Szkolenia firmowe to inwestycja w trwały i efektywny rozwój pracowników

Szkolenia pracowników są ogromną inwestycją dla firmy, która często nie wymaga nawet osadzenia w niej dużego kapitału, a przynosi spore zyski. Regularne przeprowadzanie warsztatów rozwojowych, zarówno dotyczących umiejętności twardych, jak i miękkich, pozytywnie wpływa na efektywną pracę całej organizacji. Co konkretnie dają firmie szkolenia pracowników? Jak się za nie zabrać i co mówi na ich temat kodeks pracy? Przedstawiamy nasze kompendium wiedzy dotyczące szkoleń i rozwoju zatrudnionych!

Szkolenia pracowników a prawo pracy

Na początku warto przyjrzeć się tematowi szkoleń firmowych od strony prawnej. Zgodnie z art. 2373. § 2. Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której nawiązanie stosunku pracy odbywa się w formie przedłużenia poprzedniej umowy. Paragraf 3. wskazuje przy okazji, że szkolenia te odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Prawo pracy reguluje nie tylko kwestie dotyczące warsztatów BHP, ale również tych związanych z rozwojem kompetencji osób zatrudnionych. Zgodnie z art. 17. oraz art. 94. pkt 6. pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Musi też w równym stopniu dopuszczać do nich każdego – żaden pracownik nie może zostać pominięty przy typowaniu do udziału w szkoleniu, o ile nie jest to uzasadnione obiektywnymi powodami (art. 183b § 1. pkt 3.).

Jedną z metod owego podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest organizowanie przez pracodawcę wewnętrznych albo zewnętrznych warsztatów rozwojowych. Oczywiście nie oznacza to, że każda firma musi je regularnie przeprowadzać. Przepisy kodeksu pracy należy rozumieć w taki sposób, że pracodawca jest zobowiązany do umożliwienia zatrudnionym wzięcia udziału w takich warsztatach, gdy te mają wpływ na ich kompetencje zawodowe – ale wówczas, kiedy sam ich na nie skieruje lub złożą stosowny wniosek. Jeżeli ani firma, ani pracownik nie mają w planach takiego rozwoju, to nie muszą organizować szkoleń. Z całą pewnością jednak warto je przeprowadzać – przeczytaj, dlaczego.

Co dają firmie szkolenia pracowników?

Szkolenia pracowników i inne formy wpływania na ich rozwój są dla firmy inwestycją w każdym znaczeniu tego słowa. Organizacja wkłada w nią swój kapitał w postaci ludzi i zwykle niewielkich środków finansowych (na opłacenie godzin szkoleniowych, materiałów wykorzystywanych podczas nauki czy profesjonalnej firmy szkoleniowej), a otrzymuje zespół o zwiększonych kompetencjach. Wyższe kwalifikacje przekładają się z kolei na znaczną poprawę efektywności pracy całej firmy, a w efekcie – na jej lepsze wyniki finansowe oraz mocniejszą pozycję na rynku. Konkretne korzyści, które zyskuje, to przede wszystkim:

Większa wydajność pracy

Doszkalanie pracowników sprawia, że pogłębia się ich wiedza dotycząca specyfiki firmowych produktów czy usług, a także umiejętności związane z obsługą kolejnych maszyn czy te interpersonalne, pozwalające nawiązać lepszy kontakt z kontrahentami i klientami. Co więcej, regularne warsztaty merytoryczne, praktyczne oraz miękkie pozwalają wykryć braki w wiedzy lub zdolnościach i sprawnie je uzupełnić, nim przełożą się na popełnianie błędów w codziennej pracy. Pracownicy mogą poznać nowe techniki wykonywania ich obowiązków, być może efektywniejszych od obecnych – lub po prostu łatwiejszych, a tym samym szybszych.

Wyłącznie dobrze przeszkolony pracownik jest w stanie w pełni zrozumieć, jak ma wykonywać swoje obowiązki, czy jak obsługiwać poszczególne narzędzia – robiąc to jednocześnie sprawnie i dokładnie. Rzadziej zadaje pytania przełożonym, więc nie odrywa się tak często od pracy, co pozwala mu wpaść w jej rytm i poczuć się pewnym siebie na danym stanowisku. Wszystko to sprawia, że dokształcanie zespołu przekłada się na zwiększenie wydajności jego pracy; zarówno całego, jak i tworzących go jednostek.

Lepsza komunikacja w organizacji

Grupowe szkolenia interpersonalne, szczególnie organizowane podczas wyjazdów integracyjnych, są jedną z najskuteczniejszych metod poprawy komunikacji w organizacji. Uczą współpracy i stają się doskonałą szansą do nawiązania relacji w zespołach, pomiędzy działami czy na linii pracownik-kierownik. Bardzo często są również jedną z niewielu okazji, podczas których osoby z różnych sektorów organizacji mogą porozmawiać ze sobą na żywo. Dzięki temu adres mejlowy zamienia się w prawdziwego człowieka o konkretnym poczuciu humoru czy charakterze. Lepsze poznanie bliższych i dalszych współpracowników sprawia, że zatrudnionym będzie łatwiej zrozumieć siebie wzajemnie, co w efekcie przekłada się na mniejszą liczbę potencjalnych konfliktów bądź niedomówień.

Lepsza komunikacja w firmie wiąże się nie tylko z poprawieniem atmosfery, ale także wydajnością jej pracy. Umiejętność pracy w grupie to w wielu organizacjach, ze względu na charakter ich branży, klucz do efektywności. Bardzo często do prawidłowego wykonania zadania w jednym dziale (np. sprzedaży bezpośredniej) konieczne jest zrozumienie metodyki pracy innego (np. marketingu). Jeśli pracownicy z różnych sektorów nie wiedzą, do kogo z „tego drugiego działu” mogą się zwrócić o pomoc albo krępują się to zrobić, bo się nie znają, to trudniej będzie im prawidłowo, sprawnie wykonywać swoje zadania.

Większa motywacja do pracy

Regularne organizowanie firmowych szkoleń „twardych” daje pracownikom jasny komunikat: jesteście dla nas ważni, widzimy wasz potencjał, chcemy w niego inwestować. Zatrudnieni, którzy czują się zauważeni i doceniani, znacznie zyskują na motywacji do wykonywania swoich zadań. Mogą też dużo mniej obawiać się popełniania błędów, kiedy wiedzą, że zamiast suchego feedbacku na zasadzie „źle, popraw” otrzymają pomoc w ich eliminacji wraz z uzupełnieniem wiedzy na przyszłość. Propozycja wzięcia udziału w merytorycznym szkoleniu rozwojowym jest też pewnego rodzaju dowodem zaufania pracodawcy do pracownika. Dopuszcza go do nowych narzędzi, maszyn czy grupy klientów, pokazując, że wierzy w jego kompetencje i pomaga je odpowiednio podnieść.

Z kolei szkolenia „miękkie”, czy to dotyczące umiejętności interpersonalnych, czy zaangażowania, czy np. radzenia sobie ze stresem, są ogromnym wkładem w zwalczanie wypalenia zawodowego. Warsztaty oraz ćwiczenia indywidualne i grupowe dają możliwość nauczenia się nowych metod radzenia sobie z problemami zawodowymi – np. rozmowami z trudnym klientem. Dbają o zdrową współpracę i komunikację wewnątrz organizacji, a jak wiadomo, dobra atmosfera jest dla wielu pracowników bardzo istotna. Są też doskonałą okazją do powiedzenia, co leży zatrudnionym na sercu. Mogą przegadać w grupie swoje kłopoty, np. dotyczące organizacji czasu i dowiedzieć się, jak radzą sobie z nimi inni – podobnie do terapii grupowej.

Wzrost ambicji zatrudnionych

Świadomość, że firma daje pracownikom możliwości rozwoju, pozytywnie wpływa na ich ambicje. Nawet osoby, które zatrudniły się z myślą o „odbębnieniu i zarobieniu”, mogą z czasem pomyśleć: Hej, Kowalskiemu coś szybciej idzie, od kiedy wrócił z tego szkolenia. Pewnie dobrą premię wyrobi! i poczuć, że sami chcieliby zwiększyć swoje kompetencje. Udział w warsztatach również podnosi ich zaangażowanie. Bogatsi o nową wiedzę, ciekawe techniki pracy czy znajomość obsługi dodatkowych narzędzi, chcą często wykazać się ich posiadaniem. Zyskują również nadzieję na awans – im więcej będą potrafić, tym większa staje się szansa, że wkrótce wejdą na wyższy stopień w strukturze organizacyjnej. A ambitni pracownicy bardzo często stają się niezwykle lojalni i starają się pracować jak najbardziej efektywnie.

Niższa rotacja w firmie

Dla wielu osób brak możliwości rozwoju jest silnym demotywatorem. Świadomość tego, że na pewno nie zajdą w firmie dalej, niż są obecnie, może po jakimś czasie zamienić się w poszukiwanie nowej pracy. Ambitni, kreatywni zatrudnieni będą szukać miejsca, które w pełni wykorzysta ich możliwości – i pozwala im je pogłębiać. Dlatego też regularne szkolenia dla pracowników, zarówno te dotyczące kompetencji twardych, jak i miękkich, w sposób naturalny wpływają na zmniejszenie się rotacji w firmie. Czują się zauważeni, docenieni, godni zaufania – inwestycja pracodawcy zwraca się w postaci lojalności pracowników. Przy okazji widząc, że firma stawia na ich rozwój, nie muszą bać się zwolnienia, a tym samym pogłębia się ich poczucie przynależności do organizacji.

Na zmniejszenie rotacji wpływa jednak nie tylko sam czynnik motywacyjny, ale również inne efekty, jakie daje przeprowadzanie warsztatów. Jak wspomnieliśmy w poprzednich punktach, szkolenia mogą poprawić komunikację w organizacji, a to przekłada się na lepszą atmosferę i zmniejszy stres. Eliminuje zatem kolejny czynnik, który często prowadzi do zmian kadrowych. Wiele osób niechętnie zmienia pracę, gdy czują się częścią prawdziwego zespołu – w swoich współpracownikach widzą nie konkurencję zawodową, a pomoc w drodze do własnego sukcesu i po prostu: kolegów oraz koleżanki.

Większe powodzenie rekrutacji wewnętrznych

W części organizacji rekrutacje wewnętrzne są dużo bardziej skuteczne od zewnętrznych. Ma to związek np. z niewielką dostępnością specjalistów, których firmy niechętnie „oddają”, a więc za wszelką cenę starają się ich utrzymać w organizacji. Częstą przyczyną jest też specyfika branży – np. w call center zdecydowanie łatwiej jest awansować na kontrolera rozmów osobę, która sama pracowała „na słuchawce”, niż kogoś z zewnątrz. Całkowicie nowego pracownika trzeba będzie bowiem dokładnie przeszkolić ze wszystkich produktów, wytycznych, obsługi systemów, metod prowadzenia rozmów – i to w takim stopniu, by był w stanie wykryć błędy konsultantów czy odpowiadać na ich pytania.
Inwestowanie w szkolenia pracowników pozytywnie wpływają na powodzenie takich rekrutacji wewnętrznych. Zwiększają bowiem liczbę specjalistów, a także ich lojalność wobec firmy. Sprawiają, że wykwalifikowani zatrudnieni stają się coraz bardziej ambitni i chcą wspinać się po szczeblach kariery właśnie w tej organizacji – wiążą z nią swoją przyszłość. Firma na wyższe stanowiska zyskuje zatem doświadczonych, kompetentnych i zaangażowanych pracowników.

Naturalny employer branding

Jak wspomnieliśmy, możliwość udziału w szkoleniach firmowych bardzo często wpływa na zwiększenie poczucia przynależności do organizacji oraz po prostu – na zadowolenie pracowników. A o tym, że zatrudnieni opowiadają o swojej pracy i doświadczeniach z nią związanych wiedzą wszyscy; bo każdy choć raz sam to robił. Opisuje się je na forach internetowych, portalach służących do oceny pracodawców typu GoWork, pracowniczych grupach na Facebooku czy podczas spotkań w gronie znajomych.

Firmy, które dają pracownikom możliwości rozwoju, robią sobie zatem naturalny dobry PR. Zadowoleni zatrudnieni mogą nie tylko chwalić dobrą atmosferę oraz szansę brania udziału w bezpłatnych szkoleniach, wyjazdach firmowych z ciekawymi wydarzeniami i wykładami, ale wręcz polecać firmę jako pracodawcę innym osobom szukającym pracy. To z kolei szansa na sprawne znalezienie dobrego specjalisty z polecenia. Regularne szkolenia dla pracowników są zatem istotnym elementem skutecznego employer brandingu – i to na dość szeroką skalę.

Większe zadowolenie klientów

Inwestowanie w rozwój pracowników ma również pozytywny wpływ na lojalność klientów wobec firmy. Reklamacje napływające od niezadowolonych osób często dotyczą bowiem nie tylko jakości produktu, ale zachowania lub jakości pracy tych, którzy ich obsługiwali. Klient mający kontakt z kompetentnym, miłym pracownikiem, który bez wahania, sprawnie, z zaangażowaniem i oczywiście prawidłowo odpowiada na wszystkie jego pytania czy potrafi trafnie doradzić, zdecydowanie chętniej wraca do firmy. By tak było, osoby mające bezpośredni kontakt z klientem (oraz kontrahentami) muszą być zatem dokształcone przez pracodawcę zarówno od strony merytorycznej, jak i miękkiej.

Świetnie wyszkolona kadra to zatem jeden z podstawowych filarów dobrze prosperującego biznesu. Zadowolony klient nie tylko jeszcze raz skorzysta z usług firmy, ale też może polecić ją swoich znajomym – a nawet obserwującym, jeśli jest kimś aktywnym w mediach społecznościowych i mającym spore grono wiernych odbiorców.

Jak regularnie szkolić pracowników, nie zaburzając rytmu pracy firmy?

Wiesz już, że szkolenie pracowników zdecydowanie się opłaca. Ale jak to robić regularnie, by firma mogła jednocześnie pracować w swoim standardowym rytmie? Nie można przecież po prostu odciągnąć wszystkich od ich obowiązków i wysłać do udziału w warsztacie. W przypadku kilkudniowych czy całodziennych szkoleń, które np. uzupełniają wiedzę zespołu o znajomość dodatkowych usług lub produktów, podstawą jest właściwa organizacja. Osoby odpowiedzialne za układanie grafiku muszą zatem usiąść ramię w ramię z prowadzącymi szkolenie i ustalić, jak wielu pracowników jednocześnie można wysłać na warsztat, by w pracy pozostała odpowiednia ilość osób. Pozostaje zatem szkolenie ich grupami, zespół po zespole.

W efektywnej organizacji firmowych warsztatów bardzo pomocny jest moduł Zarządzanie szkoleniami w tomHRM. Daje on dostęp do takich praktycznych narzędzi, jak:

• tworzenie list dostępnych miejsc na szkolenie,
• tworzenie list uczestników,
• tworzenie list obecności,
• tworzenie list osób rezerwowych,
• definiowanie budżetów szkoleniowych,
• automatyczne rozliczanie kosztów uczestnictwa w szkoleniu,
• generowanie certyfikatów szkoleniowych,
• planowanie grafiku szkoleń,
• ustawianie warunków zapisu na szkolenie,
• automatyczna wysyłka powiadomień mejlowych,
• dostęp do katalogu szkoleń,
• przechowywanie materiałów szkoleniowych.

Dodatkowym wsparciem są przy tym sprawne szkolenia e-learningowe, ankiety i testy. To jedne z narzędzi dostępnych w ramach wyżej wspomnianego modułu. Krótkie szkolenia i quizy udostępniane pracownikom w systemie HRM nie zaburzają rytmu pracy w znaczącym stopniu. Zatrudnieni mogą bowiem wyłączyć się ze swoich zadań na 5, 15 czy 30 minut, by odświeżyć dotychczasową wiedzę lub przyswoić sobie nowe informacje.

To świetny sposób na skuteczne przekazywanie niewielkich zmian w wytycznych, produktach czy usługach, szczególnie że kierownicy mogą korzystać automatycznego generowania zestawienia wyników. A tym samym kilkoma kliknięciami zyskują raport, z którego dowiadują się jakie elementy wymagają douczenia, a w których obszarach wiedzy jego zespół/poszczególne jednostki są wyjątkowo mocne.