Co warto powiedzieć pracownikom o urlopach przy onboardingu?

Krótka ściągawka z onboardingu pracownika w zakresie urlopów.Nawet pracownicy z długoletnim stażem miewają problem z wyliczaniem swoich urlopów. Dla pracownika ważna jest też wiedza na temat trybu zgłaszania urlopu i zasad jakie panują w firmie. Jaką wiedzę warto im przekazać?

Jakie pytania nurtują pracowników w kontekście urlopów i zasad ich udzielania?

Jaki urlop mi przysługuje?
(wypoczynkowy, okolicznościowy itd.),
Ile urlopu mi przysługuje
(niezależnie od tego, jak jasno zostanie to wyjaśnione, część pracowników i tak będzie pisać do HR bezpośrednio),
Komu zgłaszam, że chcę urlop?
Jak mam zgłosić, że chce urlop?
(jak wygląda wniosek urlopowy, skąd go pobrać)
Ile wcześniej muszę zgłosić, że chcę urlop?
W firmach, które stosują elektroniczne systemy wniosków o urlop, można udostępnić pracownikowi z danego działu informacje o urlopach w całym zespole – dzięki temu unikamy sytuacji, w której pracownik chce wziąć urlop w tym samym czasie, co jego kolega z zespołu,
Jak mogę sprawdzić ile mi jeszcze zostało urlopu?
I tu ponownie – jeśli firma ma elektroniczny system do urlopów, pracownik może na bieżąco mieć dostęp do takich informacji jak kalendarz urlopów. Jeśli zaś firma korzysta z ręcznego systemu wniosków urlopowych, to ewidencje można prowadzić np. w ogólnodostępnym excelu (ale lepiej skontaktować się z nami i zapytać o ofertę systemu :).

Pytania pracowników dotyczące urlopów na żądanie

Jak i komu zgłaszać urlop na żądanie oraz jakie zasady urlopu na żądanie obowiązują ?
Czy szef może odmówić mi urlopu na żądanie?
Czy mogę zgłosić urlop na żądanie dwa lub trzy dni pod rząd?

Mimo tego, że w różnych firmach nieformalne zasady zgłaszania urlopów na żądanie są różne (np. można zgłosić taki urlop już po rozpoczęciu dnia pracy), to pamiętać trzeba, że jeśli przekazujemy pracownikowi informacje pisemnie, to koniecznie musi ona odpowiadać w pierwszej kolejności kodeksowi pracy.

Pytania pracowników dotyczące zasad udzielania urlopów w firmie

Czy w firmie istnieją zasady dotyczące planowania urlopu? Jeśli tak, to jakie?
(tu warto opisać kwestie tego, czy firma posiada plan urlopów i do kiedy należy zgłaszać urlopy dłuższe – jedno – dwutygodniowe),
Komu mam przedstawić wniosek urlopowy?
W jakiej formie?
(jeśli firma korzysta z elektronicznego systemu obiegu wniosków urlopowych, warto wyjaśnić pracownikowi sposób składania wniosków i proces jaki wnioski przechodzą. Jeśli firma nie posiada elektronicznego systemu wniosków i rozlicza je ręcznie, to … czas się z nami skontaktować 😊
Co mam zrobić, jeśli chcę przełożyć termin urlopu na inny?
Rozchorowałem się na urlopie – co mam zrobić?

Urlop a rozwiązanie umowy o pracę

Bardzo wiele osób ma spory problem w wyliczaniem ilości należnego im urlopu w sytuacji kiedy odchodzą z pracy. Nie wiedzą też, jakie zasady panują przy rozwiązaniu umowy w kontekście urlopu. Najczęstsze pytania:

Czy szef może mi odmówić urlopu na wypowiedzeniu? Tu najważniejsze jest wyjaśnienie tego, kto decyduje o przyznaniu urlopu w czasie wypowiedzenia. Pracownicy często uważają, że mogą podjąć nową pracę wcześniej, bo „przecież wezmę sobie zaległy urlop”.
Ile urlopu mi się należy? W przypadku tego pytania, nawet jeśli przedstawimy bardzo dokładnie sposób wyliczania zaległego urlopu, to i tak wielu pracowników zgłosi się z tym pytaniem bezpośrednio do kadr. Możliwość odesłania pracownika do informacji na ten temat nie zwolni zatem pracownika działu HR z konieczności wyliczenia i porozmawiania na ten temat z pracownikiem.

Do decyzji HR należy też to, czy w informacji kierowanej do pracownika udzielona zostanie informacja na temat możliwości i warunków otrzymania urlopu na szukanie pracy (przy wypowiedzeniu ze strony pracodawcy).

Jak przygotować ściągawkę dla pracowników?

Odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania (nawet w formie takiego FAQ) można umieścić w broszurze wręczanej pracownikom na początku pracy (tzw. Employee Handbook), która może również oczywiście mieć formę elektroniczną (np. pdf).

Warto również wszystkie tego typu informacje mieć zgromadzone w ramach intranetu – np. w bazie wiedzy, by pracownicy mieli zawsze dostęp do tych informacji, kiedy będą ich potrzebować.