Karta oceny pracownika

Karta oceny pracownika (formularz, kwestionariusz, arkusz) to narzędzie stosowane przez pracodawców i przełożonych w celu oceny pracy pracowników. Karta może zawierać różne sekcje i kryteria oceny, w zależności od potrzeb i specyfiki pracy.

Podstawowe elementy karty oceny pracownika to zwykle:

• Informacje o pracowniku – imię i nazwisko pracownika, stanowisko, dział lub zespół, w którym pracuje.
• Okres – jaki zakres czasu powinna uwzględniać.
• Cel oceny, opis – opis tego, w jakim celu się ją stosuje lub do czego będzie wykorzystana.
• Kryteria – zestaw kryteriów oceny, które określają, jakie kompetencje, umiejętności i postawy pracowników będą oceniane. Mogą skupiać się na zadaniach, które pracownik wykonuje lub na kompetencjach jakie posiada. Powinny być dopasowane do danego stanowiska.
• Skala – wskazanie, jakie wartości odpowiadają danym poziomom oceny (np. od 1 do 5 lub od “poniżej oczekiwań” do “przekracza oczekiwania”).
• Wnioski i plany rozwoju – podsumowanie wyników, wskazanie mocnych i słabych stron pracownika oraz ustalenie planu rozwoju lub działań naprawczych.

Karta oceny pracownika to nie narzędzie kontroli czy sposób na wytykanie błędów tylko sposób na obiektywną ocenę pracy pracownika, poznanie jego mocnych i słabych stron oraz zaplanowanie działań na przyszłość. Pomaga również pracownikom w rozwoju zawodowym i doskonaleniu swoich umiejętności, a pracodawcom w zarządzaniu zasobami ludzkimi i dostosowywaniu organizacji do zmieniających się potrzeb i warunków rynkowych.

Kryterium oceny w arkuszu oceny

Może nim być poziom wykonania zadania lub poziom kompetencji.  Projektując kartę oceny kompetencji, stosuj konkretne, behawioralne opisy dla każdego poziomu skali. Zamiast ogólnego “dobra komunikacja”, użyj: “jasno przedstawia złożone koncepcje w zrozumiały sposób dla różnych odbiorców”.

Pułapki nieostrych kryteriów:

• Zbyt ogólne lub nieprecyzyjne opisy kompetencji mogą prowadzić do subiektywnych interpretacji. Na przykład, określenie “komunikatywność” bez dokładnego wyjaśnienia może być różnie rozumiane przez różnych oceniających, prowadząc do nierównego traktowania.
• Kulturowe uprzedzenia w opisach Formularze oceny mogą nieświadomie promować cechy kulturowo powiązane z określoną płcią, wiekiem czy pochodzeniem. Przykładowo, kompetencja “stanowczość” może być różnie oceniana u kobiet i mężczyzn ze względu na stereotypy.
• Efekt aureoli i horns w ocenach 360° – W arkuszach ocen wieloźródłowych istnieje ryzyko, że jedna wyrazista cecha pracownika zaważy na ocenie wszystkich pozostałych (pozytywnie lub negatywnie).

Karta oceny pracownika – skale ocen

Najczęściej stosowane są skale opisowe lub punktowe.

Punktowa skala w karcie oceny

Punktowa ocena w karcie oceny pracownika polega na przypisaniu liczbowych wartości do poszczególnych kompetencji lub obszarów pracy. Typowe skale w arkuszach ocen to 1-5, 1-10 lub oceny procentowe, gdzie każda liczba odpowiada określonemu poziomowi wykonania. Dodatkowo skala może być opisana słownie (np. zdecydowanie poniżej oczekiwań do zdecydowanie powyżej oczekiwań).
Mocne strony:

• Łatwość porównywania wyników między pracownikami i działami
• Możliwość szybkiej analizy statystycznej danych z formularzy
• Prostota i szybkość wypełniania arkusza oceny
• Czytelna wizualizacja postępów w kolejnych cyklach ocen

Słabe strony:

• Ograniczona informacja zwrotna dla pracownika
• Tendencja oceniających do wybierania środkowych wartości skali
• Trudność w uchwyceniu niuansów i kontekstu pracy

Opisowa ocena w karcie oceny

Opisowa ocena w formularzu oceny pracownika to jakościowe komentarze tekstowe dotyczące pracy i kompetencji ocenianego. Zamiast wybierania punktów na skali, oceniający opisuje słownie mocne strony, obszary do rozwoju i konkretne zachowania pracownika.
Mocne strony:

• Bogaty kontekst i szczegółowy feedback który wspiera zaangażowanie pracowników
• Możliwość podania konkretnych przykładów zachowań
• Lepsza podstawa do planowania rozwoju
• Większa elastyczność w ujęciu złożonych aspektów pracy

Słabe strony:

• Czasochłonność wypełniania arkusza oceny
• Trudność w porównywaniu wyników między pracownikami
• Wyzwanie w analizie danych i raportowaniu trendów
• Podatność na subiektywny styl pisania oceniającego

W nowoczesnych cyfrowych systemach, dobrze zaprojektowany formularz oceny pozwala na automatyczne generowanie raportów z części punktowej, jednocześnie zachowując dostęp do cennych informacji opisowych potrzebnych w procesie rozwoju pracownika.

Cyfryzacja i automatyzacja tworzenia arkuszy ocen

Choć Excel czy Google Sheets pozwalają na podstawowe gromadzenie ocen, z czasem stają się niewystarczające dla rozwijającej się organizacji. Już przy 15-20 pracownikach wygodniej przejść na elektroniczne formularze ocen.

Korzyści z cyfryzacji formularzy ocen:

• Oszczędność czasu działu HR – automatyczne przesyłanie formularzy ocen do odpowiednich pracowników i menedżerów eliminuje konieczność ręcznej dystrybucji dokumentów.
• Spójność danych – cyfrowe arkusze ocen zapewniają jednolity format i strukturę dla wszystkich działów, co ułatwia porównywanie wyników.
• Centralizacja informacji – wszystkie formularze ocen znajdują się w jednym miejscu, co niweluje problem zaginionych czy rozproszonych dokumentów w różnych działach firmy i daje natychmiastowy dostęp do wyników oceny.
• Łatwiejszy dostęp dla pracowników zdalnych – elektroniczne karty ocen są dostępne dla wszystkich pracowników niezależnie od ich lokalizacji, co jest szczególnie istotne przy pracy hybrydowej i zespołach rozproszonych.
• Analityka i raportowanie –  umożliwia generowanie raportów zbiorczych, identyfikację trendów i obszarów wymagających poprawy na podstawie danych z formularzy ocen.

Etapy digitalizacji formularzy ocen:

1. Analiza obecnych formularzy – Rozpocznij od przeglądu stosowanych w twojej firmie arkuszy ocen. Zidentyfikuj kluczowe kryteria ocen, które chcesz zachować i te, które wymagają aktualizacji. To też dobry moment na to, by zmodernizować stosowany w firmie system ocen.

2. Wybór odpowiedniego systemu – Wybierz rozwiązanie informatyczne, które umożliwi nie tylko wypełnianie formularzy online, ale również ich automatyczną dystrybucję, wysyłanie przypomnień o konieczności wypełnienia kart oraz analizę wyników. Szukaj systemu, który pozwala na elastyczną konfigurację pól w kartach ocen.

3. Digitalizacja istniejących szablonów – Przenieś swoje formularze do wybranego systemu, jednocześnie optymalizując ich strukturę. Cyfrowe karty ocen mogą zawierać elementy interaktywne, takie jak skale punktowe, pola komentarzy na dodatkowe uwagi, automatyczne kalkulacje wyników.

Formularz oceny pracownika – wzór oceny z przykładami

Pobierz nasz wzór arkusza ocen pracownika w PDF. Dostęp do elektronicznych wzorów arkuszy oraz bazy kompetencji uzyskasz po założeniu bezpłatnego konta demo w systemie.

Arkusze ocen – jak przechowywać? Wymagania prawne

Aktualnie w Polsce zarówno w Kodeksie Pracy jak i rozporządzeniach dotyczących prawa pracy brak jest konkretnych przepisów dotyczących przechowywania kart oceny pracowników. Tak jednak jak wszystkie pozostałe dokumenty związane z  przebiegiem zatrudnienia pracownika, tak i arkusze ocen czy wszelkie opinie na temat ocenianego pracownika mogą być traktowane jak dokumentacja pracownicza. W takim przypadku mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika, a okres przechowywania wynosi 10 lat od zakończenia stosunku pracy, zgodnie z ogólnymi zasadami przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca może też zdecydować się na przechowywanie dokumentów związanych z oceną roczną pracownika poza aktami osobowymi, ale musi zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych i zabezpieczyć dostęp dla osób postronnych, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. W takiej sytuacji okres przechowywania takich dokumentów może być krótszy, np. 3 lata, jeśli pełnią jedynie funkcję informacyjną i nie są one niezbędne do celów prawnych lub administracyjnych.

Co wpisać do oceny pracownika?

Karta oceny pracownika zawiera najczęściej:

• Wyniki osiągane przez pracownika w zakresie realizacji celów i zadań.
• Umiejętności i wiedza.
• Zakres kompetencji miękkich pracownika.
• Postawa w pracy, np. punktualność, zaangażowanie, inicjatywa, dyscyplina, realizacja wartości firmy.
• Efektywność pracy, np. tempo wykonywania zadań, wykorzystanie czasu, jakość pracy.
• Realizacja postępów i celów rozwojowych wyznaczonych podczas poprzedniej oceny.
• Współpraca z innymi, umiejętność pracy w zespole.

Informacje zawarte w karcie będą jednak różnić się w zależności od organizacji i tego, jak skonstruowano badanie.

FAQ – inne pytania o karty ocen pracowniczych

Kto wypełnia formularze ocen pracowniczych w firmie?

To zależy od tego, jaki model oceny okresowej jest realizowany w firmie. najprostszą formą jest samoocena pracownika, który samodzielnie wypełnia arkusz oceniając własne umiejętności, rozwój kompetencji czy poziom zadań. W przypadku badania 180^o oceny dokonuje również przełożony pracownika. W metodach bardziej rozbudowanych – 270^o i 360^o okresowa ocena pracownika może obejmować inne osoby w firmie (podwładni, współpracownicy) czy nawet osoby zewnętrzne, m.in. klientów czy kontrahentów.

Czy karta oceny pracy jest tym samym co formularze oceny lub arkusz oceny?

Co do zasady tak. Różnice w nazewnictwie w większym stopniu wynikają z tradycji danej branży czy formy w jakiej badanie jest realizowane. W szkolnictwie stosuje się najczęściej pojęcie karty oceny pracy. W firmach produkcyjnych gdzie częściej stosowana jest ocena wydajności pracownika stosuje się pojęcie ankiety. Z kolei w firmach z wdrożonymi rozwiązaniami cyfrowymi dominuje “formularz”, “arkusz” lub “badanie”.

Jak często potrzebne sa arkusze ocen pracowniczych w firmie?

Częstotliwość dokonywania oceny pracownika zależy od indywidualnych preferencji i polityki danej organizacji, jednak zazwyczaj firmy decydują się na to, by przeprowadzić  oceny raz w roku lub pół roku. W niektórych firmach oceny są dokonywane częściej, np. co kwartał, zwłaszcza w przypadku stanowisk wymagających ciągłej kontroli jakości lub pracy nad projektami.

Ważne jest, aby ocena pracownika była  wykonywana regularnie i systematycznie, a jej wyniki były wykorzystywane do ustalania celów pracowniczych, zapotrzebowania na szkolenia, projektowania ścieżek karier czy innych działań mających na celu podniesienie efektywności pracy pracowników i poprawę wyników firmy. Regularne przeprowadzanie oceny  pozwala również na ciągłe doskonalenie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w firmie, rozpoznanie problemów wewnątrz organizacji  oraz ich szybsze rozwiązywanie.

Warto też pamiętać, że poprawne wykonanie oceny czy to przez managera czy samego pracownika, nawet przy zastosowaniu cyfrowych arkuszy ułatwiających ocenę nadal wymaga skupinie i jest czasochłonne, dlatego częstotliwość badania trzeba dopasować do jego celu. Nie ma sensu robić tego typu analiz zbyt często, jeśli nie wyciąga się po nich wniosków i nie wdraża zmian.

Czy ocena okresowa pracownika jest obowiązkowa?

Szacuje się, że ocena okresowa pracownika jest realizowana przez około 85% firm z listy Fortune 500. W Europie w grupie największych organizacji prowadzi ją około 60% firm. Tam, gdzie taki system wdrożono, udział w ocenie będzie dla pracowników obowiązkowy. Nie ma natomiast ogólnego obowiązku, nakazywanego np. kodeksem pracy, wdrażania w firmie systemu oceniania.

Czy arkusz oceny pracownika może być niewypełniony w całości?

To zależy od metody oceniania wybranej przez firmę. W arkuszach ocen pracowniczych w tomHRM administrator może zadecydować czy zezwala, by pracownik pomijał ocenę konkretnych kompetencji w trakcie wypełniania arkuszy.