Obieg wniosku urlopowego – jak powinien wyglądać?
Projektujemy obieg wniosków urlopowych.
Przejrzysty obieg wniosku urlopowego, to ułatwienie dla pracownika i pracodawcy. Jego zaprojektowanie jest dość proste i wymaga przemyślenia sposobu organizacji pracy w danej firmie czy zakładzie.
2 najczęstsze sposoby obiegu wniosków urlopowych:
Pracownik – Kierownik – Kadry
Najprostszy sposób obiegu dokumentów, który jednocześnie jest najczęściej stosowany w większości typów firm. Pracownik wypełnia wniosek urlopowy, który przesyła do swojego przełożonego i dopiero po jego akceptacji, wniosek trafia do kadr, które go archiwizują.
Ten system posiada jednoetapową akceptację wniosków urlopowych (czyli jedynie kierownik musi wyrazić zgodę na urlop).
Pracownik – Menedżer Liniowy (Kierownik Zmiany) – Kierownik Działu – Kadry
Sposób stosowany w firmach produkcyjnych, FMCG, Retail, gdzie funkcjonuje rozbudowana struktura i konieczne jest zapewnienie płynności pracy w obrębie danej grupy stanowisk bądź zmian.
W takiej strukturze obiegu wniosku urlopowego, Menedżer Liniowy bądź Kierownik Zmiany ma dostęp jedynie do podglądu wniosków urlopowych bezpośrednio podległych sobie pracowników, a Kierownik Działu do wszystkich sekcji w ramach struktury co pozwala mu w razie potrzeby planować zaszeregowanie poszczególnych pracowników.
Ten system posiada dwuetapową akceptację wniosków urlopowych (czyli zgodę wyraża bezpośredni przełożony oraz szef działu).
Jakie typy wniosków urlopowych powinny znaleźć się w elektronicznym systemie wniosków?
- Urlopy wypoczynkowe,
- Urlopy okolicznościowe,
- Opieka nad dzieckiem,
- Urlopy bezpłatne,
- Urlopy związane z wychowywaniem dziecka (macierzyńskie, rodzicielskie).
Warto umieścić w elektronicznym systemie również wzory dokumentów pozwalających na zgłoszenie:
- Dni wolnych za święta przypadające w dzień wolny od pracy,
- Delegacji ,
- Prywatnych wyjść w godzinach pracy,
- Nadgodzin.
Te ostatnie są o tyle ważne, że stanowić mogą podstawę (wraz z danymi z systemu rozliczenia czasu pracy) do wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny (pracownik, by móc zostać odpłatnie po godzinach pracy i nadal realizować obowiązki zawodowe, musi zrobić to za zgodą przełożonego. Bez takiej zgody pracownik nie może oczekiwać za nie wynagrodzenia).
Jak zapewnić sprawny obieg wniosków urlopowych?
- Upewnij się, że pracownik zna swoje prawa i obowiązki związane z urlopami i wie skąd pobrać oraz jak wypełnić wniosek (można tego nauczyć pracownika przy okazji onboardingu),
- Pozwól pracownikowi na monitoring swoich nieobecności i podgląd przysługujących mu dni urlopowych,
- Stwórz ścieżkę akceptacji i ustaw maksymalny termin akceptacji wniosku urlopowego (np. 1 tydzień) wraz z przypomnieniem mailowym o konieczności podjęcia decyzji (dzięki temu pracownik zawsze wie jak długo musi czekać na decyzję, a ty nie zapomnisz o jej podjęciu),
- Zintegruj system elektronicznego obiegu wniosków z systemem kadrowym dla redukcji błędów i przyspieszenia procesów.
Jeśli chcesz zobaczyć jak działa nasz elektroniczny system wniosków urlopowych tomHRM – skontaktuj się z nami i wypróbuj nasze demo.
