Plan wdrożenia nowego pracownika – przykład

W artykule: Onboarding pracownika – co to jest? Jak go przeprowadzić?  dokładnie omówiliśmy temat onboardingu. Wyjaśniliśmy, z jakich kroków powinno składać się wdrożenie nowego pracownika do firmy, by efekt był maksymalnie zadowalający. W tym artykule znajdziesz konkretne instrukcje i przykład planu wdrożenia nowego pracownika.

Czym jest plan wdrożenia nowego pracownika?

Plan wdrożenia nowego pracownika w organizacji to ustrukturyzowany dokument definiujący wszystkie działania, które nowy pracownik powinien wykonać w pierwszych dniach, tygodniach i miesiącach pracy. To szczegółowa mapa drogowa zawierająca harmonogram szkoleń, spotkań, zadań i kamieni milowych, które pomogą nowemu członkowi zespołu płynnie wejść w obowiązki.

Dlaczego potrzebujesz planu wdrożenia pracownika?

Korzyści z posiadania dobrze zaprojektowanego planu wdrożenia:

• Redukcja stresu związanego z pierwszymi dniami w nowej pracy i zadbanie o komfort nowego pracownika.
• Przyspieszenie osiągnięcia pełnej produktywności (według badań, bez formalnego onboardingu pracownicy potrzebują nawet 8-12 miesięcy, by dojść do pełnego i poprawnego wykonywania obowiązków).
• Zmniejszenie rotacji pracowników (firmy z ustrukturyzowanym procesem onboardingu notują o 50% wyższy wskaźnik retencji nowych pracowników).
• Zapewnienie spójności doświadczenia wszystkich nowych pracowników.
• Upewnienie się, że żaden kluczowy element  procedury wdrożenia nie został pominięty.
• Możliwość pomiaru efektywności procesu adaptacji i jego ciągłego doskonalenia

Ścieżki onboardingowe – jedna wspólna dla wszystkich stanowisk czy nie?

Na początku należy zaznaczyć, że nie ma jednej dobrej ścieżki onboardingowej. Można wskazać główne przystanki, o które warto zahaczyć w trakcie całej tej „podróży” z nowozatrudnionym po firmie. Jednak to, jakie drogi i metody ich pokonania zostaną wybrane, zależy od wielu czynników. Do najważniejszych zalicza się oczywiście profil firmy, stanowisko, które obejmuje nowa osoba, jej poziom doświadczenia i zwyczaje panujące w przedsiębiorstwie.

Punkt „stanowisko, które obejmuje nowa osoba” sugeruje, że warto tworzyć odrębne ścieżki onboardingowe dla poszczególnych stanowisk pracy. I w większości przypadków tak właśnie będzie. Jeżeli firma zatrudnia wiele osób, których zadania mocno się od siebie różnią, to ci będą przede wszystkim przechodzić inne szkolenia (np. z różnych programów komputerowych), a to już mocno zmienia plan wdrożenia.

W module onboarding w systemie HR tomHRM dajemy możliwość tworzenia własnych ścieżek wdrożeniowych i przypisywania ich do wybranych przez siebie stanowisk.

Kluczowe elementy efektywnego planu onboardingu pracownika

W każdej ścieżce onboardingowej powinny znaleźć się następujące kroki, które dopasowujemy do potrzeb danej organizacji i stanowiska. Polecamy traktować je jako elementy, na których budowany cały plan procesu onboardingu nowego pracownika.

Krok 1. Oprowadzenie pracownika po firmie

Jesteście już po preonboardingu, czyli umowa z pracownikiem została podpisana, dostępy do systemów przyznane, jego miejsce pracy przygotowane na przywitanie nowej osoby, wymagane badania wstępne wykonane. Pracownik pojawia się w firmie po raz pierwszy jako oficjalnie zatrudniony. Wchodzi do budynku… i co dalej?

Już od progu powinien zostać przywitany przez  rekrutera który przyjął go do pracy, bezpośredniego przełożonego, lub buddiego, zależnie od zwyczajów panujących w firmie. Ważne, by był to ktoś, kogo nowa osoba zna i kto zaopiekuje się nim od razu i rozpoczął oprowadzanie po budynku, tak by nowy pracownik nie poczuł się zagubiony. Warto zacząć od pokazania, gdzie można zostawić swoje prywatne rzeczy, czyli zaprowadzenia do szatni,  przydzielenia szafki lub miejsca do pracy.

Następnie pokaż kuchnię, powiedz, gdzie znaleźć kubki czy mleko, jak działa ekspres oraz mikrofalówka; i tak dalej. Jeśli każdy przynosi swoje rzeczy do kuchni, wyjaśnij to od razu i zaproponuj na ten pierwszy dzień skorzystanie przez niego z Twoich naczyń oraz „kawusi”. Poinstruuj też pracownika jak dotrzeć do toalety – szukanie odpowiednich drzwi może go niepotrzebnie zestresować.

Pokaż nowej osobie jej stanowisko w firmie, pokój kadr, sale szkoleniowe, biurko kierownika, czyli wszystkie miejsca związane już bezpośrednio z pracą. Jeżeli w budynku są dostępne automaty z jedzeniem, o konkretnej godzinie przyjeżdża katering czy jest pokój ochrony lub miejsce do parkowania rowerów – nie zapomnij o tym opowiedzieć.

Krok 2. Szkolenia merytoryczne i BHP

Plan wdrożenia pracownika nie może obejść się bez dokładnego rozpisania szkoleń, które będzie musiał przejść nowozatrudniony, by mógł zacząć wykonywać swoje obowiązki. Ich rodzaj uzależnia oczywiście stanowisko, jakie zajmuje czy branża, w której działa firma. Zwykle jednak są to szkolenia BHP oraz merytoryczne, czyli uczące pracy w danym przedsiębiorstwie – obsługi firmowych systemów, obowiązujących procedur, oferowanych produktów lub usług; i tak dalej. Przygotuj zatem listę wszystkich szkoleń, przez które musi przejść osoba zatrudniona na konkretne stanowisko, by dobrze wykonywała swoją pracę.

Krok 3. Szkolenia „miękkie”

W wielu branżach, szczególnie tych, w których pracownicy mają kontakt z klientem, ważne jest wprowadzenie do planu wdrożenia również szkoleń miękkich. Ich zadaniem jest nauczenie nowego pracownika np. rozmawiania z grupą docelową klientów firmy, radzenia sobie w sytuacjach trudnych i stresujących, zarządzania czasem, organizacją pracy własnej, pracy w zespole, rozwiązywania konfliktów, kreatywnego myślenia.

Krok 4. Przedstawienie pracownikowi zwyczajów firmy i celu jego pracy

Przygotowując własny plan onboardingu, zastanów się, w którym miejscu najlepiej umieścić rozmowę na temat kultury organizacyjnej firmy. Część managerów decyduje się na połączenie jej z oprowadzaniem po budynku, inni wolą przeprowadzić w tym celu spotkanie 1:1, a jeszcze inni traktują ten punkt jako jedno ze szkoleń miękkich.

Najważniejsze jest to, by przedstawienie nowemu pracownikowi codziennego życia firmy miało w ogóle miejsce. Dzięki temu nie będzie popełniał takich z pozoru błahych, ale dla nowej osoby stresujących błędów, jak użycie cudzego mleka do kawy, zwracanie się per pan do współpracowników, gdy wszyscy mówią do siebie „na ty” czy pozostanie na stanowisku i pracowanie, kiedy pozostałe osoby udają się na wspólny lunch.

Krok 5. Zapoznanie pracownika z zespołem

Bez względu na branżę, w której działa firma i stanowisko, jakie obejmie nowy pracownik, w planie jego wdrożenia musi znaleźć się zapoznanie z zespołem. Zależnie od budżetu przeznaczonego na onboarding oraz zwyczajów panujących w przedsiębiorstwie czy częstotliwości zatrudniania nowych osób, może ono odbyć się w ramach wyjazdu integracyjnego lub spotkania zapoznawczego w budynku firmy.

Pracownik powinien od razu wiedzieć, jaka jest struktura firmy, kto jest za co odpowiedzialny – dzięki temu nie będzie miał wątpliwości, do kogo zwrócić się o pomoc w danej sprawie. Z pewnością będzie miło, jeśli pozna hobby swoich najbliższych współpracowników; to pozwoli mu szybciej znaleźć kogoś, z kim złapie wspólny język. Dobra atmosfera to podstawa!

Krok 6. Przedstawienie pracownikowi buddiego

Czy firma zatrudniła kogoś na produkcję, do budowlanki, czy do pracy biurowej, nowy pracownik powinien mieć przydzielonego buddiego – współpracownika, który zaopiekuje się nim w okresie wdrożenia. Będzie odpowiadał na jego pytania, pomagał mu w realizacji pierwszych zadań, podpowiadał, co robi nie do końca poprawnie czy zwyczajnie podtrzymywał na duchu w bardziej stresujące dni. Ujęcie tego punktu w planie wdrożenia jest istotne nie tylko ze względu na samą rolę opiekuna w onboardingu, ale także logistyce – trzeba będzie tak ustalić grafik pracy nowej osoby i jego „kumpla”, by zawsze pracowali razem.

Krok 7. Obustronny feedback

Tworząc własne ścieżki onboardingowe, nie zapomnij, by przy każdym stanowisku uwzględnić czas na informację zwrotną. Po ustalonym z góry czasie wdrożenia warto zapytać pracownika, jak się czuje w firmie, czy czegoś mu brakuje, jak podobały mu się materiały szkoleniowe.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu planu wdrażania nowych pracowników

Sprawdź przygotowany plan i upewnij się, że nie zawiera poniższych błędów:

1. Przeciążenie informacyjne

Problem: Zbyt wiele informacji przekazanych w krótkim czasie, co może zbytnio przeciążać nowego pracownika

Rozwiązanie:

• Rozkładaj wiedzę w czasie, stosując zasadę “just in time“
• Priorytetyzuj informacje – najpierw te niezbędne do rozpoczęcia pracy
• Wykorzystuj różne formy przekazu (materiały pisemne, wideo, mentoring)

2. Brak personalizacji

Problem: Identyczny plan dla wszystkich stanowisk.

Rozwiązanie:

• Stwórz osobne ścieżki onboardingowe dla różnych stanowisk
• Przeprowadź wywiad z przełożonym przed stworzeniem planu
• Uwzględnij doświadczenie i preferencje uczenia się nowego pracownika

3. Brak jasnych oczekiwań

Problem: Nowy pracownik nie wie, co i kiedy powinien osiągnąć.

Rozwiązanie:

• Definiuj konkretne kamienie milowe (co pracownik powinien wiedzieć/umieć po tygodniu, miesiącu, kwartale)
• Twórz listy kontrolne do samooceny postępów
• Przeprowadzaj regularne sesje feedbackowe

4. Zaniedbanie aspektów integracji nowego pracownika

Problem: Skupienie wyłącznie na przekazaniu wiedzy technicznej.

Rozwiązanie:

• Uwzględnij w planie integrację i wejście w nowe środowisko pracy (lunche zespołowe, spotkania nieformalne)
• Przydziel nowej osobie “buddy’ego” – opiekuna wspierającego adaptację
• Zaplanuj spotkania z kluczowymi osobami z różnych działów

5. Niedopasowanie tempa wdrożenia w nowe obowiązki

Problem: Zbyt wolny lub zbyt szybki proces wdrożenia.

Rozwiązanie:

• Wprowadź mechanizmy pozwalające na dostosowanie tempa (opcjonalne materiały)
• Regularnie pytaj o feedback dotyczący tempa przyswajania informacji
• Monitoruj poziom stresu i zaangażowania nowego pracownika

6. Brak mierzenia tego czy adaptacja pracownika jest efektywna

Problem: Trudność w ocenie efektywności procesu wdrożenia.

Rozwiązanie:

• Określ konkretne mierniki sukcesu (czas do osiągnięcia pełnej produktywności, satysfakcja)
• Wprowadź regularną ocenę efektywności procesu (ankiety, wywiady)
• Porównuj wyniki z benchmarkami branżowymi

7. Niekonsekwencja w realizacji adaptacji nowego pracownika

Problem: Porzucanie elementów planu pod presją bieżących zadań.

Rozwiązanie:

• Traktuj onboarding jako projekt z dedykowanymi zasobami
• Wyznacz koordynatora odpowiedzialnego za monitorowanie realizacji planu
• Blokuj czas w kalendarzach osób zaangażowanych w proces wdrożenia

Plan onboardingu przykład

Sprawdź nasz wzór onboardingu przy pracy zdalnej. Więcej przykładów znajdziesz w danych demo naszego programu do onboardingu.