Jak stworzyć dział HR w firmie?

Twoja niewielka rodzinna firma lub jednoosobowa działalność gospodarcza z czasem znacznie się rozrosła? Kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników wymaga już nieco innego podejścia niż kilkoro najbliższych, którzy Ci pomagają i dostają wypłatę. Odpowiednie zarządzanie zatrudnionymi to jeden z najmocniejszych filarów w każdej firmie, bez względu na jej rozmiar czy branżę, w której działa. Gdy pracownicy nie będą zmotywowani do pracy i zaangażowani, a atmosfera i komunikacja w firmie pozostawią wiele do życzenia, to biznes może powoli chylić się ku upadkowi. By tego uniknąć, trzeba zatem zbudować dział HR. Co to tak właściwie jest? Za co są odpowiedzialni HR-owcy? I przede wszystkim – jak stworzyć dział HR? Odpowiadamy!

Dział HR – czym się zajmuje?

Dział HR, nazywany również działem kadr czy personalnym, to dokładniej dział Human Resources – z języka angielskiego „zarządzania zasobami ludzkimi”. Zakres obowiązków działu HR jest bardzo szeroki, odpowiada on bowiem za wszystkie kwestie związane z zatrudnianiem pracowników. Opiekują się nimi zarówno od strony formalnej, stanowiąc pieczę nad niezbędną dokumentacją, jak i rozwojowej czy nawet emocjonalnej.
Nie ulega wątpliwości, że dział kadr w firmie jest niezwykle istotnym elementem jej struktury, szczególnie w średnich przedsiębiorstwach oraz korporacjach.

Dział HR bez wątpienia powinni tworzyć specjaliści. W jego skład wchodzą zatem osoby, które zajmują się konkretnie zarządzaniem ludźmi i w firmie skupiają całą swoją uwagę właśnie na pracownikach oraz dokumentacji. W przypadku zatrudniania kilkuset, kilku tysięcy lub jeszcze więcej osób, pracodawca decyduje się zwykle na wyszczególnienie w każdym oddziale działu HR osób odpowiedzialnych za konkretne zadania. Im więcej bowiem pracowników, tym więcej pracy spoczywa na barkach HR-owców. Jakie przykładowe zadania należą do działu HR?

Przykładowe zadania działu HR

HR dzieli się na „twardy” oraz „miękki”. Ten pierwszy obejmuje wszystkie kwestie formalne, natomiast HR miękki dotyczy raczej stanowienia pieczy nad rozwojem i motywacją pracowników. Przykładowe zadania działu HR wskażemy z podziałem na te dwie części.

HR „twardy” odpowiada za:

• przygotowywanie umów,
• analiza liczby wakatów,
• przygotowywanie płac,
• pilnowanie terminów obowiązkowych badań pracowników i wysyłanie ich na nie,
• pilnowanie ważności uprawnień pracowniczych,
• pilnowanie, by działania firmy były zgodne z prawem (np. Kodeksem pracy),
• organizowanie urlopów,
• tworzenie ewidencji czasu pracy,
• organizowanie nowym pracownikom potrzebnych dostępów systemowych,
• stanowienie pieczy nad budżetem przeznaczonym na rozwój pracowników,
• organizowanie delegacji

i wiele innych kwestii kadrowo-administracyjnych.

HR „miękki” odpowiada za:

• prowadzenie rekrutacji,
• onboarding pracowników,
• organizację i prowadzenie szkoleń,
• prowadzenie kalendarza sali szkoleniowych,
• rozpoznawanie talentów,
• tworzenie planów naprawczych dla pracowników, którzy nie wykonują dobrze swoich obowiązków,
• wskazywanie pracowników, z którymi należy rozwiązać umowę,
• prowadzenie exit interview,
• motywowanie pracowników,
• bieżące sprawdzanie wiedzy i umiejętności osób zatrudnionych,
• organizowanie imprez integracyjnych, konkursów motywacyjnych i innych wydarzeń firmowych,
• organizację targów pracy,
• rozwiązywanie konfliktów między pracownikami,
• dbanie o skuteczną komunikację w firmie

i wiele innych zagadnień dotyczących motywowania pracowników, ich rozwoju i samopoczucia.

Jak stworzyć dział HR od podstaw?

Jak widać po powyższych listach, zakres obowiązków działu HR jest naprawdę ogromny. Nie sposób zatem zrzucić wszystkich tych zadań na jedną osobę (w przypadku średnich przedsiębiorstw i większych), choć wiele firm tego próbowało. By praca kadrowców przynosiła zauważalne efekty i pomogła w zbudowaniu silnego, zmotywowanego zespołu pracowników, ważne jest stworzenie najpierw grona specjalistów do spraw kadr, płac, szkoleń, rekrutacji oraz po prostu – HR.

Podstawą tego, jak zbudować dział HR, jest zatem wybranie do niego odpowiednich ludzi.

Krok 1. Ustalenie liczby pracowników działu HR

Liczba kadrowców jest uzależniona od liczby zatrudnionych pracowników, a także podziału obowiązków HR-owców, który zostanie przyjęty w danej firmie. Średnio przyjmuje się dwóch przedstawicieli działu HR na 100 pracowników. Jeśli jednak firma chce mieć osobnego człowieka od rekrutacji, bo prowadzi je często i w sporym zakresie, a także osobnego od szkoleń czy płac, to liczba ta może wzrosnąć do np. dwóch przedstawicieli każdej „grupy” na 100 pracowników. Stworzenie działu HR trzeba zatem zacząć od dokładnego przeanalizowania, ilu kadrowców firma potrzebuje i na ilu może sobie pozwolić.

Krok 2. Określenie celów działu HR

Zadania działu HR są takie, jakich potrzebuje firma. To, czym mają się zajmować kadrowcy, w dużej mierze uzależnia branża, w której działają pracownicy; inne potrzeby będą mieć osoby zatrudnione przy produkcji elektronicznych podzespołów komputerowych, a inne pracownicy ubezpieczeniowego call center. Należy zatem dokładnie sprecyzować cele działu HR oraz jego rolę w dążeniu do realizacji misji całej firmy. Pomoże to w ustaleniu, jakich osób do działu kadrowego potrzebuje firma oraz określeniu ich obowiązków.

Krok 3. Stworzenie opisów stanowisk i profili kompetencyjnych

Opisz dokładnie, jaki zakres obowiązków będzie należał do danego HR-owca. Określ stopień jego decyzyjności w firmie, liczbę pracowników, którymi będzie się zajmował w danym zakresie i procesy, w jakich będzie brał udział. Ustal, za co i za kogo ma być odpowiedzialny – w taki sposób, by opis stanowiska nie budził najmniejszych wątpliwości pod względem tego, kto czym będzie się zajmował na co dzień. Dopasuj do każdego opisu cechy idealnego kandydata na dane stanowisko. Czym powinien się wyróżniać? Jakie wykształcenie i umiejętności będą istotne w przypadku jego przyszłych zadań?

Krok 4: wdrożenie automatyzacji

Efektywnie i skutecznie działający dział HR to taki, który maksymalnie wykorzystuje możliwości dawane mu przez systemy do automatyzacji powtarzalnych zadań. Warto zatem od razu oddać kadrowcom do dyspozycji system HRM. Dzięki niemu firma zaoszczędzi sporo pieniędzy, będzie bowiem potrzebowała mniej osób do wykonywania tych samych czynności, bo te staną się prostsze i szybsze w realizacji.

Dlaczego automatyzacja działu HR jest tak istotna?

Automatyzacja jest kluczem do tego, jak zbudować silny dział HR. Kadrowcy na samym początku swojej pracy będą mieć jej najwięcej. Zmierzą się z koniecznością zebrania wszystkiego „do kupy” – ogarnięciem dokumentacji pracowniczej, wdrożeniem systemu przyznawania dostępów pracowniczych, opracowaniem planów szkoleń dla poszczególnych stanowisk, opracowaniem planów rekrutacji dla danych stanowisk, stworzeniem teczek pracowników, wprowadzeniem systemu ewidencji czasu pracy, opracowaniem procesów onboardingowych… i wieloma, wieloma innymi.

Automatyzacja a twardy HR

Możliwości automatyzacji, które daje w tym zakresie system HRM, będą ogromnym odciążeniem dla kadrowców i, jak wspomnieliśmy wcześniej, dla całej firmy – w tym pod względem finansowym. Doskonałym przykładem jest opcja stworzenia elektronicznej kartoteki pracownika. Pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów pracowników w wersji cyfrowej, a tym samym daje szybki dostęp do potrzebnych umów, pasków płacowych, informacji o przebytych badaniach czy posiadanych certyfikatach oraz ukończonych szkoleniach. tomHRM dodatkowo przypomina o wygasających umowach i badaniach, dzięki czemu nic nikomu nie umknie w tych pierwszych miesiącach budowania działu HR.

Ogromną pomocą są też moduły Ewidencja Czasu Pracy, Wnioski Urlopowe oraz Grafik czasu pracy w tomHRM. W znacznej mierze automatyzują comiesięczne tworzenie harmonogramów czasu pracy, a także jego rozliczanie czy planowanie urlopów. Auto-naliczanie czasu, który zatrudnieni spędzają na pracy oraz przerwach, a także generowanie raportów z obłożenia stanowisk w danym okresie sprawi, że raczkujący dział HR już od pierwszych dni będzie działał bezbłędnie.
Z kolei Rejestr umów ułatwi nowym kadrowcom zapoznanie się ze wszystkimi umowami firmowymi oraz późniejsze zarządzanie nimi. Będą mogli kilkoma kliknięciami sprawdzić, jakie umowy są przypisane do danych działów lub kontrahentów oraz ustawić przypomnienia o wygasających umowach, by firma przez cały czas pracowała płynnie.

Automatyzacja a miękki HR

Pracownicy odpowiedzialni za miękki HR również będą mieć ręce pełne pracy – zarówno na początku, jak i przez wszystkie kolejne lata. System rekrutacyjny ATS pomoże im w efektywnym prowadzeniu rekrutacji, ogarnięciu napływających CV, tworzeniu indywidualnych ścieżek rekrutacyjnych dla określonych stanowisk czy pozyskiwaniu informacji o tym, które źródło kandydatów jest najbardziej skuteczne – i to jednym kliknięciem!

Kadrowcy będą mogli tworzyć przejrzyste profile kandydatów, udostępniając je menedżerom, a także pozostawiać przy nich notatki czy informacje o terminach spotkań. Ustawią automatyczne udostępnianie ankiet osobom aplikującym do pracy i będą mogli wykonywać masowe operacje, by jeszcze bardziej usprawnić swoją pracę.

Ogromną pomocą dla działu HR jest też aplikacja onboarding pracowników. Umożliwia usystematyzowanie procesów onboardingowych dla poszczególnych stanowisk, a także automatyczne przydzielanie zadań czy łatwe monitorowanie postępów w systemie. Z kolei moduł zarządzanie szkoleniami pomoże w stworzeniu szkoleń od A do Z. Pozwoli również na stworzenie przejrzystego kalendarza szkoleń, z którego skorzysta cała organizacja, definiowanie kosztów dla poszczególnych szkoleń, automatyczne udostępnianie pracownikom testów wiedzy oraz sprawne eksportowanie wyników czy informacji o obecności na kursach.

Sporą częścią pracy każdego „miękkiego” HR-owca będzie też organizowanie spotkań indywidualnych z pracownikami. W tym zakresie system HRM może ich wesprzeć aplikacją spotkania 1 na 1, która umożliwia między innymi automatyczne sprawdzanie dostępności zatrudnionych w danym czasie, ustalanie agendy spotkań czy korzystanie z szablonów agendy.

Możliwości systemu HRM w zakresie wsparcia działu HR są niemal nieskończone. Wykorzystuje się go w zasadzie w każdym procesie, co pozwala na znaczną digitalizację dokumentacji i informacji oraz automatyzację wielu powtarzalnych czasochłonnych zadań. To z kolei przekłada się na zmniejszenie liczby segregatorów zasypujących kadrowców ze wszystkich stron czy wielogodzinnego ręcznego przeglądania CV oraz biegania między działami, żeby wymienić się informacjami. Żeby już od pierwszych dni jego działania stworzyć efektywnie pracujący dział HR, warto zatem postawić na ogromne możliwości, które daje system HRM.