Przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej – zmiany w 2023 roku

Przez ponad dwa lata trwały intensywne negocjacje między związkami zawodowymi, pracodawcami oraz rządem, których efektem są liczne zmiany w Kodeksie pracy. Jedną z największych jest oficjalne wprowadzenie do ustawy przepisów dotyczących pracy zdalnej. Wcześniej regulowała ją jedynie tak zwana ustawa covidowa, czyli Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W jej rozumieniu praca zdalna miała jednak służyć przede wszystkim uniknięciu rozprzestrzeniania się koronawirusa. Natomiast nowelizacja Kodeksu pracy uczyniła pracę zdalną jednym z praw pracowniczych.

Praca zdalna w Kodeksie pracy – od kiedy przepisy mają funkcjonować?

Na początku warto zaznaczyć, że w dalszym ciągu mamy do czynienia wyłącznie z projektem Ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Nie należy jednak spodziewać się raczej dużych zmian w tym, jak przepisy zostały obecnie sformułowane. Prace nad ustawą powoli dobiegają bowiem końca.

Projekt, który wpłynął do Sejmu 7 czerwca 2022 r., po przejściu trzech czytań na posiedzeniu Sejmu, został przekazany Prezydentowi i Marszałkowi Senatu 2 grudnia 2022 r. Niedługo później, bo już 15 grudnia 2022 r., Senat naniósł istotne poprawki, które uwzględniliśmy w poniższym umówieniu przepisów wynikających z nowelizacji ustawy Kodeks pracy. Stan procesu legislacji w momencie pisania tego artykułu, czyli na 20 grudnia 2022 roku, to skierowanie dokumentu do Komisji Nadzwyczajnej do sprawy zmian w kodyfikacjach dnia 16 grudnia 2022 r. i oczekiwanie na przyjęcie poprawek.

Kodeks pracy a praca zdalna – jakie zmiany się szykują?

Zgodnie z przepisami proponowanymi w aktualnej wersji projektu ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy, artykuły dotyczące telepracy zostają całkowicie wykreślone z K.p. (cały Rozdział IIb) i zastąpione przepisami o pracy zdalnej. Nowelizacja K.p. wprowadza do niego Rozdział IIc Praca zdalna. Jakich związanych z nią zmian w Kodeksie pracy należy się spodziewać?

Definicja pracy zdalnej – Kodeks pracy 2023

Kodeks pracy w nowym brzmieniu będzie definiował pojęcie pracy zdalnej. Zgodnie z proponowanym art. 67¹⁸ K.p.:

Z informacji tych wynika, że do realizacji pracy zdalnej to pracownik wybiera miejsce, w którym chce pracować, ale musi je uzgodnić z pracodawcą. Ustawodawca wskazuje również, że tzw. home office może stanowić jedyną formę zatrudnienia pracownika (czyli będzie pracował tylko zdalnie), ale też częściową (czyli będzie pracował raz zdalnie, a raz stacjonarnie).

Określanie zasad wykonywania pracy zdalnej – Kodeks pracy 2023

Zgodnie z art. 67²⁰. § 1., zasady wykonywania pracy zdalnej określa pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli takich organizacji funkcjonuje kilka, to zasady powinny być uzgodnione w porozumieniu z każdą z nich. W sytuacji, gdy z jakichś przyczyn nie jest możliwe uzgodnienie zasad pracy zdalnej ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca powinien zrobić to z organizacjami reprezentatywnymi (§ 2.). Jeśli w firmie nie ma zakładowej organizacji związkowej, to zasady są określane po konsultacji z przedstawicielami pracowników (§ 4.). Termin konsultacja oznacza, że pracownicy mogą zapoznać się z zasadami ustalonymi przez pracodawcę, zanim zostaną one wprowadzone do regulaminu.

Co istotne, jeżeli przez 30 dni porozumienie ze związkami zawodowymi nie zostanie osiągnięte, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie – przy czym ma uwzględniać ustalenia, które zostały podjęte w toku uzgadniania porozumienia.

Określone zasady muszą wskazywać (zgodnie z § 6.):

• grupy pracowników objęte pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego,
• zasady komunikacji między pracodawcą a pracownikiem wykonującym pracę zdalną,
• zasady kontroli pracy osoby przebywającej na home office,
• zasady kontroli w zakresie BHP,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji i serwisowania sprzętów/narzędzi powierzonych pracownikowi.

Obowiązki pracodawcy względem pracownika – Kodeks pracy 2023, praca zdalna

Niezwykle istotne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, są zapisy art. 67²⁴. § 1. Wskazują one następujące obowiązki pracodawcy względem osób wykonujących pracę zdalną:

• zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi instalacji, serwisu oraz konserwacji narzędzi pracy lub pokrycie kosztów związanych z tymi czynnościami,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie innych kosztów, które są związane z wykonywaniem pracy zdalnej w sposób bezpośredni, o ile ich zwrot został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi szkoleń i pomocy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pracodawca może ustalić z pracownikiem, że będzie on korzystał przy pracy z własnych narzędzi i materiałów, ale wówczas przysługuje mu za nie ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej między stronami. W trakcie ustalania jego wysokości należy wziąć pod uwagę normy zużycia, udokumentowane ceny rynkowe, ilość wykorzystanego materiału, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Formy uzgadniania pracy zdalnej – Kodeks pracy 2023

Projekt Kodeksu pracy wskazuje również kilka form pracy zdalnej, a dokładniej – reguluje sposoby uzgadniania wykonywania obowiązków poza budynkiem firmy. Mówi o nich proponowany art. 67¹⁹, a dokładniej § 1-4 K.p.

Praca zdalna ustalona w umowie

Paragraf pierwszy, punkt pierwszy wskazuje, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać uzgodnione przy zawieraniu umowy. Szukając zatem nowego pracownika czy zleceniobiorcy, pracodawca może już w ogłoszeniu wskazać, że zatrudnienie dotyczy pracy zdalnej. Co więcej, już w trakcie zatrudnienia strony mogą uzgodnić przejście na home office i dokonać stosownej zmiany w umowie (§ 1 pkt 2). Takie uzgodnienie może nastąpić z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek samego pracownika. W tym drugim przypadku zatrudniony powinien złożyć prośbę pisemną – w formie papierowej albo elektronicznej.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Drugą formę uzgadniania pracy zdalnej określa paragraf trzeci proponowanego art. 67¹⁹. Zgodnie z nim pracodawca może oddelegować pracownika stacjonarnego na tymczasowy home office w następujących sytuacjach

• W okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego – stany te określa Konstytucja RP z dnia 2 kwietnia 1997 roku. Są to wprowadzane ustawowo: stan wojenny, stan wyjątkowy oraz stan klęski żywiołowej.
• W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub trwania epidemii.
• W okresie 3 miesięcy po odwołaniu wyżej wymienionych stanów.
• W okresie, w którym pracodawca ze względu na działanie siły wyższej (np. w wyniku pożaru) nie jest w stanie zapewnić pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Co jednak istotne, bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie (w formie papierowej lub elektronicznej) o tym, że jego warunki lokalowe i techniczne umożliwiają wykonywanie pracy zdalnej. W razie, gdyby w trakcie przebywania na home office warunki te zmieniły się w taki sposób, że pracownik nie będzie już mógł wykonywać pracy zdalnej, to musi poinformować o tym pracodawcę, a ten jest zobowiązany wycofać jej polecenie (§ 5.).
Znowelizowany Kodeks pracy ma również wskazywać, że cofnięcie omawianego polecenia może wystąpić w dowolnym momencie, jednak z zachowaniem co najmniej dwudniowego uprzedzenia (§ 4.).

Praca zdalna na wniosek pracownika określony w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3

Zgodnie z art. 142 K.p. na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy. Art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 dookreśla, że takowy wniosek musi zostać uwzględniony w przypadku:

• małżonka kobiety w ciąży w fazie prenatalnej lub w ciąży powikłanej,
• kobiety w ciąży w fazie prenatalnej lub w ciąży powikłanej,
• rodzica dziecka (również powyżej 18. roku życia) posiadającego zaświadczenie określone w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
• rodzica dziecka niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym lub znacznym,
• rodzica dziecka posiadającego orzeczenie o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Co w tej kwestii dodają zmiany związane z pracą zdalną? Proponowany § 6. art. 67^{19 zobowiązuje pracodawcę do uwzględnienia w wyżej wymienionych przypadkach również wniosku o pracę zdalną. Paragraf ten wskazuje również innych pracowników, w przypadku których taki wniosek musi zostać zaakceptowany:}

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do 10. roku życia,
• pracownika posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika opiekującego się innym członkiem najbliższej rodziny lub niespokrewnionym członkiem gospodarstwa domowego, gdy podopieczny posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia omawianych wniosków tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanych obowiązków.

Praca zdalna okolicznościowa – „na żądanie”

Proponowany art. 67³³ § 1. K. p. wskazuje jeszcze jedną formę uzgadniania wykonywania pracy zdalnej – i to jeden z przepisów, na których wdrożenie osoby zatrudnione czekają najbardziej. Mowa o możliwości wykonywania pracy zdalnej okolicznościowej. Każdemu pracownikowi przysługuje 30 dni pracy zdalnej „na żądanie” w roku kalendarzowym.

By z nich skorzystać, musi złożyć pisemny – papierowy lub elektroniczny – wniosek o udzielenie pracy zdalnej. Nie trzeba jednak wprowadzać żadnych zmian w treści umowy o pracę lub cywilnoprawnej, by treść wniosku mogła zostać zrealizowana. Przepisy nie określają minimalnego ani maksymalnego jednorazowego okresu home office, o który może wnioskować pracownik; grunt, by w ciągu roku wykorzystał nie więcej niż 30 dni. To zatem forma korzystania z pracy zdalnej, której zasady można porównać do zasad urlopu na żądanie.

Czas na wdrożenie w firmie przepisów dotyczących pracy zdalnej

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw zostanie ogłoszona w Dzienniku Ustaw w styczniu 2023 roku. Wciąż nie jest to jednak w 100 procentach pewna informacja. Jednak tym, co wiadomo na pewno, jest fakt, że pracodawcy będą mieli 3 miesiące na wdrożenie zmian dotyczących pracy zdalnej wynikających z nowelizacji od daty ich ogłoszenia. Wynika to z art. 21 projektu ustawy o zmianie ustawy […]. Pierwotnie Sejm ustalił 2 miesiące okresu wdrożeniowego, jednak 15 grudnia 2022 roku Senat zgłosił swoją poprawkę tego terminu na 3 miesiące.

Aktualny etap prac nad projektem można śledzić na stronie Sejmu.