Wniosek o urlop wypoczynkowy 2023

Prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego jest jednym z głównych uprawnień osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, a więc umów, wobec których mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy – np. umowy o pracę. Ustawa ta w sposób precyzyjny reguluje szereg kwestii dotyczących przyznawania zatrudnionym urlopu wypoczynkowego. Z jej treści wynika między innymi, że powinien być on udzielany zgodnie z planem urlopów przygotowanym przez pracodawcę na podstawie między innymi wniosków pracowników. Jak powinien wyglądać wniosek o urlop wypoczynkowy? Czy pracodawca ma każdorazowo obowiązek go zaakceptować? Wszystkiego dowiesz się z naszego artykułu.

Wniosek o urlop wypoczynkowy – przepisy Kodeksu pracy

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują w sposób bezpośredni, w jakiej formie powinien zostać złożony wniosek o urlop wypoczynkowy. Informują wyłącznie o tym, że:

Natomiast przyjęło się, że wniosek o urlop wypoczynkowy powinien zostać przez pracowników złożony pisemnie. Wszelkie dokładne wytyczne dotyczące treści wniosku, kanału jego złożenia (w wersji papierowej lub online) czy rąk, na które ma zostać złożony, są już uzależnione od wewnętrznych ustaleń panujących w firmie.

Pracownik może samodzielnie napisać wniosek o urlop, dużo częściej spotykaną praktyką jest jednak udostępnianie wzorów takich pism przez pracodawców. Taka forma zdecydowanie ułatwia przypilnowanie, by dokument uwzględniał wszystkie oczekiwane przez przełożonego informacje, jak np. dokładny termin planowanego urlopu wypoczynkowego czy zaznaczenie, że pracownik wnioskuje konkretnie o wypoczynkowe dni wolne.

Czy wniosek o urlop wypoczynkowy jest wiążący dla pracodawcy?

Co istotne, samo złożenie wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem pracownikowi urlopu w interesującym go terminie. Zgodnie z cytowanym w poprzedniej części tekstu art. 163. §1. Kodeksu pracy, dokument ten służy pracodawcy do ustalenia planu urlopów, jednak podczas jego budowania jest prawnie zobowiązany wziąć pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, ale również konieczność zapewnienia normalnego trybu pracy.

Oznacza to, że jeżeli termin urlopu wypoczynkowego zaplanowany przez osobę zatrudnioną miałby w jakikolwiek zaburzyć prawidłowe funkcjonowanie firmy, to pracodawca ma prawo do jego odrzucenia. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w sytuacji, gdy zbyt duża część pracowników z tego samego zespołu wnioskuje o udzielenie urlopu w pokrywającym się terminie. W związku z tym pracownik może skorzystać z urlopu wypoczynkowego w zaplanowanym terminie wyłącznie po jego akceptacji przez pracodawcę.

Po tym jak pracodawca zaakceptuje wniosek o urlop i termin zostanie oficjalnie wprowadzony do planu urlopów, staje się on wiążący dla obu stron.

Istnieją jednak wyjątkowe sytuacje, w przypadku których możliwe jest przesunięcie terminu urlopu zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę:

1. Na wniosek pracownika – gdy przesunięcie terminu urlopu jest umotywowane ważnymi przyczynami (art. 164. § 1.). Wniosek ponownie musi przejść przez proces akceptacji pracodawcy, z wyjątkiem braku możliwości rozpoczęcia urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

W takich przypadkach pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop wypoczynkowy pracownika na późniejszy termin (art. 165.).

2. Z ramienia pracodawcy – przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy wynikających z ryzyka spowodowania przez nieobecność pracownika poważnych zakłóceń toku pracy (art. 164. § 2.). Do takich sytuacji można zaliczyć np. nagłe i nieprzewidziane przejście innego zatrudnionego na urlop chorobowy.

Jak powinien wyglądać wniosek o urlop wypoczynkowy w 2023 roku? Elementy

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują, z jakich elementów musi składać się wniosek o urlop wypoczynkowy. Przyjęło się jednak, że dokumentacja urlopowa powinna zawierać informacje, które umożliwią sprawną i bezproblemową identyfikację wnioskującego oraz precyzyjne określenie planowanego terminu jego nieobecności ze wskazaniem dokładnej liczby dni roboczych, a także określeniem, o jaki rodzaj urlopu wnioskuje pracownik. We wniosku o urlop wypoczynkowy powinny się zatem znaleźć:

• dane pracownika – imię, nazwisko i zajmowane stanowisko,
• dane pracodawcy – nazwa, adres siedziby, numer NIP/REGON oraz ewentualnie imię i nazwisko bezpośredniego przełożonego, na którego ręce pracownik składa wniosek,
• data i miejsce sporządzenia wniosku,
• zwięzła treść wniosku – zawierająca:
• prośbę o udzielenie urlopu wypoczynkowego,
• wskazanie, za który rok kalendarzowy pracownik wybiera urlop,
• planowany termin urlopu (od DDMMRRRR do DDMMRRRR),
• planowana liczba dni roboczych nieobecności.

Przykład:
Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok 2023, w terminie od dnia 03.07.2023 r. do dnia 14.07.2023 r., tj. 10 dni roboczych.

Co istotne, jeśli pracownik ma niewykorzystany urlop z poprzednich lat, to we wniosku powinien wskazać najwcześniejszy rok jego przysługiwania. Jeżeli zatem w 2022 roku nie wykorzystał 10 dni urlopu, o które wnioskuje w roku 2023, to we wniosku powinien napisać: Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok 2022, w terminie od dnia 03.07.2023 r. do dnia 14.07.2023 r., tj. 10 dni roboczych.

Sprawna akceptacja wniosku o urlop z systemem tomHRM

Ponieważ strony mają dowolność w ustaleniu, w jakiej formie powinien zostać złożony wniosek o urlop, to pracodawca może całkowicie zrezygnować z obiegu papierowych wniosków w swojej firmie. Współczesne rozwiązania umożliwiają przyspieszenie obiegu wniosków poprzez jego automatyzację – doskonale sprawdzają się tutaj możliwości dawane przez system tomHRM.

Zamiast udostępniać pracownikom wzory papierowych wniosków o urlop wypoczynkowy, pracodawca może postawić na ich składanie przy pomocy aplikacji Wnioski pracownicze dostępnej w naszym systemie HRM. Zatrudnieni otrzymują wówczas do dyspozycji szybki w wypełnieniu formularz wniosku urlopowego, który pracodawca w niezwykle łatwy sposób wygeneruje przy pomocy naszego intuicyjnego kreatora. Stworzenie takiego formularza nie wymaga żadnej technicznej wiedzy i umożliwia idealne dostosowanie dostępnych w nim pól do potrzeb danej firmy. Co więcej, pracodawca może korzystać z udostępnionych w systemie szablonów wniosków, a także tworzyć różne formularze dla różnych stanowisk.

To zaledwie początek możliwości, które daje formularz wniosku urlopowego w tomHRM. Aplikacja Wnioski pracownicze pozwala na tworzenie własnych ścieżek akceptacji ze wskazaniem różnych ról osób akceptujących (np. przełożony, menedżer działu czy kierownik zespołu) i wybraniem dowolnej liczby kroków akceptacji.

Akceptacja lub odrzucenie wniosków odbywa się jednym kliknięciem, a o wystawieniu nowego wniosku lub zmianie statusu obecnych wszyscy zainteresowani zostaną powiadomieni automatycznie – mailowo. Strony mają również możliwość dodawania komentarzy do poszczególnych wniosków, a przełożeni zyskują łatwy wgląd w generowane przez system raporty czy zestawienia.

Zarządzanie wnioskami pracowników przez aplikację tomHRM może przynieść firmie zatrudniającej stu pracowników oszczędność czasu na poziomie nawet 375 godzin rocznie! Moduł Wnioski pracownicze można przetestować za darmo przez 30 dni – i to bez zobowiązań.