Po co i jak dbać o kandydatów odrzuconych po CV

Dlaczego warto dbać o candidat experience tych kandydatów, którzy nie przeszli nawet pierwszego sita rekrutacji i po przesłaniu CV zostali odrzuceni z dalszego procesu? Jak to zrobić szybko, efektywnie, a jednocześnie z efektem „wow”?

Informacja na temat zakończenia procesu rekrutacyjnego oraz wiedza o powodach nie zakwalifikowania się do dalszych etapów rekrutacji bądź pracy to najważniejsze elementy wpływające na Candidat Experience według samych kandydatów (bad. Candidate Experience 2017). Niestety wiele firm nie odpowiada kandydatom na przesłane CV bądź wysyła jedynie maila z informacją o tym, że aplikacja dotarła. To za mało.

Dlaczego warto dbać o candidat experience kandydatów, którzy przesłali CV

(nawet jeśli to CV jest zupełnie przypadkowe i nie spełnia nawet połowy wymagań)?

1. Kandydat, który nie spełnia kryteriów obecnie, może być idealnym kandydatem w przyszłości bądź przy okazji innego projektu rekrutacyjnego

Szukasz seniora a napisała osoba z 3 miesięcznym doświadczeniem? Za 3 lata, jeśli będzie konsekwentna, będzie seniorem. I będzie być może pamiętać, że twoja firma była jedną z niewielu, która w ogóle odpisała. Może też okazać się, że za 3 miesiące będziesz szukać juniora z półrocznym doświadczeniem. Będzie można wtedy bez problemu napisać do takiej osoby – nawet zachowując ciągłość korespondencji, by przypomnieć jej o tym, że już się „spotkaliśmy”.

2. Kandydat ma znajomych – możliwe, że lepszych od siebie i może polecić naszą ofertę pracy innym

Z badania TalentBoard wynika, że 80% kandydatów jest w stanie podzielić się ze znajomymi swoimi pozytywnymi doświadczeniami z rekrutacji.

3. Kandydat jest też konsumentem / klientem

I jeśli będzie mieć pozytywne wrażenie, chętniej kupi Twój produkt bądź poleci go innym.

Jak dbać o kandydatów po przesłaniu CV?

Dlaczego rekruterzy nie odpisują kandydatom, którzy przesłali CV i nie przeszli do kolejnego etapu procesu rekrutacji? Z przyczyny prozaicznej – braku czasu. Taki kandydat taki ma – na tu i teraz – małą wartość dla firmy, a rekruter nie ma czasu tworzyć spersonalizowanej odpowiedzi na dziesiątki maili.

Cały proces można jednak zautomatyzować w systemie ATS!

Opcja 1 – prosty mail o zakończeniu procesu rekrutacji – jeden do wszystkich

Zakładamy oczywiście, że informacja o tym, że CV do firmy dotarło już została do kandydata wysłana (jeśli nie, to koniecznie stwórz taki szablon w swoim systemie rekrutacyjnym).

Drugim krokiem, może być wysłanie maila z informacją o zakończeniu procesu rekrutacji (najlepiej wtedy, kiedy faktycznie proces zostanie zakończony, bo kandydat który natknie się później ponownie na nasze aktywne ogłoszenie rekrutacyjne uzna, że go po prostu okłamaliśmy).

W najprostszej opcji wystarczy przygotować jeden zbiorczy mail do wszystkich kandydatów. Będzie generyczny i ogólny, ale lepsze to, niż nic.

Co powinny zawierać wiadomości do odrzuconych kandydatów?

Elementy obowiązkowe każdej wiadomości:

1. Spersonalizowane powitanie

• Imię i nazwisko kandydata
• Nawiązanie do konkretnego stanowiska i daty aplikacji
• Podziękowanie za zainteresowanie firmą

2. Jasne wyjaśnienie decyzji

• Konkretny, ale taktowny powód odrzucenia
• Unikanie ogólników typu “znaleźliśmy lepszego kandydata”
• Skupienie na niedopasowaniu profilu do wymagań, nie na brakach kandydata

3. Możliwość sprostowania

• Zachęta do kontaktu w przypadku nieporozumienia
• Przykład: “Jeśli uważasz, że przeoczyliśmy istotne informacje w Twoim CV, napisz do nas”
• Podanie konkretnego adresu email lub formularza kontaktowego

4. Alternatywne możliwości

• Linki do 2-3 innych otwartych stanowisk lepiej pasujących do profilu
• Informacja o talent pool i możliwości przyszłej współpracy
• Zachęta do śledzenia ofert pracy na stronie firmy

5. Pozytywne zakończenie

• Życzenia powodzenia w dalszych poszukiwaniach
• Podkreślenie wartości, które kandydat może wnieść do innej organizacji
• Zaproszenie do ponownej aplikacji w przyszłości

Elementy dodatkowe zwiększające wartość:

6. Konstruktywny feedback (opcjonalnie)

• 1-2 konkretne wskazówki rozwojowe
• Sugestie szkoleń lub certyfikatów wartych zdobycia
• Link do materiałów edukacyjnych firmy (blog, webinary)

7. Employer branding

• Krótka informacja o wartościach firmy
• Link do strony kariery lub mediów społecznościowych
• Zachęta do polecenia oferty znajomym

8. Aspekty prawne i praktyczne

• Informacja o czasie przechowywania danych (GDPR)
• Możliwość wycofania zgody na przetwarzanie
• Dane kontaktowe do działu HR

Opcja 2 automatyczna personalizacja oparta o kompetencje

W systemach rekrutacyjnych umożliwiających tworzenie ścieżek kompetencyjnych, przy każdym uruchamianym procesie rekrutacyjnym można założyć pewne kompetencje bazowe, które kandydat musi posiadać, by przejść do dalszego etapu rekrutacji. Może to być np. określona liczba lat doświadczenia zawodowego czy znajomość języka obcego na określonym poziomie.

Mając dane w profilu kandydata (pobrane z CV bądź ręcznie uzupełnione przy tworzeniu bazy) można w łatwy sposób wyselekcjonować kandydatów, którzy zostali odrzuceni ze względu na konkretne kryterium i wysłać do nich maila (automatycznie bądź półautomatycznie na bazie szablonu) z informacją zwrotną.

Dziękujemy za przesłanie CV. Proces rekrutacji został już zakończony. W wymaganiach dotyczących stanowiska podaliśmy oczekiwania znajomości języka obcego na poziomie C. Z Pana CV wynika, że poziom znajomości języka obcego jest niższy, stąd brak zaproszenia na spotkanie rekrutacyjne.

Szablony można zmieniać, uzupełniać i wykorzystywać wielokrotnie (a jeśli Twój system rekrutacyjny posiada możliwość osadzania znaczników w treści, cały proces można dowolnie personalizować).

Jak zautomatyzować wiadomości z odrzuceniem wysyłane do kandydatów?

W systemie do rekrutacji tomHRM możesz przeprowadzić proces pełnej automatyzacji wysyłki wiadomości e-mail do odrzuconych kandydatów w zależności od powodów ich odrzucenia.

Samodzielnie konfigurujesz:

• słownik powodów odrzucenia (tak by odpowiadał potrzebom Twojej organizacji)
• przygotowujesz szablony personalizowanych maili (lub korzystasz naszych propozycji)

Co ważne, tomHRM umożliwia również:

• opóźnienie wysyłki maila, by kandydat nie czuł się “odrzucony przez automat”
• możliwość ustawienia automatyzacji odrzucenia kandydata po wypełnieniu formularza aplikacyjnego, który zawiera opcje automatycznej selekcji kandydatów.

W zarządzanych przeze mnie projektach rekrutacyjnych tworzę formularze aplikacyjne, które pozwalają mi automatycznie selekcjonować kandydatów. Najczęściej są to pytania dotyczące długość doświadczenia na danym stanowisku, znajomości określonej technologii lub języka obcego. Jeśli kandydat nie spełnia kryterium automatycznie zostaje przeniesiony do kategorii “Odrzuceni” z odpowiednim powodem odrzucenia, a po 1-2 dniach otrzymuje maila zwrotnego z feedbackiem.

Ustawienie szablonów zajęło mi dzień roboczy. Przy każdym projekcie pozwala mi to jednak zaoszczędzić 12-40 godzin pracy i daje pewność, że każdy z kandydatów, nawet ten najbardziej niedopasowany, otrzymuje informację zwrotną, a ja dbam o Employer Branding firmy. – mówi Anna Krzysztofik, klientka tomHRM.

Jak zarządzać odrzuconymi kandydatami z pomocą AI?

AI może zrewolucjonizować zarządzanie odrzuconymi kandydatami poprzez:

• analizę sentymentu odpowiedzi,
• dynamiczne generowanie szablonów odpowiedzi  bazujących na profilu kandydata,
• modelowanie predykcyjne optymalnego czasu ponownego kontaktu.

Wykorzystanie systemu AI pomoże Ci personalizować komunikację na masową skalę. Dla średnich firm to sposób na konkurowanie z budżetami rekrutacyjnymi korporacji.

5 szablonów wiadomości do odrzuconego kandydata po przesłaniu CV. Rózne powody odrzucenia.

Szablon odrzucenia kandydata 1:

Całkowity brak doświadczenia kandydata w danym obszarze pracy

Szablon odrzucenia kandydata 2:

Nieznajomość wymaganego języka

Szablon odrzucenia kandydata 3:

Niespełnienie kryterium formalnego (miejsce zamieszkania)

Szablon odrzucenia kandydata 4:

Nadmierne kompetencje (overqualification)

Szablon odrzucenia kandydata 5:

Wysoka konkurencja – kandydat spełnia wymagania, ale inni mają większe dopasowanie

Wskazówki do personalizacji szablonów odrzucenia kandydatów:

• Dostosuj ton do kultury organizacji i branży.
• Używaj konkretnych przykładów zamiast ogólników.
• Zawsze oferuj alternatywę – inne stanowisko, możliwość przyszłej współpracy.
• Personalizuj linki do ofert na podstawie profilu kandydata.
• Monitoruj skuteczność. Sprawdzaj, które szablony generują pozytywne odpowiedzi.
• Zachowaj transparentność co do liczby aplikacji i kryteriów selekcji
• Zachowaj drzwi otwarte – szczególnie dla kandydatów spełniających wymagania