Roadmapa projektu — jak ją rozpisać?

Jeżeli zbyt wiele projektów w firmie nie wychodzi poza etap wybitnych pomysłów oraz szerokich założeń, rozwiązaniem tego problemu może być roadmapa projektu. To znane ze zwinnych metodyk projektowych narzędzie zarządzania pracą zespołu, które pomaga w śledzeniu postępów, elastycznym dostosowywaniu do wyzwań oraz komunikacji z interesariuszami. W tym artykule przedstawiamy wskazówki, jak rozpisać roadmapę projektu, aby zapewnić gładkie przejście od pomysłu do rzeczywistości.

Co to jest roadmapa projektu?

Roadmapa projektu to graficzna lub pisemna reprezentacja planu działań, w którym przedstawione są cele, kamienie milowe, zadania oraz terminy realizacji. Najczęściej używa się tego terminu w kontekście zwinnych metodyk zarządzania projektami w IT. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby ta forma rozpiski działania powstała w dowolnej branży, na przykład przy wdrażaniu istotnych rozwiązań organizacyjnych czy tworzeniu produktu.

Roadmapa pomaga zespołowi projektowemu w planowaniu, koordynowaniu i śledzeniu postępów w realizacji projektu. Może obejmować różne elementy, takie jak lista zadań, harmonogram, kalendarz, wymagania projektu, zasoby i budżet, a jej głównym celem jest zapewnienie jasnego i spójnego planu dla wszystkich członków zespołu projektowego.

W większości przypadków odpowiedzialność za planowanie roadmapy spoczywa na kierowniku produktu, kierowniku projektu lub liderze zespołu. W praktyce jej tworzenie często jest procesem zespołowym, w którym udział biorą wszyscy członkowie zespołu, a w przypadku projektów realizowanych w celu wprowadzenia zmian technologicznych dotyczących konkretnego obszaru firmy — także przyszli beneficjenci danego usprawnienia, nazywani także interesariuszami.

Elementy roadmapy projektu

To, jakie konkretnie elementy zostaną zawarte na roadmapie, zależy zazwyczaj od przyjętej metodyki, skupienia na konkretnych rozwiązaniach oraz potrzeb danego zespołu lub organizacji. Różne informacje zawarte zostaną w planie działań opartym o inicjatywy, cele czy priorytety. Wśród nich mogą znajdować się:

• inicjatywy i większe zadania,
• kamienie milowe,
• wskaźniki sukcesu (np. KPIs),
• oczekiwane rezultaty,
• oznaczenie priorytetu,
• stopień realizacji,
• potrzebne zasoby,
• osoby odpowiedzialne za dany etap,
• interesariusze,
• dane kontaktowe do nich.

Oczywiście jest to szeroka lista elementów możliwych do umieszczenia w roadmapie projektu, a nie koniecznie wymaganych. Zawarcie poszczególnych pomysłów zależało będzie od potrzeb zespołu projektowego oraz interesariuszy, dla których wgląd w taki harmonogram jest istotny. Trzeba przy tym pamiętać, że roadmapa jest dokumentem o charakterze strategicznym, a nie taktycznym. Zbytnia szczegółowość jest zatem niepożądana — ogranicza elastyczność i idzie wbrew założeniom zwinnych metodyk.

Kluczem jest wyważenie. Ważne, aby roadmapa projektu zawierała wystarczającą ilość szczegółów, które umożliwią zespołowi projektowemu skuteczne planowanie i realizację projektu. Jednocześnie musi zapewniać poziom elastyczności pozwalający na dostosowanie się do zmiennych wymagań projektowych oraz sytuacji rynkowej. Szczegółowe planowanie może tymczasem przysporzyć dodatkowych kosztów i zabierać czas, co opóźni harmonogram projektu.

Przykładowa roadmapa projektu HR

Oto przykładowe inicjatywy, które muszą zostać podjęte w procesie wdrożenia aplikacji HR dla działu kadr w firmie średniej wielkości.

1. Analiza wymagań biznesowych

• Określenie funkcjonalności, które muszą zostać zawarte w aplikacji HR.
• Zebranie wymagań od użytkowników końcowych, w tym pracowników, managerów i specjalistów ds. kadr.
• Określenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) dla projektu.

2. Wybór aplikacji HR

• Przeglądanie dostępnych rozwiązań na rynku.
• Przeprowadzenie oceny funkcjonalności, dostępności, bezpieczeństwa i cen różnych aplikacji.
• Wybór ostatecznego rozwiązania i podpisanie umowy z dostawcą.

3. Przygotowanie infrastruktury IT

• Przygotowanie serwera aplikacyjnego, bazy danych i innych elementów infrastruktury IT wymaganych do wdrożenia aplikacji HR.
• Instalacja i konfiguracja aplikacji HR na serwerze.
• Testowanie infrastruktury IT i aplikacji HR, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami.

4. Wdrożenie aplikacji HR

• Przygotowanie danych pracowników i konfiguracja aplikacji HR zgodnie z wymaganiami biznesowymi.
• Przeszkolenie użytkowników końcowych, w tym pracowników, managerów i specjalistów ds. kadr, w zakresie korzystania z aplikacji HR.
• Przeprowadzenie testów, aby upewnić się, że aplikacja działa zgodnie z oczekiwaniami.

5. Migracja danych

• Przygotowanie danych pracowników, które mają zostać przeniesione z dotychczasowego systemu do nowej aplikacji HR.
• Przeprowadzenie migracji danych i sprawdzenie, czy dane są poprawnie przeniesione.

6. Integracja z innymi systemami

• Wykrycie innych systemów, które muszą być zintegrowane z aplikacją HR, np. systemy do zarządzania płacami lub systemy rekrutacyjne.
• Skonfigurowanie integracji między aplikacją HR a innymi systemami.

7. Testowanie i akceptacja

• Przeprowadzenie testów akceptacyjnych, aby upewnić się, że aplikacja działa zgodnie z wymaganiami biznesowymi.
• Przygotowanie planu przejścia z dotychczasowego systemu na nową aplikację HR.

8. Wdrożenie aplikacji HR

• Wdrożenie aplikacji HR na żywo i przeniesienie użytkowników końcowych na nowy system.
• Przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników końcowych, aby zapewnić, że wszyscy korzystają z aplikacji HR w sposób właściwy.

Ze względu na mnogość szczegółowych kroków do podjęcia raczej nie warto wpisywać na roadmapę takiego projektu poszczególnych zadań, które musi zrealizować zespół projektowy. W tym przypadku wystarczy zawarcie samych inicjatyw. Jako że wymagały będą one współpracy pomiędzy kilkoma działami w firmie, a w przypadku umów zewnętrznych także “klepnięcia” przez osoby decyzyjne, konieczne jest wskazanie członków zespołu odpowiedzialnych za konkretne etapy oraz umieszczenie w widocznym miejscu danych kontaktowych.

Zważywszy na fakt, że wiele etapów nie może ruszyć bez ukończenia wcześniejszych inicjatyw, istotne będzie także oznaczenie stopnia realizacji. Same w sobie stanowić będą kamienie milowe oraz oczekiwane rezultaty, zatem ten dodatkowy element odpada. Kiepskim pomysłem byłoby również umieszczanie wskaźników sukcesu (są raczej zerojedynkowe i trudne do przedstawienia w formie KPI) czy potrzebnych zasobów. W tak dużym i skomplikowanym projekcie to zbyt szczegółowe informacje do umieszczenia na roadmapie.

W jakiej formie przedstawić roadmapę projektu?

Zdecydowanie najpopularniejszą formą przedstawiania roadmapy projektu jest tak zwany Diagram Gantta, w którym poszczególne zadania lub etapy projektu są przedstawione jako paski na osi czasu. Taki wykres może pomóc w łatwym wizualnym przedstawieniu harmonogramu projektu, identyfikacji zależności między zadaniami oraz ocenie postępu projektu. Śledzenie, kiedy kolejne etapy powinny się rozpocząć i kończyć, pozwala na lepsze planowanie i organizację pracy. Z kolei porównanie rzeczywistych postępów z planowanymi ułatwia w razie potrzeby dostosowywanie harmonogramu do ewentualnych opóźnień oraz przeszkód.

Diagram Gantta jest świetnym narzędziem komunikacji i współpracy nie tylko w ramach zespołu projektowego. Ułatwia śledzenie postępów także innym interesariuszom, ponieważ jasno przedstawia harmonogram projektu wraz z całym zestawem danych potrzebnych do interpretacji stopnia zaawansowania projektu. Zrozumienie, kiedy każde zadanie lub etap powinien być ukończony i jak długo zajmie, nie wymaga przy tym szczegółowej wiedzy co do zakresu wykonywanych zadań.

Do innych możliwych form ujmowania roadmapy projektu należą tabele, prezentacje ze slajdami oraz mapy myśli. Mają one swoje zalety i nierzadko reprezentują pomysły oraz relacje pomiędzy zadaniami w równie klarowny sposób. Bywają również łatwiejsze do przyswojenia dla interesariuszy, którzy nie mają na co dzień do czynienia ze standardowymi narzędziami używanymi w pracy projektowej, szczególnie jeśli chodzi o metodyki zdalne. Ich stworzenie może oznaczać zatem podwójną pracę w przypadku, gdy i tak należało będzie przystosować roadmapę do potrzeb i preferencji zespołu projektowego. W wielu przypadkach diagram Gantta i tak będzie potrzebny.

Błędy i pomyłki związane z mapą projektu

Rozpisywanie roadmapy projektu niesie ze sobą wiele wyzwań. Jeżeli nie miało się wcześniej doświadczeń związanych z tak elastycznymi narzędziami planowania pracy, bardzo łatwo wpaść w pułapkę traktowania mapy drogowej jak zwykłego harmonogramu. Na co warto zatem uważać?

• Brak jasnych celów — poszczególne etapy i inicjatywy powinny być określone na tyle precyzyjnie, aby dało się jednoznacznie określić, czy zostały już zrealizowane.
• Niedostateczna analiza — nawet jeżeli roadmapa jest narzędziem, które pozwala łatwo odpowiadać na nieprzewidziane zagrożenia oraz wyzwania, rozpoczęcie projektu bez oceny ryzyk nie jest dobrym pomysłem.
• Przecenienie zasobów — aby uniknąć potrzeby całkowitego przeformułowania projektu, przed rozpoczęciem jego realizacji należy ocenić, ile czasu, ludzi i innych zasobów jest potrzebnych do wykonania spodziewanych zadań projektowych.
• Brak elastyczności — trzeba za wszelką cenę uciekać od planowania projektu w sposób zbyt sztywny i nieelastyczny, a nastawić się na to, że przeszkody lub nowe informacje mogą wymagać zmian w planie projektu.
• Kiepska komunikacja — roadmapa jest narzędziem, które ułatwia komunikację między zespołem projektowym oraz interesariuszami projektu. Trzeba z tego korzystać, aby ostateczny kształt projektu odpowiadał wyobrażeniom wszystkich zainteresowanych.