Absencja
Absencja pracownika – co to jest?
Absencja to nieobecność pracownika w pracy, czyli brak wykonania pracy w określonym czasie, bez uzasadnionej przyczyny lub zgody pracodawcy. Absencja może mieć różne formy, takie jak nieobecność w pracy na kilka dni z powodu choroby, nieusprawiedliwione opóźnienia, nieobecność w pracy bez zgłoszenia, nadmierna ilość przerw w ciągu dnia pracy itp.
Absencja pracowników stanowi problem dla pracodawców, ponieważ może wpłynąć na produktywność, jakość pracy i koszty firmy. Powoduje także niedobór pracowników w firmie, co może prowadzić do przeciążenia pozostałych pracowników i zakłócenia harmonogramu pracy.
Aby zmniejszyć ilość absencji w pracy, pracodawcy stosują różne metody, takie jak systemy motywacyjne, nagrody za frekwencję, systemy kontroli czasu pracy, a także rozmowy z pracownikami, aby zrozumieć przyczyny ich nieobecności i znaleźć rozwiązania na przyszłość.
Absencja jest również często monitorowana przez pracodawców, którzy rejestrują czas pracy pracowników i dokonują ewidencji nieobecności. W przypadku nieuzasadnionej nieobecności, pracodawca może podjąć różne działania, takie jak ostrzeżenie, sankcje finansowe lub w skrajnych przypadkach, rozwiązanie umowy o pracę.
Nieobecności pracownicze – jakie są rodzaje absencji?
Absencja to okres nieobecności osoby w pracy, który może być uzasadniony lub nieuzasadniony. Istnieją różne rodzaje absencji, zależnie od przyczyny i okoliczności, w których występują.
Nieuzasadnione absencje mogą być spowodowane np. przez przegapione autobusy, nieplanowane wyjścia lub zwykłe zaniechanie obowiązków.
Z drugiej strony, uzasadnione absencje są spowodowane przez chorobę, urlop, wakacje, szkolenia, przeprowadzki, nagłe wydarzenia losowe, konieczność zaopiekowania się członkiem rodziny itd.
Najczęstsze rodzaje nieobecności w pracy to:
- Absencja chorobowa – spowodowana chorobą lub kontuzją, która uniemożliwia osobie uczestnictwo w pracy lub szkole. Tego typu absencja pracownicza powinna być udokumentowana zaświadczeniem lekarskim. Pracownik otrzymuje wtedy zwolnienie lekarskie.
- Absencja bezpłatna – spowodowana przez chęć wzięcia wolnego czasu bez wynagrodzenia, np. dla załatwienia prywatnych spraw.
- Absencja planowana – zwykle związana z wakacjami lub innymi planowanymi okazjami, na które osoba chce wziąć wolne.
- Absencja nagła – spowodowana nagłymi okolicznościami, takimi jak nagła choroba, śmierć w rodzinie lub awaria w domu.
- Absencja zwolniona – spowodowana przez pracodawcę lub szkołę, który zwalnia osobę z obowiązku uczestnictwa w pracy lub szkole z powodu ważnych okoliczności, takich jak wizyta u lekarza czy ważna wizyta.
- Absencja nieusprawiedliwiona – spowodowana przez nieobecność osoby bez uzasadnienia lub powodu, np. spóźnienie się do pracy lub szkoły.
Absencja chorobowa – rodzaje
Wśród nieobecności z pracy z powodu choroby wyróżnia się:
- absencję naturalną – spowodowaną wypadkiem przy pracy lub wynikającą z realnej choroby i pogorszenia się stanu zdrowia pracownika skutkującą czasową niezdolnością do pracy.
- absencję oportunistyczną (zwaną też szarą). Jest to przedłużanie nieobecności mimo braku przeciwwskazań do pracy. Innymi słowy, pracownik choć mógłby pracować, przedłuża zwolnienie.
- absencję zawodową – jest to nieobecność w miejscu pracy przez dłuższy okres czasu. Taka długa absencja chorobowa może być spowodowana niechęcią do pracy, brakiem motywacji lub źle ustawionym systemem wynagradzania, w którym np. część wynagrodzenia pracownika opiera sie na premii. Kiedy wie, że jej nie osiągnie, bardziej “opłaca mu się” nie przyjść do pracy.
Wskaźniki absencji pracowników
Aby wiedzieć czy częstotliwość absencji wśród pracowników z tytułu choroby czy innych powodów jest w normie, warto monitorować poziom absencji.
Można to robić za pomocą:
Jak pracodawca może zmniejszyć absencję?
Każda nieobecności pracownika, czy to planowana czy nie, naraża firmę na dodatkowe koszty wynikające z konieczności wypłaty wynagrodzenia pracownikowi, który pracy nie wykonuje lub zastąpienia go przez inną osobę. Zarówno pracodawcy jak i działy HR szukają sposobów, które pomogą obniżyć poziom absencji – chodzi tu zarówno o liczbę dni absencji jak i jej częstotliwość.
Skutecznie przeciwdziałać absencji mogą:
- System motywacyjny – stworzenie systemu motywacyjnego, który nagradza pracowników za ich frekwencję. Może to być na przykład premia lub dodatkowy dzień wolny od pracy. Trzeba tu jednak uważać, by pracownik w przypadku choroby, która może być zakaźna nie przychodził do pracy. Efektem może być bowiem wzrost zachorowań wśród załogi.
- Klimat pracy – zapewnienie przyjaznych warunków pracy, który będzie sprzyjał dobremu samopoczuciu pracowników i motywacji do pracy.
- Kultura organizacyjna – stworzenie pozytywnej kultury organizacyjnej, która będzie sprzyjać poczuciu przynależności do firmy i zaangażowania w pracę.
- System kontroli czasu pracy – zastosowanie systemów kontroli czasu pracy, takich jak karty pracy lub systemy elektroniczne, które pozwolą na bieżące śledzenie frekwencji pracowników.
- Systemy zachęt – zachęcanie pracowników do korzystania z urlopów wypoczynkowych i chorobowych poprzez stosowanie różnego rodzaju systemów zachęt.
- Komunikacja – regularna komunikacja z pracownikami, aby zrozumieć ich potrzeby i problemy, które mogą wpływać na ich frekwencję w pracy.
- Zdrowie i bezpieczeństwo – dbanie o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników, na przykład poprzez organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Praca zdalna – w przypadku, gdy to możliwe, umożliwienie pracownikom pracy zdalnej, co może zmniejszyć ilość nieobecności związanych np z koniecznością opieki nad członkiem rodziny czy problemami z dojazdem do pracy.
- System wczesnego ostrzegania – wprowadzenie systemu wczesnego ostrzegania, który pozwala na szybkie zidentyfikowanie pracowników, którzy zaczynają mieć problemy z frekwencją i wdrożenie działań zapobiegawczych.
Efektywne zarządzanie absencją pozwala zmniejszyć dni nieobecności pracowników i obniżyć koszty organizacji.
