Projektowanie formularza aplikacyjnego – dobre i złe praktyki

Rekruterzy je kochają, kandydaci ich nie cierpią. Formularze aplikacyjne w procesie rekrutacji.
Czy można je tak zaprojektować, by podnosiły Candidate Experience, zamiast go obniżać?

Obecnie prawie zawsze wysyłka CV, czy to przez serwis ogłoszeniowy, czy bezpośrednio przez zakładkę kariera pracodawcy wiąże się dla kandydata z koniecznością wypełnienia formularza aplikacyjnego. Dla pracodawcy to spore ułatwienie. Z punktu widzenia kandydata często zmora i kłopot, która sprawia, że trudniej mu zaaplikować na ofertę.

Według badań od 60-75% kandydatów porzuciło formularz rekrutacyjny. Jak zaprojektować go tak, by nie tracić kandydatów? 

Typy formularzy rekrutacyjnych

• Proste – takie, które zbierają jedynie najpotrzebniejsze dane osobowe. CV jest w nich załączane w tradycyjnej formie pdf.
• Dookreślające ważne obszary z perspektywy firmy, których kandydat może nie umieścić w CV sam z siebie (np. preferowany typ umowy, oczekiwania finansowe, okres wypowiedzenia)
• Pre-selekcyjne – zawierają pytania, które pozwalają odrzucić część kandydatów lub przypisać im scoring  – mogą dotyczyć umiejetności, ale tez oczekiwań czy postaw (np. otwartość na wyjazdy służbowe)
• Mini-testy badające konkretne umiejętności lub wiedzę.

Formularz rekrutacyjny w systemie ATS tomHRM

Efektywna rekrutacja. Automatyzacja pracy.
Candidate experience. Własna strona kariera

Poznaj szczegóły

Elementy formularza aplikacyjnego

• Niezbędne dane – takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe. Najlepiej maksymalnie ograniczyć ich ilość i pozyskiwać jedynie te podstawowe i najważniejsze
• Ankieta lub pytania selekcyjne  – poglębiające wiedze o kandydacie. Powinny być dopasowane do roli. Mają największy wpływ na to, czy kandydat wypełni czy porzuci formularz.
• Zgody RODO (GDPR) – pozwalają wykorzystać dane z formularza.
• Projektując formularz aplikacyjny, trzeba też zwrócić uwagę na jego wygląd i UX, czyli to, czy jest czytelny i przyjazny dla użytkownika.

Formularz rekrutacyjny a candidate experience

Formularz aplikacyjny to jeden z najważniejszych elementów candidate experience, bo jest, po ogłoszeniu rekrutacyjnym, kolejnym punktem styku kandydata z firmą. Dla wielu będzie jedyny, bo albo zostaną odrzuceni po analizie aplikacji, albo nawet do niej nie dojdzie, bo kandydat nie wypełni formularza.

Jak zaprojektować idealny formularz do rekrutacji pracowników:

• Upewnij się, że wypełnienie formularza zajmuje optymalną ilość czasu. Najlepiej nie więcej niż 5 minut.
• Zadbaj o to, by pozyskiwać tylko niezbędne, wspomagające proces rekrutacyjny informacje.
• Zadbaj o to, by pracownik wiedział, w jakim celu pozyskujesz konkretne dane.
• Zadawaj takie pytania, które dodatkowo dadzą pracownikowi jakąś wartość (np. wiedzę odnośnie firmy, czy stanowiska, na które aplikuje).

Jak długi powinien być formularz rekrutacyjny? 

Każda osoba aplikująca powie, że im krótszy, tym lepszy. 

Jeśli masz silną markę pracodawcy i wiele osób chce pracować w  Twojej organizacji, to możesz pozwolić sobie na nieco bardziej rozbudowany formularz, bo kandydat będzie skłonny poświęcić nieco więcej czasu na jego wypełnienie. Większość firm jednak nie powinna przekraczać limitu 5 minut.

Dlaczego? Kandydatom aktywnie poszukującym pracy zaleca się, by aplikowali na 3-5 stanowisk dziennie. W zależności od stanowiska, na jakie aplikuje, kandydat musi wysłać średnio 10-20 CV, by dostać pracę (dane praca.pl 2021), ale np. w Wielkiej Brytanii tylko 27% kandydatów znajduje pracę po wysłaniu zaledwie 10 aplikacji (Bureau od Labor Statistic). Wielu kandydatów szuka pracy, mając pracę, w efekcie czas, jaki mogą poświęcić na wypełnienie formularza, jest ograniczony.

źródło: Reddit/Dj_Otzii

Jakie informacje w formularzu aplikacyjnym są faktycznie niezbędne? 

Minimum to dane osobowe, numer telefonu, email.  Warto skupić się też na takich kwestiach, które pozwolą Ci podjąć dalszą decyzję rekrutacyjną lub umożliwią dokonanie wstępnej selekcji.

Są to na przykład informacje na temat znajomości języka obcego, konkretnych programów, gotowości na określone zadania (np. wyjazdy służbowe, relokację lub pracę hybrydową w określonym wymiarze).

Zbędne są zaś takie dane jak np. link do facebook (którego i tak nie możesz wykorzystać) czy pytanie o wykształcenie, jeśli tak naprawdę najważniejsze jest doświadczenie, a nie szkoła, jaka ukończył kandydat.

Jak zadawać pytania w formularzu rekrutacyjnym, by były wartościowe i ciekawe dla kandydata? 

• Umieszczaj jedynie pytania odnoszące  się do roli.
• Dbaj o to, by każde pytanie dawało mu kontekst oraz pełny zakres informacji, o co w tym pytaniu chodzi i dlaczego je zadajesz.
• Przemycaj w treści pytań informacje o firmie.
• Ułatw mu maksymalnie udzielenie odpowiedzi, umieszczając w formularzu pytania predefiniowane (np. jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru).

Przykład błędnie postawionego pytania: 

Kandydat nie wie, w jakim wymiarze oczekuje się od niego wyjazdów, ile będą trwać. Otwarta forma odpowiedzi sprawia, że trudno będzie porównać kandydatów i nie można wykorzystać tego pytania jako preselekcji.

Przykład dobrze postawionego pytania: 

To pytanie nie wyjaśnia wprawdzie kandydatowi czy może się spodziewać wyjazdów w firmie i w jakiej ilości, ale jednocześnie nie sugeruje mu, która odpowiedź będzie promowana w firmie. Odpowiedź można wykorzystać preselekcyjnie.

Przykład dobrze postawionego pytania: 

To pytanie wyjaśnia, czego kandydat może się spodziewać w pracy.  Łatwo jednak zidentyfikować odpowiedź promowaną, co może prowadzić do tego, że kandydat któremu będzie bardzo zależało na pracy, nie odpowie szczerze. Odpowiedź można wykorzystać preselekcyjnie.

Najczęstsze błędy formularza aplikacyjnego:

• Duża ilość pytań – według badań CareerBuilder z 2016 roku, 60% kandydatów porzuciło formularz w połowie, bo był zbyt długi bądź zbyt skomplikowany.
  Pamiętaj! To, że Twój ATS umożliwia ci dodanie 20 pytań do formularza aplikacyjnego, nie oznacza, że musisz zamęczyć kandydata podczas pierwszego kontaktu z firmą!
• Niezrozumiałe pytania bądź polecenia – niekonkretne pytania pisane hermetycznym językiem zniechęcają.
  Oczywiście, „branżowy slang” możesz wykorzystać do weryfikacji umiejętności, ale upewnij się, czy kandydat, którego chcesz pozyskać, go rozumie.
• Wymuszanie zakładania konta w ATS– mimo tego, iż kandydat podaje ci swój adres mailowy, może nie chcieć zakładać konta i wymyślać hasła.
  Dla niego, możliwość „uzupełnienia aplikacji w przyszłości” nie jest żadną korzyścią – on stara się o pracę teraz.  Aż 86% userów woli opuścić stronę niż założyć na niej konto (i dotyczy to nie tylko ATS tylko ogólnie stron www).
• Pozyskiwanie danych, które według kandydata są irrelewantne
  60% kandydatów jest w stanie udzielić bardziej szczegółowych informacji w formularzu, jeśli wie, po co pracodawcy te informacje (bad. Janrain)
• Pytania, które niczego nie wnoszą – są deklaracją, subiektywną oceną.
  W teorii, jeśli oczekujesz od kandydata znajomości języka angielskiego na poziomie B2, to pytanie o to, jaki jest jego poziom znajomości języka, powinno mieć sens. W praktyce jednak go nie ma, bo i tak będzie trzeba go zweryfikować. Jeśli jednak powiadomisz przyszłego kandydata, że jego potencjalnym przełożonym będzie Amerykanin, a cała dokumentacja projektu jest prowadzona w j. angielskim i zapytasz go w formularzu o to, czy realnie poradzi sobie z takim wyzwaniem, możesz zebrać istotne dane.
• Prośba o dodatkowy list motywacyjny. Zamiast niego lepiej zadać 2-3 krótkie pytania dotyczące powodów zainteresowania ofertą pracy.

Co można zrobić, aby zwiększyć szansę na to, że formularze aplikacyjne zostaną do końca i w całości wypełnione?

• Upewnij się, że formularz aplikacyjny jest intuicyjny i łatwy w użyciu.
• Przetestuj go na różnych urządzeniach i przeglądarkach, aby upewnić się, że działa poprawnie i jest dostępny dla każdego.
• Dopasuj poziom skomplikowania formularza rekrutacyjnego do umiejętności kandydatów w obsłudze narzędzi informatycznych, szybkości przetwarzania informacji oraz możliwości poznawczych.
• Jeśli to możliwe (np. w przypadku zaproszenia do procesu kandydatów z bazy talentów), wykorzystaj automatyzację, np. w formie przypomnień mailowych, aby przypominać kandydatom o konieczności uzupełnienia danych.  Dobrym rozwiązaniem w przypadku chęci oparcia preselekcji o formularz, dobrym rozwiązaniem jest podzielenie go na dwie części – jedna, zawierająca jedynie niezbędne dane i adres mailowy zajmuje kandydatowi 2-3 minuty, a dopiero w kolejnym mailu wysyłamy zaproszenie do dłuższego formularza. Mając już adres mailowy, można zachęcać kandydata do dokończenia aplikowania.

Przykład formularza aplikacyjnego – wzór

przygotowany dla kandydata na stanowisko Junior Web Developera.

Główne pola formularza są standardowe i konieczne do sprawnego zapisania CV kandydata w systemie. Prosimy w nich o minimum danych.

Pierwsze pytanie dodatkowe w formie listy rozwijanej daje dodatkową wiedzę o stanowisku,
a rekruterowi umożliwia preselekcję. Zestaw odpowiedzi wyczerpuje wszystkie możliwości.

Kolejne pytanie otwarte o znane technologie, pozwala łatwo otagować kandydata w systemie ATS
i zweryfikować dane z CV.

Pytania o Git-a i portfolio przypominają kandydatowi o tym, że są to potrzebne dane. Są nieobowiązkowe, dlatego kandydat bez portfolio też jest w stanie wypełnić formularz.

Pytanie o pracę zdalną daje wiedzę o firmie, a firmie umożliwia preselekcję.

Ostatnie pytanie prezentuje profil firmy i pozwala wstępnie zbadać dopasowanie kulturowe kandydata. Z tego typu pytaniami warto uważać, mogą bowiem zmniejszyć liczbę kandydatów.

Formularze rekrutacyjne do pracy – FAQ

Na koniec kilka najczęstszych pytań dotyczących formularzy do pracy:

Jakie firmy najczęściej korzystają z formularzy rekrutacyjnych?

Formularze rekrutacyjne są powszechnie stosowane przez małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa. Najczęściej korzystają z nich duże firmy z sektorów takich jak IT, finanse, sprzedaż, HR, logistyka czy produkcja.

Formularze rekrutacyjne są często stosowane przez korporacje, które poszukują pracowników na stanowiska wymagające specjalistycznych kwalifikacji, jak również przez agencje rekrutacyjne, które zarządzają procesami rekrutacyjnymi dla wielu firm jednocześnie.

Wiele firm stosuje formularze rekrutacyjne w połączeniu z narzędziami ATS (ang. Applicant Tracking System), tworząc dzięki temu narzędzie preselekcyjne.