Wniosek o wyjazd służbowy (delegacje) – wzór

Delegacja służbowa to czasowe skierowanie pracownika przez pracodawcę do wykonywania obowiązków poza stałym miejscem pracy. Aby prawidłowo udokumentować wyjazd służbowy, niezbędne jest wypełnienie odpowiednich druków. W tym artykule dowiesz się, jakie elementy powinien zawierać prawidłowy wniosek o delegację, oraz otrzymasz bezpłatny wzór do wykorzystania.

Czy polecenie wyjazdu służbowego a wniosek o delegację to jest to samo?

W praktyce biznesowej często spotykamy się z dwoma terminami: “wniosek o delegację” oraz “polecenie wyjazdu służbowego”. Choć używane są zamiennie, istnieją między nimi pewne różnice.

Wniosek o delegację to dokument, który pracownik składa do pracodawcy (lub przełożonego), wyrażając chęć odbycia podróży służbowej. Wniosek ten podlega decyzji przełożonego, który może go zaakceptować lub odrzucić. W wielu firmach to pracownik inicjuje proces, składając wniosek.

Polecenie wyjazdu służbowego to z kolei dokument wydawany przez pracodawcę, który formalnie kieruje pracownika do wykonania określonych zadań poza stałym miejscem pracy. Jest to już decyzja pracodawcy, a nie propozycja pracownika, który nie musi czekac na zgodę pracodawcy.

W firmach, które stosują e-delegacje najczęściej funkcjonuje jeden dokument – wniosek o delegacje jest składany przez pracownika lub przełożonego i pełni funkcję zarówno polecenia wyjazdu służbowego jak i zgłoszenia prośby o wyjazd służbowy.

Właściwie wypełnione druki są niezbędne zarówno dla działu kadr, jak i dla późniejszego rozliczenia kosztów podróży.

Co umieścić we wniosku o delegację?

Niezbędne elementy wniosku o delegację wymagane prawem

Polski Kodeks pracy nie określa szczegółowo, jak powinien wyglądać formularz wniosku o delegację, jednak w praktyce, aby delegacja była zgodna z przepisami, druki powinny zawierać co najmniej:

1. Dane personalne pracownika:

• Imię i nazwisko pracownika
• Stanowisko
• Dział lub jednostka organizacyjna

2. Informacje o podróży służbowej:

• Dokładna data i godzina rozpoczęcia delegacji
• Przewidywana data i godzina zakończenia
• Miejsce docelowe podróży (dokładny adres)
• Cel podróży służbowej (konkretny, merytoryczny powód wyjazdu)

3. Kwestie finansowe:

• Określenie środka transportu
• Informacja o ewentualnej zaliczce
• Miejsce na podpisy osób upoważnionych (pracownika oraz osoby zatwierdzającej)

Te elementy stanowią minimum, które powinno znaleźć się na każdym wniosku o delegację, aby był on zgodny z wymogami formalnymi i mógł stanowić podstawę do późniejszego rozliczenia kosztów podróży służbowej.

Dodatkowe informacje, które warto uwzględnić

Oprócz elementów wymaganych prawem, w praktyce biznesowej warto rozszerzyć wniosek o delegację o następujące informacje:

0. Szczegóły dotyczące transportu:

• W przypadku podróży samochodem służbowym – numer rejestracyjny pojazdu
• W przypadku samochodu prywatnego – marka, model, numer rejestracyjny oraz pojemność silnika (istotne dla rozliczenia kosztów)
• W przypadku transportu publicznego – preferowane połączenia

2. Szczegóły zakwaterowania:

• Informacja o rezerwacji noclegu
• Nazwa i adres hotelu (jeśli już ustalono)
• Liczba noclegów

3. Informacje organizacyjne:

• Osoba zastępująca pracownika w czasie nieobecności
• Dane kontaktowe w trakcie podróży
• Informacja o niezbędnych dokumentach do zabrania

4. Kwestie finansowe:

• Szacunkowy budżet podróży
• Źródło finansowania (np. konkretny projekt, dział budżetowy)
• Forma rozliczenia (przelew, gotówka, karta firmowa)

5. Zgody i oświadczenia:

• Zgoda na wykorzystanie samochodu prywatnego
• Oświadczenie o posiadaniu ważnego prawa jazdy i ubezpieczenia OC
• Zgoda na pokrycie dodatkowych kosztów (jeśli mogą wystąpić)

Uwzględnienie tych dodatkowych elementów znacznie usprawnia proces organizacji i rozliczania podróży służbowych, a także minimalizuje ryzyko nieporozumień między pracownikiem a pracodawcą.

Prawidłowe wypełnienie wszystkich pól znacząco przyspiesza proces akceptacji i późniejszego rozliczenia delegacji. W sytuacji, gdy wniosek będzie niekompletny, może zostać odesłany do uzupełnienia, co opóźni cały proces.

Częste błędy przy wypełnianiu wniosków o podróż służbową

Przy wypełnianiu wniosków o delegację pracownicy często popełniają błędy, które mogą skutkować opóźnieniami w procesie akceptacji lub problemami przy rozliczaniu kosztów. Oto najczęstsze z nich:

• Nieprecyzyjne określenie celu podróży:
  • Przykład błędu: “Spotkanie biznesowe” zamiast “Spotkanie z klientem XYZ w celu prezentacji nowego produktu”
  • Skutek: Trudności w ocenie zasadności delegacji i jej powiązania z obowiązkami służbowymi
• Niedokładne określenie dat i godzin:
  • Przykład błędu: Podanie tylko dat bez godzin rozpoczęcia i zakończenia delegacji
  • Skutek: Problemy z prawidłowym naliczeniem diet za delegację i innych świadczeń zależnych od czasu trwania podróży
• Brak informacji o środku transportu:
  • Przykład błędu: Zaznaczenie “samochód” bez określenia czy służbowy, czy prywatny
  • Skutek: Niejasności co do sposobu rozliczenia kosztów przejazdu
• Niedoszacowanie kosztów podróży:
  • Przykład błędu: Pomijanie opłat dodatkowych jak parkingi, autostrady, taksówki lokalne, dieta dojazdowa
  • Skutek: Problemy z uzyskaniem zwrotu faktycznie poniesionych kosztów
• Brak wymaganych podpisów:
  • Przykład błędu: Złożenie wniosku bez podpisu przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za budżet
  • Skutek: Opóźnienia w procesie akceptacji, a nawet kwestionowanie zasadności delegacji po jej odbyciu
• Nieprawidłowe dane do rozliczenia:
  • Przykład błędu: Błędny numer konta bankowego do zwrotu kosztów
  • Skutek: Opóźnienia w otrzymaniu zwrotu poniesionych wydatków
• Zbyt późne złożenie wniosku:
  • Przykład błędu: Złożenie wniosku dzień przed planowaną podróżą
  • Skutek: Brak czasu na właściwą weryfikację i akceptację, problemy z rezerwacją biletów czy hoteli

Unikanie tych częstych błędów przyspiesza proces akceptacji wniosku i zapewnia sprawne rozliczenie delegacji po powrocie pracownika. Firmy wykorzystujące e-delegacje mogą znacząco zminimalizować ryzyko popełnienia tych błędów dzięki temu, że pracownik wie jak wypełnić wniosek o delegacje, a system dba o poprawność wprowadzanych danych.

Bezpłatny wzór wniosku o delegację do pobrania

Aby ułatwić przygotowanie dokumentacji związanej z podróżami służbowymi, przygotowaliśmy profesjonalny wzór wniosku o delegację, który możesz bezpłatnie pobrać i wykorzystać w swojej firmie.

Pobierz bezpłatny wzór wniosku o delegację – doc

Pobierz bezpłatny wzór wniosku o delegację – pdf

Wniosek o delegację w tomHRM – co zawiera?

System tomHRM oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania delegacjami. Zgłoszenia podróży służowej w tomHRM zawierają predefiniowany zestaw pól, które pracownik wypełnia elektronicznie. Oto co obejmuje wniosek w systemie:

Podstawowe informacje:

• Daty od – do (pole obowiązkowe)
• Rodzaj delegacji – wybór Krajowa lub Zagraniczna (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Delegacje PRO)
• Dane związane z podróżą (miejsce, cel)
• Źródło finansowania
• Środek transportu – wybierany z konfigurowalnej listy oraz możliwość wprowadzenia danych do rozliczenia samochodu prywatnego
• Miejsce na notatki

Sekcja Wydatki:

• Przewidywane koszty i ich waluta (z możliwością konfiguracji)
• Kwota zaliczki – z możliwością rozbicia na różne kwoty/waluty i przypisania do kategorii. Na tej podstawie dział HR może wystawić zlecenie wypłaty zaliczki.
• Opcje dotyczące noclegu i diety

Sekcja Zastępca:

• Wyznaczenie osoby na zastępstwo co dzięki powiadomieniom sprawia, że można informować zastępcę automatycznie o nowym obowiązku. Osoba ta także może być wskazana w kalendarzu nieobecności, tak by każdy z pracowników wiedział, do kogo zgłosić się w razie nieobecności pracownika. 

Sekcja Dokumenty:

• Możliwość dołączenia dowolnych plików dokumentujących delegację, np. potwierdzenia spotkania z klientem czy rezerwacji hotelu.

Automatyzacja procesu składania i akceptacji wniosków o delegacje znacząco usprawnia pracę działu HR oraz poprawia komfort pracowników planujących podróże służbowe.

Jak przechowywać wnioski o delegacje

Prawidłowe przechowywanie wniosków o delegacje jest istotnym elementem dokumentacji pracowniczej. Druki te należy archiwizować przez okres wymagany przepisami prawa, co może mieć znaczenie w przypadku kontroli ze strony organów podatkowych lub ZUS.

Tradycyjny sposób przechowywania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wieloma wyzwaniami:

• Zajmowanie fizycznej przestrzeni biurowej
• Ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentów
• Trudności w szybkim odnalezieniu konkretnych druków
• Problemy z dostępem do dokumentów przez różne działy firmy

Nowoczesnym rozwiązaniem jest przechowywanie wniosków w formie elektronicznej. Systemy HR, takie jak tomHRM, umożliwiają bezpieczne archiwizowanie całej dokumentacji związanej z delegacjami:

• Wszystkie wnioski są przechowywane w jednym miejscu
• Dostęp do dokumentacji możliwy jest z dowolnego miejsca i urządzenia
• Zaawansowane systemy wyszukiwania pozwalają błyskawicznie odnaleźć potrzebne informacje
• Bezpieczeństwo danych jest zapewnione przez odpowiednie mechanizmy szyfrowania

Archiwizacja wniosków online pozwala nie tylko na spełnienie wymogów formalnych, ale także na łatwą analizę kosztów podróży służbowych czy generowanie raportów dla działu księgowości.

Wydawnictwo podatkowe Gofin Sp. z o.o. przypomina, że dokumenty związane z delegacjami należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozliczenie delegacji.

Cyfryzacja poleceń wyjazdu służbowego – korzyści

Przejście na elektroniczny system zarządzania delegacjami przynosi firmie wymierne korzyści:

• Oszczędność czasu – eliminacja papierowego obiegu dokumentów przyspiesza proces akceptacji
• Redukcja błędów – system automatycznie weryfikuje poprawność wypełnienia formularzy
• Transparentność procesu – pracownik na każdym etapie widzi status swojego wniosku
• Łatwość rozliczania – elektroniczne rozliczanie delegacji usprawnia pracę księgowości
• Łatwość sprostowania informacji w systemie w razie zmian
• Dostępność danych – informacje o delegacjach są dostępne w jednym miejscu dla wszystkich uprawnionych osób
• Integracja z systemami finansowymi – możliwość automatycznego przenoszenia danych do systemów księgowych

Automatyzacja procesu składania i rozliczania wniosków o delegacje eliminuje konieczność ręcznego wypełniania druków, wielokrotnego przekazywania dokumentów między działami oraz ręcznego archiwizowania papierowych dokumentów.

Nowoczesne podejście do zarządzania dokumentacją związaną z podróżami służbowymi to nie tylko wygoda, ale również znacząca optymalizacja kosztów administracyjnych w firmie.

W świecie, gdzie praca zdalna i hybrydowa staje się normą, elektroniczny obieg dokumentów jest niezbędnym elementem sprawnego funkcjonowania organizacji.