Preonboarding nowego pracownika

Rekrutacja została zakończona sukcesem – najbardziej obiecujący z kandydatów złożył swój podpis pod umową na okres próbny, a jego status oficjalnie zmienił się na: pracownik. Czy na tym etapie rzeczywiście można już mówić o sukcesie procesu rekrutacji oraz jego zakończeniu? Niekoniecznie.

Rzeczywiste powodzenie znalezienia nowej osoby ma miejsce, gdy okres próbny skończy się zatrudnieniem na dłuższy czas. Niestety, jak pokazują najnowsze dane, aż 67% firm doświadcza ponad 10% wskaźnika rezygnacji kandydatów między momentem akceptacji oferty a pierwszym dniem pracy.

Jak temu zapobiec? Pomóc może właśnie pre-onboarding!

Preonboarding – definicja

Preonboarding to działania skierowane do nowego członka zespołu, prowadzone w czas pomiędzy poinformowaniem go o przyjęciu do pracy a jego pierwszym dniem w nowej firmie. Celem preonboardingu jest utrzymanie u kandydata pozytywnego nastawienia do pracy w firmie, zminimalizowanie ryzyka tego, że nowo zatrudnione osoby zrezygnują jeszcze przed dniem rozpoczęcia pracy.

Optymalnie preonboarding powinien rozpocząć się natychmiast po akceptacji oferty przez kandydata i podpisaniu umowy. Według najlepszych praktyk HR, pierwsze działania preonboardingowe należy wdrożyć maksymalnie w ciągu 24-48 godzin od finalnej decyzji o zatrudnieniu. Czas trwania preonboardingu jest elastyczny – może wynosić od kilku dni do nawet 2-3 miesięcy w przypadku rekrutacji na wyższe stanowiska lub gdy nowy pracownik ma długi okres wypowiedzenia u obecnego pracodawcy. Kluczowe jest utrzymanie regularnego kontaktu w tym czasie – badania pokazują, że choćby cotygodniowa komunikacja zmniejsza ryzyko rezygnacji kandydata przed pierwszym dniem pracy nawet o 67%.

Bez prowadzenia takich działań, nowa osoba jest w stanie zawieszenia, bo teoretycznie jest już pracownikiem, ale w praktyce nie podpisała jeszcze umowy, nie poznała swojego zespołu i nie rozpoczęła żadnego szkolenia.

Preonboarding a onboarding pracownika – czym się różnią?

Preonboarding to po prostu pierwszy, początkowy etap procesu onboardingu. Dotyczy wyłącznie tych czynności wdrożeniowych, które mają miejsce przed pierwszym dniem pracy nowej osoby.

Aplikacja do onboardingu tomHRM pozwala przeprowadzić również onboarding pracownika!

Dlaczego preonboarding jest tak istotny?

Choć świadomość pracodawców na temat znaczenia preonboardingu znacznie wzrosła w ostatnich latach, to wciąż można spotkać się z firmami, które zdają się zapominać o nowozatrudnionych, dopóki ci nie pojawią się na swoim pierwszym dniu pracy. To spory błąd mogący skutkować nawet rezygnacją nowego pracownika oraz osłabieniem employer brandingu danego pracodawcy. Ale co sprawia, że preonboarding jest aż tak ważny?

Przede wszystkim wiele osób szukających pracy bierze udział w kilku rekrutacjach jednocześnie. Pracodawca musi mieć na uwadze, że pomimo poinformowania kandydata o chęci jego zatrudnienia i potwierdzenia przez niego, że jest zainteresowany współpracą, ten wciąż może otrzymać lepszą ofertę pracy.

Gdy czas między informacją o przyjęciu do pracy, a jej faktycznym rozpoczęciem znacznie się wydłuża i na dodatek firma zdaje się nie interesować nową osobą, to ta może zwyczajnie od niej uciec – do pracodawcy, który od razu się nią zaopiekuje.

Co więcej, cisza ze strony nowego pracodawcy może rodzić liczne wątpliwości. Zmiana pracy lub szukanie pierwszej w życiu to zawsze bardzo stresujący moment. Gdy przez kilka dni, tygodni czy nawet miesięcy wybrany kandydat nie ma praktycznie żadnego kontaktu ze swoją przyszłą firmą, jego początkowy entuzjazm może zamienić się w niepewność, a nawet wręcz negatywne emocje. Czy oni na pewno mnie chcą? Może znaleźli kogoś lepszego? Co się dzieje? Dlaczego nikt się nie odzywa? Czy tak powinno się traktować nowego pracownika? A co, jeśli oni mają takie podejście do wszystkich w firmie?

Wprowadzenie efektywnych działań preonboardingowych nie tylko daje nowej osobie znak, że jest ważna dla przyszłego pracodawcy, ale też przynosi szereg innych korzyści:

• integruje pracownika z kierownikiem jeszcze przed rozpoczęciem pracy,
• umożliwia realizację wszystkich czynności administracyjnych przed pierwszym dniem pracy, dzięki czemu staje się on przyjemniejszy,
• upłynnia wejście pracownika do organizacji,
• sprawia, że pracownik nie jest bombardowany informacjami w pierwszym dniu pracy,
• ułatwia pracownikowi przygotowanie się do pierwszego dnia pracy,
• firma już w pierwszym dniu pracy nowej osoby zyskuje ją w bardziej efektywnej formie – pracownik jest mniej zestresowany,
• pracodawca nie traci czasu już po przybyciu pracownika do firmy na sprawy formalne, takie jak wypełnianie dokumentów czy oczekiwanie na przejście przez nową osobę badań wstępnych,
• preonboarding ma duży wpływ na candidate experience, a tym samym – employer branding.

Co najważniejsze, organizacje z silnymi procesami preonboardingowymi notują do 82% poprawy w zakresie utrzymania nowych pracowników (Badania Brandon Hall Group). Z badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Columbia wynika, że firmy z pozytywnymi kulturami wspieranymi przez skuteczny preonboarding mają znacznie niższe wskaźniki rotacji (13,9%) w porównaniu do organizacji o słabej kulturze (48,4%).

Elementy preonboardingu – jak przeprowadzić proces wdrożenia pracownika?

Jak powinien wyglądać proces preonboardingu, by maksymalnie wykorzystać ten czas?

Krok 0: microlearning

Określiliśmy ten krok jako „zerowy” bynajmniej nie ze względu na jego marginalne znaczenie w procesie preonboardingu. Przeciwnie, jest niezwykle istotny; chodzi o to, że nie ma określonego miejsca w ścieżce wstępnego wdrożenia pracownika do firmy. Microlearning powinien odbywać się w kilku małych etapach przez cały okres preonboardingu. Polega na regularnym przekazywaniu nowozatrudnionej osobie niewielkich porcji wiedzy w różnych odstępach czasowych – w tym przypadku na temat życia w firmie, przyszłego zespołu pracownika i innych ciekawostek.

Microlearning w preonboardingu może dotyczyć takich informacji, jak przedstawienie buddiego oraz bezpośredniego przełożonego/trenera, przez listy powitalne ze zdjęciami, wyjaśnienie, o której godzinie zespół spotyka się na lunchu, przesłanie nagrania z ostatniego wyjazdu integracyjnego czy e-learningu przedstawiającego obowiązki na przyszłym stanowisku pracy. Grunt, by wiedza była dawkowana małymi porcjami – dzięki temu nowozatrudniony nie zostanie zasypany informacjami w pierwszych dniach swojej pracy, a na dodatek pozostanie z firmą w stałym kontakcie przez cały okres do pierwszego dnia pracy.

Krok 1: przydzielenie buddy / kierownika

Przydzielenie bezpośredniego przełożonego odbywa się czasem w sposób naturalny, bo rekrutacja dotyczy miejsca w konkretnym zespole – czasami jednak poszukiwanych jest wielu pracowników, których trzeba po zrekrutowaniu rozdzielić do kierowników. Preonboarding to idealny moment, by to zrobić; dzięki temu z nową osobą będzie mógł od razu kontaktować się jej przyszły przełożony. Warto również właśnie na tym etapie przydzielić nowej osobie buddiego, odpowiedzialnego za niego pracownika HR czy trenera i inne osoby, które mają w firmie swój udział w procesie wdrażania nowozatrudnionych do pracy czy kultury organizacyjnej.

Czy wiesz, że program do onboardingu tomHRM ma możliwość przydzielania nowej osobie opiekuna? Buddy może też mieć w ramach procesu przydzielane zadania.

Krok 2: wiadomość powitalna

Dla nowego pracownika wiadomość powitalna to pierwszy kontakt z firmą po tym, jak usłyszał, że znalazł w niej pracę. Warto zatem wysłać ją jak najszybciej, najlepiej maksymalnie do 2-3 dni po potwierdzeniu pozytywnego przejścia rekrutacji. To miły gest, który oficjalnie wita nową osobę w firmie i już na wstępie mówi jej: cześć, jesteś dla mnie ważny i cieszę się, że będziesz z nami!

Dobrym pomysłem jest przedstawienie pracownikowi w wiadomości powitalnej osób, które będą dla niej najważniejsze w pierwszych tygodniach pracy. Buddy, bezpośredni przełożony, menedżer działu czy trener szkoleniowy mogliby napisać kilka słów na swój temat i osobno przywitać nowego członka teamu; warto również załączyć zdjęcia tych osób czy nawet całego zespołu.

Krok 3: podpisanie umowy

Kolejnym istotnym etapem preonboradingu jest przejście przez wszystkie niezbędne formalności. Warto zebrać dane pracownika konieczne do przygotowania umowy jeszcze nim pojawi się w pracy, by nie musiał spędzać pierwszego dnia w firmie na wypełnianiu kwestionariuszy.

Krok 4: skierowanie na badania lekarskie

Wykonanie wymaganych badań wstępnych przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy jest konieczne. Preonboarding to zatem idealny moment, by wywiązać się z tego obowiązku – skierowanie na badania medycyny pracy może być wystawione w postaci elektronicznej, co zdecydowanie przyspiesza i upłynnia proces przygotowań do pracy.

Krok 5: przygotowanie miejsca pracy

Gdy nowa osoba pojawi się po raz pierwszy w pracy, powinna mieć już gotowe ergonomiczne stanowisko – dotyczy to oczywiście pracowników zatrudnionych w trybie stacjonarnym lub hybrydowym. Krzątanie się po firmie bez konkretnego miejsca, które można zająć czy konieczność pożyczania długopisu, korektora i innych podstawowych „przydasiów”, zawsze wpędza nowe osoby w zakłopotanie. Jeżeli nowozatrudniony od razu zyska dostęp do własnego fotela, szafki pracowniczej, artykułów biurowych czy półki w kuchni, na której będzie mógł postawić swoją kawę, z pewnością poczuje się bardziej pewny siebie i dużo cieplej przyjęty w zespole.

Krok 6: przydzielenie wymaganych dostępów i uprawnień

Tutaj sytuacja wygląda podobnie, jak z dostępnością własnego stanowiska pracy. Brak możliwości zalogowania się do intranetu dla pracowników, włączenia stopera mierzącego czas pracy w firmowym systemie HRM czy skonfigurowania swojej skrzynki mailowej również może obniżyć pewność siebie nowego pracownika. Warto zatem postarać się, by wszystko było gotowe jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pierwszego dnia pracy.

Dotyczy to również przekazania pracownikowi takich podstawowych dostępów, jak karty magnetycznej do otwierania drzwi czy przydzielenie miejsca parkingowego, dzięki którym nowa osoba będzie dużo swobodniej poruszać się po budynku. To korzyść nie tylko dla świeżo zatrudnionego, ale również samej firmy, która uniknie chaosu organizacyjnego i organizowania uprawnień czy dostępów na ostatnią chwilę.

Krok 7: przekazanie sprzętu służbowego, odzieży roboczej etc.

Sprzęt służbowy czy odzież robocza mogą oczywiście zostać przekazane nowej osobie w pierwszy dzień jej pracy, ale zrobienie tego wcześniej dodatkowo upłynni proces wdrożenia. Pracownik zdąży na spokojnie przymierzyć ubrania lub skonfigurować telefon/laptopa nim jeszcze rozpocznie pracę, bez stresu związanego z presją czasu.

Przekazanie może nastąpić podczas podpisywania umowy, gdy firma stawia na podpisy ręczne zamiast elektronicznych albo np. poprzez wysyłkę kurierską do miejsca zamieszkania.

Krok 8: przekazanie welcome packa

Welcome pack jest niezwykle miłym gestem, który może obudzić w nowej osobie ekscytację nadchodzącą zmianą w jej karierze. Z pewnością buduje przy okazji pozytywny PR pracodawcy i sprawia, że firma już na wstępie zyskuje w oczach pracownika.

Krok 9: przedstawienie planu pierwszego dnia pracy

Pierwszy dzień w pracy jest zawsze stresujący dla przyszłego pracownika, dlatego co najmniej kilka dni przed pierwszym dniem pracy nowozatrudnionego warto poinformować go, czego może się spodziewać w swoim pierwszym dniu. Przesłanie planu pierwszego dnia pozwoli mu lepiej przygotować się psychicznie do momentu wejścia w nową organizację, dzięki czemu wzrośnie jego pewność siebie. Warto również pamiętać, by poinformować zespół o tym, kiedy dokładnie pojawi się w firmie nowa osoba – by jego przyszli współpracownicy również mieli okazję do przygotowania się na powitalnie nowego kolegi czy koleżanki.

Preboarding – wyzwania w organizacjach zdalnych i hybrydowych

W ostatnich latach obserwujemy znaczący wzrost liczby firm działających w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej. Dla działów HR oznacza to nowe wyzwania związane z procesem preonboardingu, który musi uwzględniać specyfikę pracy na odległość.

Najważniejsze wyzwania w procesie preonboardingu zdalnego obejmują:

1. Brak fizycznego kontaktu – trudność w zbudowaniu więzi i przekazaniu kultury organizacyjnej bez możliwości spotkania twarzą w twarz
2. Budowanie relacji na odległość – wyzwanie w nawiązywaniu nieformalnych kontaktów między nowym pracownikiem a zespołem
3. Organizacja sprzętu i narzędzi pracy – logistyczne trudności związane z dostarczeniem niezbędnego wyposażenia
4. Przekazanie kultury organizacyjnej – ograniczenia w przyswajaniu niepisanych zasad i zwyczajów panujących w firmie

Skuteczne rozwiązania tych wyzwań to m.in.:

• Organizacja wirtualnych spotkań zapoznawczych z zespołem już nawet przed pierwszym dniem pracy
• Przygotowanie cyfrowych materiałów wprowadzających, które w przystępny sposób prezentują firmę, jej wartości i sposób działania
• Zaplanowanie indywidualnych sesji z kluczowymi osobami w organizacji
• Wysyłka welcome packa, który oprócz gadżetów firmowych może zawierać także niezbędny sprzęt do pracy
• Wykorzystanie platform do współpracy online, które ułatwią komunikację i integrację

Badania pokazują, że firmy z pozytywną kulturą organizacyjną wspieraną przez skuteczny preonboarding notują znacznie niższe wskaźniki rotacji (13,9%) w porównaniu z organizacjami o słabej kulturze (48,4%), co jest szczególnie istotne w kontekście pracy zdalnej.

Automatyzacja procesu preonboardingu

Rosnąca digitalizacja procesów HR umożliwia znaczące usprawnienie procesu preonboardingu. Wprowadzenie dedykowanych narzędzi pozwala na:

• Centralizację informacji – wszystkie dane, dokumenty i materiały edukacyjne dostępne w jednym miejscu
• Standaryzację procesu – zapewnienie spójnego doświadczenia dla każdego nowego pracownika
• Automatyzację zadań – automatyczne przydzielanie dostępów, wysyłanie przypominającymi e-maili czy powiadomień
• Monitorowanie postępów – śledzenie procesu preonboardingu dla każdego pracownika w czasie rzeczywistym

Nowoczesne systemy HR, takie jak tomHRM, oferują dedykowane moduły do zarządzania procesem preonboardingu, które znacząco redukują obciążenie administracyjne działu HR. Dzięki nim można:

• Tworzyć spersonalizowane ścieżki preonboardingowe dostosowane do różnych stanowisk
• Przygotować interaktywne materiały szkoleniowe dostępne przed pierwszym dniem pracy
• Umożliwić nowym pracownikom wypełnienie niezbędnych dokumentów online
• Zapewnić nowym pracownikom dostęp do informacji o firmie, zespole i pierwszych dniach pracy

Co istotne, według najnowszych badań, firmy z efektywnym podejściem do onboardingu (w tym preonboardingu) doświadczają 2,5 razy większego wzrostu przychodów i 1,5 razy większego zysku w porównaniu do firm z mniej efektywnym programem.

Pre-onboarding – przykładowy timeline procesu

Aby skutecznie zaplanować proces preonboardingu, warto przygotować szczegółowy harmonogram działań. Oto przykładowy timeline preonboardingu dla pracownika, który ma rozpocząć pracę za miesiąc:

Mierzenie efektywności preonboardingu

Aby zapewnić ciągłe doskonalenie procesu preonboardingu, konieczne jest systematyczne mierzenie jego efektywności. Kluczowe wskaźniki (KPI), które warto monitorować:

1. Wskaźnik rezygnacji przed pierwszym dniem pracy – procent kandydatów, którzy zaakceptowali ofertę, ale zrezygnowali przed rozpoczęciem pracy
2. Czas do osiągnięcia pełnej produktywności – jak szybko nowi pracownicy osiągają oczekiwany poziom efektywności
3. Retention rate nowych pracowników – procent utrzymania nowych pracowników po 3, 6 i 12 miesiącach
4. Poziom satysfakcji z procesu preonboardingu – mierzony poprzez ankiety wśród nowych pracowników
5. Stopień zaangażowania w pierwszych tygodniach pracy – oceniany przez przełożonych i HR

Najnowsze badania pokazują, że pracownicy, którzy pozytywnie ocenili swoje doświadczenia zwiazane z preboardingiem i onboardingiem, byli o 46% bardziej zadowoleni ze swojej decyzji dotyczącej pracy. Około 40% pracowników z dobrymi doświadczeniami onboardingowymi (rozpoczynającymi się od preonboardingu) raportowało zwiększoną produktywność, a 42% czuło się bardziej zaangażowanych w swoją pracę i organizację.

Zbieranie systematycznej informacji zwrotnej pozwala na:

• Identyfikację mocnych i słabych stron procesu
• Wprowadzanie usprawnień na bieżąco
• Personalizację procesu w zależności od potrzeb różnych grup pracowników
• Porównanie efektywności preboardingu z konkurencją w branży

Warto również analizować korelację między jakością pre-onboardingu a długoterminowymi wskaźnikami biznesowymi, takimi jak produktywność zespołów, innowacyjność czy wyniki finansowe.

Podsumowanie

Preboarding pracowników stanowi kluczowy element strategii HR nowoczesnych organizacji, szczególnie w kontekście konkurencyjnego rynku pracy i rosnącej mobilności talentów. Jak pokazują najnowsze statystyki, aż 64% pracowników nie doświadczyło żadnych działań preonboardingowych, co stanowi ogromną szansę dla firm, które zdecydują się zainwestować w ten obszar.

Dobrze zaplanowany preboarding:

• Zmniejsza ryzyko rezygnacji kandydata przed rozpoczęciem pracy
• Przyspiesza osiągnięcie pełnej produktywności przez nowych pracowników
• Buduje pozytywne doświadczenia i zwiększa zaangażowanie pracownika od samego początku
• Wzmacnia kulturę organizacyjną i employer branding
• Przynosi wymierne korzyści finansowe poprzez niższą rotację i wyższą efektywność

Organizacje, które traktują preonboarding jako strategiczną inwestycję, a nie kolejny obowiązek administracyjny, zyskują przewagę konkurencyjną na rynku pracy i budują fundamenty długotrwałych, produktywnych relacji ze swoimi pracownikami.

Zachęcamy do skorzystania z naszych rozwiązań w zakresie zarządzania preonboardingiem, które pomogą Wam zautomatyzować i optymalizować ten kluczowy proces HR.