Onboarding pracownika – co to jest? Jak go przeprowadzić?

Zdecydowana większość pracowników, bez względu na staż, z pewnością pamięta swoje pierwsze dni w firmie. Jedni dokładniej, inni mniej; wszyscy jednak mają pewne wspomnienia związane z byciem wdrażanym w nowe obowiązki. Te mogą dotyczyć zarówno trudności, z jakimi przyszło im się zmierzyć czy licznych stresowych sytuacji, jak i tych, które okazały się tak pozytywne, że zadecydowały o pozostaniu w organizacji na dłużej. Zadaniem przedsiębiorcy chcącego zbudować silny zespół jest sprawienie, by proces wdrożenia nowozatrudnionych budował jak najwięcej pozytywnych wspomnień. Musi zatem zadbać o skuteczny onboarding pracownika. Co to jest? Jak go przeprowadzić? Wyjaśniamy!

Onboarding pracownika – co to jest?

Onboarding pracownika jest całością działań podejmowanych w ramach wdrażania nowozatrudnionego do firmy. Nazwa ta pochodzi z języka angielskiego i wywodzi się od wyrażenia „on board”, czyli „na pokładzie”. Przeprowadzenie onboardingu samo w sobie jest procesem całkowicie naturalnym – każdy przedsiębiorca doskonale zdaje sobie przecież sprawę z tego, że nowemu pracownikowi trzeba przedstawić jego przyszłe obowiązki. Dlaczego zatem zwrócono na niego w świecie HR-u tak wiele uwagi, że nadano mu „specjalną” nazwę?

Istotne jest bowiem właściwe przeprowadzenie onboardingu pracownika. Jak wspomnieliśmy we wstępie, zdecydowana większość zatrudnionych z pewnością pamięta swoje początki w aktualnej firmie – a także tych, z których postanowiła odejść. Czasami nawet przed zakończeniem okresu próbnego, co nierzadko ma związek np. z nieprzyjemną atmosferą czy byciem pozostawionym „samemu sobie”. Prawidłowo przeprowadzony onboarding w firmie sprawi, że podwładny dobrze zaaklimatyzuje się w organizacji. Maksymalnie ograniczy jego nadmierny stres, a także pomoże zintegrować się z zespołem oraz sprawnie przystąpić do wykonywania swoich obowiązków.

Ile czasu powinien trwać onboarding pracownika?

O okresie wdrożenia nowozatrudnionego decyduje cały szereg czynników, od wielkości organizacji, po liczbę informacji koniecznych do przyswojenia przed podejściem do pracy. Za absolutne minimum wskazuje się jednak kilka tygodni, przy czym za najbardziej efektywny czas – 3 miesiące. Jego „wybranie” sugeruje zresztą wysoka popularność zawierania z nowym pracownikiem pierwszej umowy o pracę (na okres próbny) właśnie na 3 miesiące. 90 dni to czas, w trakcie którego podwładny zdąży poczuć się odpowiednio pewnie w kwestii samodzielnego wykonywania przydzielonych mu obowiązków, a także dobrze poznać firmę i współpracowników.

Dlaczego onboarding pracownika jest ważny?

Zrozumienie znaczenia onboardingu w firmie jest pierwszym i niezwykle istotnym krokiem do jego dobrego przeprowadzenia. Podejmowanie tego procesu bez świadomości, co konkretnie daje pracownikowi oraz organizacji, zdecydowanie utrudnia właściwe podejście do całego procesu. A zatem – dlaczego onboarding pracowników jest tak istotny?

Znaczenie skutecznego onboardingu dla pracownika

Dobrze przeprowadzony onboarding pracownika może znacznie zredukować poziom jego stresu. A nie ulega wątpliwości, że ten w pierwszych dniach pracy może być naprawdę wysoki. Stresująca jest rozmowa kwalifikacyjna, spotkanie z kierownikiem, otoczenie całkowicie nowych osób, w przypadku dużych budynków – gubienie się wśród korytarzy, liczba informacji koniecznych do przyswojenia; i tak dalej. Lista potencjalnych stresorów zdaje się nie mieć końca, a każdy z nich negatywnie odbija się na samopoczuciu podwładnego oraz jego efektywności.

Skuteczny onboarding pracownika ułatwi mu również zrozumienie swoich obowiązków. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Talmundo oraz Vlerick Business School, aż 64% nowych pracowników nie zna lub nie jest pewnych roli wykonywanych przez nich zadań. A praca bez świadomości znaczenia podejmowanych działań, zarówno dla firmy, jak i klientów czy nawet środowiska naturalnego, negatywnie wpływa na morale oraz stopień zaangażowania.

Onboarding pomaga też poczuć się pracownikowi pewniej. Jeśli zostanie dobrze wdrożony do firmy, to zawsze będzie wiedział, do kogo może zwrócić się o pomoc w razie jakichkolwiek trudności. Nie będzie godzinami przetrząsał poczty mailowej, by znaleźć adres księgowej czy numer telefonu kierownika – i tak dalej.

Znaczenie skutecznego onboardingu dla organizacji

Choć w onboardingu pracownika to właśnie nowozatrudniony i jego odczucia są najważniejsze, dobrze przeprowadzone wdrożenie niesie szereg korzyści dla samej firmy. Mniej zestresowany oraz lepiej przygotowany merytorycznie pracownik będzie bardziej efektywny i wydajny. A to oczywiście pozytywnie przekłada się na wyniki firmy – lub przynajmniej nie przekłada się negatywnie.

Co więcej, ryzyko, że dobrze wdrożona osoba szybko opuści ramy organizacji, jest dużo niższe, niż w przypadku pracownika, którym nie zaopiekowano się w sposób, jakiego oczekuje. Skuteczny onboarding pracownika może zatem zmniejszyć rotację w firmie. Jak wskazują statystyki opracowane przez firmę Click Boarding specjalizującą się w temacie onboardingu, aż 69% zatrudnionych wykazuje zainteresowanie pozostaniem w organizacji przez 3 lata, gdy przeszli dobry proces wdrożeniowy.

To samo badanie wskazuje również, że przedsiębiorstwa, które przeprowadziły dobry onboarding pracownika cieszą się o 50% wyższą produktywnością nowozatrudnionych w stosunku do organizacji, które go nie wykonały.

Proces onboardingu pracownika w 4 etapach – zasada „4 C”

Pomocnym narzędziem w planowaniu procesu onboardingu okazuje się metoda profesor Talyi N. Bauer z Uniwersytetu Stanowego Portland (Oregon). Została nazwana metodą „4 C”, przedstawia bowiem 4 grupy działań, których angielskie nazwy rozpoczynają się właśnie od litery „C”:

• Compliance – czyli „procedury”. Ten duży krok obejmuje wszystkie działania formalno-techniczne; „papierologię”, zapoznanie pracownika z firmowymi systemami komputerowymi, lokalizacją wniosków pracowniczych, zasadami bezpieczeństwa – i tak dalej.
• Clarification – a więc „wyjaśnienie”. Drugie „C” dotyczy precyzyjnego przedstawienia nowozatrudnionemu jego docelowego zakresu obowiązków czy zlecenia pierwszych zadań oraz ich znaczenia dla organizacji i klientów.
• Culture – „kultura” firmy. Celem tej grupy działań jest przybliżenie podwładnemu relacji pracowniczych, zasad współżycia zawodowego oraz biznesowego. „Culture” dotyczy również polityki oraz celów firmy, a także wartości, którymi kieruje się cała organizacja.
• Connection – „relacje”. Po poznaniu przez pracownika teorii dotyczącej atmosfery panującej w firmie przychodzi czas na praktykę, czyli integrację. W ramach tego kroku będzie mógł poznać swoich najbliższych współpracowników i nawiązać z nimi pierwsze relacje. Powinien także dowiedzieć się, kto czym się znajduje w innych działach czy na wyższych poziomach w strukturze organizacji. Słowem: poznać ludzi, którzy tworzą firmę.

Jak przeprowadzić onboarding nowego pracownika?

Metoda „4 C” jest najbardziej ogólną listą wyjściową do stworzenia własnego planu wdrożenia nowej osoby do firmy. By jednak cały proces przeszedł maksymalnie skutecznie, warto przed przejściem do jego planowania, poznać najważniejsze elementy stanowiące odpowiedź na pytanie, jak dobrze przeprowadzić onboarding nowego pracownika. Oto co z pewnością powinien obejmować, bez względu na branżę, w której działa firma czy rozmiar organizacji:

Po pierwsze: preonboarding

Preonboarding jest całością działań podejmowanych przez pracodawcę przed pierwszym dniem pracy nowozatrudnionego, ale już po jego zrekrutowaniu. To niezwykle istotny krok, dobrze przeprowadzony preonboarding zwiększa bowiem szansę na to, że osoba zdecyduje się na podjęcie dłuższej współpracy z firmą. Co więcej, w dużej mierze wpływa on na odbiór przedsiębiorstwa przez nowego pracownika. Można go zatem nazwać budowaniem firmowego pierwszego wrażenia. Co powinien zawierać preonboarding?

• Możliwie sprawne skompletowanie danych pracownika i podpisanie umowy – przedłużająca się cisza między informacją o pozytywnym przejściu procesu rekrutacji a przejściem do formalności może sprawić, że osoba nie zdecyduje się na podjęcie współpracy! Mile widziane jest dziś dostarczanie dokumentów drogą elektroniczną z możliwością ich wypełnienia oraz podpisania online (np. profilem zaufanym), znacznie skraca bowiem cały proces.
• Skierowanie pracownika na badania wstępne.
• Przekazanie wymaganych dostępów – do firmowych systemów, karty magnetycznej do otwierania drzwi, identyfikatora, karty parkingowej i innych tego rodzaju narzędzi, z których korzystają pracownicy w firmie.
• Założenie firmowego adresu e-mail.
• Przygotowanie ergonomicznego stanowiska pracy, jeśli ta będzie odbywała się w systemie stacjonarnym lub hybrydowym.
• Przekazanie sprzętu służbowego, odzieży roboczej.
• Przekazanie welcome-packa – paczka, w której pracownik znajdzie praktyczne lub ciekawe firmowe gadżety, takie jak smycz do badża, kubek, notatnik, pendrive czy butelka filtrująca wodę, pozytywnie wpływa na odbiór pracodawcy.
• Przedstawienie bezpośredniego przełożonego.
• Przydzielenie buddiego – czyli współpracownika nowozatrudnionego, którego zadaniem będzie zaopiekowanie się nim w okresie wdrożeniowym.

Lista jest całkiem długa, już na tym etapie okazuje się zatem, że w procesie onboardingu warto posłużyć się pomocą systemu HRM takiego jak tomHRM wyposażonego w moduł Onboarding pracowników. Dostępne w nim narzędzia automatyzują ogromną liczbę zadań, co w znacznej mierze odciąża osoby zaangażowane w onboarding. Na etapie preonboardingu nasz system może wesprzeć HR np. w sprawnym przydzieleniu Buddiego czy definiowaniu uprawnień dla nowozatrudnionego.

Po drugie: szkolenia

Dobrze zorganizowany onboarding to nie tylko szkolenia obowiązkowe, takie jak BHP, ale również te związane z merytoryką oraz „miękkie”, dotyczące np. kontaktu z tak zwanym trudnym klientem. Warto zatem powołać zespół odpowiedzialny za prowadzenie szkoleń w firmie oraz dokładnie i ciekawie opracować ich przebieg.

Należy również pamiętać, by w przypadku onboardingu każdego nowego pracownika przygotować precyzyjny, czytelny harmonogram wszystkich szkoleń dostępny zarówno dla niego, jak i wszystkich osób zaangażowanych w proces wdrożenia. Świetnie sprawdzi się pod tym względem kalendarz pracownika dostępny w module onboardingu tomHRM, który można zintegrować z Google Calendar oraz Outlookiem.

Po trzecie: testy i quizy

Przygotowanie testów oraz quizów wiedzy pomoże nowemu pracownikowi upewnić się, że jego zakres wiedzy pozwoli na prawidłowe wykonywanie przydzielonych mu zadań. Warto zastanowić się nad ciekawym systemem nagród, który pozytywnie wpłynie na pewność siebie nowozatrudnionego – grunt, by jej nie obniżał w razie niepowodzenia.

Najlepiej nie ograniczać się do jednego dużego testu, który zwyczajnie go zestresuje, a zamiast tego zdecydować się na serię powtarzalnych quizów sprawdzających na bieżąco poziom przyswajania informacji. W systemie tomHRM można skonfigurować automatyczne powiadomienia o wynikach, a także skorzystać ze specjalnego modułu Ankiety i testy służącego do tworzenia quizów.

Po czwarte: oprowadzenie i stałe wsparcie

Dokładne oprowadzenie nowej osoby po budynku przedsiębiorstwa to istotny element onboardingu pracownika. Wyobraź sobie sytuację, w której pojawiasz się w nowej firmie, otrzymujesz uścisk dłoni… i zostajesz sam. Musisz znaleźć toaletę, kuchnię, pokój socjalny, szatnię, recepcję, parking, punkt, w którym będziesz wykonywać swoje obowiązki, sale szkoleniowe, pokoje HR, miejsce pracy kierownika, palarnię – i wiele innych. Najpewniej spóźnisz się w końcu do pracy lub zgubisz, idąc na przerwę! Dobrze przeprowadzony onboarding w firmie ma sprawić, by pracownik poruszał się po firmie bez zawahań. I właśnie w tym procesie przyda się wspomniany wcześniej buddy.

Równie istotne będzie zadbanie o to, by nowozatrudniony wiedział, do kogo może zwrócić się o pomoc (czy to w kwestiach organizacyjnych, czy merytorycznych) i zawsze miał dostęp do takich osób.

Po piąte: przydzielenie zadań

Jednym z największych błędów, które można popełnić podczas przyjmowania nowej osoby do firmy, jest brak precyzyjnego określenia jej obowiązków. Niepewne snucie się po budynku czy biurze lub nerwowe wpatrywanie w tapetę komputera, któremu towarzyszy zastanawianie się: co ja mam właściwie robić?, jest niestety prostą drogą do tego, by nowozatrudniony zaczął szukać „zrozumiałego” miejsca pracy w innej organizacji.

Należy zatem dokładnie rozplanować zadania „świeżego” pracownika, dostosowując je do początkowego etapu zdobywania doświadczenia w firmie. Proces przydzielania zadań obejmuje jednak nie tylko nowozatrudnionego, ale również wszystkie inne osoby zaangażowanie w proces onboardingu. To zatem np. jego przełożony, szkoleniowcy, HR-owcy przygotowujący dokumentację czy buddy.

System tomHRM w module Onboarding pracowników daje możliwość zautomatyzowania przydzielania zadań poprzez ustawienie różnych reguł. Przy okazji wysyła powiadomienia do zainteresowanych, a także pozwala na wprowadzenie zaplanowanych działań do przejrzystego kalendarza pracowniczego.

Po szóste: informacja zwrotna

Regularna informacja zwrotna jest niezwykle istotnym elementem onboardingu pracownika. Świadczy o ciągłym zaangażowaniu organizacji w skuteczne wdrożenie nowozatrudnionego, a także pozwala uniknąć sytuacji, w której ten nie będzie czuł się pewnie podczas wykonywania przydzielonych zadań. To też najprostsza metoda na korygowanie wszelkich błędów przed rozszerzeniem zakresu obowiązków czy odpowiedzialności nowego pracownika. Dobry feedback jest zatem jednocześnie motywatorem i gaśnicą pomagającą uniknąć wybuchu dużego pożaru w firmie.

Mamy nadzieję, że rozwialiśmy wszystkie Twoje wątpliwości dotyczące onboardingu pracownika oraz przekonaliśmy do tego, jak istotną funkcję pełni w każdej firmie. A jeżeli chcesz sprawdzić, jak tomHRM może Ci pomóc w jego zaplanowaniu i przeprowadzeniu, to nie czekaj – skorzystaj z darmowego okresu próbnego.