Dokumenty dla nowego pracownika. Zatrudnienie pracownika

Firma zdecydowała już, z kim chce nawiązać współpracę, a kandydat (lub kilku) potwierdził, że wciąż jest nią zainteresowany – pora na podpisanie umowy. Nim jednak dojdzie do złożenia podpisów przez obie strony, pracodawca musi zadbać o to, by nowy pracownik otrzymał komplet niezbędnych dokumentów. Część z nich jest konieczna do podjęcia zatrudnienia (np. skierowanie na badania lekarskie), a część musi znaleźć się w aktach osobowych (np. zgoda na przetwarzanie danych osobowych). W poniższym artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty trzeba zorganizować dla nowego pracownika. Omawiamy zarówno dokumenty do umowy o pracę, jak i zlecenie oraz innych umów cywilnoprawnych.

Dokumenty do umowy o pracę – co będzie potrzebne?

Nim nowy pracownik rozpocznie pracę, pracodawca jest zobowiązany zgromadzić i przekazać następujące dokumenty dla nowego pracownika:

Kwestionariusze osobowe

Wyróżnia się dwa rodzaje kwestionariusza osobowego: dla kandydata oraz dla nowego pracownika. Kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie może zawierać pytania o najbardziej podstawowe dane. Takie jak imię i nazwisko kandydata, jego data urodzenia, dane kontaktowe, informacje dotyczące przebiegu edukacji oraz dotychczasowego zatrudnienia, a także związane z kwalifikacjami zawodowymi. Pracodawca nie może jednak na tym etapie pytać o tak szczegółowe informacje, jak numer PESEL kandydata czy numer jego konta bankowego. Co istotne, pytania o kwalifikacje zawodowe, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia powinny zostać przez kandydata uzupełnione wyłącznie wówczas, gdy informacje te są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Natomiast na etapie przygotowywania dokumentacji do zawarcia umowy o pracę, pracodawca przedstawia nowemu pracownikowi bardziej szczegółowy kwestionariusz osobowy. Zgodnie z art. 221. § 3. Kodeksu pracy, pracodawca żąda od przyszłego pracownika podania:

• adresu zamieszkania,
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych jego dzieci i innych członków jego rodziny, jeśli ich podanie jest konieczne na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  numeru rachunku bankowego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Skierowanie na badania lekarskie

Zgodnie z art. 229. Kodeksu pracy, każdy pracownik przed rozpoczęciem pracy powinien przejść badania lekarskie u lekarza medycyny pracy. Ich rodzaj oraz liczba są uzależnione od charakteru i potrzeb pracy, którą ma wykonywać nowozatrudniony. Należy pamiętać, że za badania medycyny pracy płaci pracodawca, a nie pracownik.

Pracodawca przekazuje zatem nowemu pracownikowi skierowanie na właściwe badania. Jeśli lekarz zdecyduje, że pracownik jest zdolny do wykonywania obowiązków zawodowych z uwzględnieniem wymagań określonych w skierowaniu, to wydaje mu orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy. Nowozatrudniony jest zobowiązany przekazać pracodawcy orzeczenie wraz ze skierowaniem, a oba te dokumenty powinny się znaleźć w jego pracowniczych aktach osobowych.

Zgody na przetwarzanie danych osobowych (RODO)

Komplet dokumentów dla nowego pracownika powinien zawierać również zgodę na przetwarzanie danych osobowych – a w zasadzie dwie zgody. Pierwszą podłącza się do formularza rekrutacyjnego; dotyczy ona przetwarzania danych kandydata. Pracodawca już na etapie rekrutacji staje się bowiem administratorem danych osobowych. Wówczas kandydat powinien wyrazić zgodę na przetwarzanie danych „na potrzeby czynności niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji”. Wygasa ona zatem wraz z momentem zakończenia tegoż procesu, bez względu na to, czy osoba zostanie przyjęta do pracy, czy nie.

Przy zatrudnieniu konieczne jest tym samym uzyskanie drugiej zgody, tym razem na przetwarzanie danych osobowych „na potrzeby wykonywania czynności kadrowo-płacowych i ubezpieczeniowych związanych z łączącym mnie stosunkiem pracy”. Obie zgody należy przechowywać w aktach osobowych pracownika.

Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego

Każda osoba, która zostaje zatrudniona na podstawie umowy o pracę, może zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego swoich członków rodziny nieposiadających własnego tytułu do ubezpieczenia (np. ze względu na brak zatrudnienia). Aby było to możliwe, należy przekazać nowemu pracownikowi odpowiedni wniosek do wypełnienia. Może on zgłosić do ubezpieczenia następujące osoby:

• dzieci: własne biologiczne, biologiczne męża albo żony, przysposobione, których pracownik jest opiekunem prawnym, dla których pracownik jest rodziną zastępczą lub opiekunem w rodzinnym domu dziecka, przy czym w każdym przypadku mogą być to dzieci poniżej 18. roku życia lub uczące się do ukończenia 26. roku życia, albo posiadające orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności – bez ograniczenia wieku,
• wnuki: jeśli ich rodzice nie mają prawa do ubezpieczenia, przy czym wnuki muszą być dziećmi poniżej 18. roku życia lub uczącymi się do ukończenia 26. roku życia, albo posiadającymi orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności – bez ograniczenia wieku,
• męża lub żonę,
• rodziców i dziadków, jeśli pozostają z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym.

Informacja o przepisach dotyczących równego traktowania

Zgodnie z art. 941. Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany udostępnić pracownikom przepisy dotyczące równego traktowania w zatrudnieniu oraz uzyskać od niego oświadczenie potwierdzające, że zapoznał się z informacją. Oba dokumenty należy przechowywać w aktach osobowych pracowników. Wzorowa informacja dla zatrudnionych będzie stanowiła wyciąg z Kodeksu pracy obejmujący przepisy art. 183a, art. 183b, art. 183c, art. 183d, art. 183e, art. 942 oraz art. 943.

Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich

Pracownicy, którzy wychowują co najmniej jedno dziecko do 14. roku życia, mają prawo do dodatkowego urlopu w każdym roku kalendarzowym, w wymiarze 16 godzin lub dwóch pełnych dni. Co więcej, opiekunowie dzieci do 4. roku życia mogą wyrazić zgodę na:

• pracę powyżej 8. godzin na dobę (art. 148. Kodeksu pracy),
• pracę w godzinach nadliczbowych (art. 178. § 2. Kodeksu pracy),
• pracę w porze nocnej (art. 178. § 2. Kodeksu pracy),
• pracę w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178. § 2. Kodeksu pracy),
• delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178. § 2. Kodeksu pracy).

Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich przekazane wraz z pozostałymi dokumentami dla nowego pracownika umożliwia pracodawcy uzyskanie powyższych zgód (lub ich braku) oraz określenie przez pracownika, czy będzie korzystać ze wspomnianego prawa do dodatkowego urlopu.

Oświadczenie o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu

Kolejny z dokumentów do umowy o pracę, który należy przekazać nowozatrudnionemu, to wniosek o podwyższone koszty uzyskania przychodu. Przysługuje on osobom, które mieszkają poza miejscowością wykonywania pracy i w związku z tym ponoszą koszty dotyczące dojazdu do firmy, a przy tym nie pobierają tzw. dodatku za rozłąkę. Wówczas możliwe jest zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przy wyliczaniu zaliczek na podatek dochodowy pracownika – pod warunkiem uzyskania stosownego oświadczenia.

Oświadczenie o rezygnacji z Pracowniczych Planów Kapitałowych

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę zostaje automatycznie przypisana do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK). Wówczas pracodawca co miesiąc przekazuje w imieniu zatrudnionego składkę do PPK pobieraną z jego wynagrodzenia – w wysokości od 1,5 do 4 proc. tegoż wynagrodzenia. Pracownik ma jednak prawo rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, wystarczy, by złożył na ręce pracodawcy odpowiednie oświadczenie. Wraz z dokumentami do umowy o pracę można mu je zatem udostępnić.

Dokumentacja płacowa PIT-2

PIT-2 to oświadczenie podatnika (pracownika) dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jego wypełnienie i złożenie na ręce pracodawcy daje mu prawo do pomniejszania zaliczki na podatek za dany miesiąc o kwotę, która zmniejsza podatek. Pracownik może wskazać, czy zaliczka ma być pomniejszona o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (w przypadku jednego płatnika), 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (w przypadku dwóch płatników), czy 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (w przypadku trzech płatników). Złożenie tego oświadczenia jest dobrowolne. Pracodawca powinien zatem przekazać PIT-2 razem z resztą dokumentów dla nowego pracownika, ale ten nie musi go wypełniać – wówczas będzie rozliczany na zasadach ogólnych.

Umowa o pracę

Gdy komplet dokumentów dla nowego pracownika został przygotowany, a właściwe formularze i oświadczenia złożone przez niego na ręce pracodawcy, to nadchodzi pora na podpisanie umowy o pracę. Jest oczywiście podstawą zatrudnienia pracownika i powinna zostać podpisana przez obie strony najpóźniej w pierwszym dniu pracy nowej osoby. Umowa o pracę może zostać zawarta na czas próbny, określony lub nieokreślony.

Dokumenty do umowy zlecenie – jakie przekazać pracownikowi?

Umowa zlecenie oraz pozostałe umowy cywilnoprawne nie są objęte przepisami Kodeksu pracy. W związku z tym nie są do nich stosowane regulacje dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej, takiej jak akta osobowe. Oznacza to, że sam zleceniodawca decyduje o tym, jakiego rodzaju dokumenty będzie przechowywał i przez jak długi czas. Jednocześnie oznacza to, że zmniejsza się liczba formularzy, które musi przekazać kandydatowi przed rozpoczęciem przez niego realizacji zlecenia czy dzieła. Są jednak dokumenty do umowy zlecenie, które należy przedstawić zleceniobiorcy albo ze względu na konieczność prawidłowego sporządzenia umowy, albo ze względu na inne przepisy (np. RODO):

• kwestionariusze osobowe,
• zgody na przetwarzanie danych osobowych,
• dokumentacja płacowa PIT-2 – od 2023 roku osoby przyjmujące zlecenie mogą złożyć PIT-2,
• oświadczenie zleceniobiorcy o dobrowolnym ubezpieczeniu chorobowym – zleceniobiorca, który nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia, powinien zostać obowiązkowo zgłoszony do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego oraz zdrowotnego, jednak chorobowe jest dobrowolne i wymaga złożenia odpowiedniego wniosku,
• umowa zlecenie – którą powinny podpisać obie strony.

Komplet dokumentów dla nowego pracownika – jak go dostarczyć?

Jak wynika z powyższych informacji, lista dokumentów potrzebnych do zatrudnienia nowej osoby jest całkiem długa – szczególnie w przypadku umowy o pracę. Od tego, jak sprawnie przebiegnie udostępnianie ich nowemu pracownikowi, a także pozyskiwanie wypełnionych formularzy lub wniosków i procedowanie danych, może zależeć to czy osoba ostatecznie podpisze umowę. Samo wypełnienie kwestionariusza osobowego dla pracownika nie sprawia bowiem, że kandydat zostaje zobligowany do podjęcia zatrudnienia. Może się więc zdarzyć, że jeśli pracodawca będzie za długo zwlekał z formalnościami, to długo poszukiwany specjalista zostanie „podkradziony” przez inną firmę – bardziej skuteczną w finalizowaniu współpracy.

Żeby uniknąć takich sytuacji i sprawnie przejść do podpisania umowy, warto puścić w obieg komplet dokumentów dla pracownika poprzez system HRM. Aplikacje HR, które wchodzą w skład tomHRM dają pod tym względem pracodawcy spore możliwości.

Nasz moduł Onboarding pracowników umożliwia między innymi tworzenie dowolnych stron z informacjami dla nowych osób oraz podpiętymi dokumentami. Formularze do wypełnienia czy oświadczenia do podpisania mogą być udostępniane pracownikom błyskawicznie w systemie, nie muszą zatem jeździć do firmy specjalnie po to, by uzupełnić dane potrzebne do sporządzenia umowy. Cały proces staje się dla kandydata nie tylko szybszy, ale też wygodniejszy.

Z kolei Elektroniczna kartoteka pracownika pozwala na przechowywanie w jednym miejscu wszystkich informacji o zatrudnionym – od momentu rozpoczęcia przez niego rekrutacji aż do ewentualnego rozstania z organizacją. Pracodawca ma zatem zawsze pod ręką potrzebne badania, certyfikaty, szkolenia czy umowy, a co więcej – otrzymuje automatyczne powiadomienia o wygasających umowach i badaniach. I to wszystko w jednym systemie!