Rola feedbacku (informacji zwrotnej) w procesie rekrutacji

To, czym jest feedback, najlepiej wyjaśnia polskie tłumaczenie tego wyrażenia – czyli „informacja zwrotna”. W kontekście rekrutacji jest zbiorem informacji, które rekruter udziela kandydatowi po zakończeniu całego procesu, zwykle niedługo po rozmowie kwalifikacyjnej. Mogą dotyczyć różnych zagadnień; ujmując najbardziej ogólnie, ma w sposób konstruktywny poinformować kandydata o jego mocnych oraz słabych stronach. Stanowi zatem pewnego rodzaju uzasadnienie decyzji dotyczącej zatrudnienia. Rekruterzy często popełniają jednak błąd w postaci całkowitej rezygnacji z feedbacku lub przekazywaniu go tylko osobom, z którymi chcą podjąć współpracę. Rola informacji zwrotnej w rekrutacji jest jednak tak duża, że powinna występować w każdym przypadku.

Magia feedbacku – ale tylko konstruktywnego

Przekazywanie feedbacku kandydatom do pracy może przynieść firmie wiele korzyści, o których więcej piszemy w dalszej części artykułu. Jednak, by tak się stało, informacja zwrotna musi być konstruktywna. Źle sformułowany feedback może nie tylko nie wnieść nic pozytywnego, ale przeciwnie – zadziałać na szkodę całej organizacji. Do takich „złych” informacji zwrotnych należą przede wszystkim:

Nieszczery feedback

Zdarza się, że rekruter zwyczajnie nie wie, dlaczego dany kandydat został odrzucony, gdy decyzję podejmował np. menadżer. Wynika to oczywiście z problemów komunikacyjnych w organizacji i jest przy okazji sygnałem, że trzeba nad nimi popracować. Nim jednak dojdzie do poprawy, rekruter musi przekazać kandydatowi feedback; i wymyśla jakąś bezpieczną odpowiedź. Albo zna przyczynę, ale ma kłopot z przekazywaniem negatywnych informacji i chce ją załagodzić, „czarując” odbiorcę poprzez wymienianie jego zalet. Z tym że nie potrafi żadnych znaleźć, więc je wymyśla.
Problem polega na tym, że fałsz można łatwo zauważyć. Wielu kandydatów po usłyszeniu lub przeczytaniu feedbacku długo nad nim myśli, analizując uzyskane informacje, a wówczas z czasem dochodzą do wniosku, że zostali w jakimś stopniu oszukani. A kłamstwo buduje obraz całej firmy, którą rekruter przecież reprezentuje, jako niegodnej zaufania.
Informacja zwrotna pozbawiona konkretów

Kolejnym często popełnianym błędem jest wysyłanie feedbacku, który nie wnosi nic do życia kandydata. Ten problem również może wynikać z braku umiejętności przekazywania negatywnych informacji, ale też zwyczajnego braku zaangażowania ze strony rekrutera. I dokładnie o nim świadczy. Unikanie konkretów mówi kandydatowi, że firma nie poświęciła mu wystarczająco dużo uwagi, co jest równoznaczne z brakiem szacunku do danej osoby.
Warto zatem zrezygnować z „Dziękujemy za udział w rekrutacji, jednak zdecydowaliśmy się na wybór kogoś innego. Zapraszamy do udziału w kolejnych procesach”, zamieniając tę nic niewnoszącą formułkę na wiadomość, której poświęcisz chwilę czasu. Zwłaszcza że tego typu komunikaty brzmią jak wysyłane masowo do wszystkich (i często tak właśnie jest), co tylko podkreśla wrażenie braku zaangażowania firmy.

Feedback oparty na języku negatywów

Trzecia, niemniej problemowa kwestia, to zły dobór słów. Dotyczy on przede wszystkim tak zwanego negatywnego feedbacku, co w kontekście omawianego zagadnienia brzmi nieco ironicznie. Nazwa „negatywna” informacja zwrotna ma oznaczać wyłącznie odrzucenie kandydata, a nie stosowanie języka negatywów. Przekazując zatem tego rodzaju feedback, należy w sposób konkretny przedstawić jego słabsze strony, ale zachowując przy tym odpowiedni poziom taktu.

Przykład:
„To była dla nas trudna decyzja, ponieważ świetnie pasujesz do naszego zespołu. Przeważyła jednak niewystarczająca znajomość języka angielskiego. Szukamy obecnie osoby, która posługuje się nim na poziomie minimum B1. Jeśli tylko uda Ci się podszlifować swój angielski, to wyślij ponownie swoją aplikację – z przyjemnością rozpatrzymy ją ponownie przy kolejnej rekrutacji!”

A zatem – jak powinien wyglądać feedback w rekrutacji? Konstruktywna informacja zwrotna będzie:

• szczera,
• konkretna,
• zawierała pochwałę,
• przedstawiała elementy do rozwoju,
• zawierała fakty, a nie subiektywne opinie,
• spersonalizowana.

Brak feedbacku to zły pomysł!

Problem występuje również w przypadku całkowitej rezygnacji z informacji zwrotnej albo przekazywania jej tylko tym, których chce się zatrudnić. Prawdopodobnie każdy kojarzy frazes często pojawiający się w ogłoszeniach o pracę: „Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami”. Zastanów się: jakie daje Ci skojarzenia? O czym myślisz, stawiając się na miejscu osoby szukającej pracy, która czyta te słowa przed wysłaniem swojej aplikacji? Nam sugeruje, że pracodawca spodziewa się wielu CV, co oznacza dużą konkurencję i niewielkie szanse na zatrudnienie, a także – że nie ma zbyt wiele czasu na proces rekrutacyjny. Po co się starać i przygotowywać do spotkania, skoro rekruter z góry zapowiada niskie zaangażowanie ze swojej strony?

Podobne wrażenie pozostawia brak feedbacku już po przejściu całego procesu. Kandydat zostaje pozostawiony sam sobie i nie wie, czego się spodziewać. Czy ma wciąż czekać, czy może powinien dalej szukać pracy? Jeśli został odrzucony, to z jakiego powodu – co powinien poprawić, chcąc znaleźć pracę? Co więcej, brak informacji zwrotnej stawia firmę w złym świetle. Prezentuje ją jako organizację, która nie traktuje swoich pracowników poważnie i z należytym szacunkiem. Budzi zatem ryzyko negatywnego wpływu na employer branding. Nietrudno bowiem trafić na internetowych forach dotyczących ocen pracodawców (jak np. GoWork) na takie zdania, jak: „nie polecam udziału w ich rekrutacji, poświęciłem X godzin na dojazd i spotkanie, a oni nawet nie odpowiedzieli”.
Więcej na ten temat piszemy w artykule: Podziękowanie za udział w rekrutacji. Dlaczego warto to robić?, w którym znajdziesz również wzór „negatywnego” feedbacku.

Feedback a candidate experience

Ogromną rolą feedbacku w rekrutacji jest jego wpływ na candidate experience, który z kolei jest istotnym elementem employer brandingu. Kandydat, który wynosi pozytywne doświadczenia z rekrutacji, staje się nieoficjalnym ambasadorem firmy. I to nie tylko ten ostatecznie zatrudniony – również odrzucona osoba, jeśli będzie zadowolona z przebiegu całego procesu, może powiedzieć tu i tam miłe słowa na temat organizacji. A wystarczy spędzić kilka dni w jednej z grup na Facebooku dotyczących szukania pracy czy poprzeglądać chwilę opinie na GoWorku, by zauważyć, że kandydaci chętnie dzielą się swoimi wrażeniami po rekrutacji. Czasami sami z siebie, a czasami zapytani – bo ktoś napisał post z informacją, że przygotowuje się do rozmowy kwalifikacyjnej w firmie XYZ i nie wie czego się spodziewać.

Druga korzyść związana z candidate experience wynika z odpowiedniego sformułowania informacji zwrotnej. Naprawdę konstruktywny feedback wskazuje kandydatowi, czego zabrakło w jego kompetencjach czy doświadczeniu – albo oczekiwaniach względem organizacji (np. finansowych czy związanych z dyspozycyjnością). Ten, wiedząc już dokładnie, jakiej osoby szuka firma, może podrzucić informację o rekrutacji swojemu znajomemu, który idealnie pasuje na dane stanowisko. Lubi go, wie, że szuka pracy i chce dla niego dobrze – a „oni” nie tylko oferują dobre warunki, ale też świetnie go potraktowali, więc może ich z czystym sumieniem polecić.

Wywiad behawioralny w rekrutacji. Co to jest? Na czym polega?

Feedback dla rekrutera – gdy kandydat odbija piłeczkę

Warto mieć również na uwadze kandydatów, którzy sami chętnie wystawiają feedback rekruterowi. Przekazanie informacji zwrotnej zwiększa prawdopodobieństwo tego, że dana osoba się „odwdzięczy”. Szczególnie że wraz z feedbackiem można przesłać do kandydata ankietę candidate experience albo wręcz zachęcić do wyrażenia swojej opinii na temat całego procesu. Tutaj ponownie powołamy się na krążące w sieci opinie o firmach jako pracodawcach – osoby biorące udział w rekrutacji często mają wiele ciekawych uwag na jej temat. Wartościowy feedback ze strony kandydata może dać rekruterowi takie informacje, jak np.:

• ocenę profesjonalizmu osób biorących udział w spotkaniu – rekrutera, rekrutera wspomagającego, menadżera i tak dalej,
• ocenę czasu trwania procesu rekrutacyjnego,
• kontakt do znajomego, który może być zainteresowany daną ofertą pracy,
• wskazówki, co można zmienić w procesie,
• informację, z którym rekruterem kandydat złapał najlepszy kontakt,
• informację, które pytanie ze spotkania rekrutacyjnego wprawiło kandydata w konsternację czy zakłopotanie.

Warto również pamiętać, że feedback od firmy dla kandydata powinien być przedstawiany nie tylko przez rekrutera. Niemniej istotna jest bowiem informacja zwrotna od menadżera – chociażby przekazana rekruterowi celem zredagowania czy ujęcia w jego feedbacku. Zaangażowanie go w ten proces stawia organizację w dobrym świetle, podkreślając to, jak wiele uwagi poświęcają każdej osobie. Co więcej, w sposób pośredni daje również feedback rekruterowi. Może bowiem podpowiedzieć czy oczekiwania firmy względem poszukiwanego pracownika zgadzały się z tymi, które wskazał w ogłoszeniu, tworząc profil idealnego kandydata