Refundacja okularów przez pracodawcę 2024 -kwoty, wniosek, rozliczenie

Pracodawca ma obowiązek dbać o zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników. Jednym z takich obowiązków jest zapewnienie dofinansowania do okularów korekcyjnych, jeżeli są one niezbędne do pracy przed komputerem. Ta kwestia jest regulowana w polskim Kodeksie pracy oraz w przepisach BHP.

W artykule przedstawiamy:

• kto może ubiegać się o dofinansowanie do okularów, jak często, ile wynosi kwota refundacji, jaka jest kara za brak zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika.
• jak wygląda proces składania wniosku o zwrot kosztów za okulary korekcyjne i jakie dokumenty należy dostarczyć. Znajdziesz tu też wzór wniosku o refundację kosztów zakupu okularów lub soczewek.
• jak przebiega rozliczenie faktury zakupu okularów korekcyjnych przez pracodawcę.

Dofinansowanie do okularów przez pracodawcę – kto, kiedy, jaka kwota?

Jakie są zasady dofinansowania okularów od pracodawcy? Sprawdź, czy należy się refundacja okularów w Twoim przypadku!

Kto może starać się o zwrot za okulary?

Zgodnie z przepisami, prawo do dofinansowania do zakupu okularów korekcyjnych mają pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, którzy:

1. Pracują przed komputerem przez co  najmniej  połowę dobowego wymiaru czasu pracy (4 godziny przy pełnym etacie).
2. i których wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej lub badań wstępnych wskazują na konieczność używania  okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych podczas pracy.

Osoby zatrudnione na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło niestety nie mają prawa do zwrotu kosztów zakupu okularów, ponieważ nie są objęte przepisami Kodeksu Pracy.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą – prawo pracy nie nakłada obowiązku na ich „zleceniodawców” do pokrywania kosztów związanych z zakupem okularów ani nie pozwala im wrzucić okularów w koszty.

Czy pracownik pracujący w niepełnym wymiarze godzin ma prawo do refundacji kosztów okularów korekcyjnych? 

Tu wszystko zależy od tego, ile czasu faktycznie pracownik spędza na pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Jeśli wymiar czasu pracy przy monitorze wyniesie minimum 4 godzin dziennie (nawet jeśli nie odbywa się to codziennie, bo np. pracownik pracuje tylko 3 dni w tygodniu) , nadal będzie przysługiwać mu dopłata do okularów (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dnia 10 października 2006 r., II SA/Ol 536/06)

Na jakie elementy okularów korygujących można uzyskać dofinansowanie?

Dofinansowanie obejmuje wyłącznie te elementy, które są niezbędne do pracy przed komputerem:

• Szkła korekcyjne – ich zakup jest kluczowy,
• Oprawki – pod warunkiem, że są one związane z użytkowaniem szkieł korekcyjnych do pracy
• Koszt robocizny – czyli koszt optyka za dopasowanie okularów

Warto podkreślić, że zwrot kosztów nie obejmuje akcesoriów dodatkowych, takich jak futerały czy ściereczki do okularów.

Czy można otrzymać dofinansowanie na szkła kontaktowe?

Tak, od 17 listopada 2023 r. prawo dopuszcza taką możliwość. Warto jednak pamiętać, że jest to możliwe tylko wtedy, jeżeli lekarz medycyny pracy zalecił noszenie soczewek kontaktowych jako alternatywy dla okularów podczas pracy przy komputerze.

Jak często można ubiegać się o dofinansowanie?

Przepisy nie regulują dokładnie częstotliwości, z jaką pracownikowi przysługuje dofinasowanie do okularów. Częstość takiego wsparcia wynika najczęściej z wewnętrznych regulaminów obowiązujących u pracodawcy, np. regulaminu pracy.

Standardowo:

• Pracownik może starać się o dofinansowanie co 2-3 lata, gdyż to właśnie w tym okresie najczęściej zmieniają się wady wzroku lub zużywają się okulary i co tyle mnie więcej lat odbywają się badania okresowe, które mogą to stwierdzić.
• Konieczność wcześniejszego zakupu okularów może wynikać z nowych zaleceń lekarza medycyny pracy, co pozwala złożyć wniosek przed upływem tego okresu.

Co ma zrobić pracownik, który czuje, że pogorszył mu się wzrok, a ustalony w regulaminie czas nie minął? W takiej sytuacji warto poprosić pracodawcę o skierowanie na badanie wzroku do lekarza medycyny pracy i jeśli podejrzenia się potwierdzą, pracownik zyska prawo do refundacji kosztów wymiany okularów.

Ile wynosi dofinansowanie do okularów od pracodawcy w 2024 r?

Niestety aktualnie ani Kodeks Pracy ani przepisy BHP nie precyzują w jakiej kwocie czy procencie przysługuje zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych. Rodzi to spore problemy interpretacyjne i uzasadniony żal pracowników, kiedy zwrot stanowi znikomy procent wydanej kwoty.

Zazwyczaj maksymalną kwotę dofinansowania pracodawca ustala w regulaminie wewnętrznym organizacji. Badania mówią, że średnio jest to 200-300 zł.

Refundacja okularów przez pracodawcę – jak uzyskać zwrot? Faktura i wzór wniosku

Jakie dokumenty są potrzebne do refundacji?

• Zaświadczenie lekarskie wskazujące na konieczność noszenia okularów do pracy,
• Faktura zakupu okularów.

Dodatkowo warto podać pracodawcy numer konta, na który ma zostać przelana refundacja.

Jak wypełnić wniosek o zwrot kosztów okularów i komu go złożyć?

Jeśli Twoja firma korzysta z systemu do wniosków pracowniczych, takich jak tomHRM wystarczy, że odnajdziesz w systemie odpowiedni wniosek i wypełnisz go, zgodnie z instrukcją pracodawcy, załączając skany lub zdjęcia dokumentów.

W naszym systemie może on wyglądać np. tak:

Taki wniosek od razu zostanie skierowany do właściwej osoby w firmie.

Na kogo ma być wystawiona faktura za okulary korygujące wzrok aby uzyskać zwrot od pracodawcy?

Faktura za zakup okularów korekcyjnych powinna być wystawiona:

1. Na pracownika – jeśli to on sam pokrył koszt zakupu okularów, a następnie występuje o refundację. W takim przypadku pracownik przekazuje fakturę do pracodawcy jako załącznik do wniosku o dofinansowanie.
2. Na pracodawcę – jeśli zakup został zrealizowany bezpośrednio przez firmę (co zdarza się rzadziej).

Najczęściej stosuje się pierwszą opcję, ponieważ to pracownik dokonuje zakupu i ubiega się o zwrot poniesionych kosztów.

Jaki czas ma pracodawca na rozpatrzenie wniosku?

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują bezpośrednio terminu, w jakim pracodawca musi rozpatrzyć wniosek pracownika. W praktyce czas ten wynosi zwykle od kilku dni do maksymalnie 30 dni, co wynika z wewnętrznych regulaminów danej firmy.

Pracodawca wypłaca dofinansowanie po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku – w większości przypadków następuje to wraz z najbliższym wynagrodzeniem lub w ciągu kilku dni od akceptacji. Jeśli pracodawca spóźnia się ze zwrotem warto dopytać w dziale kadr, czy wniosek o refundacje okularów został rozpatrzony.

Rozliczenie dofinansowania zakupu okularów korekcyjnych – VAT, PIT

Okulary korekcyjne mogą stanowić koszt przedsiębiorcy tylko wtedy, jeśli zostaną zakupione dla pracownika. Przedsiębiorca nie zaliczy okularów czy soczewek kupionych dla siebie do kosztów prowadzenia firmy.

Jak rozliczyć fakturę za okulary w firmie i czy pracodawca może odliczyć VAT?

Faktura za okulary korekcyjne może być rozliczona w firmie jako koszt uzyskania przychodu, ale z pewnymi ograniczeniami:

1. Koszt uzyskania przychodu:
   Refundacja okularów lub soczewek kontaktowych dla pracownika jest uznawana za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) lub od osób fizycznych (PIT). Wynika to z faktu, że świadczenie to jest związane z obowiązkami pracodawcy w zakresie BHP i ma bezpośredni związek z działalnością gospodarczą firmy.
2. Odliczenie VAT:
   Niestety, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od zakupu okularów korekcyjnych, nawet jeśli faktura została wystawiona na firmę. Wynika to z interpretacji przepisów ustawy o VAT, które nie pozwalają na odliczenie VAT od wydatków niezwiązanych bezpośrednio z działalnością opodatkowaną. Okulary są świadczeniem na rzecz pracownika, a nie elementem działalności gospodarczej, dlatego VAT nie podlega odliczeniu.

Czy za refundację okularów pracownik opłaca podatek?

Nie, dofinansowanie do okularów korekcyjnych od pracodawcy nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Wynika to z faktu, że jest to świadczenie, które ma na celu ochronę zdrowia pracownika i jest realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty finansowe związane z zapewnieniem pracownikowi warunków BHP, w tym refundacja okularów, są zwolnione z opodatkowania. Pracownik nie musi więc uwzględniać tej refundacji w swoim rocznym zeznaniu podatkowym.

Jak przebiega rozliczenie faktury w praktyce?

1. Przekazanie dokumentów:
   Po złożeniu wniosku pracownik dostarcza fakturę do działu HR lub działu księgowości. Może to zrobić np. za pomocą wniosku o dofinansowanie do okularów w systemie tomHRM.
2. Kwalifikacja wydatku:
   Dział księgowy kwalifikuje wydatek jako koszt uzyskania przychodu (np. w kategorii kosztów związanych z zapewnieniem warunków BHP).
3. Zwrot kosztów:
   Pracownik otrzymuje refundację na podstawie przedłożonej faktury oraz decyzji o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku.
4. Księgowanie:
   Faktura zostaje zaksięgowana w koszty uzyskania przychodu, jednak bez możliwości odliczenia VAT.

Podsumowanie

• Podatek: Pracownik nie opłaca podatku dochodowego od refundacji okularów.
• Faktura: Powinna być wystawiona na pracownika, który następnie składa wniosek o refundację.
• VAT: Pracodawca nie może odliczyć VAT od faktury za okulary korekcyjne, ponieważ wydatek ten nie jest związany bezpośrednio z działalnością opodatkowaną firmy.

Umocowanie prawne. Z czego wynika to, że pracodawca musi zapewnić pracownikom okulary korekcyjne?

Obowiązek pracodawcy w zakresie zapewnienia dofinansowania do okularów wynika z:

• Art. 207 § 2 Kodeksu pracy – pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym narzędzi umożliwiających wykonywanie pracy bez szkody dla zdrowia.
• § 8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – pracodawca  jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary, jeśli badania profilaktyczne wykażą taką potrzebę.

Z uwagi na to, że okulary korekcyjne muszą być indywidualnie dopasowane i zgodne z zaleceniem lekarza, samodzielny zakup tego środka ochrony przez pracodawcę byłby utrudniony (choć  interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 16.03.2011, sygn. DD3/033/30/CRS/11/95 podkreśla, że możliwe jest by to pracodawca nabył i przekazał pracownikowi zalecone okulary).

Z tego względu stosuje się najczęściej dofinansowanie do okularów w pracy, które pozwala pracownikowi na indywidualny dobór oprawek czy dodatkowych cech szkieł zgodnie z własnymi preferencjami. Pracodawca nie ponosi zaś pełnego kosztu zakupu nowych okularów.

Kara dla pracodawcy, który ignoruje obowiązek zapewnienia pracownikom okularów

Zapewnienie okularów korekcyjnych pracownikom leży w interesie pracodawcy i nie warto próbować obchodzić tego przepisy wykazują np. niższy czas pracy przy monitorze. Wada wzroku pracownika będzie si e pogłębiać, a jego produktywność spadnie, podobnie jak motywacja do pracodawcy, który ignoruje jego potrzeby w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Warto dodać, że pracodawca, który uchyla się od tego obowiązku podlega karze grzywny grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 238 par 1 KP).

Czy pracodawca może odmówić zwrotu za okulary?

Jeśli pracownik spełnił warunki uzyskania zwrotu (czyli regularnie pracuje przy monitorze minimum 4 godziny i badania w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą że tych okularów potrzebuje, przy czym po ich zakupie wystąpi z prawidłowo wypełnionym wnioskiem o zwrot kosztów do działu kadr, to pracodawca nie może uchylić się od tego obowiązku. Będzie to stanowić wykroczenie przeciwko obowiązkom BHP.