Wskaźnik absencji pracowników – wzór i problemy z jego analizą
Czym jest i jak obliczyć wskaźnik absencji pracowników? Które dane brać pod uwagę, jak obliczyć współczynnik i w jaki sposób go interpretować?
Absencja chorobowa w firmie to z jednej strony codzienność, a z drugiej –
koszt (każdy nieobecny pracownik to strata finansowa związana z zasiłkami, stratą czasu potrzebą na procesowanie dokumentów, konieczność zapewnienia ciągłości pracy).
Wiedzę na ten temat tego, jak chorują pracownicy, daje nam wskaźnik absencji pracowników.
Po co go mierzymy?
Z perspektywy pracownika HR ważne jest to, by wiedzieć, czy absencja w jego firmie nie jest nadmierna i czy nie generuje zbyt wysokich kosztów. Z perspektywy managera działu wiedza o tym, jak chorują pracownicy, pozwala lepiej planować pracę i przewidywać jej efektywność.
Wskaźnik absencji – wzór
Istnieje kilka metod liczenia wskaźnika absencji chorobowej. To, który stosujemy, zależy od tego, na jakich danych nam zależy i do czego chcemy je wykorzystać.
Wskaźnik absencji ogólnej (tzw. nieważony wskaźnik absencji) = Liczba wszystkich opuszczonych dni pracy / liczba dni roboczych (łącznie dla wszystkich pracowników)*100%
Przykład
W firmie zatrudniającej 10 osób na pełny etat, 5 pracowników wzięło w maju 2 dni zwolnienia lekarskiego a jeden 5 dni. 4 pracowników nie chorowało przez cały maj.
Współczynnik absencji w maju 2021 (19 dni pracujących) wyniósł: (5×2+5)/19×10 = 7,9%
Taki pomiar daje nam ogólne pojęcie o absencji w firmie, ale włącza się w niego również takie sytuacje jak np. długotrwała niezdolność do pracy (np. po wypadku) zwolnienia kobiet w ciąży czy dni zwolnienia na opiekę nad członkami rodziny. Dlatego w wielu firmach oblicza się wskaźnik absencji w kilku wersjach – np. z wyłączeniem kobiet w ciąży lub absencji jednodniowych.
Prawidłowy wskaźnik absencji chorobowej – ile powinien wynosić?
W Polsce ogólny wskaźnik absencji chorobowej wynosi od 6,5 do 9,3%[i], przy czym jak wynika z danych Conperio za 2019 rok, najniższa jest w grupie pracowników do 29 lat. Dane te obejmują zarówno zwolnienia z kodem B ja i zwolnienia na opiekę nad członkami rodziny.
Z danych manaHR za 2019 rok wynika, że w Polsce wskaźnik absencji za 2019 rok wyniósł 7%, przy czym jeśli nie wliczymy w absencji zwolnień B (ciąża) oraz związanych z opieką nad członkiem rodziny, to współczynnik absencji spadnie do 4%. Najwyższy współczynnik notowany jest u pracowników fizycznych (5% – bez absencji ciążowej i wychowawczej) 2% u pracowników umysłowych oraz 1% w managemencie.
W zakresie branż wg. Conperio wysokimi współczynnikami absencji cechują się:
- Produkcja spożywcza – 8,8%
- logistka – 8,4%
- przemysł lekki – 5,9%
- automotive – 4,5%
- przemysł ciężki – 4,1%
Dane za 2020 rok sugerują wyższe współczynniki absencji spowodowane epidemią COVID-19.
Na tle innych krajów, w Polsce współczynnik absencji chorobowej jest dość wysoki. W Wielkiej Brytanii wynosi 2,7%, w całej Unii Europejskiej waha się od 3-6% w zależności od kraju. Na wahania te ma wpływ zarówno struktura zatrudnienia (w Polsce duży odsetek pracowników to pracownicy fizyczni), stan służby zdrowia, siła związków zawodowych (im silniejsze, tym więcej wolnego biorą pracownicy) oraz ilość długich zwolnień (w Polsce zwolnienia powyżej 10 dni odpowiadają za ponad 40% wszystkich absencji).
Interpretacja wskaźnika absencji chorobowej w organizacji
Samo jednokrotne zmierzenie wskaźnika absencji w organizacji wiele nam jeszcze nie powie, jeśli nie odniesiemy go do:
- Ogólnego wskaźnika absencji chorobowej w Polsce
- Wskaźnika absencji chorobowej w firmach o podobnym profilu i strukturze zatrudnienia.
Skąd pozyskać dane na temat wskaźników absencji chorobowej w Polsce?
- Płatne raporty bazujące na danych uzyskiwanych od grupy firm – najczęściej dotyczą poprzedniego roku lub ubiegłego półrocza. Pozwalają na uzyskanie informacji dotyczących określonego regionu lub typu firmy,
- Bezpłatne analizy ZUS dostępne na stronie ZUS > Baza wiedzy > Statystyka >Opracowania tematyczne >Absencja chorobowa. Wydawane raz w roku, zazwyczaj pod koniec Q1 kolejnego roku, którego dotyczą. Zawierają takie dane jak:
- Ogólna ilość zaświadczeń lekarskich dotyczących czasowej niezdolności do pracy,
- Ogólną liczbę dni absencji chorobowej w danym roku,
- Przeciętną długość absencji w zależności od tytułu tej absencji (choroba własna, opieka nad dzieckiem, opieka nad innym członkiem rodziny), płci, wieku, typu choroby, województwa.
- Rozbicie absencji chorobowej na miesiące,
- Ranking najbardziej „popularnych” jednostek chorobowych skutkujących absencją,
- Dane dotyczące absencji powodowanych przez ciąże, uzależnienie od alkoholu. Raport absencji chorobowej 2020 uwzględniał również Covid-19. Można podejrzewać, że przyszłoroczny raport absencji chorobowej w Polsce 2021 również będzie uwzględniał ten parametr.
- Bezpłatne raporty branżowe przygotowywane przez firmy zajmujące się tematyką HR obejmujące często określone grupy przedsiębiorstw. Przykładem takiego raportu może być zestawienie od manaHR, w którym analizowana jest absencja w około 150 firmach głównie produkcyjnych. Bardzo często są to jedynie zajawki informacji zachęcające do zakupu płatnego raportu, ale pozwalają na pewne ograniczone wnioskowanie.
Jak analizować wskaźnik absencji chorobowej?
Porównanie własnych wskaźników absencji w firmie do danych z raportów pozwala ocenić, na jakim poziomie jest absencja, a jeśli różni się od wskaźników w statystycznie istotny sposób, to dlaczego.
Każde odchylenie powinno zaniepokoić pracownika HR, ponieważ:
- Dużo wyższy wskaźnik absencji chorobowej w firmie w porównaniu do absencji ogólnej w kraju lub typach przedsiębiorstw oznacza straty ekonomiczne. Wtedy wart przyjrzeć się typom absencji, jakie występują w firmie oraz strukturze zatrudnienia (może okazać się, że firma zatrudnia dużą ilość osób starszych lub istnieje duża ilość zwolnień z kodem C (choroba alkoholowa).
- Dużo niższy wskaźnik absencji chorobowej w firmie w porównaniu do absencji ogólnej w kraju lub typach przedsiębiorstw może być oznaką tego, że pracownicy przychodzą do pracy pomimo choroby (zwłaszcza w sytuacjach premii za brak absencji), co może wpływać na efektywność ich pracy. Taki współczynnik będzie również niższy, jeśli np. firma nie zatrudnia kobiet (brak zwolnień z kodem B).
W analizie danych związanych z absencją pracowników ważna jest regularność pomiaru, która pozwala również wyciągać wnioski na temat kondycji wewnętrznej przedsiębiorstwa i przewidywać zachowania pracowników.
Na przykład, w firmach produkcyjnych zlokalizowanych w mniejszych miejscowościach często współczynnik absencji rośnie wtedy, kiedy rodzinny biznes (np. rolniczy) potrzebuje wsparcia pracowników (sierpień – żniwa, wrzesień – wykopki). Monitoring współczynnika miesiąc do miesiąca i rok do roku pozwala zauważyć, w jakich okresach pracownicy chorują częściej i wyciągać wnioski na temat zasadności tych zwolnień.
Niezwykle istotne jest też porównanie różnych form absencji, by możliwe było sprawdzenie, czy np. w danej firmie nie istnieje zbyt duży problem z absencjami z kodem C (choroba alkoholowa) lub z absencjami krótkimi.
Jakie inne wskaźniki warto policzyć analizując absencję w organizacji?
Poza samym wskaźnikiem absencji wart sprawdzić również:
- Częstość absencji (liczba zwolnień / liczbę pracowników w organizacji lub liczba pracowników przebywających minimum raz na zwolnieniu w danej jednostce czasu / liczbę pracowników),
- Koszty absencji (liczba opuszczonych dni pracy * średnie wynagrodzenie) / całkowita liczba pracowników ( w przeliczeniu na pełne etaty),
- Przeciętną długość zwolnienia lekarskiego.
Te dane pozwalają podjąć działania zmierzające do wdrożenia efektywnego systemu przeciwdziałania absencjom, który nie będzie prowadzić do prezenteizmu (czyli przychodzenia do pracy pracowników chorych, którzy są nieefektywni, łatwiej ulegają wypadkom i do tego zarażają innych) czy do sytuacji wydłużania chorobowego, by uniknąć kar finansowych za krótkie nieobecności.
Ważnym elementem monitoringu nieobecności pracowników są też krótkie nieobecności, które generują znacznie wyższe koszty niż nieobecności długoterminowe. Do pomiaru krótkich nieobecności służy współczynnik Bradforda.
Chcesz wiedzieć więcej? Sprawdź na naszym blogu, po co monitorować wskaźnik Bradforda!
[i] Średni czas trwania ZLA w okresie październiku u wszystkich badanych podmiotów w zależności od wieku pracownika i wskazania lekarskiego (w dniach) (źródło: materiały prasowe Conperio)
