Praca w biurze vs praca hybrydowa vs praca zdalna — korzyści i wady

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, jeśli chodzi o radę przy podejmowaniu decyzji o organizacji pracy. Przy porównywaniu pracy w biurze, całkowicie zdalnej oraz systemu hybrydowego w grę wchodzi zbyt wiele czynników. Oprócz kwestii oczywistych, takich jak możliwości techniczne oraz ocena wydajności pracowników, trzeba wziąć pod uwagę chociażby wymagania zatrudnionych już pracowników oraz oczekiwania kandydatów. Dobrze przemyślany wybór może zmienić się w konkurencyjną przewagę, podczas gdy kiepska decyzja stać się zarzewiem problemów kadrowych.

Trzy rodzaje organizacji pracy — praca biurowa, praca hybrydowa i praca zdalna

W nowoczesnym miejscu pracy możemy wyróżnić trzy główne rodzaje organizacji pracy:

• praca biurowa — wymaga, by pracownik był fizycznie obecny w biurze w pełnym wymiarze godzin;
• praca zdalna — umożliwia pracownikom wykonywanie swoich obowiązków online lub za pomocą innych technologii, z dala od miejsca pracy;
• praca hybrydowa — połączenie pracy z biura i pracy zdalnej.

W przypadku korzyści oraz wad płynących z przyjęcia konkretnych rozwiązań znacznie lepiej mówić o plusach i minusach potencjalnych. Ich wystąpienie nie jest gwarantowane i zależy od dobrego zaprojektowania systemu pracy oraz przeszkolenia pracowników.

Jak wygląda to na pierwszy rzut oka?

A na co powinno się zwracać uwagę, jeśli podejdziemy do tematu bardziej szczegółowo?

Korzyści i wady pracy z biura

Po zakończeniu pandemii COVID-19 niewielka część firm zdecydowała się na powrót do pracy z biura w 100%. Często wiązało się to z oczekiwaniami pracowników, którzy w wielu branżach stanowią towar deficytowy i ich wymagania dotyczące możliwości pracy zdalnej choć raz czy dwa razy w tygodniu musiały być brane pod uwagę.

Na zaletach pracy wyłącznie z biura skorzystają firmy, których produkty lub usługi wymagają ścisłej współpracy, nieobciążonej technologicznym opóźnieniem. Wówczas spotykanie się twarzą w twarz w kontekście swoich obowiązków jest szczególnie wartościowe. Znacznie łatwiej utrzymać ducha pracy zespołowej, gdy wszyscy zebrani są w jednym miejscu i kontakt pomiędzy nimi jest niejako wymuszany poprzez przebywanie na jednej przestrzeni.

Największą wadą nakazywania pracownikom przychodzenia do biura każdego dnia jest wspomniane już rozminięcie z oczekiwaniami rynkowymi. W niektórych branżach, ze szczególnym wskazaniem IT, z cudem graniczyło będzie pozyskanie specjalistów wysokiej klasy bez oferowania większej elastyczności. Nawet jeżeli organizacja jest w stanie przezwyciężyć pozostałe niedogodności logistyczne, może mieć poważny problem z rekrutacją. Najgorszym wyjściem w takiej sytuacji jest zaś tworzenie sztucznych podziałów na pracowników z prawem do home office i bez niego, co ma olbrzymią szansę przełożyć się na fatalną atmosferę.

Czy korzyści z pracy zdalnej mogą przewyższyć jej wady?

Głównym argumentem przemawiającym za pracą zdalną jest to, że daje ona pracownikom swobodę decydowania, gdzie i kiedy będą wykonywać swoje obowiązki. Stała obecność w biurze może być dla niektórych osób zwyczajnie niekomfortowa, szczególnie biorąc pod uwagę czas potrzebny na dojechanie do biura i powrót do domu. W wybranym przez siebie środowisku mogą stworzyć warunki do produktywnej i wydajnej pracy, co w przypadkach organizacji czerpiących zyski w stu procentach z konkretnych umiejętności pracowników przełoży się na oczywistą korzyść.

Największą przeszkodą do wprowadzenia pracy wyłącznie zdalnej są zazwyczaj warunki technologiczne oraz branżowe. Wykonywanie niektórych zadań zespołowych czy indywidualnych przez internet będzie tylko wyzwaniem do pokonania, ale znajdą się i takie, w przypadku których zdalna realizacja wiązała się będzie z olbrzymimi kosztami. Co więcej, nawet jeżeli wszystko jest możliwe do zrobienia zdalnie i nie niesie to kosztów znacznie przewyższających finansowe korzyści z ograniczenia przestrzeni biurowej, wypracowanie dobrego systemu pracy i tak zajmie mnóstwo czasu.

Równie istotną kwestią jest trudność w budowaniu zaufania między pracownikami a pracodawcami. Monitorowanie aktywności oraz wydajności jest podczas pracy zdalnej znacząco utrudnione, a nie wszystkie firmy mogą pozwolić sobie na stuprocentowe zaufanie do poczucia obowiązku zatrudnionych. Mimo iż w teorii odpowiednia motywacja oraz dobra organizacja pracy powinny minimalizować to ryzyko, przedsiębiorstwa muszą brać pod uwagę także przyzwyczajenia kadry menedżerskiej. Dla wielu zarządzających praca wyłącznie zdalna to zbyt daleko idąca zmiana ze względu na przyzwyczajenia i nawyki, co również trzeba brać pod uwagę.

Czy praca hybrydowa jest zatem idealnym rozwiązaniem?

Najbardziej oczywistą zaletą systemu hybrydowego jest jego elastyczność — zarówno pracownicy, jak i kierownictwo mają dostęp do zalet pracy biurowej i zdalnej. Granice między tymi dwiema formami zacierają się, co pozwala firmom tworzyć unikalne modele dostosowane do ich potrzeb. To idealny sposób na wypracowanie większej produktywności.

Wszystko to wymaga jednak czasu poświęconego dopracowaniu systemu. Dni pracy zdalnej powinni wybierać zatrudnieni, czy muszą być one określone z góry przez pracodawcę? Czy i kiedy trzeba informować o chęci zostania na home office? Co w sytuacji, gdy zadania na dany tydzień wymagają od pracownika pojawienia się w biurze każdego dnia w danym tygodniu?

Korzystanie z zalet obu form organizacji pracy jest szansą na wyeliminowanie ich wad, ale trzeba pamiętać, że nie jest rozwiązaniem stuprocentowo idealnym. Powyższa lista potencjalnych pytań zdecydowanie nie jest ostateczna. Udowadnia jednak, że niezależnie od dokonanego wyboru, firma i tak będzie musiała mierzyć się z wyzwaniami organizacyjnymi. To właśnie od możliwości ich pokonania zależy ostateczna decyzja między pracą w biurze, zdalną i hybrydową.