Baza kandydatów do pracy – jak ją prowadzić?

Zdarza się, że kandydat do pracy nie sprawdził się w rekrutacji na stanowisko A, ale byłby świetną osobą na stanowisku B. Bywa również, że aplikacji nadesłanych do firmy jest naprawdę wiele, przez co trudno połapać się w tym, z kim już przeprowadzono rozmowę kwalifikacyjną czy z jakiego źródła napłynęła dana fala CV. To zaledwie dwie z wielu sytuacji w życiu rekrutera, w których przydałaby się funkcjonalna baza kandydatów do pracy. Co to jest, jak ułatwia pracę zespołowi rekrutacyjnemu i jak ją stworzyć? Wszystkiego dowiesz się z naszego artykułu.

Baza kandydatów do pracy – co to jest?

Ujmując najprościej, baza kandydatów do pracy to zbiór otrzymanych aplikacji do pracy oraz innych informacji o kandydatach. Taką bazą jest nawet zwykła papierowa teczka, szuflada czy folder na dysku, w których rekruterzy przechowują bieżące i niewykorzystane w poprzednich procesach CV. Nie ulega jednak wątpliwości, że praca z tak przechowywanymi aplikacjami nie jest łatwa, szczególnie gdy napływa ich dużo.

Niezwykle istotne jest zatem przemyślane prowadzenie swojej bazy kandydatów do pracy, tak by maksymalnie usprawniła proces rekrutacyjny. Zaprojektowana w sposób funkcjonalny pozwoli rekruterowi w maksymalnie kilka minut znaleźć CV kandydata, który nie sprawdził się w poprzedniej rekrutacji, ale w aktualnej (np. na inne stanowisko) mógłby być idealny. Dodatkowe korzyści, które daje firmie funkcjonalna baza kandydatów do pracy, to między innymi:

• łatwe oznaczenie kandydatów, którzy wyrazili zgodę na udział w kolejnych rekrutacjach,
• sprawne analizowanie danych do następnych rekrutacji,
• usprawniony obieg CV między menedżerami,
• łatwiejsze dzielenie się informacjami o kandydatach – np. po przeczytaniu CV, po rozmowie telefonicznej etc.,
• szybkie odnajdowanie potrzebnych dokumentów,
• wszystkie informacje o kandydacie w jednym miejscu,
• czytelne katalogowanie CV.

Jak prowadzić bazę kandydatów – papierowo czy elektronicznie?

Zastanawiając się nad tym, jak prowadzić bazę kandydatów do pracy w sposób efektywny, trzeba zacząć od zdecydowania, w jakiej formie chce się ją prowadzić. W podstawowym podziale mamy dwie opcje: wybór bazy papierowej lub elektronicznej.
Papierowa, klasyczna baza opiera się na przechowywaniu wydrukowanych CV, listów motywacyjnych i notatek o kandydatach. Można je katalogować w teczkach, segregatorach, kartonach czy szufladach, oznaczając kolorowymi indeksami, takie rozwiązanie ma jednak spore wady. Po pierwsze firma – zwłaszcza w dużych rekrutacjach – traci pieniądze na druk. Po drugie rekruterzy tracą czas na ręcznym przeglądaniu stosu fizycznych dokumentów. Po trzecie zebranie od wszystkich osób zaangażowanych w rekrutację ich opinii na temat poszczególnych kandydatów jest w przypadku papierowych CV bardzo czasochłonne.

Elektroniczną bazę kandydatów do pracy również można prowadzić na różne sposoby; co istotne, każdy z nich będzie bardziej funkcjonalny od „fizycznego” zbioru. Najpopularniejsze to:

Baza kandydatów do pracy w formie folderów na dysku wspólnym

Najbardziej podstawowa e-baza CV polega na składowaniu nadesłanych aplikacji w folderach. Ważne, by przechowywać je na dysku wspólnym dla osób zaangażowanych w proces rekrutacji (rekrutera, kierownika danego zespołu, menedżera etc.), a nie na własnym pulpicie. Wówczas nie trzeba każdorazowo wysyłać dokumentów mejlem, by coś ustalić. Można tworzyć np. foldery z datami danej rekrutacji i nazwami stanowisk, których dotyczyły oraz osobne na odrzucone CV, które mogą się przydać później, ponieważ kandydat wyraził zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach.

Jeżeli pliki będą odpowiednio nazywane (np. CV imieniem i nazwiskiem kandydata), to odnalezienie potrzebnego dokumentu powinno przebiec sprawnie – wystarczy w wyszukiwanie w folderze głównym wpisać nazwę poszukiwanego pliku. Nie trzeba przeglądać dziesiątek kartek, jak w przypadku papierowej bazy kandydatów do pracy. Baza folderowa ma jednak zauważalną wadę; pozostawianie notatek o kandydatach jest utrudnione. Zainteresowani muszą dodawać komentarze do dokumentu, co może zmniejszać jego czytelność; gdy takich dopisków będzie sporo, ich przejrzenie sprawi kłopot.

Baza kandydatów do pracy jako element systemu ATS

Współczesna rekrutacja daje ogromne możliwości pod względem automatyzacji całego procesu, co zawdzięczamy systemom ATS. Jedną z ich podstawowych funkcji jest prowadzenie czytelnej, łatwej w obsłudze i rozbudowanej bazy kandydatów online. Jakie daje możliwości w przypadku systemu ATS tomHRM?

• Tworzenie profili kandydatów – które w jednym miejscu i przede wszystkim w czytelny sposób zbierają wszystkie informacje o danym kandydacie. Można np. podpinać pod nie dokumenty i przeglądać historie rekrutacji (czy wysyłał wcześniej CV, jak został odebrany, czy zjawił się na spotkaniu kwalifikacyjnym etc.).
• Tagowanie kandydatów – własnymi hasłami, które ułatwiają przeglądanie najlepszych kandydatów na dane stanowisko, np. dotyczącymi posiadanych uprawnień czy poziomu wykształcenia.
• Tworzenie talent pools – czyli puli talentów; podzbiorów kandydatów nazywanych właśnie talentami, którzy najlepiej rokują na przyszłe rekrutacje.
• Automatyczne zaciąganie danych – w tomHRM jest dostępna funkcja parsowania CV. Oznacza to, że system sam odczytuje istotne dane kandydata z jego aplikacji i wprowadza je do profilu. Dzięki temu rekruter nie musi przepisywać informacji ręcznie.
• Automatyzacja zgód RODO – baza kandydatów do pracy prowadzona w naszym systemie stanowi również zbiór udzielonych przez nich zgód RODO. Gdy te będą wygasać, automat wyśle przypomnienie do menedżerów, a po wygaśnięciu zgody usunie kandydata z bazy.
• Pozostawianie czytelnych notatek – przy profilach kandydatów można zostawiać notatki po spotkaniach, opisujące swoje nastawienie do danych z CV i wszystkie inne istotne informacje. Znacznie ułatwia to i przyspiesza wymianę opinii na temat kandydatów.
• Wystawianie ocen kandydatom – menedżerowie i rekruterzy mogą też oceniać nadesłane aplikacje oraz profile kandydatów po poszczególnych etapach rekrutacji, wystawiając im gwiazdki.
• Filtrowanie kandydatów – dzięki tagom, notatkom, ocenom, odpowiedziom kandydata w formularzu rekrutacyjnym i innym kryteriom, można łatwo filtrować profile, by znaleźć pasujące osoby (np. wszystkie najwyżej ocenione przez menedżerów).
• Łatwe udostępnianie dokumentów – baza kandydatów do pracy prowadzona w systemie ATS to najszybszy sposób na udostępnianie otrzymanych aplikacji innym osobom zaangażowanym w proces rekrutacji. Wystarczy przypisać je do danego procesu, by mieli wgląd we wszystkie dokumenty.
• Automatyczne raporty – dodatkową zaletą takiej bazy jest fakt, że wystarczy zaledwie kilka kliknięć, by po paru sekundach otrzymać raport ułatwiający analizę np. źródeł pozyskania CV czy najczęstszych powodów odrzucenia kandydatów.

System tomHRM ma zatem wszystko to, co powinna mieć funkcjonalna baza kandydatów do pracy. Możesz przetestować nasz ATS samodzielnie, wykorzystując bezpłatny miesięczny okres próbny.