Dokumentacja urlopowa w 2026 – jak prowadzić?
Dokumentacja urlopowa w 2026 roku. Jak ją prowadzić? Jak długo i gdzie przechowywać? Kompendium wiedzy o ewidencji urlopów w 2026!
Jak prowadzić i przechowywać dokumentację urlopową w 2026 roku? Zasady wyznacza rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej — jego tekst jednolity ogłoszono 7 kwietnia 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 474).
W 2026 roku doszły dwie zmiany, które realnie dotykają kadr: od 27 stycznia część wniosków pracowniczych można składać w postaci elektronicznej, a od 8 lipca grzywna za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej wynosi od 2 000 do 60 000 zł.
Dokumentację urlopową prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika
Obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wprowadziło rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 474). Dotyczy ono osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
W 2026 roku dokumenty urlopowe nadal prowadzi się poza aktami osobowymi — jako osobną część dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacja urlopowa to dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, m.in.:
- wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, także w trybie na żądanie,
- karty urlopowe, jeśli firma je wydaje,
- plan urlopów, jeżeli pracodawca go sporządza,
- dokumenty dotyczące przesunięcia terminu urlopu i odwołania pracownika z urlopu (art. 164–167 Kodeksu pracy).
Nie wszystkie nieobecności trafiają jednak do tej samej teczki. Poza dokumentacją urlopową znajdą się:
- wnioski o urlop opiekuńczy (art. 173(1) Kodeksu pracy) i o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148(1) Kodeksu pracy) — należą do dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia),
- dokumenty dotyczące urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174(1) Kodeksu pracy) oraz urlopów związanych z rodzicielstwem — część B akt osobowych; od 19 marca 2025 r. dochodzą tam dokumenty uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
- dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy) — część C akt osobowych.
Dokumentacja urlopowa to tylko jedna z części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pozostałe wymienia § 6 rozporządzenia:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy — sama ewidencja oraz wnioski i zgody dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy (szczegóły: jak prowadzić ewidencję czasu pracy w 2026 roku),
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej wraz z dokumentami dotyczącymi ekwiwalentu za używanie własnej odzieży, jej pranie i konserwację.
Co ważne, dokumentacja urlopowa nie stanowi części B akt osobowych pracownika.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w zarządzaniu urlopami i nieobecnościami.
Jak długo przechowywać wnioski urlopowe w 2026?
Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
Ile dokładnie — zależy od tego, kiedy pracownik został zatrudniony:
| Nawiązanie stosunku pracy | Okres przechowywania dokumentacji |
|---|---|
| od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał |
| od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. | 50 lat; 10 lat, jeżeli pracodawca złożył w ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty ZUS RIA — wtedy licząc od końca roku złożenia raportu |
| przed 1 stycznia 1999 r. | 50 lat, bez możliwości skrócenia |
Okres przechowywania wydłuża się, gdy dokumentacja stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu (art. 94(4) Kodeksu pracy). Pracodawca będący stroną postępowania przechowuje ją do prawomocnego zakończenia sprawy, nie krócej jednak niż przez ustawowe 10 lat. Jeżeli tylko dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania — okres przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy.
Warto wiedzieć:
Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenia urlopowe, przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Dłuższe przechowywanie dokumentacji daje więc pełny dostęp do danych także wtedy, gdy spór o urlop albo ekwiwalent trafi na wokandę.
Kary za brak dokumentacji urlopowej w 2026 roku
Od 8 lipca 2026 r. obowiązują wyższe grzywny — podniosła je ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473). Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres oraz pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy) grzywna wynosi od 2 000 do 60 000 zł. Wcześniej było to od 1 000 do 30 000 zł.
Inspektor pracy może też zakończyć sprawę mandatem — do 5 000 zł, a przy ponownym wykroczeniu w ciągu 2 lat do 10 000 zł. Te same przepisy obejmują ewidencję czasu pracy; więcej w tekście o karach za brak ewidencji czasu pracy.
Karta urlopowa 2026 a wniosek urlopowy – czy jest jakaś różnica?
Termin „karta urlopowa” jest powszechnie używany w praktyce, ale nie ma on formalnej definicji prawnej. Nie pojawia się w Kodeksie pracy ani w rozporządzeniach dotyczących urlopów pracowników. Uważa się zatem, że karta urlopowa i wniosek urlopowy są tym samym dokumentem. To druk, który pracodawca udostępnia pracownikowi do wypełnienia, gdy ten potrzebuje urlopu wypoczynkowego bądź okolicznościowego. Co istotne, nie istnieje żaden jednolity, narzucony prawnie z góry wzór wniosku urlopowego, który trzeba wykorzystać. Każdy pracodawca może zatem sporządzić go samodzielnie. Są jednak konkretne informacje, które powinny się znaleźć w takim dokumencie.
Niektóre interpretacje uznają kartę urlopową jako specjalny dokument, który potwierdza ubieganie się o urlop oraz jego zatwierdzenie. Jest to wtedy nieobowiązkowy dokument wydawany pracownikowi, by miał potwierdzenie przyznania urlopu. W przypadku posiadania systemu do zarządzania urlopami takiego jak tomHRM, wydawanie karty urlopowej jest zbędne. Pracownik potwierdzenie dni urlopu wypoczynkowego czy innej nieobecności znajdzie zawsze na swoim koncie pracownika.
Sam wniosek o urlop wypoczynkowy nie musi mieć formy pisemnej — przepisy jej nie narzucają. Może zostać złożony na papierze, w systemie HR albo mailem, o ile pracodawca potrafi ustalić, kto go złożył, i zachowa dokument w dokumentacji urlopowej.
Elektroniczna czy papierowa ewidencja urlopów – jak ją prowadzić?
Informacje o korzystaniu z urlopów wypoczynkowych można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej. Pracodawca sam wybiera postać i może ją później zmienić (art. 94(8) Kodeksu pracy); nie musi też trzymać całej dokumentacji w jednej postaci. Niezależnie od wyboru dokumentację trzeba prowadzić tak, by nie uległa zniszczeniu ani utracie i nie miały do niej dostępu osoby nieupoważnione. Dotyczy to wszystkich danych osobowych pracowników oraz dokumentów gromadzonych przez cały okres zatrudnienia.
Jeśli ewidencję prowadzisz w arkuszu kalkulacyjnym, pobierz darmowy wzór ewidencji urlopów w Excelu z gotowymi formułami limitów i urlopu zaległego.
Od 27 stycznia 2026 r. katalog czynności, których można dokonać „w postaci papierowej albo elektronicznej”, jest szerszy — rozszerzyła go ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25). W obszarze nieobecności dotyczy to m.in. wniosku o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 Kodeksu pracy), zgody na urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy (art. 174(1) § 1 Kodeksu pracy), wniosku o czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wniosku o wyjście prywatne. „Postać elektroniczna” to nie to samo co forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem — wystarczy e-mail, jeśli da się ustalić osobę składającą wniosek.
Jest w tym jednak haczyk: przy dokumentacji prowadzonej na papierze wniosek złożony elektronicznie trzeba wydrukować i opatrzyć podpisem potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 94(8) § 3 Kodeksu pracy). W firmach z segregatorami zmiana, która miała ograniczyć papier, dokłada więc pracy.
Mimo iż opcje są dwie, to e-dokumentacja kadrowa ma sporo zalet, dlatego warto rozważyć jej wprowadzenie. Jakie są korzyści dla pracodawcy i pracowników?
- Ekologia i ekonomia – zaprzestanie druku pism wiąże się z generowaniem mniejszej ilości śmieci. A to dla planety zawsze jest dobrym rozwiązaniem, nawet gdy odpady są biodegradowalne; tak jak papier. Co więcej, pracodawca, który zaoferuje swoim pracownikom możliwość składania elektronicznych wniosków o urlop, nie musi dbać o ciągłe uzupełnianie stosu drukowanych kart urlopowych. Mniej papieru to również mniejsze wydatki związane z jego zakupem czy profesjonalnym niszczeniem dokumentów.
- Oszczędność czasu – elektroniczne karty urlopowe dla pracowników mogą być generowane automatycznie, co znacznie odciąża pracodawcę. A gdy akceptacja wniosku urlopowego jest wieloetapowa (np. bezpośredni przełożony => kierownik działu => kierownik departamentu), to przebiega znacznie szybciej.
- Bezpieczeństwo – e-dokumentacja kadrowa zmniejsza ryzyko zgubienia czy utraty któregoś z wniosków, a tym samym pozwala uniknąć zarówno nieporozumień na linii pracownik-pracodawca, jak i konsekwencji prawnych.
- Przejrzystość – przeszukiwanie fizycznych dokumentów obejmujących 10-letni okres archiwizacji może stanowić spore wyzwanie. W przypadku posiadania wszystkich wniosków w wersji elektronicznej szukanie konkretnego pisma przebiegnie znacznie szybciej.
- Oszczędność miejsca – stosy segregatorów z aktami pracowników za okres 10 lat zajmują dużo miejsca (szczególnie w większych przedsiębiorstwach oraz korporacjach), a zlecenie ich archiwizacji wyspecjalizowanym podmiotom, które przetrzymują dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej bezpieczeństwa, jest dość kosztowne.
Gdzie przechowywać elektroniczną dokumentację urlopową?
Przepisy nie wskazują konkretnego narzędzia, ale stawiają warunki. Dokumentację trzeba prowadzić i przechowywać w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność i dostępność, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla postaci elektronicznej § 9 rozporządzenia dodaje wymagania wobec systemu: zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność treści i metadanych, stały dostęp osób upoważnionych, ich identyfikację wraz z rejestrowaniem wprowadzanych zmian, skuteczne wyszukiwanie oraz eksport i wydruk dokumentacji.
Wspólny dysk firmowy zwykle tych warunków nie spełnia — nie rejestruje zmian, nie identyfikuje osób z dostępem i nie daje pewności, że plik nie został podmieniony. Bezpieczniej trzymać dokumentację urlopową w systemie, który pilnuje uprawnień i zapisuje historię operacji, np. w naszym systemie HR tomHRM, który usprawni zarządzanie urlopami i wiele innych procesów HR.
Jak wygodnie prowadzić ewidencję urlopów w 2026 r. z tomHRM?
Aplikacja do urlopów tomHRM umożliwia:
- Składanie wniosków urlopowych przez pracowników – dzięki dostępowi do gotowego wzoru ani pracodawca, ani pracownik nie będzie musiał się zastanawiać, jak wypisać wniosek urlopowy i które informacje w nim zawrzeć.
- Projektowanie różnych typów urlopów i nieobecności zgodnie z obowiązującymi przepisami. W tym własnych dni wolnych charakterystycznych dla zasad danej firmy czy ewidencja zwolnień lekarskich.
- Akceptacja oraz odrzucanie wniosków – w tym wieloetapowe ścieżki akceptacji oraz wyznaczanie zastępców.
- Powiadomienia mailowe o statusach wniosków.
- Obsługę grafiku urlopów dla całych działów i efektywne zarządzanie planowaniem pracy.
- Automatyczne naliczanie urlopu, rozliczanie urlopów zaległych i ich monitoring.
- Możliwość efektywnego zarządzania czasem pracy zespołu i sprawdzanie dostępności pracowników przez managerów.
- Plan urlopów w wygodnym kalendarzu firmowym.
- Samodzielne monitorowanie dostępnych dni urlopowych przez pracowników.
- Łatwy dostęp do informacji związanych z urlopami dla HR, managerów i pracowników.
- Zgodne z przepisami prawa pracy rozliczanie urlopu.
- Tworzenie raportów oraz ich eksportowanie do arkuszy – czyli znacznie sprawniejsze prowadzenie analiz kadrowych.
- Możliwość integracji z systemem kadrowym – z automatyzacją przekazywania danych pracowniczych, nie trzeba się zatem obawiać o konieczność żmudnego uzupełniania informacji o każdym zatrudnionym.
Podsumowanie:
- Dokumentację urlopową prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi (§ 6 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej).
- Wnioski o urlop wypoczynkowy trzyma się osobno od ewidencji czasu pracy.
- Podstawowy okres przechowywania to 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy; przy starszych zatrudnieniach nawet 50 lat.
- Dokumentację można prowadzić papierowo, elektronicznie lub w formie mieszanej — pracodawca wybiera postać i może ją zmienić.
- Od 27 stycznia 2026 r. część wniosków, m.in. o urlop bezpłatny, można złożyć w postaci elektronicznej.
- Od 8 lipca 2026 r. grzywna za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej wynosi od 2 000 do 60 000 zł.
- Prowadzenie elektronicznej ewidencji urlopów w systemie HR tomHRM gwarantuje automatyzację wielu procesów kadrowych.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (art. 94 pkt 9b, art. 94(4), art. 94(8), art. 171, art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7, art. 291 § 1).
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 474).
- Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
- Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25).
- Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473).
