Zgłoszenie do ubezpieczenia członka rodziny u pracodawcy – wzór, zasady

W dziale HR często pojawiają się pytania dotyczące zgłaszania członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. Znajomość zasad i procedur związanych z tym procesem jest kluczowa, aby prawidłowo spełnić wymagania prawne oraz skutecznie wesprzeć pracowników. Poniżej znajdują się kluczowe informacje, które pomogą pracownikom działu HR w zrozumieniu zasad zgłaszania członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego oraz stworzeniu wzoru wniosku.

Co daje zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny?

Zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego zapewnia tej osobie dostęp do świadczeń zdrowotnych finansowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ), a także stabilność w sytuacjach nagłych czy związanych z leczeniem chorób przewlekłych.

Główne korzyści ze zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego to:

• Dostęp do bezpłatnej opieki zdrowotnej, czyli możliwość korzystania z bezpłatnych usług medycznych w ramach NFZ. Dzięki temu członek rodziny ma prawo do korzystania z szerokiego zakresu świadczeń zdrowotnych, takich jak wizyty u lekarzy specjalistów, leczenie szpitalne, rehabilitacja, a także refundowane leki i badania diagnostyczne.
• Stabilność finansowa w razie choroby. Dzięki objęciu ubezpieczeniem zdrowotnym członka rodziny, nie musi on ponosić kosztów leczenia z własnej kieszeni, co może znacząco odciążyć budżet domowy i zabezpieczyć finansowo całą rodzinę.
• Możliwość skorzystania z opieki profilaktycznej. Dzięki ubezpieczeniu zdrowotnemu członek rodziny zyskuje również prawo do profilaktyki zdrowotnej, w tym badań kontrolnych i szczepień ochronnych.
• Brak konieczności opłacania dodatkowych składek. Zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego jest dla pracownika bezpłatne.
• Ubezpieczenie zdrowotne za granicą. Zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego daje także prawo do Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), co pozwala na uzyskanie podstawowej opieki zdrowotnej na terenie krajów Unii Europejskiej oraz Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA). Dzięki temu członkowie rodziny mogą liczyć na wsparcie medyczne podczas wyjazdów zagranicznych, co jest istotnym zabezpieczeniem w sytuacjach nagłych.

Kto może zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny?

Prawo do zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego przysługuje każdemu pracownikowi, który jest objęty ubezpieczeniem zdrowotnym w Polsce. Warto podkreślić, że dotyczy to również zleceniobiorców, czyli osób pracujących na podstawie umowy – zlecenia.

Członkami rodziny, których można zgłosić, są:

• małżonek/ małżonka (z wyłączeniem osób, które same podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu),
• dzieci (własne, przysposobione, małżonka, wnuki), które nie ukończyły 18 lat (lub 26 lat, jeśli uczą się),
• dzieci bez ograniczeń wiekowych, jeśli są niepełnosprawne
• wnuki, jeśli  żadne z ich rodziców nie jest objęte ubezpieczeniem zdrowotnym
• rodzice, dziadkowie (tzw. wstępnych), o ile pozostają z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym

Ile wstecz można zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego?

W Polsce można zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego maksymalnie do 30 dni wstecz od:
• daty skorzystania z członka rodziny e świadczeń opieki zdrowotnej
• daty powiadomienia członka rodziny o rozpoczęciu dochodzenia kosztów świadczeń przez NFZ.

Czy pracodawca ma obowiązek zgłosić członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego?

Pracodawca nie ma bezwzględnego obowiązku zgłaszania członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. Pracodawca jest odpowiedzialny za zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia jedynie w przypadku, gdy pracownik złoży wniosek o ich zgłoszenie. Dlatego też dział HR powinien być gotowy na przyjęcie takich wniosków i sprawne realizowanie zgłoszeń w systemie ZUS.

Jak zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia u pracodawcy?

Aby zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, pracownik powinien złożyć wniosek w dziale HR.
Po otrzymaniu wniosku, dział HR wypełnia formularz ZUS ZCNA i przekazuje go do ZUS. Zgłoszenie w systemie ZUS należy dokonać w terminie do 7 dni od momentu otrzymania wniosku od pracownika.

Co powinno zawierać zgłoszenie do ubezpieczenia członka rodziny?

Wniosek o zgłoszenie do ubezpieczenia członka rodziny u pracodawcy powinien zawierać:

• Dane pracownika zgłaszającego: imię, nazwisko, numer PESEL, numer identyfikacyjny pracownika,
• Dane członka rodziny: imię i nazwisko, numer PESEL (lub data urodzenia),
• Informacje o stopniu pokrewieństwa,
• Informacje o pozostawaniu we wspólnym gospodarstwie domowym,
• Informacje o ewentualnym stopniu niepełnosprawności zgłaszanego członka rodziny,
• Oświadczenie pracownika, że członek rodziny nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Skąd wziąć wzór wniosku o zgłoszenie do ubezpieczenia członka rodziny u pracodawcy?

Pracownicy działu HR mogą przygotować wzór wniosku, który usprawni proces zgłaszania członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeśli jesteś pracownikiem firmy i chcesz zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia:

wzór zgłoszenia do ubezpieczenia członka rodziny możesz pobrać z naszej strony, wypełnić i przekazać w swoim dziale HR. Dział HR, po otrzymaniu takiego wniosku, wypełnia formularz ZUS ZCNA i przekazuje go do ZUS. Formularz ten zawiera dodatkowe informacje wymagane przez system ubezpieczeń społecznych i powinien być uzupełniony zgodnie z danymi dostarczonymi przez pracownika.

• Wzór zgłoszenia do ubezpieczenia członka rodziny w pdf – do pobrania
• Wzór zgłoszenia do ubezpieczenia członka rodziny w doc – do pobrania

Jeśli jesteś pracownikiem działu HR i chcesz by Twoi pracownicy mogli łatwo składać wnioski o zgłoszenie do ubezpieczenia członków swoich rodzin:

Udostępnij pracownikom wzór wniosku, lub, by zredukować liczbę papierowych dokumentów i zautomatyzować swoją pracę, przekaż pracownikom gotowy formularz wniosku o zgłoszenie do ubezpieczenia członka rodziny u pracodawcy, który jest też dostępny w naszym systemie wniosków dla pracowników tomHRM. Otrzymasz go bezpłatnie wraz z wykupionym dostępem do platformy. Z wniosku będą mogli korzystać wszyscy pracownicy Twojej firmy.