Rejestracja czasu pracy – niezbędny składnik monitorowania czasu pracy zatrudnionego

Art. 149. [Ewidencja czasu pracy] § 1. Kodeksu pracy wskazuje, że każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych. Jej celem jest prawidłowe naliczenie wynagrodzenia. By było to możliwe, konieczne jest precyzyjne naliczenie minut, które pracownik spędził na wykonywaniu swoich obowiązków, a także obliczenie przerw. Właśnie dlatego rejestracja czasu pracy jest nie tylko niezbędnym, ale też jednym z najważniejszych elementów prowadzenia tejże ewidencji. Jak ją efektywnie prowadzić, mając pod swoją pieczą kilkunastu, kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników? Jak rejestrować czas pracy zdalnej? Wszystkiego dowiesz się z naszego poradnika!

Rejestracja czasu pracy – na czym polega?

Rejestracja czasu pracy polega na odnotowywaniu dokładnej godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy przez zatrudnionego, a także oddalania się na przerwy. Choć ewidencję prowadzi pracodawca, to wskazaniem czasu startu i końca pracy zajmuje się pracownik. W tym celu stosuje się różnorakie metody nazywane popularnie systemami RCP – rejestracji czasu pracy:

• Zegar czasu pracy – jeden z najstarszych systemów automatycznych. Zatrudnieni wsuwają swoje imienne karty papierowe w odpowiednie miejsce w obudowie zegara, a ten wybija na nich aktualną godzinę. Metoda działania urządzenia przypomina zatem kasownik biletów.
• Karta ewidencji czasu pracy – najbardziej klasyczny sposób rejestrowania czasu pracy. Pracownicy ręcznie uzupełniają godziny wejścia i wyjścia na specjalnej papierowej karcie miesięcznej. Dokument dostarcza im pracodawca. W przypadku tego systemu (gdy nie funkcjonuje żaden inny pozwalający na sprawdzanie obecności) trudno niestety o zweryfikowanie zgodności godzin z rzeczywistą pracą.
• Czytnik kart magnetycznych – urządzenie przypominające terminal, najczęściej ścienne, do którego pracownik przykłada plastikową kartę magnetyczną. Ta zwykle nie tylko odnotowuje obecność zatrudnionego, ale też otwiera drzwi wejściowe.
• Czytnik linii papilarnych – unowocześniona wersja czytnika, która rozwiązuje problem związany z ryzykiem zgubienia lub niezabrania ze sobą karty magnetycznej, a także użycia jej przez osobę nieuprawnioną. Pracownik melduje bowiem swoją obecność w pracy poprzez odbicie swoich linii papilarnych.
• publikacja ogłoszenia w internetowych grupach społecznościowych – lokalnych, branżowych, dotyczących ofert pracy,
• Skaner kodów QR – w tym przypadku zatrudniony przykłada do skanera swój indywidualny kod QR wyświetlony na smartfonie lub tablecie.
• Program do ewidencji czasu pracy – rozwiązanie, które nie wymaga zakupu żadnego dodatkowego sprzętu. W jego przypadku pracownicy meldują się i wymeldowują oraz zaznaczają przerwy w aplikacji do ewidencji czasu pracy na swoim służbowym komputerze. Dane są od razu widoczne dla bezpośrednich przełożonych czy menadżerów.

Rejestracja czasu pracy zdalnej

Pracownicy przebywający na home office, z oczywistych przyczyn nie zarejestrują rozpoczęcia pracy przy pomocy karty magnetycznej, zegara czasu pracy, swoich linii papilarnych czy kodu QR. Mogliby zabierać do domu papierowe karty ewidencji, tego typu dokumenty nie powinny jednak opuszczać biura czy zakładu. Co więcej, pracodawca nie miałby absolutnie żadnej kontroli nad tym, jakie dane są do nich wpisywane. Pozostają zatem następujące metody rejestracji czasu pracy zdalnej:

• Maile – pracownik wysyła przełożonemu wiadomość ze służbowej skrzynki przy każdym zalogowaniu się do pracy, wyjściu na przerwę, powrocie z niej czy zakończeniu pracy.
• SMS, rozmowa telefoniczna – zasada działania jest taka sama co w przypadku mejla, daje jednak mniejszy poziom kontroli. Smartfonu można bowiem użyć również np. podczas spaceru z psem.
• Firmowy komunikator (np. Zoom, Slack) – komunikatory nie tylko umożliwiają wysłanie wiadomości o rozpoczęciu i zakończeniu pracy, ale przede wszystkim pokazują, czy osoba jest obecnie zalogowana.
• Wideokonferencja – pozwala przy okazji zobaczyć pracownika i przeprowadzić z nim krótką rozmowę, przy dużej liczbie zatrudnionych wideo-odprawa zajmuje jednak sporo czasu.
• Karta ewidencji czasu pracy w Excelu – podobnie jak w przypadku fizycznej, nie daje pewności, że wprowadzone godziny miały odzwierciedlenie w rzeczywistości.
• Program do ewidencji czasu pracy – najbardziej pewne i najprostsze ze wszystkich rozwiązań. Zameldowanie się, wymeldowanie czy naliczenie przerwy wymaga tylko kilku kliknięć na platformie. Ten sam system może działać też podczas pracy stacjonarnej, dzięki czemu cały proces zarządzania staje się bardziej spójny.

Wygodna rejestracja czasu pracy w programie do ewidencji – zdalnej i stacjonarnej

tomHRM to platforma HRM, która daje dostęp do licznych modułów ułatwiających pracę zarówno HR-owcom, jak i zatrudnionym. Jednym z nich jest właśnie Ewidencja Czasu Pracy; element systemu, przy pomocy którego pracownicy mogą się swobodnie meldować, sprawdzać czas przerwy pozostały do wykorzystania czy podsumowanie swoich godzin. Z kolei przełożeni, menadżerowie i właściciele firm zyskują wgląd we wszystkie interesujące ich dane związane z rejestracją czasu pracy. Poznaj najważniejsze funkcje tego modułu:

Narzędzie Wejście/Wyjście (Clock in/out)

Proste w obsłudze narzędzie Clock in/out umożliwia zameldowanie się w pracy jednym kliknięciem – przycisku „Clock in”. System automatycznie uruchamia wówczas licznik, który rozpoczyna dokładne naliczanie czasu pracy. By zakończyć swój pracowniczy dzień, wystarczy kliknąć „Clock out” – a zegar od razu się zatrzymuje.

Rejestracja przerw

Narzędzie Clock in/out daje również możliwość przełączenia się na tryb przerwy po kliknięciu przycisku „Przerwa”. Wówczas timer czasu pracy zostaje spauzowany i uruchamia się drugi, dodatkowy – rejestrator przerw. Po powrocie wystarczy wybrać „Wznów”, by zegar wrócił do obliczania czasu pracy.

Stoper czasu pracy dla wybranego projektu lub zadania

Tuż pod narzędziem Clock in/out, pracownik dostaje do dyspozycji stoper czasu pracy nad konkretnym projektem lub zadaniem. Działa on równolegle z Clock in/out, prowadzi zatem osobną statystykę. Zatrudniony wybiera nazwę projektu oraz zadania i ewentualnie opisuje, czym dokładnie się zajmuje (np.: Projekt Chat-bot, zadanie: Uzupełniane bazy pytań, pracuję nad: Analiza najczęstszych pytań klientów), po czym wybiera „Start”. Gdy skończy dane zadanie, po prostu zatrzymuje licznik.

Ręczne dodawanie czasu pracy

Oczywiście może się zdarzyć, że pracownik zapomni uruchomić narzędzie Clock in/out, przełączyć się z trybu Przerwa na Praca lub wyłączyć licznik po skończeniu pracy. Nasz program do rejestracji czasu pracy tomHRM daje możliwość ręcznego dodawania godzin przez przełożonego; wystarczy, że podwładny zgłosi mu błąd, by ten został szybko skorygowany.

Kontrola pracowników w aplikacji do ewidencji czasu pracy

Nasza aplikacja do ewidencji czasu pracy jest również wyposażona w narzędzia, które ułatwiają przełożonym kontrolowanie efektywności oraz poziomu obciążenia ich zespołu, działu czy wszystkich zatrudnionych. Oferujemy takie opcje, jak:

Lista obecności pracowników

Lista obecności pracowników tworzy się automatycznie na podstawie pracowniczych wpisów Clock in/out. Przełożony dostaje do wglądu czytelną tabelę tygodniową, w której widzi cały swój zespół i godziny pracy (od-do) każdej osoby. Lista dodatkowo podkreśla poszczególne wpisy kolorami odpowiadającymi innej aktywności:

• zielony – rozpoczęta praca,
• pomarańczowy – w tracie przerwy,
• czerwony – nie zarejestrowano zakończenia pracy,
• niebieski – zarejestrowane zakończenie pracy.

Dzięki temu wystarczy jeden rzut oka, by stwierdzić, kto jest obecny, kogo nie ma, kto już skończył pracę, a kto zapomniał się wylogować albo zalogować. W tym ostatnim przypadku pracodawca może od razu z poziomu tabeli uzupełnić brakujący czas pracy – wystarczy kliknąć komórkę i wybrać edycję. Można również łatwo zweryfikować liczbę osób udających się jednocześnie na przerwę.

Ewidencja czasu pracy

Widok tabeli Clock in/out da się zmienić na tabelę ewidencji czasu pracy, w przypadku której dane zmieniają się na konkretną liczbę godzin przepracowanych w danym dniu przez poszczególne osoby. Przełożony zyskuje również wgląd w:

• podsumowanie godzin z całego tygodnia wybranego pracownika,
• podsumowanie godzin z jednego dnia całego zespołu
• albo podsumowanie godzin całego zespołu ze wszystkich dni.

Akceptacja godzin pracy pracowników

Kolejną przydatną funkcją jest akceptacja wpisów, dzięki której przełożony może potwierdzić przepracowaną liczbę godzin oraz czas pracy danej osoby lub je odrzucić (usunąć) albo edytować. Pracodawca może skorzystać z tej opcji na dwa sposoby. Pierwszym jest kliknięcie „ptaszka” albo edycji przy godzinach pracy konkretnej osoby w tabeli ewidencji czasu pracy.

Druga metoda to przejście do sekcji Do akceptacji, gdzie przełożony widzi listę wszystkich wpisów interesujących go pracowników. Sam filtruje, jakie osoby chce widzieć – jedną konkretną, wszystkie z danego działu lub oddziału, wszystkie pracujące nad określonym zadaniem lub projektem czy zleceniem dla wybranego klienta – albo po prostu każdego pracownika.

Alerty o nieprawidłowościach – spóźnieniach, nieobecności

Może się też zdarzyć, że pracownik nie tylko zapomni uruchomić danego dnia timer, ale nawet tego nie zauważy, a tym samym nie zgłosi. W takiej sytuacji sprawdza się możliwość uruchomienia alertów o nieprawidłowościach, czyli powiadomień np. o niezalogowaniu się do systemu w wyznaczonym terminie czy niezapowiedzianej nieobecności. Dzięki temu pracodawca w porę zareaguje, a tygodniowe i miesięczne statystyki nie będą wskazywały błędnych danych – ewentualnie dowie się o spóźnieniu lub niepojawieniu się w pracy danej osoby.

Raporty ewidencji czasu pracy

Opcja generowania i eksportowania raportów czasu pracy zdecydowanie ułatwia analizę poziomu obciążenia zespołu czy braków kadrowych. Pozwala również na sprawne określenie budżetu przeznaczonego na dany projekt lub czasu poświęconego na jego realizację i liczbę osób biorących w nim udział. Do wyboru są dwa raporty: ewidencja czasu oraz clock in/out, które można generować dla określonej przez siebie grupy osób. Wystarczy przed zaraportowaniem danych przefiltrować je np. według działu, formy zatrudnienia, nazwy projektu, statusu akceptacji, centrum kosztów czy okresu pracy.

Rejestracja czasu pracy z modułem ewidencyjnym w tomHRM to zatem prawdziwy game-changer. Może w znacznej mierze ograniczyć czas spędzony na samodzielnym analizowaniu danych i podliczaniu godzin, a także ułatwić odnotowywanie ich przez pracowników oraz kontrolowanie przez przełożonych. Przetestuj moduł ewidencja czasu pracy przez 30 za darmo i sprawdź sam, jakie daje możliwości!