Ekwiwalent za urlop – jak obliczyć? Zasady obliczania i wypłacania

Zgodnie z treścią art. 171., § 1. Kodeksu pracy, pracownikowi, który ze względu na rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy nie wykorzysta całości lub części swojego urlopu wypoczynkowego, przysługuje ekwiwalent pieniężny. A czy są jakieś sytuacje, w których pracodawca zostaje zwolniony z obowiązku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop? I jak obliczyć ekwiwalent za urlop? Wszystkiego dowiesz się z naszego artykułu.

Kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu za urlop?

Art. 171. § 1. Kodeksu pracy wskazuje, że ekwiwalent za urlop przysługuje pracownikowi, z którym pracodawca rozwiązał umowę o pracę. Firma nie może go zatem wypłacić osobie wciąż zatrudnionej – jeśli nie wykorzysta całości lub części urlopu wypoczynkowego w roku, za który dany urlop mu przysługuje, a przy tym pozostaje pracownikiem firmy, to niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok kalendarzowy (do 30 września) – mówimy wówczas o urlopie zaległym. Informacje na ten temat znajdziesz w art. 168. Kodeksu pracy.

A jak wygląda sytuacja w przypadku pracownika, z którym rozwiązano umowę o pracę (lub umowa wygasła) – czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zawsze trzeba wypłacić? Co do zasady tak, istnieje jednak wyjątek od tej reguły określony w art. 171. § 1. Kodeksu pracy:

Pracodawca oraz pracownik mogą zatem wspólnie ustalić, że nawiążą kolejną umowę o pracę, a zatrudniony w jej trakcie wykorzysta pozostały mu urlop wypoczynkowy. Słowo „wspólnie” jest tutaj kluczowe – firma nie może narzucić pracownikowi takiego rozwiązania, by uniknąć wypłaty ekwiwalentu za urlop.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop? Współczynnik ekwiwalentu, obliczenia

Podstawą tego, jak wyliczyć ekwiwalent za urlop, jest ustalenie współczynnika ekwiwalentu aktualnego na dany rok kalendarzowy. Ponieważ nasz artykuł powstaje w 2023 roku, będziemy bazować na współczynniku za ten właśnie rok. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu:

Współczynnik ekwiwalentu 2023 r

Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy został zdefiniowany w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Zgodnie z § 19. ust. 2. i 3. wyżej wymienionego rozporządzenia:

Wyliczmy zatem dla przykładu współczynnik ekwiwalentu za 2023 rok przy założeniu, że pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze pracy. W 2023 roku mieliśmy 365 dni, a w nich:

• 53 niedziele,
• 10 dni świątecznych,
• 52 dni wolne od pracy

czyli łącznie 115 dni niepracujących. Najpierw odejmujemy od liczby dni w roku (365) wszystkie dni niepracujące (115), otrzymujemy zatem 250. Następnie dzielimy wynik (250) przez 12, co daje nam współczynnik ekwiwalentu za 2023 rok: 20,83.
Ważne, by pamiętać, że współczynnik urlopowy należy wyliczać od nowa na każdy rok kalendarzowy.

OK, a jak obliczyć ekwiwalent za urlop, gdy znamy już aktualny współczynnik ekwiwalentu? Kolejnym krokiem jest ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop

Podstawę wymiaru ekwiwalentu stanowi suma miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15-17. wyżej wymienionego rozporządzenia, tj.:

• stałych wynagrodzeń miesięcznych,
• składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. miesięcznych premii, prowizji) i wypłaconych w ciągu 3. miesięcy przed rozwiązaniem/wygaśnięciem umowy (czyli bierzemy pod uwagę tylko 3 miesiące) oraz
• składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartalnych, półrocznych czy rocznych premii i prowizji).

Przy obliczaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, należy trzymać się następujących zasad:

• Wynagrodzenie stałe określa się na podstawie wysokości wynagrodzenia z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli ustania stosunku pracy (§ 15.).
• Jeśli umowa zostanie rozwiązana (lub wygaśnie) w trakcie miesiąca, np. w jego połowie, to w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop należy uwzględnić wynagrodzenie za pełen miesiąc, a nie za okres faktycznie przepracowany.
• Jeżeli zatem umowa przykładowego pracownika wygasła 18 czerwca, to w omawianej podstawie uwzględnia się wszystkie 30 dni z wyłączeniem wolnych od pracy, a nie tylko 18 minus dni wolne od pracy.
• Za składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc wyciąga się średnią z wypłat z 3. miesięcy poprzedzających ustanie stosunku pracy (§ 16. ust. 1.).
• Za składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc wyciąga się średnią z wypłat z 12 miesięcy poprzedzających ustanie stosunku pracy (§ 17. ust. 1.).

Mając te wszystkie dane – jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent za urlop – wyliczenia

Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, należy:

• podzielić podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop przez wskaźnik ekwiwalentu,
• uzyskaną wartość podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika – przy pełnym wymiarze będzie to 8 godzin,
• uzyskaną wartość pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład:

Pan Jan pracował w 2023 roku w pełnym wymiarze godzin i przysługiwało mu 26 dni urlopowych. Jego umowa o pracę wygasła 15. kwietnia, a do tego czasu zdążył wykorzystać 14 dni urlopu. Pozostało mu zatem 12 dni niewykorzystanego urlopu, tj. 96 godzin – zgodnie z art. 154. i art. 1542. § 2. Kodeksu pracy jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Jego stałe wynagrodzenie miesięczne wynosiło 5030 zł, bez dodatków, a więc bez zmiennych składników wynagrodzenia.

Podstawą wymiaru ekwiwalentu za urlop jest zatem wartość: 5030. Dzielimy ją przez wskaźnik ekwiwalentu z 2023 roku, tj. 20,83 – otrzymujemy 241,59. Teraz dzielimy przez liczbę przez dobową normę czasu pana Jana, czyli 8 – mamy 30,19. Tę wartość mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu, a więc 96 – i otrzymujemy ekwiwalent za urlop dla pana Jana w wysokości 2 898,24 zł.

Nie ulega wątpliwości, że dokonywanie takich obliczeń może być bardzo czasochłonne – szczególnie gdy organizacja jest duża, podobnie jak rotacja w firmie, a do wszystkiego dochodzą premie i inne zmienne. Wówczas dobrym rozwiązaniem może być kalkulator ekwiwalentu za urlop. Darmowe narzędzia można znaleźć w sieci – a wszystkie potrzebne dane dotyczące urlopu pozostałego byłym pracownikom znajdziesz w aplikacji urlopowej tomHRM.