Świadectwo pracy – wzór z omówieniem

Zgodnie z art. 97 §1 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy. Musi zrobić to niezwłocznie, a konkretniej w dniu, w którym umowa o pracę zostanie rozwiązana albo jej termin dobiega końca. Dotyczy to oczywiście sytuacji, kiedy pracownik lub pracodawca nie planują przedłużenia stosunku pracy. Równie istotne co samo wystawienie świadectwa pracy jest jego prawidłowe sformułowanie. Kodeks pracy wskazuje bowiem konkretne elementy, które dokument musi zawierać. Podpowiadamy, jak wypełnić świadectwo pracy, a także jak skorygować już wystawione w razie popełnienia błędu.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Obowiązkowe elementy świadectwa pracy, zgodnie ze wskazaniem przepisów Kodeksu pracy, to informacje dotyczące:

• okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
• rodzaju zajmowanych stanowisk,
• trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych,
• informacje niezbędne do ustalenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Kodeks pracy przewiduje również elementy dodatkowe:

• wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w ramach postępowania egzekucyjnego,
• na żądanie pracownika: informację o wysokości oraz składnikach wynagrodzenia, a także o uzyskanych kwalifikacjach.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy jeszcze dokładnej określa, co powinno się znaleźć w treści tego dokumentu. Wskazuje aż 21 możliwych informacji. Zgodnie z § 2., punktem 1. i 2. Rozporządzenia, w świadectwie pracy zamieszcza się następujące informacje:

• okres lub okresy zatrudnienia,
• wymiar czasu pracy pracownika,
• rodzaj wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
• tryb i podstawę prawną rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy oraz stronę, która wypowiedziała umowę o pracę (w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem),
• okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy,
• informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego: przysługującego i wykorzystanego w roku, w którym rozwiązano stosunek pracy,
• informacje dotyczące wykorzystanego urlopu bezpłatnego oraz podstawy prawnej jego udzielenia,
• informacje dotyczące wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
• informacje dotyczące wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• informacje dotyczące wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy,
• informacje dotyczące wykorzystanego zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej albo jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub charakterze,
• informacje dotyczące wykorzystanego dodatkowego urlopu lub innego uprawnienia albo świadczenia,
• okresów nieskładkowych uwzględnianych przy ustalaniu praca do emerytury lub renty,
• zajęcia wynagrodzenia o pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,
• na żądanie pracownika: informacji o wysokości i składkach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach,
• pouczenie o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy.

Jak wypełnić świadectwo pracy?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy obejmuje nie tylko przepisy, ale również pomocniczy wzór świadectwa pracy do wypełnienia. Wzór w formie załącznika jest stroną 4. dokumentu rozporządzenia. Przedstawimy teraz instrukcję krok po kroku, jak wypełnić świadectwo pracy.

1. 1. W polu „pracodawca oraz jego siedziba lub miejsce zamieszkania” należy wprowadzić nazwę i adres pracodawcy, a poniżej numer REGON.
   2. W polu „miejscowość i data” należy wprowadzić nazwę miejscowości, w której wystawione zostało świadectwo pracy oraz dzień, w którym je wystawiono.
   3. W ust. 1. świadectwa pracy pracodawca wprowadza dane pracownika oraz okres jego zatrudnienia, którego dotyczy rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy, a także okresy poprzedniego zatrudnienia u tego pracodawcy, jeśli po nich nie wydawał świadectwa pracy. Jeżeli pracownik został przejęty od innego pracodawcy, to pracodawca wskazuje również okres jego zatrudnienia u poprzednich pracodawców, a także ich dane.

Np.: „Stwierdza się, że Jan Maria Kowalski, imiona rodziców Mirosław, Wanda, urodzony 01.01.1967 r. był zatrudniony w XFirma S.A., ul. Przykładowa 1, 01-001 Warszawa, w okresie od 01.01.2001 r. do 01.01.2021 r. w wymiarze pełnego etatu”.

1. 1. Jeżeli pracodawca jest agencją pracy tymczasowej, to w ust. 2. wskazuje każdego pracodawcę, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową, wraz z okresem trwania tychże prac.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę tymczasową na rzecz Firmy Przykładowej Sp. z o.o. w okresie od 01.01.2001 r. do 01.02.2001 r.”.

1. 1. W ust. 3. pracodawca określa rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika oraz/lub zajmowane przez niego stanowiska bądź pełnione funkcje.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę starszego księgowego”.

1. 1. W ust. 4. pracodawca wskazuje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w Kodeksie pracy, a także podstawę prawną.

Np.: „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem – art. 30. § 1. pkt 2. Kodeksu pracy”.

1. 1. Jeżeli został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie, to w ust. 5. pracodawca wskazuje tenże okres.

Np.: „Został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy: 1 miesiąc”.

1. 1. Jeżeli pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy, to pracodawca wskazuje jego wymiar w ust. 6. pkt 1.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni, w tym 16 dni”.

1. 1. Jeżeli pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, to pracodawca wskazuje okres jego trwania oraz podstawę prawną jego udzielenia w ust. 6, pkt 2.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego w okresie od 01.06.2020 r. do 11.06.2020 r. – art. 1741 Kodeksu pracy”.

1. 1. Jeżeli pracownik korzystał z urlopu ojcowskiego, to pracodawca wskazuje jego wymiar oraz liczbę części w ust. 6. pkt 3.

1. 1. Jeżeli pracownik korzystał z urlopu rodzicielskiego, pracodawca wskazuje podstawę prawną jego udzielenia, jego wymiar oraz części w ust. 6. pkt 4.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik wykorzystał urlop rodzicielski udzielony na podstawie art. 1821d § 1 Kodeksu pracy w wymiarze 16 tygodni w 2 częściach, w tym na podstawie art. 1821c § 3 w 1 części”.

1. 1. Jeżeli pracownik wykorzystał urlop wychowawczy, pracodawca wskazuje podstawę prawną jego udzielenia, wymiar, okres oraz liczbę części w ust. 6., pkt 5.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik wykorzystał urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 Kodeksu pracy w wymiarze 36 miesięcy w okresie od 01.06.2018 r. do 01.06.2021 r. w 1 części”.

1. 1. Jeżeli pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, to pracodawca w ust. 6. pkt 6. wskazuje okres korzystania.

1. 1. Jeżeli pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy w ramach dni wolnych na opiekę nad dzieckiem, to pracodawca w ust. 6. pkt. 7 wskazuje liczbę wykorzystanych dni lub godzin.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik wykorzystał zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188 Kodeksu pracy w wymiarze 2 dni”.

1. 1. Jeżeli pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, to w ust. 6. pkt. 8. pracodawca wskazuje okres niezdolności do pracy, za który pracownik otrzymał wynagrodzenie, a w pkt. 9. liczbę dni zwolnienia przypadających między 1 stycznia 2003 r. a 31 grudnia 2003 r., za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik był niezdolny do pracy przez okres 10 dni. 9) 5 dni”.

1. 1. Jeżeli pracownik odbył służbę wojskową, to w ust. 6. pkt 10 pracodawca wskazuje okres odbywania czynnej służby wojskowej.

1. 1. Jeżeli pracownik wykonywał swoją pracę w warunkach szczególnych albo szczególnym charakterze, to pracodawca wskazuje jej rodzaj, okres jej wykonywania i zajmowane wówczas stanowiska w ust. 6. pkt 11.

Np.: „W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach w okresie od 01.01.2010 r. do 01.01.2012 r. przy pilotowaniu samolotu na stanowisku pilot samolotu”.

1. 1. Jeżeli pracownik wykorzystał dodatkowy urlop, np. z tytułu niepełnosprawności lub inne uprawnienia czy świadczenia, które przewidują przepisy prawa pracy, to pracodawca wskazuje jego wymiar w ust. 6. pkt 12.

1. 1. Jeżeli w okresie zatrudnienia pracownika przypadały okresy nieskładkowe, np. pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, to pracodawca wskazuje wszystkie te okresy w ust. 6. pkt 13.

Np.: „od 01.01.2001 r. do 04.01.2001 r., od 25.07.2003 r. do 30.07.2003 r.”

1. 1. Ustęp 7. świadectwa pracy to miejsce, w którym pracodawca wskazuje nazwę kancelarii komorniczej, imię i nazwisko komornika, numer sprawy sądowej oraz wysokość kwot potrąconych z wynagrodzeń, jeśli w okresie zatrudnienia na wynagrodzeniu pracownika zostało nałożone zajęcie komornicze.

Np.: „Informacja o zajęciu wynagrodzenia: Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym Przykładowe Miasto-Wschód w Przykładowym Mieście, Jan Kowalski, KMS01/2001, 2137 zł”.

1. 1. Ustęp 8. świadectwa pracy jest miejscem na wskazanie przez pracodawcę ewentualnych informacji uzupełniających. Mogą dotyczyć np. wskazania na żądanie pracownika wysokości oraz składników jego wynagrodzenia.

1. 1. Pod ewentualnymi informacjami dodatkowymi pracodawca zostawia swój podpis w polu „podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy”.

1. Na końcu dokumentu świadectwa pracy pracodawca poucza pracownika o prawie do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w terminie do 14 dni od daty otrzymania dokumentu. Poucza również, że w przypadku nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje prawo do wystąpienia z jego żądaniem do sądu pracy, również w terminie do 14 dni od daty uzyskania odmowy. Pracodawca informuje także, że jeżeli nie poinformuje pracownika o odmowie, to żądanie sprostowania świadectwa wnosi się do sądu pracy. Wskazuje pod koniec podstawę prawną (art. 97 § 21 Kodeksu pracy).

Jak skorygować świadectwo pracy?

Pracownik, który otrzymał świadectwo pracy, może wykryć błąd w dokumencie. Jak wskazaliśmy powyżej, ma w takiej sytuacji prawo do wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o skorygowanie świadectwa pracy. Błąd może zauważyć również sam pracodawca już po wystawieniu świadectwa pracy. Jak wówczas powinien postąpić?

Celem skorygowania informacji ze świadectwa pracy, pracodawca wystawia nowe świadectwo pracy z nową datą jego wystawienia. Do dokumentu załącza osobne pismo, w którym wskazuje następujące informacje:

• punkty, które uległy korekcie,
• prośbę o zwrot świadectwa pracy, którego dotyczy korekta.