Jak sporządzić plan urlopów zgodny z Kodeksem Pracy?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi, tj. osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Prawa do tego wolnego nie można się zrzec, zatem jest on „obowiązkowy”.  W celu zapewnienia ciągłości pracy w firmie Kodeks Pracy określa zasady tworzenia planu urlopów, któe pozwalają zorganizować dni wolne dla pracowników firmy tak, by nie narazić jej na straty.

Co przepisy prawa mówią na ten temat?  Czy plan urlopowy jest wiążący dla pracownika? Kto go tworzy? Jak przebiega tworzenie planu urlopów oraz jak wygląda możliwość rezygnacji z dotychczasowego terminu wybranego przez pracownika?

Na czym polega planowanie urlopów wg Kodeksu Pracy?

Plan urlopów jest prowadzony przez pracodawcę. Osoby przez niego wskazane (najczęściej pracownik działu HR) tworzą go na podstawie wniosków pracowników.

Pracodawca podczas tworzenia planu urlopów musi wziąć pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 §1), dlatego jeśli terminy dni wolnych, o których „zajęcie” wnioskują zatrudnieni, mogą doprowadzić do zaburzenia płynności działania przedsiębiorstwa, wnioski o wolne mogą zostać odrzucone.

Co w takiej sytuacji? Konieczne będzie przesunięcie terminów. Innymi słowy, pracodawca planuje urlopy biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego trybu pracy w firmie. Pogodzenie tych dwóch niekiedy sprzecznych sytuacji sprawia, że obowiązek tworzenia planu urlopów nie zawsze jest tak prosty, jak mogłoby się wydawać.

Zasady udzielania urlopów na podstawie wniosków pracowników

Przepisy prawa pracy nie określają, z jakich elementów powinien składać się wniosek urlopowy, a także jaką drogą być dostarczany. Przepisy nie definiują również terminu złożenia wniosku oraz jego rozpatrzenia przez pracodawcę. Procedury te ustala zatem sam przedsiębiorca.  Taką politykę urlopową warto udostępnić pracownikom czy to w bazie wiedzy, czy w stosowanym systemie go zgłaszania wniosków o urlop.

Czy planowanie dni urlopu powinno uwzględniać urlop na żądanie?

Nie. W planowaniu urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego w trybie na żądanie. 4 dni urlopu na żądanie należy zatem zawsze pozostawić nie zaplanowane i udzielić ich na żądanie pracownika. Oczywiście pracownik nie musi korzystać z dni urlopowych w trybie na żądanie i wykorzystać urlop standardowo.

Czy uwzględnia się osoby powracające z urlopu macierzyńskiego?

Tak, w planie uwzględnia się urlop wypoczynkowy dla osoby, która chce go podjąć bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Zgodnie z art. 163 § 3 KP, na wniosek pracownicy należy udzielić jej takiego urlopu bezpośrednio po  macierzyńskim

Czy pracodawca może narzucić termin urlopu pracownikowi?

Pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, czyli nie powinien zmuszać pracownika do konkretnego terminu wolnego. Pracownik, któremu narzucony termin urlopu nie odpowiada, może porozmawiać z pracodawcą i spróbować uzgodnić inny termin. Jeśli to nie przyniesie rezultatu, pracownik może złożyć wniosek o zmianę terminu urlopu, uzasadniając swoją prośbę.

W praktyce istnieją dwie sytuacje, w której pracodawca może narzucić wykorzystanie urlopu:

• okres wypowiedzenia
• konieczność wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego (w sytuacji, w której pracownik odmawia

Na jaki okres należy sporządzić plan urlopów?

Przepisy prawa pracy nie wskazują konkretnego okresu, na jaki należy przygotować plan urlopu. Powszechną praktyką jest tworzenie planu urlopów na cały rok kalendarzowy, ale pracodawca może tworzyć plany na krótsze okresy, np. półroczne, kwartalne czy miesięczne.

Jak sporządzić plan urlopów z tomHRM?

Wnioski mogą być składane przez internet przy pomocy programu do ewidencji urlopów tomHRM. To zdecydowanie najwygodniejsza opcja, pracodawca otrzymuje bowiem prośbę do akceptacji lub odrzucenia natychmiast po jej wysłaniu przez pracownika, a ten dostaje odpowiedź od razu po tym, jak przełożony jej udzieli. Tym samym żadna ze stron nie musi długo czekać i znika ryzyko ominięcia któregoś ze wniosków.

Dodatkowo wnioski mogą być zapisane jako plan. To powoduje, że dopiero po ustaleniu całości planu dla np. całego działu, przełożony mając podgląd pracy pracowników i terminów o jakie wnioskują, może podjąć decyzję jak ułożyć cały plan pracy.

Jeśli wszystkie terminy są akceptowalne, może zaakceptować wnioski. Jeśli nie, to po porozumieniu z pracownikiem ustala nowe terminy dla kolidujących ze sobą dni.

Aplikacja urlopowa nie wymaga pilnowania i wypełniania rubryk w Excelu czy przepisywania do nich danych z fizycznych albo mejlowych wniosków pracowniczych. Grafik dni wolnych wypełnia się automatycznie po ich akceptacji przez przełożonego, może również zawierać informacje o innych nieobecnościach – delegacjach, szkoleniach czy dniach chorobowych.

Czy plan urlopów jest obowiązkowy i wiążący?

Jak wskazują przepisy:

W praktyce oznacza to, że w firmie powinno się sporządzić taki harmonogram, a później plan urlopów należy udostępnić zatrudnionym.

Z zapisów tych wynika również, że zaakceptowany plan urlopów jest wiążący dla obu stron i może stanowić przesłankę do odmowy udzielenia urlopu pracownikowi w innych datach.

Przepisy przewidują jednak możliwość zmiany planu urlopowego, a także całkowitej rezygnacji z jego tworzenia i prowadzenia.

Kiedy pracodawca nie musi prowadzić planu urlopowego dla pracowników

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeśli wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa (Kodeks pracy, art. 163. § 11.) lub jeśli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa (z reguły małe firmy zatrudniające niewielu pracowników).

Nie oznacza to natomiast, że zostaje tym samym zwolniony z obowiązku udzielenia pracownikom wypoczynkowych dni wolnych. Zmienia się tylko forma zarządzania urlopami. I choć w takich przypadkach pracodawca może ustalić  termin wolnego ustnie lub pisemnie (np. mejlowo) podczas rozmowy pracodawcy z pracownikiem, to nadal wygodniej zarządzać czasem pracy i wszystkimi wolnymi dniami pracowników elektronicznie z wykorzystaniem takiego systemu jak tomHRM.

Pozostałe przepisy obowiązują w takim samym zakresie, czyli kierownik może odmówić udzielenia wolnego w danych dniach, jeśli zaburzałby on standardowy rytm pracy, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Możliwość zmiany terminu urlopu wypoczynkowego określa art. 164. Kodeksu pracy. Przepisy wskazują, że przesunąć może go zarówno pracownik, jak i pracodawca, w obu przypadkach z ważnych przyczyn.  W przypadku pracowników nie zostały one dokładnie zdefiniowane,  co pozostawia spore pole do interpretacji przepisu przez obie strony. Z kolei pracodawca może przesunąć termin urlopu w sytuacji, gdyby nieobecność pracownika miała spowodować „poważne zakłócenia toku pracy”. Przepisy prawa pracy nie wskazują jednak, jak wcześnie należy wnioskować o przesunięcie terminu urlopu (i przez pracownika, i pracodawcę).

Godna uwagi jest również treść art. 165. Kodeksu pracy, która mówi o obligatoryjnym przesunięciu terminu urlopu przez pracodawcę, jeśli pracownik nie może skorzystać z wolnego w zaplanowanych dniach z przyczyn „usprawiedliwiających nieobecność w pracy”. Te także nie są w pełni zdefiniowane, ale ustawa wskazuje konkretne sytuacje, w których artykuł ten musi znaleźć zastosowanie („a w szczególności z powodu”):

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Zasady odwołania pracownika z urlopu

Zgodnie z art. 167. omawianej ustawy pracodawca ma także możliwość wezwać do pracy osobę, która już przebywa na urlopie.  Możliwość odwołania pracownika z urlopu przysługuje wyłącznie, gdy jego obecność w pracy jest wymagana przez okoliczności, które nie zostały przewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Warto zauważyć, że w świetle przepisów prawa pracy, jeśli pracownik na skutek odwołania urlopu poniesie jakieś koszty, np. niewykorzystanego karnetu czy dób hotelowych, przedsiębiorca będzie musiał je pokryć (dlatego zawsze warto zachowywać paragony i rachunki). Opłaca on też dodatkowe koszty podróży pracownika, który musiałby wrócić z wakacji.