oczekiwanie na przejście przez nową osobę badań wstępnych,
• preonboarding ma duży wpływ na candidate experience, a tym samym – employer branding.

Elementy preonboardingu – jak przeprowadzić proces wdrożenia pracownika?

Dobrze zaprojektowany i przeprowadzony preonboarding znacznie zwiększa zatem szansę na utrzymanie nowego pracownika w firmie, buduje pozytywny wizerunek pracodawcy i zdecydowanie ułatwia wybranemu kandydatowi do pracy oswojenie się z nowym kierownikiem czy innymi ważnymi dla niego członkami zespołu. A jak powinien wyglądać proces preonboardingu, by dał zatrudnionemu oraz firmie wszystkie te korzyści? Bez względu na rozmiar organizacji czy branżę, w której działa firma, pierwszy etap wdrożenia nowego pracownika powinien składać się z:

Preonboarding, krok 0: microlearning

Określiliśmy ten krok jako „zerowy” bynajmniej nie ze względu na jego znaczenie w procesie preonboardingu. Przeciwnie, jest niezwykle istotny; chodzi o to, że nie ma określonego miejsca w ścieżce wstępnego wdrożenia pracownika do firmy. Microlearning, bo o nim mowa, powinien odbywać się w kilku małych etapach przez cały okres preonboardingu. Polega na regularnym przekazywaniu nowozatrudnionej osobie niewielkich porcji wiedzy w różnych odstępach czasowych – w tym przypadku na temat życia w firmie, przyszłego zespołu pracownika i innych ciekawostek.

Microlearning w preonboardingu może dotyczyć takich informacji, jak przedstawienie buddiego oraz bezpośredniego przełożonego/trenera poprzez listy powitalne ze zdjęciami, wyjaśnienie, o której godzinie zespół spotyka się na lunchu, przesłanie nagrania z ostatniego wyjazdu integracyjnego czy e-learningu przedstawiającego obowiązki na przyszłym stanowisku pracy. Grunt, by wiedza była dawkowana małymi porcjami – dzięki temu nowozatrudniony nie zostanie zasypany informacjami w pierwszych dniach swojej pracy, a na dodatek pozostanie z firmą w stałym kontakcie przez cały preonboarding.

Preonboarding, krok 1: przydzielenie kierownika, buddiego, kadrowca etc.

Przydzielenie bezpośredniego przełożonego odbywa się czasem w sposób naturalny, bo rekrutacja dotyczy miejsca w konkretnym zespole – czasami jednak poszukiwanych jest wielu pracowników, których trzeba po zrekrutowaniu rozdzielić do kierowników. Preonboarding to idealny moment, by to zrobić; dzięki temu z nową osobą będzie mógł od razu kontaktować się jej przyszły przełożony. Warto również właśnie na tym etapie przydzielić nowej osobie buddiego, kadrowca, trenera i inne osoby, które mają w firmie swój udział w procesie wdrażania nowozatrudnionych do pracy czy kultury organizacyjnej.

Preonboarding, krok 2: wiadomość powitalna

Dla nowego pracownika wiadomość powitalna to pierwszy kontakt z firmą po tym, jak usłyszał, że znalazł w niej pracę. Warto zatem wysłać ją jak najszybciej, najlepiej maksymalnie do 2-3 dni po potwierdzeniu pozytywnego przejścia rekrutacji. To miły gest, który oficjalnie wita nową osobę w firmie i już na wstępie mówi jej: cześć, jesteś dla mnie ważny i cieszę się, że będziesz z nami!

Dobrym pomysłem jest przedstawienie pracownikowi w wiadomości powitalnej osób, które będą dla niej najważniejsze w pierwszych tygodniach pracy. Buddy, bezpośredni przełożony, menedżer działu czy trener szkoleniowy mogliby napisać kilka słów na swój temat i osobno przywitać nowego członka teamu; warto również załączyć zdjęcia tych osób czy nawet całego zespołu.

Preonboarding, krok 3: podpisanie umowy

Kolejnym istotnym etapem preonboradingu jest przejście przez wszystkie niezbędne formalności. Warto zebrać dane pracownika konieczne do przygotowania umowy jeszcze nim pojawi się w pracy, by nie musiał spędzać pierwszego dnia w firmie na wypełnianiu kwestionariuszy. To jeden z kroków onboardingowych, w którym sporą pomoc niesie moduł Onboarding pracowników w systemie tomHRM. Umożliwia bowiem stworzenie przejrzystej strony ze wszystkimi ważnymi informacjami i dokumentami do udostępnienia nowym pracownikom, dzięki czemu osoby odpowiedzialne za wdrożenie nowej osoby z pewnością o niczym nie zapomną.

Zarówno wypełnienie dokumentów, jak i podpisanie umowy może odbywać się zdalnie. Wystarczy w tym celu skorzystanie z podpisu elektronicznego, np. poprzez profil zaufany – pamiętaj, by dokładnie poinstruować nowego pracownika, jak może to zrobić.

Preonboarding, krok 4: skierowanie na badania lekarskie

Wykonanie wymaganych badań wstępnych przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy jest konieczne. Preonboarding to zatem idealny moment, by wywiązać się z tego obowiązku – skierowanie na badania medycyny pracy może być wystawione w postaci elektronicznej, co zdecydowanie przyspiesza i upłynnia proces przygotowań do pracy.

Preonboarding, krok 5: przygotowanie miejsca pracy

Gdy nowa osoba pojawi się po raz pierwszy w pracy, powinna mieć już gotowe ergonomiczne stanowisko – dotyczy to oczywiście pracowników zatrudnionych w trybie stacjonarnym lub hybrydowym. Krzątanie się po firmie bez konkretnego miejsca, które można zająć czy konieczność pożyczania długopisu, korektora i innych podstawowych „przydasiów”, zawsze wpędza nowe osoby w zakłopotanie. Jeżeli nowozatrudniony od razu zyska dostęp do własnego fotela, szafki pracowniczej, artykułów biurowych czy półki w kuchni, na której będzie mógł postawić swoją kawę, z pewnością poczuje się bardziej pewny siebie i dużo cieplej przyjęty w zespole.

Preonboarding, krok 6: przydzielenie wymaganych dostępów i uprawnień

Tutaj sytuacja wygląda podobnie, jak z dostępnością własnego stanowiska pracy. Brak możliwości zalogowania się do intranetu dla pracowników, włączenia stopera mierzącego czas pracy w firmowym systemie HRM czy skonfigurowania swojej skrzynki mailowej również może obniżyć pewność siebie nowego pracownika. Warto zatem postarać się, by wszystko było gotowe jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pierwszego dnia pracy.

Dotyczy to również przekazania pracownikowi takich podstawowych dostępów, jak karty magnetycznej do otwierania drzwi czy przydzielenie miejsca parkingowego, dzięki którym nowa osoba będzie dużo swobodniej poruszać się po budynku. To korzyść nie tylko dla świeżo zatrudnionego, ale również samej firmy, która uniknie chaosu organizacyjnego i organizowania uprawnień czy dostępów na ostatnią chwilę.

Preonboarding, krok 7: przekazanie sprzętu służbowego, odzieży roboczej etc.

Sprzęt służbowy czy odzież robocza mogą oczywiście zostać przekazane nowej osobie w pierwszy dzień jej pracy, ale zrobienie tego wcześniej dodatkowo upłynni proces wdrożenia. Pracownik zdąży na spokojnie przymierzyć ubrania lub skonfigurować telefon/laptopa nim jeszcze rozpocznie pracę, bez stresu związanego z presją czasu.

Przekazanie może nastąpić podczas podpisywania umowy, gdy firma stawia na podpisy ręczne zamiast elektronicznych albo np. poprzez wysyłkę kurierską do miejsca zamieszkania. Jeżeli jednak miałoby się wiązać z fatygowaniem nowej osoby do budynku firmy tylko po to, by odebrała rzeczy, to lepszym rozwiązaniem będzie jednak poczekanie z ich przekazaniem do pierwszego dnia pracy.

Preonboarding, krok 8: przekazanie welcome packa

Welcome pack dostarczony osobiście przez osobę reprezentującą firmę lub wysłany kurierem, jest niezwykle miłym gestem, który może obudzić w nowej osobie ekscytację nadchodzącą zmianą w jej karierze. Z pewnością buduje przy okazji pozytywny PR pracodawcy i sprawia, że firma już na wstępie zyskuje w oczach pracownika.

Welcome packi, czyli podarunki powitalne, przybierają różne formy; organizacje zdają się wręcz prześcigać w pomysłowości co do ich zawartości. Mogą składać się z praktycznych logowanych gadżetów takich jak kubek czy pokrowiec na laptopa, bukietu kwiatów z liścikiem powitalnym, kosza ze słodyczami i kawą, odzieży w firmowych barwach, a nawet książek, które swoją tematyką zbliżą pracownika do kultury organizacyjnej firmy.

Preonboarding, krok 9: przedstawienie planu pierwszego dnia pracy

Co najmniej kilka dni przed pierwszym dniem pracy nowozatrudnionego warto poinformować go, czego może się spodziewać. Przesłanie planu pierwszego dnia pozwoli mu lepiej przygotować się psychicznie do tego niewątpliwie stresującego momentu, dzięki czemu wzrośnie jego pewność siebie. Warto również pamiętać, by poinformować zespół o tym, kiedy dokładnie pojawi się w firmie nowa osoba – by jego przyszli współpracownicy również mieli okazję do przygotowania się na powitalnie nowego kolegi czy koleżanki. W planie pierwszego dnia można również poinformować, że pracownik będzie miał do dyspozycji swojego buddiego, by wiedział, do kogo – poza bezpośrednim przełożonym – może zwrócić się z ewentualnymi pytaniami.

Zachęcamy również do lektury naszego artykułu Plan wdrożenia nowego pracownika – przykład, w którym dokładniej omawiamy temat całego procesu onboardingowego!