Agenda rozmowy podsumowującej – wzór
Ściąga dla managerów
Jakie elementy powinna zawierać agenda spotkania z pracownikiem by przebiegło sprawnie i objęło wszystkie ważne tematy?
Spotkania między pracownikiem a przełożonym należą do najważniejszych elementów strategii śledzenia postępów i motywowania pracowników. Stworzenie kultury opartej na ciągłej informacji zwrotnej w ogromny sposób pomaga kreować zaangażowanie. Nie wierzycie? Tu znajdziecie kilka statystyk na temat efektywności spotkań 1:1.
Agenda spotkania z pracownikiem – tak czy nie?
W literaturze spotkać można dwa podejścia. Niektórzy mówią, że agenda nie jest potrzebna. Spotkanie powinno być nieformalne, przeprowadzane w luźnej atmosferze, a agenda może je nadmiernie usztywnić.
My, jesteśmy zdania, że agenda w znacznym stopniu ułatwia przeprowadzanie spotkań i sprawia, że mają one strukturę i dają potrzebną transparentność. Pracownik wie, o czym będzie rozmowa, może się do niej przygotować i może dodać własne punkty do agendy. Dzięki agendzie nie tracisz czasu i nie zapominasz o ważnych obszarach czy tematach. Nie wchodzisz w nadmierne dygresje i wiesz, kiedy czas zakończyć spotkanie. Agenda wcale nie musi spotkania usztywniać.
Jeśli to was nie przekonuje, to posłuchajcie dwóch naukowców: Nicholas C. Romano i Jay F. Nunamaker, którzy po analizie ponad 900 spotkań firmowych w referacie „Meeting Analysis: Findings from Research and Practice „ stwierdzili, że szczegółowa agenda oraz rozpoczynanie spotkań o czasie mogłyby zmniejszyć ilość czasu, jaki managerowie spędzają na spotkaniach o … 80%!
Aplikacja do organizacji spotkań 1 na 1
Zrewolucjonizuj swoje spotkania.
Zbuduj głębszą relację menedżera z pracownikiem poprzez regularną rozmowę.
Czy każdorazowo agenda powinna być tworzona na potrzeby danego spotkania?
I tak i nie. Z jeden strony, każde spotkanie jest nieco inne. Będzie wchodziło w inne tematy i wypracuje odmienne wnioski. Z drugiej, każde opiera się na podobnym schemacie globalnym.
Dlatego warto tworzyć szablony (schematy) spotkań i korzystać z nich jak ze szkieletu, na którym będziemy osadzać konkretne, dopasowane do sytuacji obszary tematów.
Spotkanie oceniające – przykład
Spotkanie podsumowujące
Spotkania 1:1 wcale nie muszą dotyczyć jedynie rozmów okresowych. Wprost przeciwnie. Powinny być stałym elementem pracy managera i podwładnego. Realizowane regularnie (np. raz na dwa tygodnie) pozwalają na bieżący monitoring pracy i potrzeb pracownika
Przykład 2:
Spotkanie 1:1 dla OKR
Jeśli w twojej firmie stosuje się metodologie OKR, to koniecznie trzeba zadać o to, by regularnie wykonywać podsumowania realizacji celów. Zaleca się, by takie spotkania odbywały się raz na 1-2 tygodnie. Są podobne do spotkań podsumowujących, ale skupiają się na celach.
Przykład agendy dla spotkania 1:1 w OKR
Szablony agend 1:1 meeting
W module 1:1 meeting systemu tomHRM wprowadziliśmy możliwość tworzenia szablonów agend, które ułatwią planowanie i prowadzenie spotkań z pracownikami. Znajdziesz je w ustawieniach > 1:! Meeting > Szablony.
Każdy szablon ma własną nazwę i może zawierać dowolną ilość punktów agendy.
Szablony można wykorzystywać zarówno podczas spotkań oceniających, rozmów podsumowujących jak i każdego innego dowolnego spotkania między pracownikami.
Fot.: @iconicbestiary/Freepik.com
