Baza kandydatów do pracy – jak ją prowadzić?

Zdarza się, że kandydat do pracy nie sprawdził się w rekrutacji na stanowisko A, ale byłby świetną osobą na stanowisku B. Bywa również, że aplikacji nadesłanych do firmy jest naprawdę wiele, przez co trudno zorientować się w tym, z kim już przeprowadzono rozmowę kwalifikacyjną czy dogłębnie przenaalizować wszystkie CV.

To zaledwie dwie z wielu sytuacji w życiu rekrutera, w których przydałaby się funkcjonalna baza kandydatów do pracy. Co to jest, jak ułatwia pracę zespołowi rekrutacyjnemu i jak ją stworzyć? Wszystkiego dowiesz się z naszego artykułu.

Baza kandydatów do pracy – co to jest?

Ujmując najprościej, baza danych kandydatów do pracy to zbiór otrzymanych CV wraz z innymi informacjami o kandydatach, która może być wykorzystana w pracy rekrutera przy prowadzonych procesach rekrutacyjnych.

Taką bazą CV dawniej była nawet zwykła papierowa teczka, szuflada czy folder na dysku, w których rekruterzy przechowywali bieżące i niewykorzystane w poprzednich procesach dokumenty kandydatów. Aktualnie bazy danych kandydatów do pracy przechowuje się elektronicznie, korzystając z różnorodnych narzędzi HR dedykowanych prowadzeniu procesów rekrutacyjnych.

Budowanie bazy CV kandydatów – powody i korzyści

Na jedno ogłoszenie potrafi aplikować kilkuset kandydatów. Zatrudniony zostanie jeden. Prowadzenie poprawnie skonfigurowanej i regularnie aktualizowanej bazy CV kandydatów, którzy wyrazili zgody na udział w przyszłych rekrutacjach to:

• nieocenione źródło kandydatów, pozyskanych w zasadzie bezkosztowo,
• pozytywny employer branding (zwłaszcza jeśli kontakt z kandydatami jest regularny i zbudowano z nimi trwałe relacje),
• poprawa takich wskaźników KPI jak time to hire czy candidate quality.

Jak prowadzić bazę potencjalnych kandydatów – papierowo czy elektronicznie?

Zastanawiając się nad tym, jak prowadzić bazę kandydatów do pracy w sposób efektywny, trzeba zacząć od zdecydowania, w jakiej formie chce się ją prowadzić. W podstawowym podziale mamy dwie opcje: wybór bazy papierowej lub elektronicznej.

Papierowa, klasyczna baza opiera się na przechowywaniu wydrukowanych CV, listów motywacyjnych i notatek o kandydatach. Można je katalogować w teczkach, segregatorach, kartonach czy szufladach, oznaczając kolorowymi indeksami. Takie rozwiązanie ma jednak spore wady, wśród których największe to:

• utrudniony dostęp do informacji – ręczne przeszukiwanie takiej bazy oraz jej aktualizacja są bardzo czasochłonne,
• zmniejszone bezpieczeństwo danych wynikające z konieczności zabezpieczenia dokumentów przed niepowołanym dostępem,
• ogromne koszty finansowe i środowiskowe związane z koniecznością prowadzenia wydruków.

W obecnych czasach i przy dostępie do licznych narzędzi HR, w tym efektywnie działających systemów do rekrutacji pracowników typu ATS, znacznie efektywniej można budować bazę kandydatów elektronicznie.

Elektroniczna baza CV kandydatów w formie folderów na dysku wspólnym

Najbardziej podstawowa e-baza CV polega na składowaniu nadesłanych aplikacji w folderach. Ważne, by przechowywać je na dysku wspólnym dla osób zaangażowanych w proces rekrutacji (rekrutera, kierownika danego zespołu, hiring menedżera, pracowników działu HR etc.). Dostęp do dokumentów trzeba zabezpieczyć przed niepowołanym dostępem i dodatkowo prowadzić bazę danych o kandydatach w formie np. pliku typu excel, która za pomocą odpowiednich tagów czy słów kluczowych, będzie umożliwiać precyzyjne wyszukiwanie odpowiednich kandydatów.

Jest to wygodniejsze rozwiązanie niż papierowa baza danych, ale nadal nie idealne, bo między innymi wymaga ręcznego dodawania kandydatów czy ręcznej aktualizacji zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Funkcjonalna baza kandydatów do pracy jako element systemu rekrutacyjnego typu ATS

Współczesna rekrutacja daje ogromne możliwości pod względem automatyzacji całego procesu, co zawdzięczamy systemom do rekrutacji ATS. Jedną z ich podstawowych funkcji jest prowadzenie czytelnej, łatwej w obsłudze i rozbudowanej bazy kandydatów online.

Elektroniczna baza kandydatów to:

• łatwe oznaczenie kandydatów, którzy wyrazili zgodę na udział w kolejnych rekrutacjach,
• automatyczne odnawianie zgód,
• sprawne analizowanie danych do następnych rekrutacji,
• usprawniony obieg CV między rekruterami i hiring managerami,
• łatwiejsze dzielenie się informacjami o kandydatach – np. po przeczytaniu CV, po rozmowie telefonicznej etc.,
• szybkie odnajdowanie potrzebnych dokumentów przez każdego rekrutera,
• wszystkie informacje o kandydacie w jednym miejscu,
• czytelne katalogowanie CV, dodawanie notatek, tagów, opisów, kompetencji czy innych oznaczeń ułatwiających ocenę i selekcję kandydatów.

Efektywny proces budowy bazy potencjalnych kandydatów w systemie ATS

Systemy do rekrutacji umożliwiają przechowywanie danych potencjalnych pracowników w taki sposób, by było to bezpieczne, zgodne z RODO, umożliwiało łatwe wyszukiwanie kandydatów za pomocą zadanych kryteriów oraz ułatwiało kontakt z nimi, przede wszystkim po to, by móc zaprosić ich do udziału w rekrutacji na kolejne stanowisko.

Przystąpienie do budowy naszej bazy kandydatów należy zacząć od przemyślenia tego, w jaki sposób będą gromadzone aplikacje, jak tagowane, oznaczane, które informacje z formularzy aplikacyjnych czy notatek zachowywane – to ułatwi w przyszłości znalezienie idealnego kandydata spośród już zgromadzonych CV.

Jakie możliwości daje system do rekrutacji ATS tomHRM?

• Tworzenie profili kandydatów – które w jednym miejscu i przede wszystkim w czytelny sposób zbierają wszystkie informacje o danym kandydacie. Można np. podpinać pod nie dokumenty i przeglądać historie rekrutacji (czy wysyłał wcześniej CV, jak został odebrany, czy zjawił się na spotkaniu kwalifikacyjnym etc.).
• Tagowanie kandydatów – własnymi hasłami, które ułatwiają przeglądanie najlepszych kandydatów na dane stanowisko, np. dotyczącymi posiadanych uprawnień czy poziomu wykształcenia.
• Tworzenie talent pools – czyli puli talentów; podzbiorów kandydatów nazywanych właśnie talentami, którzy najlepiej rokują na przyszłe rekrutacje.
• Automatyczne formularze rekrutacyjne, które pozwalają na selekcję CV już w momencie kiedy następuje pierwszy spływ kandydatów na ogłoszenie o pracę.
• Automatyczne zaciąganie danych – w tomHRM jest dostępna funkcja parsowania CV. Oznacza to, że system sam odczytuje istotne dane kandydata z jego aplikacji i wprowadza je do profilu. Dzięki temu rekruter nie musi przepisywać informacji ręcznie.
• Automatyzacja zgód RODO – baza kandydatów do pracy prowadzona w naszym systemie stanowi również zbiór udzielonych przez nich zgód RODO. Gdy te będą wygasać, automat wyśle przypomnienie do menedżerów, a po wygaśnięciu zgody usunie kandydata z bazy.
• Pozostawianie czytelnych notatek – przy profilach kandydatów można zostawiać notatki po spotkaniach, opisujące swoje nastawienie do danych z CV i wszystkie inne istotne informacje. Znacznie ułatwia to i przyspiesza wymianę opinii na temat kandydatów.
• Wystawianie ocen kandydatom – menedżerowie i rekruterzy mogą też oceniać nadesłane aplikacje oraz profile kandydatów po poszczególnych etapach rekrutacji, wystawiając im gwiazdki.
• Filtrowanie kandydatów – dzięki tagom, notatkom, ocenom, odpowiedziom kandydata w formularzu rekrutacyjnym i innym kryteriom, można łatwo filtrować profile, by znaleźć pasujące osoby (np. wszystkie najwyżej ocenione przez menedżerów).
• Łatwe udostępnianie dokumentów – baza kandydatów do pracy prowadzona w systemie ATS to najszybszy sposób na udostępnianie otrzymanych aplikacji innym osobom zaangażowanym w proces rekrutacji. Wystarczy przypisać je do danego procesu, by mieli wgląd we wszystkie dokumenty.
• Automatyczne raporty – dodatkową zaletą takiej bazy jest fakt, że wystarczy zaledwie kilka kliknięć, by po paru sekundach otrzymać raport ułatwiający analizę np. źródeł pozyskania CV czy najczęstszych powodów odrzucenia kandydatów.

System tomHRM ma zatem wszystko to, co powinna mieć funkcjonalna baza kandydatów do pracy. Możesz przetestować nasz ATS samodzielnie, wykorzystując bezpłatny, miesięczny okres próbny.

Rekrutacja z własną bazą kandydatów – jak to działa?

Zamiast publikacji nowych ofert pracy na kosztownych portalach ogłoszeniowych, rekruter czy administrator bazy może poszukać pasujących kandydatów w swojej bazie i odezwać się bezpośrednio do osób, które już odpowiedziały na ogłoszenie w przeszłości.

Jak aktualizować bazę kandydatów  w procesie rekrutacji?

Bazy potencjalnych kandydatów do pracy mają sens tylko wtedy, kiedy wszystkie zgody na kontakt oraz dane kontaktowe kandydatów są aktualne, a kandydaci mogliby być potencjalnie faktycznie zainteresowani aktualnie prowadzonymi rekrutacjami. Warto zatem notować również preferencje kandydatów oraz co jakiś czas aktualizować ich doświadczenie – to, że dwa lata wcześniej kandydat był zainteresowany pozycją juniora nie znaczy, że nadal będzie chciał podjąć taką pracę.

Każdorazowo zapraszając kandydata z bazy do udziału w nowej rekrutacji, trzeba go też poinformować o zakończonym procesie i podziękować mu za udział w rekrutacji.

Baza CV dla pracodawców musi być aktualizowana co najmniej co 6 miesięcy.