Urlop bezpłatny — zasady udzielania i wykorzystywania
Urlop bezpłatny w 2025 to szczególny rodzaj wolnego, w czasie którego prawa i obowiązki stron stosunku pracy ulegają zawieszeniu, ale stosunek pracy nadal trwa. Udzielenie tego urlopu zależy od dobrej woli pracodawcy. Może służyć wykonywaniu innej pracy, ale ze względu na brak opłacania składek ma poważne konsekwencje pod względem uprawnień pracowniczych. Sprawdź co musi znaleźć się we wniosku o urlop bezpłatny? Jakie zasady przewiduje Kodeks pracy? Przeczytaj też nasze przykłady z życia pracowników, którzy zdecydowali się na urlop bezpłatny.
Z artykułu dowiesz się::
- Urlop bezpłatny — co mówi o nim Kodeks pracy?
- Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?
- Co musi zawierać wniosek o urlop bezpłatny? Wzór do pobrania
- Ile maksymalnie trwa bezpłatny urlop?
- Czy w czasie urlopu bezpłatnego można wykonywać inną pracę?
- Jakie są konsekwencje braku składek ZUS w czasie urlopu bezpłatnego
- Czym jest wprowadzony w 2023 roku, bezpłatny urlop opiekuńczy?
Urlop bezpłatny — Kodeks pracy
Według §1 Art. 174. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego.
W tym czasie zawieszony zostaje stosunek pracy, co wiąże się między innymi z brakiem wypłaty. Jako że za okres ten nie są odprowadzane składki, pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym nie otrzymuje świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego i nie wlicza urlopu do stażu pracy.
Chociaż urlop bezpłatny wiąże się z utratą kilku przywilejów, nie pozbawia pracownika całkowicie jego praw. Podobnie jak w przypadku urlopu wypoczynkowego, mimo zawieszenia stosunku pracy, pracodawca nie może zwolnić podwładnego w trakcie trwania urlopu bezpłatnego. Warto o tym pamiętać, rozpatrując wniosek pracownika o udzielenie takiego urlopu.
Zobacz również: Urlopy pracownicze. Jakie przysługują pracownikowi?
Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?
Ze względu na szczególny charakter urlopu bezpłatnego, pracodawca ma pełne prawo odrzucić wniosek o jego udzielenie. Nie musi przy tym w żaden sposób uzasadniać swojej decyzji.
Prawo pracy nie przewiduje również możliwości odwołania się od decyzji pracodawcy. Z tego względu już pierwszy wniosek pracownika powinien być przygotowany starannie. Co musi się w nim znaleźć?
Wniosek o urlop bezpłatny 2025 – wzór
Podanie o urlop bezpłatny powinno zawierać następujące dane:
- dane pracownika (imię, nazwisko, stanowisko, dział),
- miejscowość i data sporządzenia dokumentu,
- wskazanie, którego typu urlopu dotyczy wniosek (w tym przypadku urlopu bezpłatnego)
- wskazanie okresu urlopu (daty, czas trwania),
- podstawa prawna udzielenia urlopu bezpłatnego (Art. 174. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy).
Pobierz:
Wzór podania o urlop bezpłatny, który proponujemy, zawiera również:
- miejsce na uzasadnienie podania
- listę ewentualnych załączników.
Takie pola są też dostępne w elektronicznym wniosku o urlop bezpłatny dostępnym na platformie HR tomHRM.
Mimo iż formalnie nie ma obowiązku uzasadniania składanego wniosku o urlop bezpłatny, może być to najważniejsza część pisma. Pracodawca nie musi przychylić się do prośby pracownika, zatem warto przedstawić przekonujące powody do zawieszenia stosunku pracy na dany okres. W załącznikach do wniosku możemy dodatkowo umotywować i uwiarygodnić powód (np. przedstawiając zalecenia lekarskie opieki nad członkiem rodziny).
Jeżeli w firmie wdrożone są elektroniczne wnioski urlopowe, pracownik może złożyć odpowiedni wniosek za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Nie musi wtedy marnować czasu na szukanie wzorów w internecie czy pisać do kadr prośby o udostępnienie podania.
Wniosek natychmiast trafi do odpowiedniej osoby, zgodnie z zaprojektowaną ścieżką akceptacji wniosku, która zostanie o nim powiadomiona mailowo. Pozwala to na skrócenie obieg informacji i przyspiesza wydanie decyzji.
Ile maksymalnie trwa bezpłatny urlop?
Ile dni najkrócej może trwać urlop bezpłatny?
Wniosek można złożyć nawet o jeden dzień. O taki urlop wnioskują często osoby, które wykorzystały już przysługujący im urlop wypoczynkowy. Warto jednak pamiętać, że oba te urlopy są rozłączne i wniosek o urlop bezpłatny można składać nawet jeśli nadal mamy przysługujący nam limit urlopu wypoczynkowego.
Przepisy nie określają maksymalnej długości urlopu bezpłatnego. Stosowanie go przez dłuższy okres należy jednak do rzadkości. Jeśli urlop bezpłatny ma trwać powyżej trzech miesięcy, to warto, by pracodawca zastrzegł sobie możliwość odwołania pracownika z tego urlopu z ważnych przyczyn. Umożliwia mu to §3 Art. 174. Kodeksu Pracy.
Czy podczas urlopu bezpłatnego można wykonywać inną pracę?
Urlop bezpłatny może być wykorzystywany do świadczenia pracy na rzecz innego pracodawcy. Pracownik może podjąć dowolną pracę, w dowolnej formie (umowa o pracę, umowa zlecenie) i nie musi informować o tym pracodawcy (choć może to zrobić).
Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownika obowiązuje zakaz konkurencji – wtedy nie może on podjąć na urlopie bezpłatnym pracy dla podmiotu konkurencyjnego.
Jak w praktyce wygląda kwestia podejmowania innej pracy w trakcie urlopu bezpłatnego? Do rzadkości należą sytuację, gdy korzysta się z niego do pracy w firmie prowadzącej działalność konkurencyjną. Jest za to stosowany w przypadku chęci podjęcia pracy sezonowej (na przykład w branży rolniczej lub turystycznej) albo krótkiego wyjazdu do pracy za granicę.
Przykład:Anna pracuje jako sprzedawczyni w sklepie. Chciałaby we wrześniu pojechać na winobranie za granicę, by dorobić do pensji. Prosi więc pracodawcę o urlop bezpłatny w tym terminie. Nie musi informować pracodawcy gdzie jedzie, ani co będzie robić.
Warto jednak pamiętać, że §1 Art. 174.1 Kodeksu Pracy precyzuje dodatkowo sytuację, w której pracodawca udziela pracownikowi urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. W takiej sytuacji pracodawca nie tylko wie o tym, że pracownik będzie pracował w innej firmie, ale sam jest tak naprawdę stroną w postępowaniu. To obecny pracodawca podpisuje z innym pracodawcą porozumienie o przekazaniu pracownika i jednocześnie udziela pracownikowi, za jego zgodą, urlopu bezpłatnego.
Taka forma urlopu bezpłatnego różni się od opisanej powyżej, bo okres tego urlopu wlicza się do okresu pracy,
od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.
Przykład:
Bartek pracuje jako programista w software house. Jego firma nie ma obecnie zleceń, ale Bartek jest świetnym developerem, więc jego szef nie chce go zwalniać. Pracodawca Bartka decyduje się “wynająć” go innej firmie produkującej oprogramowanie na okres 3 miesięcy. Bartek zgadza się na pracę dla drugiej firmy, wiec szef Bartka zawiera z nią porozumienie i jednocześnie udziela Bartkowi urlopu bezpłatnego. Okres ten, mimo iż bezpłatny, będzie się Bartkowi liczył do stażu pracy w software house.
Urlop bezpłatny a brak ZUS — konsekwencje
W okresie urlopu bezpłatnego nie są odprowadzane składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. O zaprzestaniu ich opłacania pracodawca musi poinformować ZUS. Nawet w przypadku wolnego dłuższego niż miesiąc należy za każdy miesiąc składać imienny raport ZUS RSA, w którym podaje się okres urlopu.
Brak składek oraz zawieszenie stosunku pracy niosą za sobą kilka istotnych konsekwencji dotyczących uprawnień pracowniczych, zasiłków oraz prawa do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej.
Urlop bezpłatny a staż pracy
Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. (np. długość urlopu wypoczynkowego czy ustalenie uprawnień emerytalnych).
Przykład:
Zosia ma przepracowanych 9 lat. W związku z tym, że musiała zająć się chorą mamą, złożyła wniosek o urlop bezpłatny, na którym przebywała przez półtora roku. W tym czasie jej stosunek pracy cały czas trwał, ale czas urlopu nie wlicza się Zosi do stażu pracy. Mimo tego, że Zosia ma umowę o pracę od 10, 5 lat, nadal przysługuje jej tylko 20 dni urlopu.
Wyjątkiem jest tu obowiązujący od 2023 roku bezpłatny urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni rocznie, który wlicza się do stażu pracy.
Urlop bezpłatny a zasiłek chorobowy i inne zasiłki
W trakcie urlopu bezpłatnego pracownik traci prawo do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. Nie otrzyma zatem zasiłku opiekuńczego czy wychowawczego. Choroba w czasie urlopu bezpłatnego nie daje prawa do otrzymania zasiłku chorobowego.
Urlop bezpłatny a ubezpieczenie zdrowotne
Zgodnie z §3 Art. 69 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego traci prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego po upływie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu.
Przykład:
Krzysztof złożył wniosek o dwa tygodnie urlopu bezpłatnego w maju. Pracodawca wyraził zgodę. Krzysztof nie straci w czasie urlopu ubezpieczenia i będzie mógł korzystać z pomocy lekarzy na NFZ.
Magda złożyła wniosek o urlop bezpłatny w okresie od maja do końca sierpnia. Będzie ubezpieczona jedynie do końca maja. W czerwcu straci możliwość korzystania bezpłatnie z pomocy medycznej w ramach NFZ. Jeśli chce zachować ubezpieczenie, będzie musiała samodzielnie opłacić dobrowolną składkę zdrowotną, która wynosi w 2024 roku około 700 zł miesięcznie. Może też poprosić męża, by zgłosił ją do ubezpieczenia jako członka rodziny.
Warto pamiętać, że utrata ubezpieczenia nie dotyczy tylko pracownika. Ubezpieczenie stracą też inni członkowie rodziny, którzy zostali przez pracownika zgłoszeni do ubezpieczenia – np. dzieci czy małżonek.
Urlop opiekuńczy – szczególna forma urlopu bezpłatnego od 2023 roku
Od 23 kwietnia 2023 roku pracownikom przysługuje nowa forma urlopu, tzw. urlop opiekuńczy. Jest on dostępny w wymiarze 5 dni rocznie, dla pracowników, którzy chcą zająć się bliskimi mieszkającymi we wspólnym gospodarstwie domowym lub najbliższą rodziną (rodzice, dzieci, małżonek/-ka).
Jest to urlop bezpłatny, ale w pełni zaliczany do okresów, od których zależą uprawnienia pracownicze.
Przetestuj możliwości elektronicznych wniosków urlopowych!
