Urlop wypoczynkowy 2025 — zasady korzystania i przydzielania

Każdy pracownik i pracodawca powinien wiedzieć, jakie są zasady wykorzystania oraz przydzielania urlopu wypoczynkowego. Coroczne, nieprzerwane i płatne wolne to w końcu jeden z najważniejszych zapisów Kodeksu pracy. Jeżeli wszystkie procesy w firmie działają prawidłowo, od wakacji powinien dzielić pracownika tylko prosty wniosek oraz decyzja przełożonych.

Jakie są zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w 2025?

Według §1 Art. 152. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Nabywanego okresu wolnego nie można się zrzec ani doprowadzić do zmniejszenia jego wymiaru. Co więcej, nawet jeśli pracownik nie składa wniosków urlopowych, pracodawca powinien nakazać mu zużytkowanie zaległych dni. Ma na to czas najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego jest więc obowiązkiem, którego muszą dopilnować obie strony.

W interpretacji Państwowej Inspekcji Pracy „jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych”. Część wymiaru urlopu wypoczynkowego powinna zatem zostać przeznaczona na dwutygodniowe wakacje (nie ma tu jednak bezwzględnego przymusu). Pracodawca nie jest przy tym zobowiązany do zgody na każdy termin proponowany przez pracownika. Powinien jednak brać pod uwagę jego propozycje.

Cztery spośród nabytych dni można wykorzystać w formie urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika. Wniosek o jego przyznanie może zostać złożony nawet w dniu, którego dotyczy, ale musi wydarzyć się to jednak przed rozpoczęciem standardowego dnia pracy. W szczególnych przypadkach, gdy nieobecność pracownika miałaby wpłynąć negatywnie na działalność firmy, istnieje możliwość odmowy. Wówczas stawienie się w pracy jest obowiązkiem, którego niedopełnienie może powodować nawet naganę i zwolnienie.

Zobacz również: Urlop na żądanie – fakty i mity

Czy pracodawca ma prawo odmówić przyznania urlopu?

Prawo pracodawcy do odmówienia przyznania urlopu wypoczynkowego w danym terminie obowiązuje nie tylko w przypadku wolnego na żądanie. Zgodnie z §1 Art. 163. Kodeksu pracy, branie pod uwagę wniosków pracowników musi równoważyć się z potrzebą zapewnienie firmie normalnego toku funkcjonowania.

Z tego względu w porozumieniu z pracownikami ustala się zazwyczaj plan urlopów. Pozwala on rozplanować wolne w poszczególnych działach firmy w taki sposób, aby zapewnić jej nieprzerwane funkcjonowanie. Jeżeli w przedsiębiorstwie działa choć jedna organizacja związkowa, sporządzenie planu urlopowego jest obligatoryjne, chyba że wszystkie związki zawodowe pozwolą na odstąpienie od tego obowiązku.

Szczególne interesy firmy i okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wypoczynku pozwalają na odwołanie pracownika z urlopu. Pracodawca musi jednak pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z podjętą decyzją. Dotyczy to na przykład kosztów transportu na wakacje i to nie tylko samego zatrudnionego, ale i całej jego rodziny.

Ile wynosi wymiar urlopu wypoczynkowego w 2025?

Wymiar urlopu wypoczynkowego uzależniony jest od stażu pracy w całej zawodowej karierze. Według Art. 154. § 1. kodeksu pracy, wynosi on 20 dni dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat, a po tym okresie zwiększa się do 26 dni.

W praktyce prawo do większego wymiaru nabywa się jednak znacznie szybciej. Do stażu pracy wlicza się również edukacja, a konkretniej:

• 3 lata — z tytułu ukończenia zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej,
• 4 lata — z tytułu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej,
• 5 lat — z tytułu ukończenia pięcioletniej średniej szkoły zawodowej lub średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych,
• 6 lat — z tytułu ukończenia szkoły policealnej,
• 8 lat — z tytułu ukończenia szkoły wyższej.

Oznacza to, że pracownik po studiach nabywa prawo do 26 dni urlopu już po dwóch latach pracy. W przypadku równorzędnego pobierania nauki oraz zatrudnienia, do stażu wlicza się przy tym albo okres pracy, albo zatrudnienia.

Warto też pamiętać, że Kodeks pracy wyznacza tylko minimalny wymiar urlopu wypoczynkowego. Szczególne warunki pracy, układy zbiorowe czy w końcu polityka HR-owa firmy mogą doprowadzić do jego zwiększenia w umowie o pracę.

Ile dni urlopu przy 1/2 lub 1/4 etatu?

W przypadku pracy na 1/2 lub 1/4 etatu wymiar urlopu jest proporcjonalny do czasu pracy. Jeżeli danemu pracownikowi przysługują 20 dni urlopu, w przypadku niepełnego zatrudnienia otrzyma prawo do odpowiednio 10 oraz 5 dni urlopu. Obowiązuje przy tym zasada zaokrąglania w górę niepełnych dni. Pracując na ćwierć etatu, przy podstawowym wymiarze 26 dni pracownik otrzymuje więc 7 dni wolnego.

Jak powinien wyglądać wniosek o urlop wypoczynkowy?

Pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika. Co znajduje się w takim dokumencie? W przypadku składania pisma w tradycyjnej formie używany w firmie wzór wniosku o urlop pracowniczy powinien zawierać:

• datę i miejscowość sporządzenia wniosku,
• imię i nazwisko pracownika,
• zajmowane stanowisko,
• nazwę działu,
• dane firmy,
• imię i nazwisko oraz stanowisko adresata (przełożonego),
• określenie rodzaju urlopu (wypoczynkowy),
• wskazanie daty urlopu oraz liczby dni roboczych,
• podpis.

Szybsze i prostsze w obsłudze są elektroniczne wnioski urlopowe. System tomHRM automatyzuje proces składnia i zatwierdzania podań, dzięki czemu od wakacji dzieli pracownika tylko kilka kliknięć oraz zgoda pracodawcy. Informacje o nieobecności pracowników trafiają od razu do firmowego kalendarza. We wniosku można wskazać zastępcę czy opatrzeć go notatkami. W unikaniu zatorów informacyjnych pomagają też automatyczne powiadomienia e-mail oraz integracja z kalendarzami Google oraz Microsoft 365.

Wynagrodzenie oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop 2024

Pracownik otrzymuje za czas urlopu wypoczynkowego pełne wynagrodzenie, co wynika wprost z jego ustawowej definicji. W przypadku pracy na akord czy innych form wynagrodzenia zależnego od wyników brane jest pod uwagę przeciętne wynagrodzenie z 3 miesięcy poprzedzających urlop. Nie wliczają się w to jednak premie kwartalne, nagrody czy odprawy.

W przypadku niewykorzystania pełnego wymiaru urlopu przed wygaśnięciem lub rozwiązaniem umowy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Żeby tego uniknąć, może też skierować pracownika na obligatoryjny urlop w trakcie okresu wypowiedzenia.