Lista ważnych dat w życiu pracownika, o których HR musi pamiętać!

I jak zautomatyzować proces pamiętania, by nie musieć tego robić osobiście?

Umowy o pracę na czas określony, badania okresowe, BHP, zaświadczenia o prawie do wykonywania zawodu – cykl życia pracownika w firmie może wymagać pilnowania wielu dat, by realizacja przez niego zadań była możliwa.

Konieczność pamiętania o większości z nich spada na barki pracowników HR. O czym pamiętać i jak zautomatyzować ten proces, by na pewno nie zapomnieć o żadnej z dat?

Koniec umowy o pracę

W zasadzie każda umowa o pracę lub umowa cywilno-prawna ma datę wygaśnięcia. Wyjątkiem jest umowa na czas nieokreślony. Dlatego każdorazowo przy podpisywaniu umowy warto ustawić powiadomienie, by nie przeoczyć momentu podpisania nowej umowy.

Konsekwencje podpisania nowej umowy o pracę po wygaśnięciu starej:

W przypadku kontroli, kara za brak umowy wynosi 2 tys. złotych, a sąd pracy może obciążyć pracodawcę dodatkowo karą od 1-5 tys. złotych oraz kolejną grzywną (od 3-5 tys. złotych) za niewykazanie danych do odpowiedniego naliczania składek na Fundusz Pracy.

Pracownicy zazwyczaj pamiętają o kończącej się umowie i brak rozmów o jej przedłużeniu wywołuje ich stres.

Kiedy i komu przypomnieć?

Pracownik zazwyczaj pamięta. Przypomnieć warto menadżerowi. Dobrze zrobić to na minimum 14 dni przed końcem umowy z pracownikiem, by był czas na to, by przełożony spotkał się w tej sprawie z pracownikiem i by dopełnić ewentualnych formalności.

Jak ustawić przypomnienie o wygasaniu umowy w tomHRM?

Umowy o pracę i umowy cywilno-prawne najwygodniej przechowywać w bezpłatnej elektronicznej kartotece pracownika w zakładce Umowy. Powiadomienia można wysłać do:

• Przełożonego,
• Osoby zarządzającej działem,
• Wszystkich pracowników danego Działu (np. Kadr i Płac),
• Wybranych osób (np. CEO lub pracownika, którego dotyczy umowa).

Możesz też wybrać dokładną liczbę dni przed końcem umowy, kiedy menadżer otrzyma powiadomienie o zbliżającym się zakończeniu umowy.

Badanie okresowe medycyny pracy

Datę wykonania kolejnych badań okresowych określa zaświadczenie lekarskie o zdolności do pracy, które pracownik wykonał bądź dostarczył przy podpisywaniu pierwszej umowy o pracę.

Konsekwencje zapomnienia o końcu ważności badań okresowych:

Pracownik, który nie ma aktualnych badań dopuszczających go do pracy, traci prawo do wynagrodzenia. Jednocześnie pracodawca za naruszenie przepisów BHP i wykroczenie z art. 283 § 1 KP może zostać ukarany grzywna od 1 do 30 tys. zł.

Kiedy i komu przypomnieć?

O konieczności wykonania badań najlepiej przypomnieć jednocześnie pracownikowi oraz osobie odpowiedzialnej w firmie za wystawianie skierowań na badania medycyny pracy. Z uwagi na konieczność zapisania się na badania i zrealizowania ich, warto przypomnienia wysyłać z zapasem czasu – minimum na 14 dni przed końcem ważności poprzednich badań.

Jak ustawić przypomnienie o badaniach okresowych medycyny pracy w tomHRM?

Przypomnienie o konieczności powtórzenia badań medycyny pracy ustawisz z łatwością w zakładce Certyfikaty w kartotece pracownika w tomHRM. Jeśli masz moduł Wnioski Pracownicze, możesz jednocześnie skonfigurować wzór skierowania na badania!

Okresowe szkolenie BHP

Poza początkowym szkoleniem BHP wszyscy pracownicy zatrudnieni na umowę o prace muszą przechodzić regularne, okresowe szkolenia BHP powtarzane co odpowiedni czasookres (w zależności od stanowiska od 3 do 6 lat).

Konsekwencje zapomnienia o szkoleniach BHP:

Kara od 1-30 tys. złotych (a nawet 50 tys., jeśli sprawa trafi do sądu).

Kiedy i komu przypomnieć?

Za organizację szkoleń BHP w firmie odpowiedzialny jest z reguły dział HR lub dział Szkoleń. Dobrze wyznaczyć jednego lub dwóch odpowiedzialnych za to pracowników. Jeśli firma posiada własnego przedstawiciela Służby BHP w organizacji, to zadania pilnowania terminów szkoleń można powierzyć właśnie jej.

Jak ustawić przypomnienie o szkoleniu BHP w tomHRM?

Analogicznie jak w przypadku badań okresowych, informacje przypominającą o szkoleniu BHP najlepiej umieścić w profilu pracownika (wraz z potwierdzeniem aktualnego szkolenia). W przypadku dużych firm nie zalecamy ustawiania automatycznych powiadomień per pracownik. Jeśli mniej więcej w tym samym czasie kilkudziesięciu pracowników będzie musiało odbyć szkolenia BHP, liczba powiadomień może być zbyt duża.

Zamiast tego lepiej wygenerować dodatkowe pola własne w profilach pracowników o nazwie np. Szkolenie BHP i wprowadzić w nim rok ważności szkolenia (lub rok i kwartał). Następnie wystarczy już tylko przefiltrować pracowników raz do roku przez ten parametr, by wiedzieć, kto z pracowników musi odbyć szkolenie BHP.

Zaległe urlopy wypoczynkowe

Pracownik ma czas na zrealizowanie urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku w którym nabył prawo do urlopu (→ sprawdź do kiedy wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy)

Konsekwencje zapomnienia o zaległym urlopie wypoczynkowym dla pracodawcy

Pracodawcy, który nie dopilnuje tego, by pracownik odebrał zaległy urlop, grozi kara nawet do 30 tys. złotych.

Kiedy i komu przypomnieć?

Przede wszystkim menadżerom. To oni powinni zadbać o to, by ich pracownicy nie mieli zaległości. Kontrolnie warto przypomnieć też pracownikom.

Jak ustawić przypomnienie o zaległych urlopach w tomHRM?

Jeśli dysponujesz modułem Urlopy i Nieobecności pilnowanie wykorzystania zaległych urlopów będzie dziecinnie proste. Wystarczy wygenerować raport urlopów i sprawdzić, kto z pracowników nadal ma dostępną pulę dni do wykorzystania z poprzedniego roku.

Zarówno pracownikom jak i menadżerom przypomnisz o zaległych urlopach modułem Aktualności / Intranet. Można to zrobić publikując odpowiednio wcześnie (np. na początku lipca) wpis w o tym, że zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30.09.

Wpis powinien być dedykowany pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę (segmentacja na poziomie widoczności newsa). Aby mieć pewność, że wszyscy pracownicy zapoznali się z wiadomością, możesz włączyć wymóg potwierdzenia odczytania bądź powiadomienia email o wpisie.

Wygasanie licencji / certyfikatów / uprawnień

Do wykonywania bardzo wielu prac potrzebne są specjalne uprawnienia, które wymagają regularnego odnawiania lub potwierdzania.

Konsekwencje zapomnienia:

W wielu sytuacjach pracownik, któremu wygaśnie licencja czy uprawnienia stracą ważność, traci prawo do wykonywania zawodu i nie może realizować podstawowych obowiązków pracowniczych.

Kiedy i komu przypomnieć?

W zależności od typu licencji / uprawnienia przypominamy o nim:

• Pracownikowi (jeśli to on sam musi zadbać o odnowienie uprawnień)
• Menadżerowi działu (jeśli odnowienie jest po stronie firmy)
• Pracownikom działu szkoleń, jeśli to oni odpowiadają za organizację odnowienia certyfikacji.

Czas przypomnień powinien być adekwatny do ilości czasu potrzebnej na ich odnowienie.

Jak ustawić przypomnienie o wygasających uprawnieniach w tomHRM?

Wykorzystuj zakładkę Certyfikaty, dostępną bezpłatnie w profilu pracownika dla każdego, kto korzysta przynajmniej z jednego modułu tomHRM.