Agenda rozmowy podsumowującej z pracownikiem

Po co i jak ją zrobić?

Agenda rozmowy oceniającej (podsumowującej) to szczegółowy plan spotkania, który pomaga obu stronom odpowiednio się przygotować i zapewnia, że wszystkie istotne kwestie zostaną omówione. Dobrze skonstruowana agenda sprawia, że rozmowa jest uporządkowana, konstruktywna i rozwojowa zarówno dla pracownika, jak i dla organizacji.

Jak przygotować agendę rozmowy oceniającej?

Prawidłowo przygotowana agenda rozmowy oceniającej powinna zawierać następujące elementy:

• Wprowadzenie i określenie celu spotkania – przełożony powinien jasno wyjaśnić, czemu służy rozmowa i jakie są jej efekty
• Omówienie wyników oceny okresowej – prezentacja rezultatów oceny i ich krótkie omówienie
• Dyskusja na temat osiągnięć i wyzwań z minionego okresu – analiza sukcesów i trudności pracownika
• Ocena realizacji celów z poprzedniego okresu – sprawdzenie stopnia realizacji wcześniej wyznaczonych celów
• Feedback dotyczący kompetencji i zachowań – omówienie konkretnych obszarów pracy i umiejętności. Szczególnie ważne, jeśli rozmowa podsumowująca dotyczy wyników ocen okresowych 360, 270 lub 180 stopni opartych o badanie kompetencji pracownika.
• Samoocena pracownika – możliwość przedstawienia własnej perspektywy
• Określenie obszarów rozwojowych – wspólna identyfikacja kompetencji do rozwoju
• Ustalenie celów na kolejny okres – wyznaczenie konkretnych, mierzalnych celów
• Plan rozwoju zawodowego – opracowanie ścieżki doskonalenia umiejętności
• Podsumowanie i ustalenie kolejnych kroków – zebranie najważniejszych ustaleń i określenie dalszych działań

Elementy agendy na które warto zwrócić szczególną uwagę:

Feedback po poprzednim spotkaniu (jeśli jest konieczny)

Dobrze na początku spotkania odnieść się do tego, co było omawiane poprzednio. Feedback może obejmować ocenę efektów decyzji podjętych przy poprzednim spotkaniu lub podsumowanie zmian, które pojawiły się od ostatniego spotkania.

Aktualne tematy / problemy

Podzielone na pojedyncze, cząstkowe tematy – w ten sposób łatwiej nimi zarządzać i mniejsze jest ryzyko tego, że wpadniemy w dygresję. W agendzie koniecznie trzeba zaplanować czas na to, by również pracownik podzielił się swoimi uwagami i spostrzeżeniami. W klasycznych rozmowach podsumowujących / oceniających skupiamy się przede wszystkim na pracowniku i tym, co on ma do powiedzenia.

Dyskusja / analiza sytuacji

Generalnie spotkanie może przebiegać na dwa sposoby – sygnalizujemy wszystkie tematy a następnie po kolei je analizujemy lub zabieramy się do tematów pojedynczo. Metoda pierwsza sprawdzi się wtedy, kiedy tematów jest mało (2-3), a druga przy większej ilości. Obszary, które nie zdążą zostać poruszone, można przenieść na kolejne spotkanie.

Plan działań i podsumowanie

Notatki na temat spotkania uzupełniamy o konkrety dotyczące dalszych planów, wyboru metody rozwiązania problemu, wskazówek dla pracownika. Te notatki warto pracownikowi udostępnić. Będą również służyły do zbudowania bazy do kolejnego spotkania.

Wzór agendy spotkania podsumowującego

AGENDA SPOTKANIA OCENIAJĄCEGO
Data: [Data spotkania]
Czas trwania: 60 minut
Miejsce: [Miejsce spotkania]
Uczestnicy: [Imię i nazwisko pracownika], [Imię i nazwisko przełożonego]

CEL SPOTKANIA:
Omówienie wyników oceny rocznej 360 stopni, identyfikacja mocnych stron i obszarów rozwojowych oraz ustalenie celów na kolejny rok.

PRZEBIEG SPOTKANIA:

1. Wprowadzenie i przypomnienie celu spotkania (5 minut)
– Przywitanie i podziękowanie za udział w procesie oceny
– Przypomnienie metodologii oceny 360 stopni
– Omówienie przebiegu spotkania

2. Ogólne omówienie wyników oceny 360 (10 minut)
– Przedstawienie zbiorczych wyników
– Porównanie samooceny z oceną innych
– Najważniejsze obserwacje i trendy

3. Szczegółowe omówienie poszczególnych kompetencji (25 minut)
– [Kompetencja 1] – wyniki, mocne strony, obszary do rozwoju (5 minut)
– [Kompetencja 2] – wyniki, mocne strony, obszary do rozwoju (5 minut)
– [Kompetencja 3] – wyniki, mocne strony, obszary do rozwoju (5 minut)
– [Kompetencja 4] – wyniki, mocne strony, obszary do rozwoju (5 minut)
– [Kompetencja 5] – wyniki, mocne strony, obszary do rozwoju (5 minut)

4. Refleksja pracownika (5 minut)
– Jak pracownik odbiera wyniki oceny?
– Co było dla niego zaskoczeniem, a co potwierdza jego własne obserwacje?
– Z którymi elementami oceny się zgadza, a z którymi nie?5. Określenie priorytetowych obszarów rozwojowych (5 minut)
– Wspólny wybór 2-3 kluczowych obszarów do rozwoju
– Uzasadnienie wyboru tych obszarów6. Ustalenie celów rozwojowych na kolejny rok (5 minut)
– Sformułowanie konkretnych, mierzalnych celów
– Określenie wskaźników sukcesu

7. Plan działań rozwojowych (3 minuty)
– Ustalenie konkretnych działań wspierających rozwój
– Określenie potrzebnego wsparcia ze strony organizacji

8. Podsumowanie i następne kroki (2 minuty)
– Zebranie najważniejszych ustaleń
– Określenie terminu spotkania follow-up

Ten wzór możesz dostosować do specyfiki swojej organizacji, zmieniając czas przeznaczony na poszczególne elementy w zależności od potrzeb. Pamiętaj, że kluczowa jest elastyczność – jeśli w trakcie spotkania okaże się, że jakiś temat wymaga więcej czasu, warto poświęcić mu dodatkową uwagę kosztem innych, mniej istotnych punktów.

Zalety agendy spotkania oceniającego z pracownikiem:

• Pozwala trzymać się konkretnych punktów spotkania i nie wdawać w niepotrzebne dyskusje, dygresje czy przeskakiwanie z tematu na temat
• Pozwala przygotować się do spotkania pracownikowi
• Redukuje stres przed spotkaniem (który często wynika z niewiedzy na temat tego, czego od pracownika chce przełożony)
• Po spotkaniu daje wytyczne do przygotowania i podzielenia się z notatkami
• Pozwala nie zapomnieć o ważnym temacie
• Zarchiwizowana, pomaga odnieść się do poruszanych tematów w przyszłości (łatwo można odnaleźć temat poprzednich rozmów lub to, czy dany wątek był już poruszany).