Zmiana numeru rachunku bankowego pracownika – zasady i wniosek

Zasady przelewania wynagrodzenia na konto pracowników w Polsce – podstawa prawna

Zgodnie z art. 86 § 3 Kodeksu pracy, domyślną formą wypłaty wynagrodzenia za pracę jest przelew na rachunek bankowy konta wskazany przez pracownika, chyba że pracownik złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca jest zobowiązany do przekazywania wynagrodzenia w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz wewnętrznymi regulacjami, takimi jak regulamin pracy czy układ zbiorowy pracy.

Podstawowe zasady wypłaty wynagrodzenia:

• Wynagrodzenie może być wypłacane w formie bezgotówkowej (przelew) lub gotówkowej (do rąk własnych na wniosek pracownika).
• Domyślnie pracodawca dokonuje przelewu wynagrodzenia na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy.
• Pracownik ma prawo do zmiany numeru rachunku bankowego, na który otrzymuje wynagrodzenie.
• Zmiana sposobu wypłaty (z bezgotówkowego na gotówkowy lub odwrotnie) wymaga złożenia odpowiedniego wniosku.

Zasady zmiany numeru konta bankowego

Zazwyczaj pracownik podaje numer do przelewów w dokumentach, które składa przy rozpoczynaniu pracy.

 
Może się jednak tak zdarzyć, że w czasie zatrudnienia zechce zmienić bank czy konto, na które otrzymuje wynagrodzenie.

Kiedy pracownik może zmienić konto na jakie otrzymuje wynagrodzenie?

W zasadzie zawsze. Prawo pracy nie ogranicza częstotliwości zmian rachunku bankowego przez pracownika. Ważne jest jednak, aby procedura zmiany była zgodna z wewnętrznymi regulacjami firmy i dawała pracodawcy odpowiedni czas na aktualizację danych w systemie płacowym, tak by pracodawca mógł wypłacać wynagrodzenie na odpowiedni numer.

Kiedy pracownik powinien powiadomić pracodawcę o nowym numerze konta bankowego?

Aby zapewnić terminową wypłatę wynagrodzenia na nowy rachunek, pracownik powinien powiadomić pracodawcę o zmianie numeru rachunku bankowego z odpowiednim wyprzedzeniem. Zazwyczaj rekomenduje się zgłoszenie zmiany przynajmniej na 7-14 dni przed planowaną datą wypłaty wynagrodzenia.

Pracodawca może określić dokładne terminy w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych dokumentach. Zbyt późne zgłoszenie zmiany numeru konta może skutkować opóźnieniem w przekazaniu wynagrodzenia lub przekazaniem go na dotychczasowy rachunek.

Jak pracownik powinien zgłosić zmianę numeru konta?

Procedura zmiany numeru rachunku powinna być jasno określona przez pracodawcę. Typowa procedura wygląda następująco:

1. Pracownik wypełnia wniosek o zmianę numeru konta bankowego (formularz powinien być dostępny w dziale HR lub systemie kadrowym).
2. Wniosek musi zawierać:

• Dane personalne pracownika (imię, nazwisko, PESEL)
• Dotychczasowy numer rachunku (opcjonalnie)
• Nowy numer rachunku
• Datę, od której zmiana ma obowiązywać
• Podpis pracownika

3. Pracownik składa podpisany wniosek w formie papierowej lub elektronicznej (zgodnie z procedurami firmy).

Komu pracownik przekazuje informacje o zmianie numeru konta?

Informacja powinna trafić do:

1. Działu kadr i płac (HR) – jako głównej jednostki odpowiedzialnej za naliczanie i wypłatę wynagrodzeń.
2. Bezpośredniego przełożonego – w zależności od procedur obowiązujących w firmie (często do wiadomości).
3. Systemu kadrowo-płacowego – w przypadku korzystania z elektronicznego systemu do obsługi HR.

Najczęstsze pytania o przelew wynagrodzenia na rachunek bankowy

Sprawdź inne pytania o przelew wynagrodzenia na konto.

Czy pracownik może żądać wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych?

Tak, pracownik ma prawo złożyć wniosek o wypłatę do rąk własnych. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca jest zobowiązany uwzględnić taki wniosek. Należy jednak pamiętać, że:

• Wniosek o wypłatę gotówkową musi mieć formę pisemną
• Pracodawca może określić w regulaminie pracy dodatkowe wymogi formalne
• W przypadku wypłaty gotówkowej pracownik musi osobiście odebrać wynagrodzenie lub upoważnić do tego inną osobę

Czy pracownik może zmieniać rachunek bankowy jeśli na koncie jest zajęcie komornicze?

Tak, pracownik ma prawo do zmiany numeru rachunku bankowego nawet w przypadku zajęcia komorniczego. Jednak należy pamiętać, że:

• Pracodawca ma obowiązek realizować zajęcia komornicze niezależnie od numeru konta, na które przekazuje wynagrodzenie.
• Zmiana rachunku bankowego nie zwalnia pracodawcy z obowiązku dokonywania potrąceń na rzecz komornika.
• Pracodawca potrąca określoną część wynagrodzenia przed jego wypłatą zgodnie z przepisami o egzekucji świadczeń.
• Komornik może również dokonać zajęcia nowego rachunku bankowego.

Próba uniknięcia egzekucji komorniczej poprzez zmianę rachunku bankowego jest nieskuteczna, ponieważ zajęcie dotyczy wynagrodzenia, a nie konkretnego konta.

Czy wynagrodzenie pracownika można przelać na inne konto niż jego własne?

Zasadniczo wynagrodzenie powinno być przelewane na rachunek bankowy należący do pracownika. Jednakże:

• Pracownik może wskazać rachunek bankowy osoby trzeciej (np. współmałżonka) – musi to jednak wyraźnie określić w pisemnym wniosku.
• Pracodawca może wymagać dodatkowego potwierdzenia takiej dyspozycji (np. notarialnego) w celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi roszczeniami.
• W przypadku alimentów lub innych zobowiązań, część wynagrodzenia może być przekazywana bezpośrednio na rachunek uprawnionego lub organu egzekucyjnego.

Czy można korzystać ze wzorów wniosków o zmianę konta w pracy udostępnianych przez banki?

Formularze zmiany numeru rachunku bankowego dostępne w bankach zazwyczaj dotyczą świadczeń z ZUS lub innych instytucji publicznych, nie zaś wynagrodzenia od pracodawcy. Zaleca się korzystanie z wewnętrznych formularzy pracodawcy, które są dostosowane do procedur obowiązujących w danej firmie.

Przykładowe problemy związane z wykorzystaniem wzorów bankowych:

• Mogą nie zawierać wszystkich informacji wymaganych przez pracodawcę.
• Mogą odnosić się do świadczeń z ubezpieczeń społecznych zamiast do wynagrodzenia za pracę.
• Mogą nie spełniać wymogów wewnętrznych procedur firmy.

Jak szybko pracodawca musi wprowadzić zmianę numeru konta?

Przepisy nie określają dokładnego terminu wprowadzenia zmiany numeru rachunku bankowego przez pracodawcę. W praktyce:

Pracodawca powinien wprowadzić zmianę niezwłocznie po otrzymaniu poprawnie złożonego wniosku.
Dobrą praktyką jest informowanie pracowników o terminie, do którego należy zgłosić zmianę, aby została ona uwzględniona w najbliższej wypłacie.

Czy pracodawca może odmówić zmiany rachunku bankowego?

Pracodawca nie może odmówić zmiany numeru rachunku bankowego wskazanego przez pracownika, o ile wniosek spełnia wymogi formalne. Wyjątkami mogą być sytuacje, gdy:

• Nowy rachunek nie spełnia wymogów do realizacji przelewu (np. jest nieaktywny).
• Istnieje podejrzenie oszustwa lub wymuszenia zmiany numeru konta.
• Wniosek zawiera błędy formalne lub merytoryczne.

Czy pracownik bez konta bankowego musi je założyć?

Nie, założenie konta bankowego przez pracownika nie jest obowiązkowe. Pracownik, który nie chce otrzymywać wynagrodzenia przelewem, może złożyć pisemny wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Należy jednak zauważyć, że bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzenia jest obecnie standardem i oferuje wiele korzyści, takich jak:

• Szybszy dostęp do środków
• Większe bezpieczeństwo
• Łatwiejsze zarządzanie finansami osobistymi
• Automatyczne potwierdzenie otrzymania wynagrodzenia

Korzyści z automatyzacji procesu zmiany numeru rachunku

W systemie wniosków firmowych tomHRM można wprowadzić elektroniczny obieg wniosku o zmianę rachunku. Daje to liczne korzyści, takie jak:

1. Pracownicy mogą samodzielnie i w wygodny sposób składać wnioski o zmianę numeru konta poprzez portal pracowniczy. Nie tracą czasu na szukanie wzorów w internecie.
2. Formularze wysyłane do kadr są zunifikowane i zawierają wszystkie potrzebne dane.
3. Elektroniczny obieg dokumentów skraca czas przetwarzania wniosku.
4. Kadry mają dostęp do archiwum i wiedzą kiedy wniosek został złożony i przetworzony.
5. System umożliwia dwustronną komunikację za pomocą komentarzy co ułatwia zgłaszanie uwag do wniosku.
6. Pracownik otrzymuje automatyczne powiadomienie o statusie wniosku i wie kiedy jego oświadczenie o zmianie numeru konta dotarło do osób odpowiedzialnych.
7. Integracja z systemem kadrowo-płacowym eliminuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych.
8. Firma może zbudować integrację z używanym systemem kadrowym dzięki czemu dane z wniosku (nowy numer konta) będą automatycznie aktualizowane w systemie kadrowym.

Dzięki automatyzacji tego procesu dział HR oszczędza czas, a pracownicy zyskują pewność, że ich wynagrodzenie zostanie przekazane na właściwy rachunek bankowy.

Wzór wniosku o zmianę numeru rachunku bankowego

Jeśli Twoja firma nie korzysta z systemu tomHRM pobierz wzór wniosku o zmianę numeru konta bankowego wypełnij go i wyślij do działu Kadr lub HR.

Pobierz wzór wniosku o zmianę numeru rachunku bankowego (PDF)

Pobierz wzór wniosku o zmianę numeru rachunku bankowego (.docx)

Podsumowanie

Zmiana numeru rachunku bankowego przez pracownika to prosty proces, który wymaga jednak odpowiedniego udokumentowania i procedur. Podstawowe zasady:

• Pracownik ma prawo zmiany numeru konta w dowolnym momencie
• Zmiana powinna być zgłoszona z odpowiednim wyprzedzeniem
• Wniosek powinien mieć formę pisemną/elektroniczną zgodną z procedurami firmy
• Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić poprawnie złożony wniosek

Automatyzacja tego procesu za pomocą nowoczesnych systemów HR znacząco upraszcza zarządzanie danymi pracowniczymi i minimalizuje ryzyko błędów przy wypłacie wynagrodzeń.