Urlop okolicznościowy 2024 — ile dni, wynagrodzenie, zasady

Prawo pracy przewiduje kilka wyjątkowych sytuacji, w których pracownik może wziąć wolne. To urlop okolicznościowy. Ile dni trwa w przypadku ślubu, urodzin dziecka czy śmierci bliskich? Jak naliczane jest w jego trakcie wynagrodzenie? Co mówi dokładnie prawo pracy i obowiązujące rozporządzenia, a jak podchodzi się do urlopu okolicznościowego w praktyce? Podpowiadamy, jak uprościć i zautomatyzować proces wnioskowania o wolne w szczególnych okolicznościach.

Co to jest urlop okolicznościowy? Rozporządzenie

Urlop okolicznościowy to potoczna nazwa sytuacji, w której następuje „zwolnienie od pracy pracownika w razie ślubu jego lub jego dziecka, urodzenia się jego dziecka, zgonu i pogrzebu osób bliskich”. Ma ono charakter czasowy, uzależniony od konkretnych wydarzeń zdefiniowanych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.

Urlop okolicznościowy nie jest uwzględniony w Kodeksie pracy. Reguluje go wspomniane już Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632 ze zm.). W §15 wymienione są sytuacje, w których „pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika”.

Czy urlop okolicznościowy pomniejsza wymiar urlopu wypoczynkowego?

Nie! Udzielenie wolnego nie zmniejsza przy tym wymiaru urlopu wypoczynkowego. Zwolnienie od pracy nie wiąże się też ze stratą wynagrodzenia. Wszystko to ze względu na charakter wydarzeń, które uprawniają do skorzystania z urlopu okolicznościowego. To śluby, narodziny i zgony.

Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w następujących przypadkach:

• ślub pracownika,
• ślub dziecka pracownika,
• narodziny dziecka,
• zgon i pogrzeb małżonka,
• zgon i pogrzeb dziecka,
• zgon i pogrzeb ojca,
• zgon i pogrzeb matki,
• zgon i pogrzeb ojczyma,
• zgon i pogrzeb macochy,
• zgon i pogrzeb siostry,
• zgon i pogrzeb brata,
• zgon i pogrzeb teściowej,
• zgon i pogrzeb teścia,
• zgon i pogrzeb babki,
• zgon i pogrzeb dziadka,
• zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje pracownikowi?

W zależności od okoliczności urlop taki może trwać:

• Ślub pracownika — 2 dni
• Ślub dziecka pracownika — 1 dzień
• Narodziny dziecka — 2 dni
• Zgon i pogrzeb małżonka — 2 dni
• Zgon i pogrzeb dziecka — 2 dni
• Zgon i pogrzeb ojca — 2 dni
• Zgon i pogrzeb matki — 2 dni
• Zgon i pogrzeb ojczyma — 2 dni
• Zgon i pogrzeb macochy — 2 dni
• Zgon i pogrzeb siostry — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb brata — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb teściowej — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb teścia — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb babki — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb dziadka — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką — 1 dzień

Jak wygląda urlop okolicznościowy w praktyce?

Bardzo ogólne sformułowania zawarte w rozporządzeniu sprawiają, że w praktyce powstać musiał zestaw zasad, które pracodawca musi uwzględniać. Jak przypomina Państwowa Inspekcja Pracy w swojej bazie wiedzy:

• Urlop okolicznościowy udzielany jest wyłącznie na wniosek pracownika.
• Dwa przysługujące dni pracownik może podzielić na różne daty.
• Urlop okolicznościowy udzielany jest na cały dzień, niezależnie od długości dnia pracy.
• Termin urlopu musi pozostawać w ścisłym związku z zaistniałymi okolicznościami.
• O możliwości przyznania urlopu okolicznościowego w innym, choć powiązanym terminie, decyduje pracodawca.

Wniosek o urlop okolicznościowy

W firmach korzystających z aplikacji HR wnioskowanie o urlop okolicznościowy to kwestia kilku kliknięć i wyboru odpowiedniego charakteru dnia wolnego w formularzu. Elektroniczne wnioski urlopowe obsługują wszystkie rodzaje urlopów pracowniczych, a przy tym pozwalają ustawić dla urlopów okolicznościowych uproszczoną ścieżkę akceptacji.

Wniosek o urlop okolicznościowy składany drogą tradycyjną wymaga większych nakładów czasu. W sprzyjających okolicznościach formularz do wypełnienia znajduje się w firmowym Intranecie lub drukowany jest dla pracowników przez dział kadr. Jeżeli firma nie dostarcza wzoru wniosku, możesz pobrać go z naszej strony:

• Podanie o urlop okolicznościowy ze względu na ślub (własny)
• Podanie o urlop okolicznościowy ze względu na pogrzeb

W lewym górnym rogu powinny znajdować się dane pracownika, umożliwiające osobom z działu HR zidentyfikowanie go. Zazwyczaj to imię, nazwisko, zajmowane stanowisko oraz nazwa działu firmy. Prawy górny róg to z kolei miejsce na datę podpisania dokumentu oraz miejscowość, w której sporządzany jest wniosek.

Kolejnym istotnym elementem wniosku o urlop okolicznościowy jest adresat pisma. To zazwyczaj bezpośredni przełożony pracownika. W tym przypadku oprócz imienia, nazwiska, zajmowanego stanowiska oraz działu warto dopisać dodatkowo nazwę firmy.

Następnie należy zwrócić się o udzielenie urlopu w danym terminie, podanie powodu oraz podstawy prawnej. Komunikat może brzmieć następująco: „Zwracam się z prośbą o udzielenie mi dnia X MIESIĄCA ROKU jednego dnia/dwóch dni urlopu okolicznościowego ze względu na POWÓD. Mój wniosek opiera się na §15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.”

Ostatnim elementem wniosku o urlop okolicznościowy jest odręczny podpis. W przypadku wysyłania wniosku w formie elektronicznej nie ma konieczności potwierdzania go podpisem kwalifikowanym.

Czy aby otrzymać wolne na pogrzeb lub narodziny należy dołączać akt zgonu lub narodzin?

W myśl minimalizacji danych, jakie pracodawca przetwarza (zasady RODO), nie ma podstaw, by do dokumentów pracowniczych włączać akty zgonu członków rodziny. Aby udokumentować zasadność udzielenia urlopu okolicznościowego, wystarczy oświadczenie pracownika lub złożenie stosownych dokumentów do wglądu. W żadnym wypadku nie powinno się przechowywać w aktach osobowych kopii przedstawionego dokumentu. Pracownik powinien pamiętać, że w razie gdyby w przyszłości doszło do sprawy sądowej, będzie musiał udowodnić zasadność złożenia wniosku o wolne na pogrzeb, ślub czy narodziny.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego?

Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego w dzień ślubu, narodzin dziecka czy pogrzebu. Obowiązkiem jest jednak złożenie przez pracownika wniosku, w którym informuje się o terminie zwolnienia od pracy oraz jego przyczynie.

Pracodawca może rozpatrzyć negatywnie wniosek tylko w jednym przypadku. Jeżeli termin odbiega od konkretnego wydarzenia (dnia ślubu, narodzin dziecka czy pogrzebu). To pracodawca decyduje, czy inna data wykorzystania wolnego jest powiązana ze szczególnymi okolicznościami.

Gdzie prowadzić ewidencję urlopów okolicznościowych?

Najlepszym systemem do prowadzenia ewidencji urlopów okolicznościowych są dedykowane aplikacje do urlopów.

W firmach korzystających z modułu Urlopy tomHRM dział kadr może między innymi:

• zaprojektować formularz wniosku o urlop okolicznościowy,
• zaprojektować obieg dokumentu i  jego ścieżkę akceptacji,
• udostępnić szybką możliwość składania wniosku pracownikom,
• śledzić akceptację wniosku i wysyłać przypomnienia o konieczności jego rozpatrzenia,
• publikować informacje o dniach wolnych w kalendarzu nieobecności,
• zarządzać kalendarzem nieobecności, monitorować wykorzystanie urlopu,
• zarządzać wieloma wnioskami i generować raporty.